Kuinka tunnistaa ja estää myyjäpetokset

Etsitkö tekoälypohjaista AP Automation -ratkaisua? Tutustu Nanonetsiin parempaa tarkkuutta, suurempaa joustavuutta ja laajaa integraatiota muihin kirjanpito-, toiminnanohjausjärjestelmiin ja muihin järjestelmiin!

Aikataulu esittely

---

Yrityksen pyörittämiseen liittyy suuri joukko riskejä. Petosriskit voivat syntyä yhteyksistä kolmansiin osapuoliin, kuten myyjiin tai jopa työntekijöihin. Yksi tällainen rehottava petos liittyy ostovelkojen käsittelyprosessi on myyjän huijaus.

Myyjäpetokset voivat tapahtua yhdestä tai useista lähteistä erittäin hienostuneella tavalla. Jos sitä ei havaita, se voi maksaa yrityksille vakavasti. Lue lisää toimittajapetoksista, sen luokista ja tavoista havaita ja ehkäistä se.

Sisällysluettelo

Mikä on myyjäpetos

Myyjän petokset viittaavat väärinkäytöksiin, jotka myyjä, useat myyjät tai työntekijä voivat tehdä henkilökohtaisen hyödyn saamiseksi. velat (AP) yrityksen.

Yksinkertaisesti sanottuna se on eräänlainen huijaus, joka sisältää myyjän tai vastaanottajan tilitietojen väärentämisen AP:ssä maksujen ohjaamiseksi. Maksupetoksia voivat tehdä:

• Yksi tai useampi työntekijä
• Yksi tai useampi myyjä
• Yhteistyö myyjä(t) ja työntekijä(t)
• Ulkopuolinen taho, joka muuttaa toimittajan maksutietoja kenenkään tuntemattomina

Joskus pelkkä monimutkaisuus voi tehdä myyjäpetosten havaitsemisesta vaikeaa ja tehdä yrityksistä alttiita valtaville tappioille.

Kuka tekee sen Vaikuttaa

Tavallisesti myyjäpetokset voivat vaikuttaa pieniin ja keskisuuriin yrityksiin melko vakavasti. Tällaiset organisaatiot ovat suuremmassa vaarassa, koska niillä ei yleensä ole vahvaa valvontaa tai tarkastuspisteitä, jotka voisivat jäljittää ja paikantaa tällaiset petokset.

Lisäksi pienemmät organisaatiot, joissa on pienempiä työntekijöiden tiimejä, ovat riippuvaisia ​​​​vähimmäishenkilöstöstä käsitelläkseen useita AP toimintoja. Näin ollen yksi laskujen vastaanottamisesta ja maksujen hyväksymisestä vastaava työntekijä voi joutua manipuloimaan tietueita, mikä puolestaan ​​voi vahingoittaa merkittävästi yrityksen taloutta ja uskottavuutta.

Tämä ei tarkoita, että suuret organisaatiot eivät olisi vaarassa. Mutta niiden keinojen, kykyjen ja suhteellisen suuremman henkilöstön ansiosta he todennäköisesti ottavat käyttöön vankan riskinhallinnan, joka voi vähentää toimittajapetosten esiintymistä.

Pienemmät organisaatiot ovat alttiimpia myyjän petoksille, jos niillä ei ole keinoja ja kykyä toteuttaa seurantaprosesseja ja valvontaa. Ilman niitä voi olla vaikeaa estää tai lieventää erilaisia ​​petoksia, joita heidän AP-osastollaan voidaan tehdä.

Myyjäpetosten luokat

Myyjän petokset voivat vaihdella suuresti tapaan, jolla ne suoritetaan. Se voidaan luokitella seuraavasti:

• Laskutuspetos: viittaa maksumanipulaatioihin, joita työntekijät tekevät kahdella tavalla. Siihen voi liittyä joko väärä toimittaja tai päällekkäisten maksujen suorittaminen todellisen toimittajan tilillä.
• Kuvitteellinen myyjä – Työntekijä, jolla on riittävä valvonta ja käyttöoikeudet, perustaa väärennetyn toimittajatilin tai shell-yrityksen, rekisteröi sen myyjäksi ja suorittaa säännöllisiä maksuja tälle tilille.
• Päällekkäiset maksut – Työntekijä käyttää aitoa toimittajan tiliä, käsittelee maksutietueita ja aloittaa kaksinkertaiset maksut toimittajan laskulla. Tämän jälkeen ylimääräinen maksu siirtyy työntekijän tilille.
• Tarkista manipulointi: Tällainen petos tarkoittaa, että työntekijä väärentää tai muuttaa myyjän shekin tietoja ohjatakseen maksuja henkilökohtaiselle pankkitilille.
• Lahjusten hyväksyminen: Myyjän ja työntekijän välisen yhteisymmärryksen seurauksena tämäntyyppinen petos tarkoittaa, että työntekijä vastaanottaa henkilökohtaisia ​​rahalähetyksiä myyjältä vastineeksi lisäetuista tai myynnistä.
• Ylimääräinen laskutus: Kun myyjä laskuttaa yritystä ylimääräisistä määristä/hinnoista kuin alun perin sovittiin, sitä kutsutaan ylilaskutukseksi. Tällainen käytäntö voidaan tehdä yksin tai yhteistyössä työntekijän kanssa.
• Hinnan korjaus: Tämän tyyppinen petos tapahtuu, kun kaksi myyjää tekevät yhteistyötä vahvistaakseen hinnat normaalia korkeammalla hinnalla. Ostaja/yritys joutuu tällöin maksamaan korkeampia hintoja myyjästä riippumatta. Työntekijät voivat toimia sisäisinä lähteinä, jotta myyjät saavat arkaluonteisia tietoja budjeteista.
• Hintatarjous: Yleinen tapa tehdä petoksia, se tehdään yleensä kahden tai useamman myyjän ja työntekijän yhteistyöllä hankintasopimuksen saamiseksi korkeimman tarjouksen tekijän hyväksi. Työntekijä saa asianmukaisen korvauksen petoksen kannustamisesta ja avustamisesta.
• Kyberpetos: Todennäköisesti vaikeimmin havaittavissa olevat myyjäpetostapaukset ovat tuntemattomien, valtuuttamattomien henkilöiden suorittamia, joilla ei ole yhteyttä yritykseen tai myyjään. Täällä ulkopuoliset tahot voivat manipuloida olemassa olevan toimittajan tiliä ja ohjata maksuja tileilleen. Koko kauppa tapahtuu sähköisesti, mikä tekee havaitsemisesta ja ennaltaehkäisystä yrityksille entistä vaikeampaa.

Myyjäpetosten havaitseminen ja estäminen

Myyjien petosten havaitseminen ja estäminen ei ole helppoa, mutta mahdollista. Kun olet tunnistanut keskeiset osa-alueet, joilla hallinnan puute on, tehokkaamman valvonnan ja toimenpiteiden käyttöönotto voi auttaa estämään toimittajan petoksia. Katsotaanpa eri tapoja, joilla valvontaa voidaan toteuttaa organisaatiossa toimittajapetosten estämiseksi.

Myyjän säätimet

Koska useimmat myyjäpetostapaukset koskevat myyjiä, tiettyjen varotoimien noudattaminen valinnasta maksuihin voi mahdollisesti vähentää niiden esiintymistä. Tässä on joitain mahdollisia säätimiä:

• Myyjien ilmoittautumisprosessien due diligence -tarkastuksen jälkeen. Huomio tulisi kiinnittää toimittajan tietojen, kuten postiosoitteiden, mukaan lukien postilaatikot, yhteysnumerot, myyjän verotunnistenumerot, yhteyshenkilöt ja pankkitilit, tarkistamiseen.
• Keskitetyn toimittajatietokannan ylläpitäminen määritetyillä asetuksilla. Erillinen luettelo korkean riskin toimittajista voi auttaa käynnistämään lisähyväksynnän maksujen selvittämiseksi.
• Toimittajien tarkastelu ulkoisen tarkastuksen/lähteen tai toimittajaosaston ulkopuolisen työntekijän kautta puolueettoman arvioinnin saamiseksi.
• Sen varmistaminen, että toimittajan osoite tai muut tiedot eivät vastaa yhdenkään työntekijän tietoja tai ovat samankaltaisia ​​kuin olemassa oleva toimittaja.
• Tarkista toimittajan päätiedostot säännöllisesti varmistaaksesi, että laskutusmäärä on realistinen ja että siinä ei ole epäjohdonmukaisuuksia.

Työntekijöiden toimenpiteet

Vaikka niitä kutsutaankin myyjäpetoksiksi, useimmat petokset järjestetään usein sisäpiiriläisen avulla. Joitakin keskeisiä toimenpiteitä, joilla tarkistetaan työntekijöiden osallistuminen tällaisiin petoksiin, ovat:

• Perusteellinen taustatarkistus, kun palkkaat uusia työntekijöitä tai toimistoja (kun ostovelkojen ulkoistaminen)
• Taloustietojen pitäminen salassa ja rajoitettu ylemmän tason työntekijöihin
• Suuremmat organisaatiot voivat erottaa työntekijöiden tehtävät eri tasoilla sisäisen valvonnan parantamiseksi. Siten,
• Myyjätietojen syöttämisestä vastaavan henkilön tulee olla eri kuin myyjät hyväksyvän henkilön, koska tämä voi estää väärennettyjen myyjien luomisen.
• Eri henkilöstön tulee hoitaa tavaroiden tai palveluiden vastaanottaminen, laskujen maksujen käsittely ja maksujen hyväksynnät
• Pienemmät yritykset voivat kiertää työntekijöiden tehtäviä myyjässä/AP/osto-osasto tai ohjaa johtajat seuraamaan tärkeitä tehtäviä, jotka voivat poistaa petoksen suunnittelun mahdollisuudet.

Laskujen täsmäytysmenetelmien käyttäminen

Laskun täsmäytys on yksi tehokkaista tavoista, joita pienet ja suuret organisaatiot voivat käyttää estämään tavallisia myyjäpetoksia.

Laskun täsmäytys on prosessi, jota yritykset käyttävät tarkistaakseen toimittajan laskut muihin asiaankuuluviin asiakirjoihin, kuten tilaukset (PO), tavarakuitit, tarkastuskuitit ja jopa sopimuksia vastaan.

Nämä pakolliset tarkastukset voivat auttaa varmistamaan myyjälaskujen aitouden ennen kuin ne hyväksytään maksettavaksi. Laskun/tilauksen täsmäytys voidaan tehdä eri tavoin.

• Kaksisuuntainen sovitus – Se suoritetaan sovittamalla lasku alkuperäiseen ostotilaukseen (PO). Tämä prosessi varmistaa, että laskussa luetellut tavarat tai palvelut vastaavat organisaation tilaamia tuotteita tai palveluita.
• Kolmisuuntainen sovitus – Tämä prosessi sisältää kaksinkertaisen laskun tarkistuksen. Lasku täsmäytetään ensin ostotilaus ja sitten tavaran vastaanottamiseen. Se auttaa varmistamaan, että laskussa luetellut tavarat/palvelut vastaavat ostotilausta ja että ne on myös toimitettu oikein.
• Nelisuuntainen sovitus – Kaikkein monimutkaisin täsmäytysprosessi edellyttää laskun tarkistamista kolmeen muuhun asiakirjaan, nimittäin ostotilaukseen, tavarakuittiin ja tarkastuskuittiin. Tällä menettelyllä varmistetaan, että laskussa mainitut tavarat/palvelut on vastaanotettu tilauksen mukaisesti ja että ne on myös tarkastettu niiden oikeellisuuden varmistamiseksi.
• Ei-osto- tai sopimussovitus – Tilanteissa, joissa yritykset eivät käytä useita asiakirjoja, myyjän lasku verrataan sopimussopimukseen sen varmistamiseksi, että mainitut hinnat ja palvelut eivät poikkea itse sopimuksesta.

Tiedonlouhintatekniikoiden soveltaminen

Tiedonlouhinta on moderni tekniikka, jolla voidaan analysoida valtavia tietomääriä ja löytää malleja, jotka auttavat liiketoiminnan analysoinnissa ja päätöksenteossa. Tämä tekniikka on erittäin tarkka petosten havaitsemisessa, ja sitä voidaan hyödyntää myyjien petostapausten vähentämisessä.

Trendianalyysin avulla tiedonlouhinta voi havaita poikkeavuuksia, jotka voivat viitata vilpilliseen toimintaan. Organisaatiot voivat käyttää tiedonlouhintatekniikoita tarkistaakseen tiettyjä malleja, jotka sisältävät:

• Maksut, jotka poikkeavat normaalista menettelystä, alhaiset dollari-epäjohdonmukaisuudet ja määrät, jotka on maksimoitu hyväksymisrajaan
• Päällekkäiset maksut samana päivänä samalle toimittajalle tai maksujen kokonaismäärä, joka ylittää sopimussopimuksen
• Maksut suoritettu muina aikoina
• Poikkeamat toimittajatiedoissa, kuten vaihtelut toimitus- ja maksuosoitteissa, saman ostotilauksen käyttö laskuissa, ei-peräkkäiset laskunumerot jne.

Muut organisatoriset toimenpiteet

Suurten toimenpiteiden lisäksi yritykset voivat käyttää muitakin riittäviä toimenpiteitä toimittajapetosten kurissa pitämiseksi. Jotkut elinkelpoisista ovat:

• Petospuhelimen perustaminen – Anonyymi puhelinpalvelu voi auttaa työntekijöitä ilmoittamaan väärinkäytöksistä huolehtimatta seurauksista. Se luo valppauden ilmapiirin ja voi auttaa organisaatiota toteuttamaan korjaavia toimenpiteitä nopeasti.
• Sisäisen valvonnan tiukentaminen – Organisaation tulee varmistaa, että valvontamenettelyt ovat käytössä ja että kaikki johdosta lähtötasolle ovat niistä tietoisia. Työntekijöiden kouluttaminen ja päivittäminen myyjän petoksista voi auttaa heitä olemaan tietoisempia riskeistä ja seurauksista. Säännöllisten riskinarviointien suorittaminen voi antaa käsityksen porsaanreikistä, jotka on korjattava toimittajapetosten vähentämiseksi.
• Kaksitasoiset hyväksynnät – Sekä toimittajan hyväksynnät että maksujen hyväksynnät tulisi suorittaa monitasoisen hyväksyntäprosessin kautta. Tämä voi varmistaa, että yritys saa laillisia myyjiä ja että maksut ovat paremman valvonnan alaisena, kun prosessia valvoo useampi kuin yksi työntekijä.

Yhteenveto

Myyjien petokset voivat painaa organisaatiota ja maksaa sen kalliisti. Myyjien petosten ehkäiseminen edellyttää kunnollista suunnittelua, tarkistamista ja yrityksen käytäntöjen päivittämistä säännöllisin väliajoin. Ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä tulisi toteuttaa monitasoisesti petosten vähentämiseksi ja organisaatioiden suojelemiseksi vakavilta tappioilta tulevaisuudessa.