Laskun täsmäys

Yksi merkittävä toiminto ostoreskontraprosesseissa on laskujen täsmäytys. Perinteiset lähestymistavat tässä keskeisessä tehtävässä voivat maksaa yritykselle aikaa, vaivaa ja henkilöresursseja. Innovatiivisten teknologioiden ja automatisoitujen työkalusarjojen käyttäminen voi optimoida laskujen täsmäyttämisen ja tarjota yritykselle lisävaikutusta ja lisäarvoa.

Tämä artikkeli tarjoaa yksityiskohtaisen kuvan laskujen täsmäämisestä, eri tyypeistä ja kosketusvapaan tarpeesta laskujen käsittely or laskujen hallintaja sen monipuoliset edut.

Mitä on laskujen täsmäytys?

Laskun täsmäytys on ostovelat-prosessi joka vahvistaa ja vertaa tietoja ostotilaus (PO) myyjän laskun ja tuotekuitin kanssa.

Kun organisaatio haluaa käyttää toimittajan tavaroita tai palveluita, se tekee ostotilauksen yksityiskohtaisin vaatimuksin. Tilattujen tavaroiden tai palvelujen toimituksen yhteydessä ostajaorganisaatio antaa tuotekuitin. Tämän jälkeen myyjä nostaa laskun maksun hyväksymistä varten. Tällöin laskujen täsmäytys tapahtuu.

Laskujen täsmääminen varmistaa, ettei ostotilauksen ja laskun välillä ole virheitä tai epäjohdonmukaisuuksia. Se helpottaa myyjämaksujen nopeampaa maksamista ja ehkäisee riskiä myyjän petos ja vilpillisten laskujen maksaminen.

Mikä on poikkeama?

Laskupoikkeuksiksi kutsuttu poikkeama tapahtuu, kun laskun tiedot ja sen vahvistavat asiakirjat, kuten ostotilaus tai tavaran/tuotteen kuitti, eivät täsmää.

Poikkeamia voi olla kahdenlaisia ​​– määrä ja hinta

• Määräpoikkeama: viittaa tilauslaskussa olevien nimikkeiden määrän tai lukumäärän ja laskutetun laskun väliseen eroon
• Hinta poikkeama: viittaa tilausilmoituksessa mainittujen kustannusten ja laskussa mainitun arvon väliseen eroon.

Poikkeamien tunnistaminen ja sovittaminen voi olla pelottava tehtävä AP-osastolle. Poikkeamat tulee arvioida sen selvittämiseksi, ovatko ne toleranssirajojen sisällä, jotta voidaan jatkaa laskujen käsittely tai palauttaa lasku toimittajalle korjauksia varten.

Toleranssitasolla tarkoitetaan pieniä muutoksia, joita laskussa voi esiintyä prosenteissa tai summissa. Toleranssirajat ylittävät laskut asetetaan pitotilaan ja lähetetään korjattavaksi toimittajalle.

---

Haluatko automatisoida manuaaliset AP-prosessit? Varaa 30 minuutin live-demo nähdäksesi, kuinka Nanonets voi auttaa tiimiäsi toteuttamaan päästä päähän AP-automaatio.

Aikataulu esittely

[Upotetun sisällön]

---

Tarve laskujen täsmäyttämiseen

Selvitetään, miksi laskujen vahvistaminen tai täsmäyttäminen on niin tärkeää yritykselle.

Laskujen täsmäytys varmistaa, että toimittajan laskut voidaan verrata tositteisiin ennen maksujen vapauttamista. Tämä auttaa yrityksiä:

• Varmista, että maksut suoritetaan vain toimittajalta saaduista kelvollisista tavaroista tai palveluista
• Ylläpidä nopeampia ja tarkkoja maksujen vapauttamista
• Edistä parempaa avoimuutta poistamalla virheet ja kaksinkertaiset maksut
• Seuraa useiden toimittajien maksutietoja
• Valmistaudu paremmin yrityksen auditointeihin

Eri yritykset voivat noudattaa erilaisia ​​laskujen täsmäytystapoja alla olevassa seuraavassa osiossa kuvatulla tavalla.

Laskun täsmäytystapoja

Laskujen täsmäytysprosessi tapahtuu organisaatioissa yleensä seuraavilla tavoilla: 2-suuntainen täsmäytys, 3-suuntainen täsmäytys ja lopuksi 4-suuntainen täsmäytys.

Laskut vahvistetaan muihin vastaaviin dokumenttien työnkulkuja joka voi sisältää tilaukset, tavaroiden vastaanotto ja tarkastuslaput. Näillä täsmäytystavoilla tarkistetaan myös laskujen ristiriitoja ja toleranssitasoja, jotka on ratkaistava ennen kuin lasku hyväksytään maksua varten.

Kolmitie yhteensopivuus

Kaksisuuntainen täsmäys on yksinkertainen ja yleinen tapa tarkistaa laskut. Siihen kuuluu laskujen sovittaminen ostotilauksiin sekä toleranssien tarkistaminen. Jos lasku täyttää vaaditut kriteerit, se ajoitetaan maksettavaksi.

Kolmitie yhteensopivuus

3-suuntainen sovitus on suosituin laskujen täsmäytystapa. Tämä sisältää kolmivaiheisen prosessin. Laskun oikeellisuus tarkistetaan ostotilauksessa ja tavaran vastaanotossa olevien tietojen osalta. Kun toleranssitasot ovat kunnossa, lasku on valmis maksettavaksi.

Kolmitie yhteensopivuus

Monimutkaisempi kuin kaksisuuntainen ja kolmisuuntainen täsmäys, 2-suuntainen täsmäys sisältää toisen vahvistusvaiheen. Se edellyttää myös laskujen yhdistämistä ostotilauksiin, tavarakuitteihin ja tarkastuslappuihin.

Tavaroita toimitettaessa vastaanottava osasto tarkistaa määrän ja antaa tarkastuskuitin, joka vahvistaa, että vastaanotettu määrä on oikea. Näin ollen vain lasku, joka vastaa ostotilausta, tavaran vastaanottamista, toleransseja ja tarkastuskuittia, katsotaan sopivaksi maksuun.

Näillä laskujen täsmäytystavoilla varmistetaan, että yritykset maksavat vain tilatuista ja vastaanotetuista tuotteista/palveluista. Se suojaa myös vääriltä laskuilta ja maksuvirheiltä, ​​mikä antaa yrityksille mahdollisuuden hallita paremmin asiointiaan kolmansien osapuolten kanssa.

---

Määritä kosketusvapaat AP-työnkulut ja virtaviivaistaa ostoreskontraprosessia sekunneissa. Varaa 30 minuutin live-demo nyt.

Aikataulu esittely

---

Laskujen sovittaminen sopimuksiin

Laskujen täsmäytysmenetelmien lisäksi tietyt ostot voidaan tehdä sopimusten täsmäytysprosessilla. Tätä laskutyyppiä kutsutaan myös ei-ostolaskutukseksi, ja sitä käytetään toistuviin tai yleishyödyllisiin maksuihin, jotka tapahtuvat jakson aikana.

Sopimussovituksessa laskua verrataan ja todennetaan olemassa olevaan sopimukseen. Esimerkkejä tällaisista sopimusostoista voivat olla kuukausittaiset sähkölaskut (sähkö, vesi jne.), rakennuksen vuokra- ja ylläpitomaksut, ilmoituskulut, laki- tai konsulttipalvelut ja paljon muuta.

Tämän tyyppinen vastaavuus on sisäisen laskun hyväksymisprosessin alainen. Jos sopimus täsmää ja hyväksyntä annetaan, ei-ostolasku ajoitetaan maksettavaksi.

Se eliminoi tarpeen sovittaa laskuja ostotilauksiin ja muihin tositteisiin. Se helpottaa myös toistuvien maksujen varhaista hyväksymistä, mikä säästää aikaa, vaivaa ja kustannuksia.

Mitä on automaattinen laskujen täsmäytys?

Automaattinen laskujen täsmäytys tarkoittaa yrityksen laskujen täsmäytysprosessin digitalisointia edistyneiden työkalujen ja teknologian avulla; laskut käsitellään automaattisesti ilman ihmisen väliintuloa.

Automatisoitu laskujen täsmäytystekniikka voi muuttaa AP-osastojen työskentelytapaa. Vastaanotetut laskut skannataan, muunnetaan digitaaliseen muotoon, täsmäytetään algoritmien avulla ja tarkistetaan toleranssiasetuksiin nähden, ja jos ne hyväksytään, ne käsitellään maksua varten – kaikki ilman ihmisriippuvuutta.

Tehtävä vahvistaa tai täsmäyttää laskuja ja käsitellä niitä automaation avulla voi tarjota monia etuja. Tekoälypohjaiset automaatiotekniikat, kuten OCR ja RPA, voivat parantaa kosketusvapaata laskujen käsittelyä tehokkaaksi ja virheettömiksi.

---

Varaa tämä 30 minuutin live-demo, jotta tämä on viimeinen kerta, kun sinun on koskaan syötettävä laskujen tai kuittien tiedot manuaalisesti ERP-ohjelmistoon.

Aikataulu esittely

---

Tekoälyn käyttäminen automaattisessa laskujen täsmäyttämisessä

Koneälyn käyttäminen prosessien käsittelyssä voi tehdä monimutkaisesta työlästyöstä yksinkertaista ja helppoa. Tekoälypohjaiset tekniikat, kuten OCR ja RPA, voivat olla tehokkaita työkaluja AP-prosessien automatisoinnissa ja liiketoiminnan tehokkuuden parantamisessa.

Optinen luku

OCR on tekniikka, joka lukee ja poimii tietoa digitaalisista asiakirjoista muokkausta varten. Hyödyllinen teollisuudenaloilla, jotka käsittelevät paljon dataa, tekoälyä käyttävät OCR-ominaisuudet ovat siunaus AP-automaatio.

OCR voi toimia tehokkaasti tiedon keräys, poimiminen vetämällä asiaankuuluvat tiedot. Sitten se reitittää sen automaattisesti täsmäämään laskun ostotilauksen kanssa. Tämän vaiheen jälkeen laskujen täsmäytysprosessi voidaan suorittaa 2-, 3- tai 4-suuntaisella täsmäytyksellä. Kaikki tämä vähentää manuaalista tehtävää, aikaa ja kustannuksia ja parantaa prosessin tehokkuutta.

Mutta vaikka OCR voi antaa valtavan panoksen AP-prosessien automatisoinnin optimointiin, OCR ei välttämättä yksin riitä automatisointiprosessin suorittamiseen. Toisen tehokkaan tekniikan käyttäminen yhdessä OCR:n kanssa voi osoittautua hyödyllisemmäksi täydellisen prosessiautomaation saavuttamiseksi.

Robottiprosessien automatisointi

Robottiprosessiautomaatio on suosittu ja hyödyllinen ohjelmistotekniikka, joka voi toimia virtuaalisena avustajana OCR:n yhteydessä digitaalisten prosessien automatisoinnissa. Ohjelmiston avulla käyttäjät voivat luoda "botteja", jotka jäljittelevät ihmisen toimintaa.

Näitä luotettavia robotteja käytetään monilla teollisuudenaloilla toimimaan 24/7 suurella nopeudella ja tarkasti. Vuorovaikutuksessa järjestelmäsovellusten kanssa nämä robotit voivat toimia automaattisesti kognitiivinen tiedonkeruu, poimia ja analysoida tietoja ihmisten tavoin. Tämän lisäksi he voivat kommunikoida ja reitittää poimitut tiedot sopiviin prosesseihin käynnistääkseen tarkan toiminnan muutamassa sekunnissa.

RPA ja OCR voivat auttaa AP-laskujen täsmäytysprosessissa nopeudella, tarkkuudella ja lyhennetyllä aikavälillä heti laskun vastaanottamisesta lähtien. Se lataa, skannaa, suorittaa tiedonkeruu, käynnistää 2-, 3- tai 4-suuntaisen täsmäytyksen, tarkistaa toleranssit ja merkitsee laskut korjausta tai maksujen käsittelyä varten.

Automatisoidun laskujen täsmäytyksen edut

Laskujen täsmäytyksen automatisointi helpottaa laskujen käsittelyä maksuja varten. Kun ihmisen puuttumisen tarve on eliminoitu, paperityön ylläpidon ja manuaalisten validointien aiheuttamat vaikeudet ovat myös poissuljettuja.

Jotkut kosketusvapaan laskujen käsittelyn tarjoamista merkittävistä eduista ovat:

• Aikaa säästävä – Manuaalinen laskujen täsmääminen on työlästä ja aikaa vievää. Laskutietojen tarkistaminen yksitellen ja validointi 2,3-, 4- tai XNUMX-suuntaisilla prosesseilla vie huomattavasti aikaa. Näin yrityksen työntekijät voivat omistaa arvokasta aikaansa muihin avaintehtäviin ja parantaa yleistä tuottavuutta.
• tarkkuus – AP-prosessin automatisointi vähentää virheiden määrää ja varmistaa sujuvan työnkulun prosessien välillä. Yhteensopimattomuudet tai ristiriitaisuudet havaitaan helposti ja vasta kun lasku on kuitattu kaikilla tasoilla, se ajoitetaan maksettavaksi.
• Suojaus päällekkäisiltä ja vilpillisiltä laskuilta – Laskujen täsmäytyksen automatisointi edellyttää laskujen ja tositteiden yhdenmukaista validointia. Myös kaikki poikkeukset havaitaan ja merkitään manuaalista tarkistusta varten. Tämä varmistaa suojan vilpillisiltä tai päällekkäisiltä laskuilta ja paremman liiketoiminnan hallinnan.
• Edistää myyjäsuhteita – Automatisoimalla laskujen käsittelyä voidaan nopeasti yhdistää laskut ostotilauksiin ja nopeuttaa maksamista toimittajille, jotta ne pysyvät tyytyväisinä. Yritys puolestaan ​​voi hyötyä myös paremmista sopimustarjouksista ja ennakkomaksualennuksista kannattavuuden parantamiseksi.
• Tehokas kustannusanalyysi – Kosketusvapaalla laskunkäsittelyllä saadaan tietoa yksittäisistä rivikohdista, jotka auttavat tunnistamaan arvokkaimmat. Nämä luotettavat tiedot auttavat parempaa kustannusanalyysiä ja relevanttien toimittajien valintaa tuomaan lisäarvoa yritykselle.
• Hyvä auditointiin – Laskut muiden tositteiden kanssa ovat pakollisia tarkastuksissa. Automaattisen laskujen täsmäytyksen avulla varmistetaan, että ostotilaukset, tavarakuitit, tarkastuskuitit ja laskut ovat saatavilla digitaalisesti keskitetyssä paikassa, joihin on helppo pääsy tarkastusten aikana prosessin nopeuttamiseksi.

Yhteenveto

Ostovelkalaskujen täsmääminen ja käsittely on monimutkainen prosessi. Tekoälyä tukeva teknologia voi tarjota yrityksille vipuvaikutusta muokattavan automaation avulla. Automatisoimalla yritykset voivat pyrkiä integroitumaan saumattomasti dokumenttien hallinnan työnkulku prosesseja, luoda parempaa läpinäkyvyyttä, ylläpitää hyviä liikesuhteita liiketoiminnan tehokkuuden ja kasvun optimoimiseksi.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/