Myyntitilaus vs. lasku: keskeiset erot, rooli ja tyypit

Myynnin seuranta alusta loppuun auttaa yrityksiä ylläpitämään oikeat varastotasot, toteuttamaan parhaat kassavirtataktiikat ja varmistamaan, että asiakkaat saavat oikeat tuotteet. Koska useimmat yritykset seuraavat useita myyntiä kerralla, on tärkeää pitää kirjaa jokaisesta vaiheesta tarkasti.

Riippumatta liiketoimintatyypistä, toimialasta tai jopa alueesta, yritykset luottavat myyntitilauksiin ja laskuihin varmistaakseen, että jokainen myynti tapahtuu oikein, maksu vastaanotetaan ja paperit ovat kunnossa. Myyntitilaukset ja laskut eivät kuitenkaan ole sama asia; itse asiassa niitä käytetään täysin eri tarkoituksiin. Molemmat ovat yhtä tärkeitä, mutta myyntitilauksen ja laskun välisen eron ymmärtäminen auttaa varmistamaan, että yrityksesi hyötyy molemmista. 

Korkealla tasolla myyntitilaus tulee ensin. Se on dokumentti, joka luodaan, kun asiakas ilmaisee halunsa ostaa jotain ja tekee yhteistyötä myyntitiimisi kanssa sopiakseen toimitusaikataulusta myyntitilaukseen sisältyville tavaroille tai palveluille. Kun tilaus on lähetetty, myyntisaatavien tiimi lähettää asiakkaalle laskun tilauksesta velkaa olevien varojen keräämiseksi.

Riippumatta siitä, miltä myyntiprosessisi näyttää, se todennäköisesti alkaa myyntitilauksesta ja päättyy tilaukseen lasku maksu.

Mikä on myyntitilaus?

Jos olet myyjä tai myyjä, tiimisi luo myyntitilauksen, kun asiakas on ilmaissut kiinnostuksensa tehdä ostosta. Yleensä asiakas ilmaisee kiinnostuksensa a ostotilaus. Myyntitilaus vahvistaa tilauksen vastaanoton, viimeistelee tiedot ja toimii lähdeasiakirjana sisäisille myyntitiimille ja myynnin seurantajärjestelmille jokaista myyntiä tehtäessä.

Myyntitilaus vaatii yksityiskohtaisia ​​tietoja, joten jos sinulla ei vielä ole kaikkia vaadittuja asiakastietoja, tiimisi saattaa tarvita syötteitä tilaavalta asiakkaalta myyntitilauksen täyttämiseksi. Myyntitilaukseen sisältyvät tiedot ovat: 

• Yrityksesi nimi
• Yrityksesi yhteystiedot
• Asiakkaan tiedot (nimi, laskutustiedot, osoite)
• Kuvaus myytävästä tuotteesta tai palvelusta
• Myyntiin sisältyvien tavaroiden tai palvelujen määrä
• Tavaran tai palvelun hinta
• Toimitus-, toimitus- ja verokulut
• Tilauksen kokonaishinta

Yrityksesi voi käyttää monenlaisia ​​myyntitilauksia. Tilanteesta tai myyntiympäristöstä riippuen monet yritykset käyttävät säännöllisesti kaikkia neljää seuraavista:

Käteismyyntitilaus

Kun asiakas tekee tilauksen, noutaa tuotteen ja maksaa käteisellä, käytetään käteismyyntitilausta. Koska asiakas maksaa käteisellä, ei ole myyntisaamiset tapahtumaan liittyvä merkintä. Asiakkaan osto vaikuttaa suoraan kassatiliisi ja toimitus tapahtuu välittömästi.

Kiireinen myyntitilaus

Jos asiakas pyytää epätavallisen nopeaa toimitusaikataulua, sisäisesti käytetään pikamyyntitilausta. Myyntitiimisi voi merkitä tämäntyyppiset myyntitilaukset ensisijaiseksi prioriteetiksi varmistaakseen, että ne valmistuvat ajoissa. Asiakas voi olosuhteista riippuen noutaa tavarat tai maksaa ylimääräistä, jotta ne toimitetaan nopeasti. Kun tuote on toimitettu, AR-tiimisi lähettää asiakkaalle laskun maksun perimiseksi.

Aikataulusopimus

Tilanteessa, jossa asiakas pyytää tietyn määrän tuotteita toimitettavaksi eri päivämäärinä, aikataulusopimus voi olla loistava työkalu pitää jokaisen yksittäisen toimituksen kunnossa. Jos asiakas haluaa 10 widgetiä viikossa, 5 kahdessa viikossa ja 7 kolmessa viikossa, kaikki nämä tapahtumat voivat mennä yhteen aikataulusopimukseen, joka päivitetään toimituksen jälkeen. 

Kolmannen osapuolen myyntitilaus

Joissakin tapauksissa, erityisesti pienyritysten kohdalla, käytetään kolmannen osapuolen myyntitilausta, kun yrityksesi ei toimita tavaroita tai palveluita suoraan asiakkaille. Sen sijaan lähetät ne kolmannelle osapuolelle myyjä joka sitten päättää viimeisen toimituksen asiakkaalle.

Mikä on lasku?

Kun myyjät tai myyjät suorittavat myyntitilauksen ja toimittavat sovitun tuotteen, he luovat lasku ja lähettää sen asiakkaalle maksun perimiseksi toimitetuista tavaroista tai palveluista. Yksi myyntiprosessin viimeisistä vaiheista, laskun lähettäminen käynnistää asiakkaan maksun ja käteisen noston, jotka ovat kaksi elintärkeää osatekijää yrityksesi terveenä pitämisessä. Nykyään laskut lähetetään yleensä sähköisesti ja soitetaan e-laskut.

Laskulla on suurimmaksi osaksi samat tiedot kuin myyntitilauksessa, mutta se sisältää myös seuraavat tiedot: 

· Maksuehdot
· Aikaisen maksun alennukset
· Postinumero
· Laskun numero
· Maksuviivästysmaksut
· Maksutiedot ACH:sta, kaapeleista tai EDI-maksut

Samalla tavalla kuin eri tilanteissa käytetään useita myyntitilauksia, liiketoimissa käytetään usein erilaisia ​​laskutyyppejä.

Pro forma -lasku

Yleensä laskuja pidetään sopimukseen perustuvina maksupyyntöinä, mutta a pro forma lasku ei ole samaa käyttöä. Sitä käytetään, kun kaupallista laskua ei ole saatavilla ja sitä voidaan pitää "ennakkolaskuna". Se sisältää silti kustannuserittelyn, mutta se on enemmän arvio, jota asiakas voi käyttää viitteenä.

Kun viedään tavaroita Yhdysvaltoihin, Yhdysvaltain tulli vaatii, että tilaukseen liitetään pro forma -lasku, jotta on selvää, mitä maalinjojen yli lähetetään. 

Välilasku

Jos kyseessä on suuri projekti tai moniosainen tilaus, joka on jaettava useisiin maksuihin tai vaiheisiin, välilasku on kätevä. Sen sijaan, että odottaisit yhden suuren laskun lähettämistä projektin loppuun, välilaskuilla voidaan kerätä lisämaksuja matkan varrella. Myyjän puolella välilaskut auttavat lievittämään kassavirtahaasteita ja ostajan puolella ne jakavat maksut paremmin hallittavissa oleviin summiin. Tämä on vastakohta verkko useita laskuja yhteen maksuun.

Loppulasku

Yleisin käytetty laskutyyppi on loppulasku. Tämä on yleensä yksi yksinkertaisimmista laskutyypeistä laskujen maksaminen, mikä tekee siitä standardin useimmille yrityksille. Ne lähetetään asiakkaille, kun tavarat tai palvelut on toimitettu.

Myyntitilaus vs. lasku: erot

Jotta "myyntitilauksen" ja "laskun" välinen ero olisi selvä, olemme koonneet luettelon tärkeimmistä eroista näiden kahden välillä. Yritykset luottavat molempiin näihin asiakirjoihin säännöllisten myyntitapahtumien suorittamisessa, mutta niiden käyttötarkoitus vaihtelee.

Myyntitilaus ja lasku on helppo erottaa, kun huomioidaan seuraavat tekijät:

Luomisen ajoitus

Myyntitilaus käynnistää myyntiprosessin; sen avulla toimitustiimisi tietää alkaa valmistaa tavaroita tai palveluita toimitettaviksi. Sitten aivan myyntiprosessin lopussa, kun toimitus on suoritettu, asiakkaalle lähetetään lasku.

Asiakirjan tarkoitus

Kun tarkastellaan laskua ja myyntitilausta, on tärkeää ottaa huomioon kunkin tositteen tarkoitus. Myyntitilaus on enemmän sisäinen, jolloin tiimisi tietävät, että tilaus on aloitettu ja toimenpiteitä tarvitaan. Lasku sen sijaan on ulkopuolinen. Se lähetetään asiakkaalle virallisena maksuvaatimuksena. Jos laskun eräpäivää ei noudateta, asiakkaalle voidaan määrätä viivästysmaksu tai muita sakkoja.

Tiedot listattu

Vaikka myyntitilauksen ja laskun välinen ero liittyy enemmän siihen, milloin ja miten kutakin asiakirjaa käytetään, kunkin asiakirjan sisältämät tiedot vaihtelevat hieman. Molemmat sisältävät tietoja, kuten asiakkaan nimen ja yhteystiedot, ostettavien tuotteiden määrän ja hinnan sekä toimittajan tiedot, mutta lasku sisältää lisätietoja. Nämä tiedot voivat olla myöhästymismaksuja, maksujen eräpäiviä ja paljon muuta. Katso yllä olevista luetteloistamme tarkan erittelyn kunkin sisällöstä. 

Kirjanpidon vaikutukset

Kirjanpitotiimi ei yleensä näe tai koske myyntitilaukseen. Elleivät he halua yhdistää myyntitilausta tiettyyn laskuun, he eivät luota myyntitilauksiin. Laskut sen sijaan ovat kriittisiä kirjanpitoasiakirjoja. Niitä tarvitaan tarkan kirjausketjun tarjoamiseksi ja merkintöjen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Yhteenveto

Voisi olla helppoa katsoa artikkelia, joka kattaa myyntitilauksen ja laskun erot, ja ajatella, että sen vaikutus on mitätön. Mutta päinvastoin, suurten liikeasiakirjojen perustarkoituksen ymmärtäminen auttaa yritystäsi toimimaan tehokkaammin, vähentämään mahdollisia toteutus- ja kirjanpitovirheitä ja luomaan sisäisiä prosesseja, joissa on oikeat tarkastukset ja tasapainot, jotka suojaavat yritystäsi riskeiltä.

Loppujen lopuksi tiimisi tarvitsevat sekä myyntitilauksia että laskuja, mutta eri tiimien käyttötavat vaihtelevat. Myyntitiimisi tarvitsee myyntitilauksia varmistaakseen, että toimitukset toteutuvat lupausten mukaisesti, mutta myyntisaatavien asiantuntijat elävät ja hengittävät laskuja joka päivä. Näiden tiimien on työskenneltävä yhdessä ja niillä on tarvittavat resurssit työnsä tekemiseen, jotta yrityksesi saavuttaa lopullisen potentiaalinsa. 

Myyntitilauksen ja laskun ymmärtäminen ei ehkä vaikuta strategisen johtajuuden prioriteetilta, mutta monille organisaatiosi ihmisille mikään ei ole tärkeämpää. Jos olet valmis ottamaan myyntitilausten hallinnan ja laskujen käsittely seuraavalle tasolle sijoittamalla oikeaan automatisointiin laskujen käsittelyohjelmisto - Kuten Nanonetit – voi muuttaa maailmaa.

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/