Täydellinen opas asiakirjojen arkistointiin

---

Miten sähköinen asiakirjojen arkistointi toimii?

Asiakirjojen arkistointi ei ole kertaluonteinen toiminto, mutta kun olet määrittänyt oikean liiketoimintaprosessin, voit automatisoida sen. Katsotaan kuinka dokumentoidaan arkistointityöt.

Vaihe 1: Alkuarviointi

Ymmärrä nykyiset asiakirjaprosessisi. Miten käsittelet tärkeitä ja ei-välttämättömiä asiakirjoja? Onko sinulla tietty prosessi? Käsitelläänkö kaikki asiakirjat kerralla vai onko prosessi tapauskohtaista?

Katsokaa

• Miten asiakirjat luodaan, tallennetaan, luokitellaan ja nimetään?
• Mikä on asiakirjojen digitointimenettely?
• Mitkä ovat asiakirjan poistamisen tai hylkäämisen vaatimukset?
• Kuka käsittelee asiakirjapoikkeuksia?
• Mitä asiakirjoja tilintarkastukseen tarvitaan?

Sinun tulee myös ymmärtää käsiteltävien asiakirjojen määrä saadaksesi käsityksen.

Tämän alustavan arvion perusteella työskentelet prosessien virtojen luonnostelussa.

Vaihe 2: Tunnista tavoitteet ja roolit

Kun olet ymmärtänyt prosessit, yritä kartoittaa asiakirjojen arkistoinnin syyt.

• Haluatko vähentää asiakirjojen käsittelyn toimintakustannuksia?
• Teetkö tämän noudattaaksesi tietoturvaohjeita?
• Yritätkö optimoida tietueenhallintaasi?
• Tekeekö johtoryhmä näin parantaakseen resurssien näkyvyyttä?

Tavoitteiden perusteella voit priorisoida ne ja muuttaa asiakirjojen arkistointiprosesseja. Ymmärrä sidosryhmien roolit prosessissa.

• Kuka valvoo asiakirjojen arkistointiprosessia?
• Mitä valtuutustasoja käytät rajoittaaksesi pääsyn arkistoituihin tietoihin?
• Miten varmistat työntekijöiden noudattamisen?

Vaihe 3: Ota käyttöön säilytysaikataulu

Nyt on aika asettaa säilytysaikataulu. Periaatteessa ymmärrä, mitkä asiakirjat on säilytettävä ja mitkä eivät.

Sinun on säilytettävä alkuperäiset vuosikertomukset, koska niitä saatetaan tarvita. Tutustu liittovaltion, paikallisiin, osavaltion ja toimialakohtaisiin sääntöihin, joita sinun on noudatettava.

Esim. Säilytä kaikki verotukseen ja verotukseen liittyvät asiakirjat vähintään seitsemän vuoden ajan.

Pura seuraavaksi kaikki asiakirjat, joita ei tarvitse arkistoida tai joita ei koskaan säilytetä pysyvästi, kuten toimittajaluettelot, roskapostit ja kopiot. Voit digitoida ne skannaamalla ne ja poimimalla tietoja OCR-ohjelmistolla.

Palkkaa NAID (National Association of Information Destruction) -toimittaja materiaalien turvalliseen kuljetukseen, myöhempään hävittämiseen ja tuhoamiseen mahdollisen vastuun välttämiseksi.

Vaihe 4: Digitoi paperitiedostot

Digitoi paperitiedostoja vähentääksesi kustannuksia, säästääksesi tilaa ja parantaaksesi asiakirjojen järjestämistä.

Voit käyttää OCR-ohjelmistoa yhdessä asiakirjaskannerin kanssa tiedostojen lajitteluun, järjestämiseen, merkitsemiseen ja indeksointiin parantaaksesi haettavuutta.

Vaihe 5: Valitse tallennustila

Jos aiot käyttää digitaalista tallennustilaa, sinun on valittava seuraavista: nauha-, levy- tai pilvitallennus. Jokaisella on hyvät ja huonot puolensa, jotka liittyvät pitkäaikaiseen tietoturvaan, eheyteen ja arkistonhallintaohjelmiston syöttämisen helppouteen.

Vaihe 6: Automatisoi asiakirjatyönkulkujen avulla

Kun kaikki prosessit ja kaikki muuttujat on kartoitettu, on aika ottaa prosessi käyttöön.

Yksi Nanonetsin kaltaisten dokumenttien hallintaohjelmistojen eduista on automatisoida kaikki prosessit ja määrittää ilmoitukset sidosryhmille, jotta et jää paitsi virhetiedostoista. Katso vaiheet asiakirjojen arkistointikulun luomiseksi.

Vaihe 7: Valvo ja optimoi

Mikään prosessi ei ole aluksi täydellinen. Ota dokumenttien työnkulkujen käyttöönoton jälkeen palautetta sidosryhmiltä siitä, kuinka prosessia voidaan parantaa.

Mitkä yritykset hyötyisivät asiakirjojen arkistointista?  

Yrityksesi tulee keskittyä asiakirjojen arkistointiin, jos:

• Yrityksesi käsittelee säännöllisesti paljon paperityötä
• Saatat tarvita pääsyn vanhoihin asiakirjoihin tulevaisuudessa
• Tarkastukset ovat yleisiä kaltaisillesi yrityksille
• Sinun on säilytettävä asiakirjoja osana vaatimustenmukaisuus- ja säädösvaatimuksia

Jos nämä tekijät ovat tärkeitä yrityksellesi, sinun on ehkä arkistoitava asiakirjasi.

Miksi valita sähköinen asiakirjojen arkistointi?

Vähennä kustannuksia ja säästä tilaa

Toimitpa sitten laajaa kansainvälistä yhtiötä tai aloittelevaa startup-yritystä, on merkittävää säästää kuluja siellä, missä voi. Digitaalinen asiakirjaarkistointi voi mahdollistaa tämän vapauttamalla aluetta ja vähentämällä toimintakuluja.

Mitä rajoitetusti asiakirjoja sinulla on paikan päällä säädeltäväksi, sitä vähemmän rahaa ja aikaa on käytettävä niiden hallintaan.

Paranna työnkulkua ja suorituskykyä

Riittävä digitaalisten asiakirjojen arkistointi voi parantaa yrityksesi suorituskykyä ja työnkulkua. Arvioiden mukaan jopa 80 % tuotantotiedoista ei tarvitse olla helposti saatavilla.

Arkistoimalla nämä tiedot voit helpottaa pääsyä muihin tietoihisi ja mahdollisesti parantaa suorituskykyäsi.

---

Aloita asiakirjojen arkistointi Nanonetsilla. Yli 30,000 500 käyttäjää yli 30 yrityksestä luottaa yli 4.9 miljoonan asiakirjan automatisoimiseen! Arvosana 2 GXNUMX:ssa. Kokeile! Aloita ilmainen kokeilu or varaa puhelu kanssamme.

---

Asiakirjojen arkistoinnin käyttötapaukset

Asiakirjojen arkistointi on hyödyllistä lähes kaikenlaisille yrityksille. Katsotaanpa joitain asiakirjojen arkistoinnin tosielämän sovelluksia eri toimialoilla.  

Liikeasiakirjoja, kuten sopimuksia, kirjeitä ja projektiasiakirjoja, voidaan kerätä vuosien varrella, ja niitä tulee valtavia määriä, mikä lisää varastointikuluja. Kun työntekijöiden on haettava tietoja näistä viitteistä, manuaalinen haku suurista dokumenttivarastoista voi viedä tunteja päivästä.

• Pankki-, rahoitus ja vakuutus. yritysten on varmistettava, että kaikki heidän asiakirjansa ovat valmiita tarkastettavaksi. Täällä asiakirjojen arkistointi auttaa heitä ylläpitämään kaikki asiakaslokit, rahanvaihtokuitit ja muut oikeudelliset asiakirjat tarvittaessa.
• Vähittäiskaupan ja ravintola-alan konsultointi yritysten on ehkä tallennettava kaikki asiakas-, toimittaja- ja toimittajatietonsa mahdollisten ristiriitojen varalta.
• Lakitoimistot ja lakiosastot täytyy tallentaa kaikki tapaukseen liittyvät sopimukset, asiakirjat ja faksit PDF-tiedostoina. Heidän on löydettävä nopeasti asiakirjoja ja lainauksia älykkään haun ja tunnisteiden avulla. Siellä asiakirjojen arkistointi on hyödyllistä.
• Julkiset palvelut käsitellä paljon tietoa päivästä toiseen. Kaikki ei ole relevanttia nyt, mutta niiden on tallennettava kaikki tiedot, jotka on oltava helposti saatavilla myöhemmin napin painalluksella.
• Yritykset voivat optimoida dokumenttien hallinnan tehokkaalla asiakirjojen arkistointilla. Muuntamalla paperiasiakirjansa hakukelpoiseksi kirjastoksi työntekijät voivat vähentää asiakirjojen etsimiseen käytettyä aikaa, ja digitointi voi myös parantaa tietojen näkyvyyttä.

---

Automatisoi asiakirjojen arkistointi Nanonetsilla. Poimi tiedot laskuista, henkilökorteista tai mistä tahansa asiakirjasta automaattiohjauksella! Aloita ilmainen kokeilu nyt!

---

Asiakirjojen arkistointi nanonettien avulla

Nanonets on älykäs asiakirjanhallintaohjelmisto, jossa on sisäänrakennettu OCR-ohjelmisto, jonka avulla voit muuntaa kaikki paperiasiakirjasi digitaaliseen hakumuotoon. Nanonetsia on helppo käyttää koodittomalla vedä ja pudota -työnkulun rakennustyökalulla, joka voi automatisoida minkä tahansa manuaalisen asiakirjaprosessin.

Näin voit käyttää Nanonetsia asiakirjojen arkistointiin:

Kartoita kaikki prosessisi ja sidosryhmät prosessissasi

Luo tili Nanonetsissa ja valitse mukautettu OCR-malli luodaksesi OCR-malli tarpeisiisi tai voit valita myös valmiista OCR-malleista.

Lataa asiakirjat ja kouluta malli poimimaan tiedot haluamassasi muodossa.

Kun olet tyytyväinen malliin, voit määrittää kaikkien asiakirjojen automaattisen edelleenlähetyksen tiettyyn sähköpostiin. Mene Työnkulku > Tuo > Vastaanota tiedostoja sähköpostitse

Kun asiakirjan käsittely on määritetty, OCR-mallisi vastaanottaa automaattisesti skannatut asiakirjat ja poimii tekstin asiakirjoista valitsemassasi muodossa.

Voit purkaa tiedot valitsemaasi tietokantaan valitsemalla työnkulusta vientivaihtoehdon.

Voit lisätä hyväksymisosion lisäämällä hyväksyntävaiheita, tarkistustyyppejä, merkintätiedostojen sääntöjä ja paljon muuta.

Voit myös lisätä sääntöjä tietojen parantamiseen, tiedostojen uudelleennimeämiseen, asiakirjojen luokitteluun ja lajitteluun ja paljon muuta. Tarvitsetko apua? Tiimimme on täällä auttamassa sinua kaiken järjestämisessä!

Siirry Nanonetsiin ja yritä tehdä se itse nyt. Tai pyydä tiimiämme tekemään se puolestasi!

Yli 30,000 XNUMX iloista ammattilaista käyttää Nanonetsia dokumenttiprosessiensa automatisointiin joka vuosi. Tässä on tilannekuva Nanonetsin suorituksesta

Tässä on mitä asiakkaamme sanovat meistä.

Jos sinulla on monimutkainen asiakirjojen arkistointiprosessi, osaava tiimimme voi auttaa sinua yksinkertaistamaan ja automatisoimaan koko prosessin, jotta se on tehokas ja toimii tarpeidesi mukaan. Haluatko jakaa tarpeesi kanssamme? Soita puhelu or Lähetä meille sähköpostia.

---

Haluatko automatisoida asiakirjatietojen poiminnan? Tutustu Nanonetsiin. Ei koodia. Ei ongelmia alusta. Spidä ilmainen kokeilujaksosi ja poimi tiedot asiakirjoista autopilotilla.

---

Asiakirjojen arkistointi vs tiedostojen varmuuskopiointi

Asiakirjojen arkistointi on periaatteessa tiedostojen varmuuskopiointia, eikö niin? No, se on vähän erilainen.

Asiakirjojen arkistointiprosessi on tarkoitettu vain passiivisille asiakirjoille, kun taas varmuuskopiot rakennetaan aktiivisille tiedostoille, joita käytetään päivittäisissä järjestelmissä.

Dokumenttiarkiston tavoitteena on säilyttää alkuperäiset asiakirjat, jos niitä tarvitaan useista syistä tulevaisuudessa, kun taas tiedostojen varmuuskopion tavoitteena on säilyttää kopio aktiivisista tiedostoista, jos varsinaiset tiedostot vahingoittuvat tai katoavat, mikä varmistaa toiminnan jatkuvuus.

Katsotaanpa lisää eroja asiakirjojen arkistoinnin ja tiedostojen varmuuskopioinnin välillä.

	Asiakirja-arkisto	Asiakirjan varmuuskopio
Tavoite	Tällä hetkellä käyttämättömien asiakirjojen pitkäaikainen säilytys	Kopion tallentaminen viimeaikaisista tiedoista tietojen katoamisen tai vioittumisen varalta
Käytetty	Tarpeen mukaan - esim. Tarkastaa	Kun nykyiset tiedot ovat vioittuneet tai latautuminen epäonnistuu
Päiväys	Tallennettu kopiona. Tietoja ei kirjoiteta päälle	Tiedot ylikirjoitetaan
Tallennettujen tietojen tyyppi	Alkuperäiset tiedot - esim. Taloudelliset raportit	Nykyisten tietojen kopio kopiona
Nopeus	Remontin nopeus ei ole ongelma	Pitäisi olla reaaliaikainen
Termi	Pitkäaikaissäilytys	Lyhyen tai keskipitkän aikavälin varastointi

FAQ

Miksi asiakirjat digitoidaan?

Tuottava dokumenttien hallinta: Indeksoidut, digitoidut asiakirjat voidaan viedä järjestelmään ja varastoida automaattisesti digitaalisiin kirjastoihin, joissa niiden käyttöä voidaan dokumentoida, seurata ja hallita.

Yksinkertainen tekstin uudelleenkäyttö: Kun painettu aihe palautetaan muokattavaksi tekstiksi, sitä voidaan muuttaa ja käyttää uudelleen Microsoft Excelissä tai Wordissa, mikä säästää aikaa, joka yleensä kuluu asiakirjojen uudelleen luomiseen ja uudelleen kirjoittamiseen.

Hakukelpoisuus: Asiakirjat, mukaan lukien metatiedoissa tai tekstissä olevat avainsanat, voidaan havaita sähköisissä hakuverkostoissa ja osoittaa sekunneissa.

Yksinkertainen pääsy: Digitaaliset asiakirjat voidaan hakea päävarastosta milloin tahansa ja jakaa nopeasti sähköpostitse, jolloin ei tarvitse tehdä painettuja kopioita.

Mikä on asiakirjojen arkistointiohjelmisto?

Asiakirjojen arkistointiohjelmisto muuntaa asiakirjat digitaalisiksi tietueiksi, jotka voidaan arkistoida, helposti käyttää ja hallita tehokkaasti, mikä auttaa oppilaitosta

säästää säilytyskuluissa, parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja nopeuttaa liiketoimintaprosesseja.

Riittävä pitkäaikaiseen arkistointiin, muunnetut luettelot ovat pieniä ja niiden visuaalinen laatu on korkea. Niitä voidaan lukea erilaisilla laitteilla, helposti käsiksi eristäytyneistä paikoista ja keskitetysti arkistoida sähköisiin arkistoihin, digitaalisiin kirjastoihin tai dokumenttien hallintaan.

verkkoja. Mikä tahansa yritys voi nopeuttaa sisäisiä menettelyjä ja lisätä tehokkuutta tarjoamalla helpon pääsyn digitaalisesti tallennettuihin kopioihin määritetyillä pääsyoikeuksilla.

---

Use Nanonets automatisoida asiakirjojen arkistointiprosessi ja järjestää tiedostot autopilotilla!

---