10 parasta lakiasiakirjojen hallintaohjelmistoa lakimiehille vuonna 2023

---

#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace on pilvipohjainen dokumenttien ja sähköpostien hallintaohjelmisto. Sen avulla käyttäjät voivat hallita asiakirjoja ja sähköpostia ja tehostaa yhteistyötä. LexWorkPlacea voidaan käyttää tiimeille, jotka voivat tehdä monia asioita, kuten hallita työnkulkuja, delegoida tehtäviä tiimin jäsenille, valvoa aikaa ja maksuja sekä tallentaa tietoja.

Jotkut LexWorkplacen tarjoamista ominaisuuksista ovat täystekstihaku, asiakirjaversioiden hallinta, asiakirjojen indeksointi ja profilointi, käyttöoikeuksien ja käyttöoikeuksien hallinta sekä päästä päähän -tietojen salaus.

Hinnoittelu: 395 $/kk (3 käyttäjää)

Ilmainen kokeilu: Ei

Ihanteellinen: Asiakirjojen luokittelu, arkistointi ja säilyttäminen

Plussat

• Versionhallinta
• Ei seisokkeja

MIINUKSET

• Kyvyttömyys tallentaa sähköposteja

---

#6. Clio

Clio on lakiasioiden hallintaohjelmisto, joka mahdollistaa tehokkaan tapausten käsittelyn, organisoinnin ja yhteistyön. Käyttäjät voivat käyttää sitä dokumenttien turvalliseen muokkaamiseen, tallentamiseen ja hallintaan pilvessä.

Tapausten ja asiakirjojen hallinta, aikataulutus, kirjanpito, ajan seuranta, tehtävien hallinta ja laskutus ovat joitakin sen pääominaisuuksia. Lisäksi Clio sisältää mobiilisovelluksen, jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella, jakaa tai ladata asiakirjoja, päivittää tapausten tiloja ja olla yhteydessä asiakkaisiin ja tiimin jäseniin.

Hinnoittelu: Alkaen $ 39/kk/käyttäjä

Ilmainen kokeilu: Kyllä

Ihanteellinen: Liidien seuranta ja tapausten hallinta

Plussat

• Kattava Lead & Case Management
• Helppo integrointi

MIINUKSET

• Erilliset tarjoukset (kasva ja hallinnoi)
• Ei valmiita malleja

---

#7 LogicalDoc

LogicalDOC on ilmainen ohjelmisto, joka on pakattu avoimen lähdekoodin tietokantaan.

Vaikka se tukee kaikkia suosittuja DBMS-järjestelmiä, kehittäjät silti neuvovat MySQL:ää käytettäväksi tuotantojärjestelmissä. LogicalDocin avulla käyttäjät ja organisaatiot voivat turvallisesti ja luotettavasti järjestää, indeksoida, hakea, hallita ja jakaa tärkeitä liiketoimintadokumentteja keskittyen liiketoimintaprosessien automatisointiin ja nopeaan sisällönhakuun. Lisäksi se tukee automaattista tuontia jaetuista tiedostoista ja integrointia Microsoft Officen ja Outlookin kanssa.

Hinnasto: Pyynnöstä

Ilmainen kokeilu: Kyllä, sillä on myös ilmainen versio

Ihanteellinen: Asiakirjojen indeksointi ja nopea haku

Plussat

• Käyttäjäystävällinen
• Avoimen lähdekoodin lisäosat toiminnallisuuden parantamiseksi

MIINUKSET

• Räätälöinti vaatii ohjelmointiosaamista
• Varmuuskopiotiedostojen luominen on vaikeaa

---

#8. efileCabinet

Efile-kaappi on a asiakirjojen hallintaohjelmisto jonka avulla käyttäjät voivat hallita asiakirjoja, luoda työnkulkuja ja mukauttaa prosesseja tarpeidensa mukaan. Sen ominaisuuksien, kuten edistyneen tekstihaun, suojatun jakamisen ja sähköisten allekirjoitusten, avulla se pyrkii auttamaan organisaatioita luomaan, hallitsemaan ja jakamaan asiakirjoja tehokkaasti sekä huolehtimaan vaatimustenmukaisuudesta. Siinä on myös mahdollisuus mobiilisovellukseen käyttäjille.

Hinnasto: 699 dollaria / vuosi / käyttäjä

Ilmainen kokeilu: Kyllä

Ihanteellinen: Content Management

Plussat

• Helppokäyttöinen, saavutettavuus
• Vedä ja pudota

MIINUKSET

• Monimutkainen hakutoiminto
• Rajoitettu integraatio

---

#9. Sharepoint

SharePoint on verkkopohjainen yhteistyöalusta, joka integroituu saumattomasti Microsoft Officen kanssa. Vaikka SharePointin ensisijainen tehtävä on asiakirjojen hallinta- ja tallennusjärjestelmä, tapa, jolla jokainen yritys käyttää sitä, vaihtelee suuresti. Ryhmät voivat luoda keskeisen, salasanalla suojatun alueen asiakirjojen jakamista varten tällä työkalulla.

Sen ominaisuuksia voidaan käyttää verkkosovellusten ja verkkokäyttöliittymän (UI) kautta. Se tarjoaa erilaisia ​​ominaisuuksia, kuten laajennetut tiedostonimet, suurten tiedostojen tuen, tietooikeuksien hallinnan, kansioiden jakamisen ja dokumenttikirjaston saavutettavuuden.

Hinnoittelu: Se on saatavana osana Microsoft Office 365 Suitea

Ilmainen kokeilu: On ilmainen versio

Ihanteellinen: Yhteistyö

Plussat

• Jakaminen ja yhteistyö
• Tietojen synkronointi
• Usean laitteen käyttö

MIINUKSET

• Vaikea navigoida
• Jyrkkä oppimiskäyrä

---

#10. Onnistun

Imanage on kattava content management system joka luo turvallisesti asiakirjoja ja tekee niitä yhteistyössä. Ne tarjoavat myös kumppaneiden ja integraatioiden ekosysteemin, kuten Google Workspace. Ominaisuuksilla, kuten sähköpostin hallinta, tekoälypohjainen kontekstuaalinen haku ja salaus, se pyrkii auttamaan organisaatioita tehokkaassa tiedonhallinnassa.

Hinnoittelu: Pyynnöstä

Ilmainen kokeilu: Ei

---

Haluatko optimoida juridisten asiakirjojen hallinnan?

Tutustu Nanonetsin koodittomaan asiakirjanhallintajärjestelmään ja optimoi asiakirjanhallinta 15 minuutissa. Aloita ilmainen kokeilujaksosi.

---

Parhaiden juridisten dokumenttien hallintajärjestelmien vertailu

Olemme vertailleet yllä olevassa blogissa mainittua lakiasiakirjojen hallintaa. Tässä on tilannekuva kaikista ohjelmistoista lyhyesti.

---

Nanonets – Paras laillinen asiakirjanhallintaohjelmisto

[Upotetun sisällön]

Nanonets on erittäin helppokäyttöinen asiakirjanhallintajärjestelmä, jossa on kooditon työnkulun hallinta, luokkansa paras OCR-ohjelmisto, ja luotettava, turvallinen pilvitallennus. Voit määrittää nanonetit yhdessä päivässä, käyttää niitä kirjoittamatta riviäkään koodia ja automatisoida kaikki manuaaliset prosessit muutamassa minuutissa.

Nanonets tarjoaa:

Näiden lisäksi tässä on kolme syytä, miksi Nanonets on erinomainen vaihtoehto juridiselle asiakirjanhallintajärjestelmälle:

• Työnkulun automatisointi - Automatisoi sähköpostit, asiakirjakaappaus, PDF-haku, täsmää juridiset asiakirjat ja paljon muuta yksinkertaisilla ilman koodia sisältävillä työnkuluilla.
• Asiakirjanhallinta - Löydä jokainen viittaus, sopimus tai sopimus yhdellä sanalla. Nanonetsien avulla voit etsiä asiakirjoja, asiakirjamerkintöjä, digitointia, tallennusta ja paljon muuta.
• Excellent Customer Support – Tiimimme on valmiina auttamaan sinua koko matkasi ajan. Nanonets tarjoaa ympärivuorokautista tukea, teknistä tukea ja ilmaisia ​​koulutustilaisuuksia kaikille asiakkaillemme.

Nanonets tarjoaa monipuolisen alustan automatisoida kaiken monimutkaisista talousprosesseista rutiinitietojen syöttämiseen. Saumattomien integraatioiden, koodittoman alustan ja työnkulun automatisoinnin ansiosta Nanonets sopii täydellisesti lakitoimistoille, jotka haluavat eliminoida manuaaliset prosessit.

---

Kuinka valita paras laillinen asiakirjanhallintaohjelmisto?

Kun valitset lakiasiakirjojen hallintajärjestelmän.

Tarpeesi tunnistaminen

Ennen kuin aloitat mahdollisten ohjelmistojen listaamisen, tarkista nykyiset järjestelmät ja prosessit tunnistaaksesi keskeiset puutteet, joita ohjelmisto auttaa sinua ratkaisemaan. Kun ne on tunnistettu, tee perusteellinen luettelo, jota voidaan käyttää viitteenä.

Kolme keskeistä tekijää, jotka sinun tulee pitää mielessä, ovat

Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Asianajotoimistojen osalta turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää, koska niillä on paljon asiakkaidensa arkaluonteisia, luottamuksellisia tietoja. Tietosuoja ja tietoturva ovat välttämättömiä yritys- ja henkilöasiakkaille. Pienikin tietomurto voi johtaa tuhoisiin seurauksiin. Siksi yritystason tietoturva on pakollinen laillisille asiakirjajärjestelmille tietojen suojaamiseksi hakkereilta, tietojenkalastelulta ja muilta kyberhyökkäyksiltä. Asiakirjaohjelmistoa valittaessa tulee siis tarkistaa sen salaus- ja yhteensopivuusominaisuudet.

Helppokäyttöohjelmat

Työ lakitoimistossa vaatii paljon yhteistyötä. Tämä voi vaikuttaa useisiin osapuoliin, ja asiakirjat voivat vaihtaa monia omistajia prosessin aikana. Tällaisissa tapauksissa on siis välttämätöntä varmistaa, että asiakirjat ovat saatavilla tietokannasta nopeasti ja tehokkaasti. Se tarjoaa suurta vapautta ja joustavuutta, sillä tiimit voivat palvella asiakkaita missä ja milloin tahansa. Tämä lisää myös pitkälle tuottavuutta ja yleistä tehokkuutta.

Turvallinen jakaminen

Turvallisuuden takaamiseksi on vaadittava erilaisia ​​lupa-/käyttöoikeustasoja tai hyväksymismekanismeja. Asiakirjat tulee salata, jotta jakaminen ja yhteistyö voidaan tehdä turvallisesti. Joissakin ohjelmistoissa on myös säännöksiä salasanojen tai suojattujen jakolinkkien asettamiseen.

tutkimus

Seuraavaksi valitaan erilaisia ​​ohjelmistoja, jotka sopivat tarpeisiisi. Voit konsultoida ihmisiä, jotka jo käyttävät tätä ohjelmistoa, ja tarkistaa arvostelut portaaleista, kuten G2 ja Capterra. Kun olet tutustunut joihinkin niistä, tee syvällinen analyysi esimerkiksi tuote-esittelyjen, kokeilujen jne. avulla.

---

Jos työskentelet sopimusten ja oikeudellisten huomautusten parissa, tutustu Nanonetsiin. Hallitse asiakirjoja helposti koodittoman työnkulun automatisoinnin avulla. Aloita ilmainen kokeilu or varaa puhelu kanssamme.

---

Mitkä ovat Legal Document Management Software -ohjelmiston yhteiset ominaisuudet?

Jotkut ominaisuuksista, jotka laillisessa asiakirjanhallintaohjelmistossa pitäisi olla, ovat seuraavat.

Asiakirjojen tallennus

Ensisijainen ongelma, jonka Legal-asiakirjojen hallintaympäristö pyrkii ratkaisemaan, on asiakirjojen säilytys – rajaton tila kaikille asiakirjoille on välttämätöntä. Järjestelmässä on oltava valmiudet tallentaa kaikki tiedot tekstitiedostoista, äänitallenteista, videoleikkeistä ja kuvista. Sen pitäisi mahdollistaa tehokas asiakirjojen arkistointi tallentaa laillisia asiakirjoja suojattuun pilvitallennustilaan.

Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Suojausominaisuudet, kuten salasanasuojaus, käyttöoikeuksien hallinta ja monivaiheinen todennus, ovat välttämättömiä, samoin kuin eri säädösten noudattaminen, kun lakitoimistot käsittelevät arkaluonteisia tietoja.

Sähköposti Management

Tämä ei myöskään ole välttämättömyys, mutta auttaa paljon, jos se on olemassa. Keskitetty järjestelmä, joka voi hallita kaikkia asiakirjojasi ja sähköpostejasi, auttaa vähentämään kitkaa ja säästää aikaa, joka menetetään edestakaisin, mikä tapahtuu, kun näitä kahta hallitaan eri ohjelmistoilla. Etsi laillisia asiakirjanhallintaohjelmistoja, joissa on sähköpostin jäsennysominaisuudet, joiden avulla voit poimia tietoja sähköposteista tien päällä.

Integrointikyvyt

Tämä on erityisen hyödyllistä lakiasiaintoimistoille, jotka jo käyttävät erilaisia ​​työkaluja erilaisten prosessien hallintaan ja haluavat jatkaa niiden/tietojensa käyttöä. Lakiasiakirjojen hallintaohjelmisto, joka tarjoaa saumattoman integraation eri sovelluksiin, mahdollistaa sujuvan tiedonkulun.

Asiakirjan työnkulkuja

Yrityksesi hallintavaatimuksia voivat olla asiakirjojen merkitseminen, muokkaaminen, dokumenttien roolien ja käyttöoikeuksien muuttaminen, asiakirjan siirtäminen kansioiden välillä, uusien asiakirjojen luominen ja asiakirjojen päivittäminen.

Näin ollen, jos ohjelmisto tarjoaa työnkulun automatisoinnin, monet näistä tehtävistä voidaan automatisoida.

Optinen luku

Suurin osa lakiyhtiöistä työskentelee edelleen paljon paperiasiakirjoilla. Lakitoimistot tarvitsevat automaattisen skannaus- ja asiakirjojen indeksointiratkaisun hallitakseen tehokkaasti näiden asiakirjojen sisältämiä tietoja. OCR-tekniikalla varustettu ohjelmisto voi auttaa ratkaisemaan tämän ongelman tehokkaasti.

Avainsanahaku

Koska useissa tiedostoissa on paljon dataa, tietyn datapisteen etsimisestä tulee usein valtava tehtävä. Tarkennetun haun ansiosta käyttäjät voivat käyttää useita tekniikoita etsiessään ja nopeuttaa asiakirjojen hakua.

Hyväksyntäautomaatio

Lakiasiakirjat on hyväksyttävä ennen kuin ne lähetetään asiakkaille. Varmista, että lakiasiakirjojen hallintajärjestelmässäsi on hyväksyntätyönkulkuja tai että voit luoda sellaisen.

---

Automaattisten työnkulkujen, tehtävien hallinnan, ajan seurannan, allekirjoitusten hallinnan, yhteistyön ja turvallisen jakamisen ansiosta Legal Document Management Software voi auttaa saamaan lakitoimistosi toiminnan kuntoon ja tehostamaan prosessia.

Siten ajan myötä laillisten asiakirjojen hallintaohjelmistojen käyttöönotto vain lisääntyy, kun yhä useammat yritykset ymmärtävät niiden arvonsa.

Markkinoilla on lukuisia vaihtoehtoja, joten varmista, että valitset tarpeisiisi ja budjettiisi parhaiten sopivan.

---

Löydä tarvitsemasi sopimukset yhdellä avainsanalla. Käytä Nanonetsia yksinkertaistaaksesi asiakirjojen hakua, tallennusta ja käsittelyä.

Onko sinulla mukautettu käyttötapaus? Ota yhteyttä asiantuntijatiimiimme määrittääksesi työnkulkusi haluamallasi tavalla. Ota nyt lyhyt 10 minuutin puhelu!

---

Lue lisää dokumenttien hallinnasta

Blogi julkaistiin alun perin 11 ja päivitettiin 2022.