Yrityksen ostoreskontraosastolla (AP) on erittäin tärkeä vastuu sen jäljittämisestä, mitä yritys on velkaa toimittajille ja myyjille, ja varmistaa, että maksut on hyväksytty ja suoritettu näille vastapuolille. Ilman AP-osastoa yrityksen olisi vaikea jäljittää kaikkia toimittajilta saamiaan laskuja ja varmistaa, että nämä velvoitteet täyttyvät. Nämä lyhytaikaiset velat, joita yhtiöllä on, ovat ostovelkoja, ja ne ovat tärkeä velvoite, joka yrityksen on hoidettava.
Mitä ostovelat ovat?
Ostovelka on yksinkertaisesti nykyinen velka, jonka yritys on velkaa myyjälle tai toimittajalle. Yleisesti ottaen AP-osaston on maksettava ostovelka noin 30 päivässä. Ostovelkojen kokonaismäärä näkyy yhtiön taseessa lyhytaikaisten velkojen osiossa.
Ostovelka edustaa velkaa; se ei ole liiketoimi, joka on jo maksettu käteisellä. Se on velkaa yrityksen luotolla tekemästä ostosta.
Ostovelka ei ole lasku. Lasku on paperi- tai digitaalinen asiakirja, joka laskuttaa yritystä sen ostamista tavaroista tai palveluista. Ostovelka on velan määrä. Ostovelka ei myöskään ole myyntisaatava, joka on yritykselle velkaa sen tavaroista tai palveluista, jotka se on myynyt muille yrityksille luottoehdoilla.
Mikä on ostoreskontraosasto?
Koska ostovelat ovat niin tärkeitä yrityksen menestykselle ja terveydelle, useimmilla yrityksillä on oma AP-osasto. Ostoreskontratiimin ensisijaisena tehtävänä on varmistaa, että kaikki yritykselle syntyneet velat kirjataan ja maksetaan asianmukaisesti.
Jos AP-osasto ei täytä tätä ostovelkaa, tavarantoimittajille ja myyjille ei makseta. Tässä tilanteessa syntyy huonoja suhteita yrityksen ja sen toimittajien välillä, mikä saattaa vaikuttaa yrityksen kykyyn hankkia tarvittavia tavaroita ja palveluita tulevaisuudessa.
Sen lisäksi, että kaikki saavat maksut ajallaan, AP-osastoilla on myös tehtävänä varmistaa, että kirjanpitovirheitä ei tehdä. Sen on pidettävä silmällä petoksia, yritettävä välttää virheitä ja sovittaa yhteen havaitut erot.
Toinen ostoreskontratoiminto AP-osastoilla on saada alennuksia laskujen ennakkomaksuista. Monet toimittajat tarjoavat tällaisia alennuksia, kun maksut suoritetaan ennen laskun eräpäivää, joten ostoreskontraosasto voi auttaa vähentämään yrityksen yleiskustannuksia, mikä on tietysti jatkuva huolenaihe kaikille yrityksille.
Roolit AP-osastolla
On olemassa monia tilivelkaosaston vastuut, ja nämä tehtävät on jaettu useiden palkallisten osastojen työntekijöiden kesken. Pienyrityksellä voi olla vain ostoreskontravirkailija. Suuremmassa toiminnassa ostovelkaosastolla voi olla seuraavat työntekijät:
- Ostovelkojen koordinaattori
- Lasku maksupäällikölle
- Ostovelat Manager
- Ostoreskontraasiantuntija
- Kirjanpitäjä
Erittäin suurella yrityksellä voisi myös olla ostoreskontravirkailija, joka vastaa koko AP-osastosta. Kullekin ostovelkaosaston roolille osoitetut tehtävät vaihtelevat yrityksen ja toiminnan koon mukaan.
Työnkulku AP-osastoilla
Jokaisella AP-osastolla on työnkulku, joka kuvaa palvelujen ja tavaroiden hankinnan alusta loppuun ja sitten näihin ostoihin liittyvien laskujen käsittelyä ja varmistaa, että kaikki saavat maksut ajallaan. Tämä vaiheittainen menettely voi olla joko digitaalinen tai manuaalinen, jolloin digitaalinen muoto tarjoaa helpomman ja vähemmän aikaa vievän menetelmän. Kummassakin tapauksessa ostoreskontratiimin työnkulku seuraa yleensä seuraavaa:
#1) Tallenna lasku. Lasku, joko fyysisesti tai sähköisesti, on syötettävä toiminnanohjausohjelmistoon (ERP). Kuten jo mainittiin, tämän voi tehdä ihminen tai digitaalinen työntekijä.
#2) Hyväksyntä. Kun lasku on asianmukaisesti luetteloitu, se on hyväksyttävä. Jälleen tämä vaihe voi olla joko manuaalinen tai automaattinen.
#3) Maksulupa. Laskun maksu on valtuutettava tässä vaiheessa. Ostovelkaosaston vastuulla on hankkia tämä lupa asianomaiselta yrityksen osapuolelta.
#4) Vaihteisto. Kun maksu on valtuutettu, se on lähetettävä ja tarkistettava. Vaikka fyysisiä maksutapoja, kuten sekkejä tai käteistä, voidaan edelleen käyttää joissakin tapauksissa, digitaaliset maksut ovat yleistymässä, erityisesti ne, jotka voidaan integroida AP ohjelmisto.
On tärkeää, että maksuosasto seuraa tarkasti päästä-päähän työnkulkuprosessia. Jos tätä ostoreskontratoimintoa ei suoriteta oikein, saattaa ilmetä virheitä, jotka rasittavat AP-tiimiä enemmän.
AP-osastojen tehtävät
On olemassa useita tärkeitä ostoreskontraosaston velvollisuuksia, jotka AP-tiimien on oltava huolellisia suorittaessaan. Yleisesti ottaen ne kuuluvat johonkin seuraavista luokista:
#1) Täsmäyttää tilinpäätökset. AP-osastojen on estettävä vääriä maksuja ja korjattava mahdolliset erot, jotka näkyvät tiliotteissa tai muissa talousasiakirjoissa.
#2) Ratkaise laskutietojen ongelmia. Ostoreskontratiimin tulee tunnistaa laskun tiedoissa olevat epäjohdonmukaisuudet ja korjata tiedot nopeasti.
#3) Käsittele laskut. Yrityksen toimittajilta saamat laskut ostoreskontraosaston on käsiteltävä jotta ne voidaan maksaa ajoissa.
#4) Laskujen maksut. Tärkeä ostoreskontratoiminto on laskun maksaminen.
#5) Omat maksut. Laskujen maksamisen lisäksi maksettavan osaston tulee hoitaa myös sisäiset maksut, kuten toimistotarvikkeet ja postikulut.
#6) Tallenna laskut ja yhdistä ne. Laskut on yhdistettävä niiden ostotilauksiin. Ne on myös säilytettävä fyysisesti tai sähköisesti, jälkimmäinen on tehokkain menetelmä tutkimus- ja hakumenetelmäksi.
#7) Säilytä hyvät suhteet myyjiin. Myyjän ja liikesuhteen ylläpitäminen on AP-osastojen tärkeä tehtävä. Kun laskut maksetaan ajallaan ja tiedot selvitetään ja tallennetaan nopeasti, tulevat tapahtumat ovat todennäköisemmin ongelmattomia.
Ostoreskontratiimin järjestäminen
Mitä paremmin järjestetty maksullinen osasto on, sitä arvokkaampi se on yritykselle. Oikealla organisoinnilla työnkulku on myös tehokkaampaa. Tässä on joitain vinkkejä AP-osaston rakentamiseen kekseliäimmällä tavalla:
#1) Dokumentoi kaikki. Varmista, että jokaisella yrityksen ostolla on ostotilaus (PO), jotta tietue voidaan luoda. Myös verotunnisteista tulee pitää kirjaa.
#2) Tallenna tietueita, jotta ne on helppo hakea. Päivämääräleimalla varustetut asiakirjat tulee säilyttää yhdessä paikassa, johon on helppo pääsy.
#3) Tarkista. Pyydä eri AP-tiimin jäseniä tarkistamaan toisensa petosten ja virheiden estämiseksi.
#4) Täsmennä tilit säännöllisesti. Varmista mieluiten päivittäin, että laskut vastaavat ostotilauksia. Pidä rekisteriä mahdollisista eroista ja niiden ratkaisuista.
#5) Käytä digitaalisia maksuja. Nykypäivän sähköiset maksutavat, mukaan lukien Automated Clearing House (ACH), ovat tehokkaita ja helppoja. Usein ne eivät maksa enempää kuin paperimaksut, ja niitä on helpompi seurata.
#6) Automatisoi AP-tiimi. Maksujen lisäksi monet ostoreskontratoiminnot voidaan digitoida. Tällä on monia etuja, mukaan lukien tietojen syöttövirheiden välttäminen.
Miten automaatio voi hyödyttää AP-osastoja
Ostoreskontratiimit, jotka päivittävät tämän päivän uusimpaan ohjelmistoon, saavat lukemattomia etuja. Vanhempi, manuaalinen paperipohjainen ostoreskontratoimintojen suorittamistapa on aikaa vievä ja työläs. Täysautomaatioon siirtyvät AP-osastot edistyneillä ohjelmistoilla pystyvät käsittelemään laskut nopeammin ja vähemmän virheitä ja epätarkkuuksia. Ja koska Nykypäivän parhaat AP-ohjelmat sisältävät tekoälyä (AI), moniin tehtäviin tarvitaan vain vähän ihmisen panosta.
Esimerkiksi nykypäivän edistynyt AP-ohjelmisto pystyy lukemaan sähköposteja, skannaamaan laskuja ja tallentamaan automaattisesti tärkeitä yksityiskohtia näistä asiakirjoista. Reaaliaikaiset ilmoitukset voidaan lähettää AP-tiimin jäsenille, kun tarvitaan enemmän huomiota. Koska tämä järjestelmä toimii autopilotilla, työntekijöiltä vaaditaan vähemmän inhimillistä työtä.
AP ohjelmisto voi myös sisältää työnkulun sääntöjä. Ohjelma voi esimerkiksi reitittää laskun oikealle osastolle hyväksyttäväksi. Laskujen maksamiseen voidaan sisällyttää maksuohjaimia, joita voidaan muokata eri tekijöiden, kuten maksun summan, mukaan. Maksu voidaan veloittaa automaattisesti yrityksen pankkitililtä. Tekoäly suorittaa nämä tehtävät kokonaan itse. Ja koneoppimisen avulla tekoäly voi oppia kokemuksesta.
Kaikki mitä ohjelma tekee kirjataan reskontraan, ja tätä tietuetta voi tarkastaa halutessaan. Jälleen kerran, koska tämä kirjausketju luodaan automaattisesti ohjelmiston toimesta, tarvitaan vähemmän työvoimaa.
AP-osastoille suunnitellut ohjelmistot voidaan integroida myös muihin digitaalisiin kirjanpitotyökaluihin ja luoda kokonaisvaltainen, täysin elektroninen kirjanpitojärjestelmä, joka helpottaa ja vie työntekijöiltä vähemmän aikaa.
Kertaus
Jokainen menestyä haluava yritys tarvitsee tuottavan AP-osaston oikeilla laitteilla. Vanhentuneeseen paperipohjaiseen teknologiaan luottavat ostoreskontraosastot ovat vaarassa jäädä kilpailijoidensa jälkeen. Nykypäivän kehittyneet digitaaliset työkalut tarjoavat monia etuja maksullisille osastoille, joista vähäisimpänä on vähemmän inhimillistä työtä ja nopeammat käsittelyajat.
- SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
- PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
- PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
- PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
- Lähde: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :on
- :On
- :ei
- $ YLÖS
- 30
- a
- kyky
- pystyy
- Meistä
- saatavilla
- Tili
- kirjanpito
- Tilit
- velat
- ACH
- kehittynyt
- etuja
- vaikuttaa
- Jälkeen
- uudelleen
- AI
- Kaikki
- jo
- Myös
- Vaikka
- keskuudessa
- määrä
- an
- ja
- Kaikki
- näyttää
- sopiva
- hyväksyminen
- hyväksytty
- OVAT
- keinotekoinen
- tekoäly
- AS
- osoitettu
- liittyvä
- At
- käydä
- huomio
- tilintarkastus
- valtuutettu
- Automatisoitu
- automaattisesti
- Automaatio
- välttää
- Huono
- Balance
- Tase
- Pankki
- pankkitili
- perusta
- BE
- koska
- ollut
- ennen
- takana
- hyödyttää
- Hyödyt
- lisäksi
- PARAS
- Paremmin
- liiketoiminta
- yritykset
- by
- CAN
- kaapata
- tapaus
- tapauksissa
- kassa
- luokat
- lataus
- maksut
- tarkastaa
- kirkastettu
- Clearing
- tarkasti
- Tulla
- Yritykset
- yritys
- Yrityksen
- kilpailijat
- Koskea
- valvonta
- korjata
- oikein
- Hinta
- kustannukset
- voisi
- vastapuolet
- Kurssi
- luotu
- Luominen
- pisteitä
- Nykyinen
- päivittäin
- tiedot
- Päivämäärä
- päivää
- Velka
- omistautunut
- tuottaa
- osasto
- osastot
- kuvailee
- suunniteltu
- yksityiskohdat
- eri
- vaikea
- digitaalinen
- Digitaaliset maksut
- Digitalisoinnin
- alennukset
- jaettu
- asiakirja
- asiakirjat
- ei
- tekee
- tehty
- kaksinkertainen
- alas
- kaksi
- kukin
- Varhainen
- helpompaa
- helposti
- helppo
- tehokas
- vaivaa
- myöskään
- Elektroninen
- sähköisesti
- sähköpostit
- ilmaantua
- työntekijää
- päittäin
- varmistaa
- varmistamalla
- astui sisään
- yritys
- Koko
- laitteet
- ERP
- virheet
- erityisesti
- Joka
- jokainen
- esimerkki
- täytäntöönpanosta
- experience
- silmä
- tekijät
- Pudota
- Muoti
- nopeampi
- vähemmän
- taloudellinen
- jälkeen
- varten
- muoto
- lomakkeet
- löytyi
- petos
- alkaen
- koko
- toiminto
- tehtävät
- tulevaisuutta
- saamassa
- yleensä
- saada
- menee
- hyvä
- tavarat
- Olla
- terveys
- auttaa
- tätä
- kokonaisvaltainen
- Talo
- HTTPS
- ihmisen
- ID
- tunnistaa
- if
- tärkeä
- in
- Mukaan lukien
- epäjohdonmukaisuuksia
- sisällyttää
- yhdistetty
- aiheutuneet
- tiedot
- panos
- esimerkki
- yhdistää
- Älykkyys
- sisäinen
- tulee
- lasku
- laskut
- IT
- SEN
- itse
- matka
- Pitää
- säilytetään
- työ
- suuri
- suurempi
- uusin
- OPPIA
- oppiminen
- vähiten
- pääkirja
- vasemmalle
- vähemmän
- velat
- pitää
- Todennäköisesti
- vähän
- sijainti
- log
- kone
- koneoppiminen
- tehty
- tehdä
- TEE
- Tekeminen
- hoitaa
- manuaalinen
- monet
- ottelu
- Hyväksytty
- Saattaa..
- Jäsenet
- mainitsi
- tapasi
- menetelmä
- menetelmät
- virheitä
- raha
- monitori
- lisää
- tehokkaampi
- eniten
- moninkertainen
- täytyy
- lukemattomia
- välttämätön
- tarvitaan
- tarpeet
- Nro
- ilmoitukset
- numerot
- velvollisuus
- joukkovelkakirjat
- saada
- of
- kampanja
- tarjoamalla
- Office
- upseeri
- usein
- vanhempi
- on
- kerran
- ONE
- jatkuva
- vain
- toiminta
- or
- tilata
- määräys
- organisaatio
- Järjestetty
- Muut
- ulos
- ääriviivat
- maksettu
- Paperi
- paperipohjainen
- puolue
- Maksaa
- maksaa
- maksu
- maksutavat
- maksut
- suoritettu
- esittävä
- suorittaa
- lupa
- fyysinen
- fyysisesti
- suunnittelu
- Platon
- Platonin tietotieto
- PlatonData
- PO
- Kohta
- suosio
- POS
- estää
- ensisijainen
- ongelmia
- menettelyt
- prosessi
- Käsitelty
- käsittely
- tarjoaa
- tuottava
- Ohjelma
- Ohjelmat
- asianmukainen
- asianmukaisesti
- toimittaa
- osto
- ostotilaus
- ostot
- laittaa
- nopeasti
- Lue
- reaaliaikainen
- niittää
- kertaus
- Myyntisaamiset
- vastaanottaa
- ennätys
- kirjataan
- asiakirjat
- vähentää
- ilmoittautua
- säännöllisesti
- suhteet
- yhteys
- luottaa
- edustaa
- tarvitaan
- tutkimus
- resurssi
- neuvokas
- vastuut
- vastuu
- haku
- oikein
- Riski
- Rooli
- säännöt
- ajaa
- skannata
- Osa
- lähetetty
- Palvelut
- useat
- arkki
- Lyhytaikainen
- shouldnt
- näyttää
- yksinkertaisesti
- tilanne
- Koko
- pieni
- pienyritys
- So
- Tuotteemme
- myyty
- SOLVE
- jonkin verran
- hienostunut
- puhuminen
- lausuntoja
- Vaihe
- Yhä
- verkkokaupasta
- tallennettu
- rakenne
- menestyä
- menestys
- niin
- toimittaja
- toimittajat
- tarvikkeet
- varma
- Vaihtaa
- järjestelmä
- Tehtävä
- tehtävät
- vero
- joukkue-
- Ryhmän jäsenet
- tiimit
- Elektroniikka
- taipumus
- ehdot
- kuin
- että
- -
- Tulevaisuus
- tiedot
- heidän
- Niitä
- sitten
- Siellä.
- Nämä
- ne
- asiat
- tätä
- ne
- aika
- aikaavievä
- ajankohtainen
- kertaa
- vinkit
- että
- tämän päivän
- liian
- työkalut
- Yhteensä
- jäljitys
- raita
- Seuranta
- polku
- kauppa
- Liiketoimet
- yrittää
- ymmärtäminen
- Unsplash
- parantaa
- käyttää
- käytetty
- arvokas
- eri
- vaihdella
- myyjä
- myyjät
- todennettu
- todentaa
- tarkastaa
- hyvin
- haluaa
- Tapa..
- HYVIN
- Mitä
- kun
- joka
- KUKA
- tulee
- with
- sisällä
- ilman
- työntekijä
- työntekijöitä
- työnkulku
- olisi
- zephyrnet