Mitä ostoreskontraen ulkoistaminen on?

Kasvavien yritysten on ylläpidettävä suhteita moniin tavarantoimittajiin ja myyjiin. Toimittajat, joilla on erilaiset laskutusstandardit/menettelyt, tekevät yleensä ostoreskontraprosesseja aika hankalaa. Ostoreskon ulkoistaminen voi helpottaa AP-prosessia ja varmistaa samalla, että maksut toimittajille selvitetään tehokkaasti.

Tietoja ostoveloista

Velat viittaa lyhytaikaiseen velat jotka aiheutuvat yritykselle ostaessaan tavaroita tai palveluita toimittajilta/myyjiltä luotolla. The ostovelat-prosessi on yritykselle elintärkeä, koska se pitää kirjaa saapuvista laskuista, jotka on selvitettävä säännöllisesti.

Organisaatiot, jotka haluavat vähentää AP-prosessiensa taakkaa ja ylläpitää sujuvaa liiketoimintaa, voivat käyttää Velat ulkoistaa yritys.

Mitä ostoreskontraen ulkoistaminen on

Ostoreskon ulkoistaminen on prosessi, jossa palkataan erikoistunut palveluntarjoaja, joka voi ottaa hoitaakseen useita AP-toimintoja, joita yritysten on vaikea hoitaa talon sisällä.

Ostovelat ulkoistavat yritykset on varustettu tarvittavilla taidoilla, työkaluilla ja teknologialla integroituakseen organisaation olemassa oleviin AP-prosesseihin.

Organisaatiot, jotka käsittelevät arkaluonteisia taloustietoja, saattavat epäröidä käyttää kolmannen osapuolen toimittajaa AP-prosesseihinsa. Siksi he saattavat haluta harkita AP Automationia sen sijaan.

---

Haluatko rakentaa mukautetun Automatisoitu laskujen käsittelyn työnkulku? Pään yli Nanonetit ja aloita ilmaiseksi! Automatisoi laskujen maksut tekoälyllä.

---

AP-ulkoistaminen vs. AP-automaatio

AP-ulkoistus tarkoittaa ostovelkaprosessien luovuttamista kolmannen osapuolen yrityspalveluntarjoajalle. Tämä tarkoittaa, että käytät ulkopuolisen tahon ostoreskontrapalveluita liiketapahtumiesi suorittamiseen. AP-automaatio, verrattuna, on an AP ohjelmisto poimimaan, vahvistamaan ja hyväksymään ostoreskontraprosesseja.

Ostovelkaprosessien ulkoistaminen voi tehostaa maksuja ja säästää työvoimaa, aikaa ja virheitä. AP-automaatioohjelmiston ottaminen käyttöön voi parantaa hallintaa laskun tietojen talteenotto, turvallisuutta ja parempaa data-analyysiä liiketoiminnan tehostamiseksi. Mutta siihen liittyy muita kustannuksia, kuten ohjelmistoihin investoiminen ja työntekijöiden ohjelmiston käytön koulutukseen varattava aika.

Valinta ostovelkojen ulkoistamisen tai automatisoinnin välillä riippuu täysin yrityksen koosta ja luonteesta. Vaikka AP-automaatio helpottaa sen sisäisiä AP-prosesseja, ulkoistaminen on ihanteellinen yritykselle, joka haluaa vähentää AP-työkuormaa.

Keskitytään toistaiseksi ostoreskontraen ulkoistamisen etuihin ja haittoihin.

Ostovelkojen ulkoistamisen edut

Ostovelkojen ulkoistaminen voi olla erittäin hyödyllistä yritykselle. Ammattitaitoiset ulkoistustoimittajat voivat tehostaa yrityksen AP-prosesseja; parantaa siten kassavirtaa. Toimittajat ja myyjät voivat siis hyötyä oikea-aikaisista maksuista.

Tässä on muutamia tapoja, joilla yritykset voivat hyötyä AP-prosessiensa ulkoistamisesta:

1. Kustannusten alentaminen

Ostovelkaprosessien ulkoistaminen voi olla yritykselle kustannustehokasta. Sisäiset AP-prosessit vaativat ihmisten palkkaamista, investointeja koulutusmateriaaleihin ja laitteisiin/ohjelmistoihin, jotka voivat olla yritykselle melko kalliita. Ulkoistaminen voi auttaa välttämään nämä yleiskustannukset ja osoittautua silti budjettiystävälliseksi, kun maksat palveluntarjoajalle laskukohtaisesti.

2. Ennakkomaksualennukset

Ostoreskontorin ulkoistaminen voi tehostaa AP-prosessejasi virtaviivaistamalla toimittajalaskuja ja maksuja. Tämä voi auttaa välttämään kaksinkertaiset maksut tai jääneet laskut. Koska kaikki on järjestetty, voit myös suorittaa myyjälaskujen ennakkomaksuja saadaksesi parempia alennuksia.

3. Parempi tehokkuus ja tuottavuus

AP-prosessien ulkoistaminen voi auttaa nopeuttamaan laskujen käsittelyä. Ostovelkapalveluita tarjoavat yritykset keskittyvät vain AP-prosesseihisi; saada työ valmiiksi nopeammin ja tarkemmin. Kun AP-prosessit huolehditaan, työntekijäsi voivat keskittyä arvokkaampiin tehtäviin ja parantaa tehokkuutta, mikä parantaa kokonaistuottavuutta.

4. Vähemmän virheitä ja parempi petostentorjunta

Laskujen virtaviivaistamisen lisäksi ostoreskontraulkoistusyritykset vähentävät myös laskujen virheitä. Suorittamalla asianmukaisia ​​tarkistuksia ja validointeja he voivat tunnistaa laskujen virheet ja estää vääriä maksuja. AP-asiantuntijoiden ja kehittyneen teknologian käyttö auttaa heitä tunnistamaan riskejä ja vähentämään niiden esiintymistä petos.

5. Ammattitaitoiset resurssit ja uusin teknologia

Ostoreskontraulkoistusyritykset käyttävät AP-prosessien optimointiin ammattilaisia, jotka tuntevat uusimmat työkalut tai ohjelmistot. Tämä tarkoittaa, että yrityksesi saa voimansa viimeisimmästä teknologiasta ja erittäin tarkoista työkaluista ilman, että sinun tarvitsee investoida niihin.

6. Jatkuva seuranta

Monet ostoreskontraen ulkoistamisyritykset toimivat paikan päällä, mutta käyttävät modernisoitua tekniikkaa, jota voidaan seurata joka vaiheessa. Automaattisen seurannan ansiosta yritykset voivat saada reaaliaikaisen pääsyn ja tietoa tiliveloitusprosesseistaan.

7. Ei pulaa työvoimasta

AP-prosessit voivat moninkertaistua ja kuormittaa liiketoimintaa, jos ne keskeytyvät työntekijän poissaolon vuoksi. Ulkoistamispalveluntarjoajilla on riittävästi työvoimaa (ja vararyhmiä) AP-prosessien hallintaan.

Ostovelkojen ulkoistamisen haitat

Vaikka ostovelkojen ulkoistaminen voi tuntua ongelmattomalta, yritys voi silti kohdata joitakin ongelmia ulkoistamisen yhteydessä. Alla on lueteltu joitain haittoja, joita AP-ulkoistaminen voi aiheuttaa.

1. Error-validation

Ulkoistavat yritykset eivät välttämättä aina ole läpinäkyviä AP-prosessien käsittelyssä. Huolimatta nykyaikaisen tekniikan käytöstä, virheitä tapahtuu edelleen. Nämä virheet saattavat usein jäädä huomaamatta. Myöskään AP-prosessejasi hoitavien yritysten ulkoistaminen ei välttämättä pysty toteuttamaan muutoksia prosesseissasi, mikä johtaa enemmän virheisiin tai uusiin työstöihin.

2. Vähemmän prosessinhallintaa

Mikä tahansa yritys, joka asioi ostoreskontorin parhaita käytäntöjä talon sisäisellä valvonnalla on varmasti enemmän prosessejaan. Hätätilanteet voidaan priorisoida ja käsitellä välittömästi suorilla hyväksynnöillä. Kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa sinun on pelattava heidän ehdoillaan ja ajoituksillaan. Ne saattavat sijaita kaukana ja prosessien läpinäkyvyyden puute voi tulla vakavaksi ongelmaksi.

3. Monistamiseen liittyvät ongelmat

Monet ostovelkaa ulkoistavat yritykset laskuttavat laskukohtaisesti. Siksi, jos yrityksesi jakaa päällekkäisiä laskuja, joudut myös maksamaan siitä. Jos ulkoistajilla ei ole mahdollisuutta havaita päällekkäisiä laskuja, yritykselle aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia.

4. Vähemmän joustavia

Ostoreskontraulkoistusyrityksellä voi olla tiettyjä ehtoja, jotka eivät välttämättä tee työnteosta joustavaa yrityksellesi. Jos sopimus myyjän kanssa ei kata poikkeuksia käsittelyssä, yrityksesi on käsiteltävä se erikseen. Tämä voi johtaa monimutkaisempaan, uudelleenkäsittelyyn ja epämukavuuteen.

5. Yliriippuvuus

Mahdollisuus siirtää tärkeitä AP-vastuita voi olla hyvä, mutta se maksaa. Tosiasia on, että tulet vahvasti riippuvaiseksi ulkoistamispalveluntarjoajasta ostoreskontrapalveluissa, joihin liittyy elintärkeitä tapahtumia. Joten jos palveluntarjoaja kohtaa haasteita, kuten tietoturvaloukkauksia tai jopa konkurssin, yrityksesi prosessit voivat pysähtyä äkillisesti.

6. Tietosuoja- ja turvallisuusongelmat

Yritysten tulee muistaa, että ne menettävät yksityisyytensä, kun ne luovuttavat taloudellisia tietoja ja tarjoavat pääsyn arkaluontoisiin tietoihin, kun he valitsevat AP-prosessien ulkoistamisen.

Yleensä tällaiset kolmannet osapuolet käyttävät sisäisiä palvelimia ja pilvitallennustilaa arkaluonteisten tietojen tallentamiseen. Vaikka se toimii keskitetysti molemmille osapuolille, tiedot ovat myös alttiita mahdollisille tietoturvaloukkauksille ja hakkeroille.

Ostoreskontraen ulkoistamispalveluntarjoajien arviointi

Miten voit valita oikeanlaisen ostoreskontorin ulkoistuspalvelun saadaksesi tarvittavat hyödyt? Seuraavassa on joitain ohjeita, joita voit noudattaa valitaksesi oikean tilille maksettavan ulkoistamisen:

• Tutustu AP-ulkoistusyritykseen: On hyvä käytäntö tutkia AP-ulkoistusyritystä ennen kumppanuutta heidän kanssaan. Suosittelujen, käyttäjien arvostelujen tai palautteen kautta saadut tiedot voivat korostaa toimittajan suorituskykyhistoriaa. Aiempien projektien tarkastelu voi antaa käsityksen siitä, kuinka he käsittelevät asiakkaita, heidän prosessejaan jne.
• Keskustele sisäisesti: Sisäinen keskustelu johdon ja henkilökunnan kanssa ennen AP-prosessien luovuttamista ulkoistuspalveluntarjoajalle voi auttaa saamaan selvyyttä täytettävistä vaatimuksista ja mahdollisista haasteista. Tehokkuus lisääntyy ja virheet vähenevät, kun yritys, sen toimittajat ja ulkoistustoimittaja ovat kaikki samalla sivulla.
• Tarkista tietosuoja- ja turvallisuustoimenpiteet: AP-ulkoistusyritykset voivat jopa sijaita toisessa maassa. Ennen kuin annat ulkoistamisyritysten ottaa AP-prosessiesi ohjat haltuunsa, tarkista niiden turvatoimenpiteet ja kuinka ne ylläpitävät taloustietojesi yksityisyyttä. Tämä voi auttaa arvioimaan asiaan liittyviä riskejä ja käytössä olevia turvatoimenpiteitä tietoturvaloukkausten estämiseksi.

Ostoreskontraen ulkoistuspalvelut

Ostovelkojen ulkoistamisesta on tullut suosittu liiketoimintakäytäntö monille yrityksille, joilla ei ole kykyä ja keinoja käsitellä kasvavia AP-prosessejaan. Monet ulkoistavat yritykset tarjoavat laajan valikoiman palveluita.

Yleisimmät ulkoistettavat AP-prosessit ovat ostotilaus or laskun sovitus (0r 3-suuntainen sovitus), laskujen automatisointi, ristiriitojen ratkaisu ja tukiaseman hallinta. Yritys voi valita, mitä se haluaa ulkoistaa riippuen työn laajuudesta ja budjetista.

Yhteenveto

Ostoreskontorin ulkoistaminen on kätevä ratkaisu yrityksille tehdä AP-prosesseistaan ​​tehokkaita ja kustannustehokkaita. Yhä useammat yritykset luottavat AP-ulkoistaviin yrityksiin AP-prosessiensa uudelleensuunnittelussa ja virtaviivaistamisessa huolimatta lievistä hikkauksista matkan varrella. Palkkaaminen, automaatio tai ulkoistaminen on valinta, jonka yritykset voivat tehdä keinojensa, aikansa ja kykyjensä mukaan varmistaakseen sujuvammat AP-prosessit ja paremman liiketoiminnan tehokkuuden.