Avez-vous parfois l'impression de manquer de temps ou de vous noyer sous la paperasse ?
Si tel est le cas, tu n'es pas seul. La plupart des professionnels conviennent que la gestion manuelle des documents prend beaucoup de temps. Le journal d'aujourd'hui gestion de documents et les méthodes de classement sont coûteuses, inutiles et souvent inefficaces. Selon les faits,
- Les usages nord-américains ordinaires 504.84 livres de papier chaque année.
- Le dépôt d'un document coûte $20, retrouver un document perdu coûte 120 $ et reproduire un document coûte 220 $.
Cependant, il doit y avoir une meilleure approche dans le monde trépidant d'aujourd'hui. Il y a automatisation de document logiciel, heureusement.
Nous en apprendrons plus sur les 11 meilleurs logiciels d'automatisation de documents dans les paragraphes suivants pour savoir comment ils peuvent vous aider à gagner des heures de votre temps.
Au cas où vous seriez pressé, nanonets est notre premier choix en tant que plateforme d'automatisation de documents, suivi par Adobe et Documate. Voici un aperçu de la comparaison.
Les 10 meilleurs logiciels d'automatisation de documents en 2023
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de documents ?
Automatisation des documents logiciel vous aide à gagner du temps en rationalisant les procédures de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent générer, modifier, éditer et gérer des documents basés sur divers points de données à l'aide de ce type de logiciel.
Son utilisation facilite la création de modèles dynamiques et modifiables pouvant être utilisés pour créer des documents couramment utilisés. Vous pouvez produire rapidement une large gamme de documents, notamment des contrats, des offres, des formulaires, des propositions, etc., à l'aide d'un logiciel d'automatisation de documents.
Les 11 meilleurs logiciels d'automatisation de documents pour votre entreprise.
1. nanonets [Commencer votre essai gratuit]
nanonets est un document sans code plate-forme d'automatisation. Les nanonets peuvent automatiser tous les aspects des processus documentaires, de capture de document, vérification des documents, workflows d'approbation, gestion des incidents, stockage de documents, etc.
Les utilisateurs peuvent utiliser les nanonets pour automatiser saisie manuelle des données à partir de documents et améliorer les vitesses de traitement des documents. Les nanonets peuvent être intégrés à plus de 5000 logiciels en quelques minutes.
Nanonets a une avancée API OCR qui détecte les types de documents, extrait les informations pertinentes des documents et numérise les documents en quelques minutes. En utilisant les flux de travail Nanonets, vous pouvez automatiser n'importe quel processus comme l'intégration des clients, Vérification d'identité, processus de facturation, compte à payer, et plus encore en un clic.
Nanonets a plusieurs modèles à automatiser documenter les processus, mais vous pouvez également créer votre propre modèle d'IA en moins de 15 minutes.
Avantages
- Capturez facilement des documents à partir de sources de données telles que Gmail, Drive, Outlook, etc.
- Extraire des données de documents avec une précision >95 %
- API OCR avancée
- Interface facile à utiliser
- Plateforme sans code
- Automatisez n'importe quel processus avec des workflows
- Créer des fonctions logiques complexes pour vérifier les documents
- Modèles et options de personnalisation faciles
- Large choix d'intégrations
- Contrôle d'accès basé sur les rôles
- audit Trail journaux
- Tarification transparente – vérifier les plans tarifaires
- Assistance 24 × 7
Inconvénients
- Aucune option de génération de document - Peut être intégré à Microsoft Word pour saisir directement des documents
- Ne peut pas être utilisé pour la signature électronique - Peut être intégré à d'autres logiciels de signature électronique
- Aucune application mobile
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2. PandaDoc
PandaDoc est un logiciel d'automatisation de documents spécialement conçu pour rationaliser le processus de vente. Il permet aux utilisateurs de créer, réviser et signer facilement des propositions, des devis et des contrats. Son éditeur par glisser-déposer, ses téléchargements en un clic et une collection de modèles bien conçus simplifient la création de nouveaux documents.
De plus, le logiciel permet aux utilisateurs de surveiller l'interaction des clients avec les documents envoyés et de recevoir des notifications en temps réel pour toute attention nécessaire. Cependant, il peut ne pas convenir aux besoins d'automatisation des documents en dehors du processus de vente, et le prix de départ du logiciel est de 19 $ par utilisateur et par mois. Des fonctionnalités de flux de travail de documents plus avancées ne sont disponibles que sur les plans Business et Enterprise qui commencent à partir de 59 $/utilisateur/mois.
Avantages:
- Interface utilisateur propre et simple à comprendre
- Modèles préchargés disponibles
- Facilité d’utilisation
- Large choix d'options d'intégration
- Suit le nombre de fois qu'un prospect lit un devis
- Permet d'ajouter d'autres champs et d'autres informations
- Signature électronique
- hautement personnalisable
- Rapports fluides sur les performances des utilisateurs et le contenu
Inconvénients:
- Mauvaise intégration avec les CRM
- Prix élevés pour les fonctionnalités d'automatisation et grande taille d'équipe
- L'interface utilisateur peut être écrasante au début
- Les champs de texte sont difficiles à modifier
- Dispositions de menu déroutantes avec beaucoup d'images et d'options dans chaque option de menu
- Difficulté à nommer les formulaires
- Plusieurs utilisateurs sont requis
- La fonctionnalité de déplacement des tuiles dans les modèles peut être améliorée
- Plus de tutoriels seraient utiles
- Difficile de modifier les processus documentaires
- Pas de logique conditionnelle sur les formulaires
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3. Éditeur Jotform PDF
Jotform peut rendre vos documents jolis et professionnels en utilisant son édition par glisser-déposer et plus de 1,200 XNUMX modèles prédéfinis que vous pouvez modifier pour correspondre à votre entreprise. Même si Jotform est encore nouveau dans la création de documents, cela peut être utile pour les grandes entreprises qui souhaitent mettre des formulaires sur leurs sites Web afin d'obtenir des informations auprès des clients.
Avantages d'utiliser Jotform
- Tableaux faciles à comprendre
- Permet aux clients de choisir le bon produit en fonction d'un ensemble de questions
- Pas de frais d'installation
- Version gratuite/freemium
- Suivi des réponses
- Résultats en temps réel
- Meilleur pour traitement de formulaire
Inconvénients de l'utilisation de Jotform
- Lenteur intermittente
- Bouton de désactivation de la sauvegarde non automatique
- Problèmes de synchronisation des informations entre l'application pour smartphone et le Web
- De légères améliorations sont nécessaires pour la facilité d'utilisation
- Pas forcément intuitif pour la plupart des utilisateurs
- Mauvais alignement du téléchargement de PDF
- Les options d'exportation vers Excel devraient être conçues de manière plus intelligente.
- L'édition d'e-mails pourrait être améliorée avec une plus large sélection de modèles.
- Le filigrane massif au bas du formulaire
- Les champs de table ne peuvent être mis à jour qu'à partir de formulaires, et non l'inverse
- Le service client par téléphone et l'assistance par chat peuvent être améliorés
- Tarification cachée
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4. Documenter
Documate est un outil convivial et sans code logiciel de gestion de documents juridiques. Il permet aux utilisateurs de concevoir des formulaires en ligne uniques qui remplissent automatiquement des documents Word ou PDF avec des données.
Pour aider les organisations caritatives d'aide juridique à créer des processus orientés client, une équipe d'avocats et de technologues a créé Documate au début. Bien que les avocats semblent être les principaux clients du logiciel, toute entreprise peut produire des documents en utilisant les installations simples de Documate. Le prix de départ est de 99 $ par mois avec une limitation de dix flux de travail.
Avantages de l'utilisation de Documate
- Bon travail multiplateforme comme Windows et Mac
- Plus de contrôle sur nos données
- Questionnaires facilement personnalisables
- Génère des accords et des listes de prix
- Réduit l'erreur humaine
Inconvénients de l'utilisation de Documate
- Fonctionnalités de base de la gestion des documents
- Pas toutes les fonctionnalités du niveau initial
- Cher pour plus de fonctionnalités
- Pas de services de conseil / d'intégration premium
- Long processus de mise en œuvre
- L'insertion du code nécessite un dépannage
- Moins de couleurs et de thèmes de conception
- Destiné aux avocats
- Bon pour les petites entreprises
- Pas un grand ROC juridique moteur
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5. Modèle
Templafy est une plate-forme qui aide les grandes entreprises à gérer, mettre à jour et partager des informations et des documents importants dans toute l'entreprise. Les responsables et les équipes de conformité peuvent contrôler les informations utilisées en s'assurant que seules les informations approuvées sont utilisées en définissant des autorisations.
Les employés peuvent utiliser Templafy pour créer facilement des documents importants tels que des contrats, des propositions et des supports de vente à l'aide des outils de leur logiciel de traitement de texte. Templafy convient parfaitement aux grandes entreprises comptant au moins 50 utilisateurs.
Avantages de l'utilisation de Templafy
- Interface utilisateur simple pour faire des choix et voir les résultats
- Il met le pouvoir de personnalisation entre les mains de l'utilisateur
- Configuration rapide et puissant
- Excellent support client
- Une plus grande productivité
Inconvénients de l'utilisation de Templafy
- Interface utilisateur Web et indépendance vis-à-vis des logiciels Microsoft
- Le logiciel avait autrefois des difficultés avec la double authentification pour certains utilisateurs.
- Pour le moment, le logiciel ne permet pas le partage de liens profonds.
- Il n'y a actuellement aucune version pour smartphone disponible.
- Orienté vers la génération de documents plutôt que vers l'automatisation du processus documentaire
- Cher pour les petites entreprises
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6. Conga
Conga Composer peut être votre réponse si votre équipe de vente recherche un logiciel d'automatisation de documents à utiliser avec Salesforce. Conga développe des solutions Salesforce natives qui intégrer les données Salesforce avec des processus et une génération automatisée de documents.
Conga propose également une variété de fonctionnalités supplémentaires liées à Salesforce applications de gestion de documents. Vous devez entrer en contact avec l'entreprise pour un devis puisque la tarification est faite sur une base personnalisée.
Avantages de l'utilisation de Conga
- Prend en charge plusieurs utilisateurs
- Intégration Salesforce
- Signatures électroniques
- Transparence des modifications entre les membres de l'équipe
- Les clients peuvent signer assez rapidement les accords
- Extrait facilement toutes les informations de devis
Inconvénients de l'utilisation de Conga
- L'interface utilisateur peut être plus interactive
- Il continue d'utiliser des pages VF obsolètes.
- Le flux du générateur de modèles peut être amélioré
- La maintenance de la certification est relativement difficile
- Configuration complexe - Il faut une formation et une expérience pratique pour configurer cela de manière indépendante.
- Il est difficile de répliquer des contrats à l'aide de la fonctionnalité parent.
- Certains paramètres de composition ne peuvent pas être ajoutés directement à partir du générateur de solutions.
- Signaler des erreurs
- Salesforce Lightning ne prend pas en charge toutes les fonctionnalités du produit
- Le formatage est inadéquat
- Parfois, il peut être difficile de fusionner des champs pour des photos ou des signatures.
Utilisez un logiciel d'automatisation de documents qui s'intègre à tous les logiciels et tient toutes ses promesses. Rejoignez 10,000 XNUMX utilisateurs dans l'automatisation des documents sur les nanonets.
7. Pivert
Les cabinets d'avocats petits et indépendants à la recherche d'un logiciel d'automatisation de documents essentiel adapté à leurs besoins aimeraient ce complément Microsoft Word. Les utilisateurs peuvent créer des modèles et automatiser les processus de production de documents avec Woodpecker, le tout depuis Word.
Les utilisateurs peuvent optimiser leur documenter les processus avec plus de 2,000 39 connexions logicielles utilisant l'API ouverte de Zapier et Woodpecker. Les coûts commencent à XNUMX $ par mois (pour un plan annuel) avec des limites
Avantages de l'utilisation de Woodpecker
- Accélère la rédaction de documents juridiques
- Intégration avec Microsoft word
- Facile à ajouter des variables via la barre latérale
- Bon pour l'assemblage de documents
Inconvénients de l'utilisation de Woodpecker
- Destiné aux utilisateurs du droit
- Interface utilisateur maladroite
- Il a une courbe d'apprentissage - pas assez intuitive
- Pas exactement l'automatisation des documents - plutôt vers la génération et la création de modèles de documents
8. Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat vous permet de créer, modifier, convertir, partager, signer et fusionner facilement des documents avec Acrobat depuis la plate-forme Adobe. En conséquence, vous pouvez créer des expériences numériques fluides qui facilitent la collaboration et la communication de votre équipe depuis n'importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu.
L'automatisation des documents Adobe permet aux organisations de créer des documents PDF aux formats Word, Page ou PPT. Avec l'API de génération de documents, vous pouvez insérer du code dans votre document Word pour créer automatiquement des factures ou tout autre document PDF ou Word.
Avantages de l'utilisation d'Adobe
- Interface utilisateur intuitive
- Créer automatiquement des documents PDF à l'aide d'un modèle
- Protection par mot de passe pour une sécurité renforcée
- Capacité vocale audio
Inconvénients de l'utilisation d'Adobe
- Cher par rapport à d'autres outils
- La version gratuite manque de fonctionnalités de base
- L'API OCR ne capture pas parfaitement le texte.
- Manque d'intégrations
- Vous ne pouvez pas ajouter plusieurs signatures à un même document
- Temps de chargement plus long
- Pour automatiser, vous devez utiliser la version Adobe Pro Wizard
- Impossible d'automatiser les processus de document comme approbations ou vérification.
Vous recherchez de meilleures alternatives d'automatisation de documents ? Essayez les nanonets. Commencer un essai gratuit or obtenez une visite gratuite du produit.
9. BRYTER
Des équipes d'experts comme Juridique et Conformité peuvent rendre leur expertise numériquement accessible en utilisant Bryter.
La plate-forme sans code de Bryter peut générer des documents et utiliser des workflows de documents pour automatiser les processus de documents. Bryter peut créer des applications numériques sans écrire une seule ligne de code. Bryter s'efforce de permettre la numérisation dans les organisations avec des applications simples mais puissantes. Aucune information sur les prix n'est fournie.
Avantages de l'utilisation de Bryter
- Pas de plate-forme de code
- Modèles préexistants pour l'automatisation des documents
- Visualisation avancée des données
Inconvénients de l'utilisation de Bryter
- Conception spéculative
- Les efforts nécessaires pour le faire fonctionner
- Orienté vers la génération de contrats
- Difficile à mettre en place
- Les modèles ne sont pas très intuitifs à utiliser
- Manque de fonctionnalités d'accessibilité
10. XaitPorter
XaitPorter comprend un flux de travail intégré basé sur une base de données pour faciliter la réutilisation des informations et gère automatiquement le formatage, la mise en page et la numérotation. Les appels d'offres, les contrats, les demandes de licence, les plans de développement sur le terrain, les rapports utiles, les rapports annuels et de nombreux autres documents peuvent être automatisés avec XaitPorter.
Le formatage, la mise en page et la numérotation sont tous pris en charge automatiquement. XaitPorter garantit que nos clients peuvent gérer, conserver et utiliser leur matériel plus efficacement car il est basé sur une base de données.
Avantages de l'utilisation de Xait
- Automatise la génération de documents et la création de PDF
- Peut utiliser des workflows pour automatiser la création de documents
- possibilité d'archiver les appels d'offres précédents
- Simple à utiliser
- Améliore la collaboration et la co-création de documents
Inconvénients de l'utilisation de Xait
- Orienté vers la co-création de documents
- Aucune fonctionnalité avancée d'automatisation du traitement des documents
- Aucun prix fourni
- La nouvelle version a des bogues dans la compréhension des tableaux
- L'importation de mots n'est pas exempte de bogues
- L'interface utilisateur peut être meilleure
- Les tableaux de bord sont difficiles à comprendre
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La sélection de la meilleure plate-forme d'automatisation des documents peut être essentielle pour réussir la mise en œuvre de l'automatisation dans toute l'organisation. Trouvez le bon système flexible et personnalisable qui répond à vos besoins. Avec autant de fournisseurs sur le marché, cette décision nécessite beaucoup de recherche. Mais ne vous inquiétez pas. Nous sommes ici pour simplifier le processus de sélection des fournisseurs d'automatisation des documents.
Évaluez les fournisseurs en fonction des critères suivants et trouvez la meilleure solution.
- Type de document
- Précision des modèles OCR
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- Automatisation du workflow
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FAQ
Quels sont les avantages d'utiliser une plateforme d'automatisation de documents ?
Réduisez les erreurs manuelles et gagnez du temps
Un logiciel d'automatisation de documents permet de gagner du temps en automatisant diverses opérations répétitives, telles que l'ajout d'en-têtes, de numéros de page et de tableaux, et le formatage, comme la taille de la police et la mise en page. La préparation manuelle de documents en quantités importantes contribue également à réduire le risque d'erreurs humaines.
Les nanonets peuvent gagner plus de 90 % du temps en automatisant les processus manuels. Voyez comment vous pouvez également gagner du temps.
Améliorer et standardiser les processus papier
Un logiciel d'automatisation de documents facilite la génération de documents conformes à l'image de marque de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent créer et enregistrer des modèles avec les caractéristiques de texte habituelles (type, taille de police, couleur et nom de fichier), un logo d'entreprise et des informations de contact. Le programme vous donne un contrôle total sur l'image de marque lors de la distribution de documents commerciaux destinés aux clients.
Cohérence visuelle
Pour conserver une forte présence de marque et un professionnalisme (identité d'entreprise), vous avez besoin que tous vos papiers aient la même apparence, en utilisant partout le même logo, la même police, la même taille et les mêmes couleurs. Toutes vos publications peuvent intégrer cette uniformité esthétique.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de documents ?
Un logiciel d'automatisation de documents est un logiciel qui automatise tous les aspects du cycle de vie des documents, comme la génération de documents, la collaboration, l'extraction de données, le stockage, etc. Cela peut inclure la fusion de champs de données dans des modèles, la génération de documents basés sur les données d'entrée et la rationalisation du document workflow d'approbation procédés.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus documentaires ?
Documents l'automatisation des processus utilise la technologie pour rationaliser la création, le traitement, le stockage et gestion de documents À l'échelle. Cela inclut l'automatisation des tâches manuelles telles que la saisie de données, l'acheminement des documents pour approbation et la génération de rapports.
Comment automatiser un document ?
Vous pouvez facilement automatiser un document à l'aide d'une plate-forme d'automatisation de documents telle que Nanonets. UN système de gestion de flux de travail peut acheminer les documents entrants dans le logiciel, extraire des données et approuver, classer et indexer des documents avant de les stocker dans un stockage cloud sécurisé.
Comment automatiser un fichier PDF ?
Oui, il est possible d'automatiser un fichier PDF à l'aide d'un outil d'automatisation de documents avec un logiciel OCR. Vous pouvez extraire le texte des documents PDF et utilisez-les comme déclencheurs pour effectuer l'automatisation de tâches telles que la saisie de données, la transformation de données, classement des documentset archivage de documents.
Vous pouvez également utiliser un logiciel d'automatisation PDF qui fournit des fonctionnalités telles que l'extraction, la validation, le fractionnement, la fusion et l'annotation de données pour les PDF.
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Logiciel d'automatisation comptable
Logiciel de gestion de flux de travail
Outils d'extraction de données
10 janvier 2023 : Le blog a été mis à jour le 10 janvier 2023 avec un contenu frais et pertinent. Le blog a été initialement publié le 12 juillet 2022.
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