Un guide complet des analyseurs d'e-mails

infos quatre-vingt pourcent des petites et moyennes entreprises utilisent le marketing par e-mail pour attirer de nouveaux clients et conserver ceux qu'ils ont déjà.

Le courrier électronique est un élément essentiel des opérations commerciales modernes. Les e-mails contiennent souvent des informations de contact client, des confirmations de commande client, des demandes de paiement fournisseur, des demandes de prospect et des données commerciales cruciales similaires.

Les analyseurs d'e-mails peuvent aider les organisations à extraire et à exploiter toutes les données contenues dans leurs e-mails et pièces jointes.

Qu'est-ce qu'un analyseur d'e-mails ?

Un analyseur d'e-mails est un outil utilisé pour récolter des informations sur les e-mails entrants. Les données peuvent être extraites de l'en-tête et du contenu de l'e-mail à l'aide d'une API d'analyse du courrier. De plus, il peut extraire des données directement à partir des pièces jointes d'e-mails telles que des fichiers PDF, des fichiers CSV, des images et d'autres types de documents.

Les analyseurs d'e-mails peuvent être programmés pour extraire des champs de données particuliers des nouveaux messages. L'utilisateur peut transformer les données de courrier électronique non structurées en données structurées, faciles à intégrer dans un logiciel CRM ou ERP. L’analyse des e-mails élimine ainsi la saisie manuelle inutile des données.

L'analyse des e-mails ressemble-t-elle au Web Scraping ?

L'analyse des e-mails est similaire au grattage Web. Alors que les scrapers Web collectent généralement des données à partir de sites Web HTML, les analyseurs d'e-mails extraient uniquement les données des en-têtes, des corps et des pièces jointes des e-mails.

Un logiciel d'analyse d'e-mails recherche des phrases et des mots-clés particuliers dans un e-mail.

Les analyseurs d'e-mails peuvent récupérer directement des e-mails pour votre boîte de réception. Alternativement, ils fournissent également un identifiant de messagerie dédié vers lequel tous vos e-mails peuvent être automatiquement transférés.

L'outil d'analyse des e-mails reconnaîtra et extraira alors automatiquement les champs de données des e-mails, en fonction des règles d'analyse définies par l'utilisateur. La plupart des analyseurs d'e-mails permettent aux utilisateurs de configurer des règles d'analyse personnalisées, dans une simple interface utilisateur sans code.

Pourquoi l'analyse des e-mails est-elle importante ?

Un logiciel d'analyse d'e-mails contribue à améliorer la productivité des entreprises qui reçoivent et analysent des e-mails quotidiennement. Les employés peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Au lieu de parcourir plusieurs e-mails pour extraire de petites informations une par une.

L'analyse automatisée des e-mails est beaucoup plus précise que la saisie manuelle des données et peut être utilisée pour configurer des flux de travail. Par exemple, des règles d'analyse peuvent être configurées pour mettre en évidence les champs de données avec une faible fiabilité d'analyse, qui peuvent être envoyés pour examen manuel.

L'analyse des e-mails peut ainsi éliminer la saisie manuelle des données et garantir un examen manuel minimal.

Avantages de l'analyse des e-mails

L'analyse des e-mails offre des avantages significatifs aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. En voici quelques uns:

Gagner du temps et de l'argent

Comme mentionné ci-dessus, les analyseurs d'e-mails peuvent éliminer beaucoup de travail manuel inutile. Cela aide le personnel à se concentrer sur d'autres tâches de grande valeur qui peuvent avoir un impact direct sur les résultats de l'entreprise.

L'analyse des e-mails peut également réduire les délais en garantissant que les données sont envoyées presque immédiatement aux applications métier en aval.

Automatisation des flux de travail

Les analyseurs d'e-mails récupèrent automatiquement les champs de données d'intérêt dans les e-mails. Les données extraites peuvent ensuite être modifiées dans n'importe quel format préféré. Et enfin, les données peuvent être importées dans n'importe quel logiciel en aval tel qu'un CRM, un ERP ou un logiciel de comptabilité.

L'ensemble de ce processus peut être configuré comme un flux de travail automatisé sans intervention.

Améliorer la qualité du travail

Lorsque moins d'efforts sont consacrés aux opérations manuelles, les erreurs de saisie de données diminuent considérablement. Imaginez passer par des centaines d'e-mails pour extraire des informations - c'est juste beaucoup de données à gérer manuellement !

La précision est assurée lors de l'utilisation d'un analyseur de courrier électronique pour automatiser l'extraction des données. L'analyse des e-mails peut être facilement mise à l'échelle sans compromettre la qualité et la précision de l'extraction des données.

Cas d'utilisation populaires de l'analyse des e-mails

Pratiquement tous les e-mails peuvent être analysés pour extraire des données précieuses. Les documents commerciaux et les mises à jour des transactions sont souvent envoyés par e-mail et contiennent des données importantes.

Voici quelques cas d'utilisation courants de l'analyse des e-mails :

Les demandes d'achat, les bons de commande, les factures, les relevés bancaires et autres documents sont souvent envoyés par e-mail sous forme de pièces jointes. Avec les analyseurs d'e-mails, vous pouvez automatiquement classer/catégoriser chaque e-mail ou pièce jointe et l'envoyer à un analyseur approprié pour un traitement ultérieur.

Imaginez recevoir un bon de commande par e-mail et facturer automatiquement le client ! Ou en extrayant automatiquement les données des reçus de paiement joints et en les alimentant dans votre logiciel de comptabilité.

Gestion et enrichissement des leads

Les entreprises ont souvent des prospects qui les contactent par e-mail. Ces e-mails contiennent les coordonnées du prospect et d'autres informations pertinentes pour les équipes commerciales et marketing. Un analyseur d'e-mails peut extraire automatiquement les informations sur les prospects et mettre à jour les données dans un CRM comme Salesforce ou Hubspot.

Les équipes marketing peuvent ensuite cibler ces prospects avec une portée pertinente. Ou les équipes de vente peuvent qualifier davantage ces prospects en envoyant un devis ou en sautant sur un appel.

Automatisation des processus de commerce électronique

Chaque achat en ligne déclenche une série d'e-mails contenant des informations sur la commande, des factures et des mises à jour.

Les API d'analyse des e-mails peuvent aider les sites de commerce électronique à optimiser le traitement des commandes, l'expédition et le suivi des clients.

Comment automatiser l'analyse des e-mails avec les nanonets

Voici les étapes à suivre pour configurer un flux de travail automatisé d'analyse des e-mails avec Nanonets :

Créez un compte

Inscription pour démarrer avec les Nanonets.

Créer un analyseur d'e-mails personnalisé

Téléchargez quelques exemples de fichiers et marquez les champs que vous souhaitez extraire. L'IA apprendra à identifier vos domaines d'intérêt en fonction des exemples que vous montrez - plus il y en a, mieux c'est.

Les captures d'écran des e-mails feront très bien l'affaire. Testez l'extracteur personnalisé avec de nouveaux fichiers pour voir comment cela fonctionne.

Notez que Nanonets propose des extracteurs prêts à l'emploi pour les types de documents courants pouvant être joints en pièces jointes, notamment les factures, les bons de commande, les reçus, etc.

Définir la ou les sources

Si les e-mails sont votre source principale, configurez une adresse de réception Nanonets et transférez automatiquement tous les e-mails pertinents vers cet identifiant de messagerie.

Vous pouvez également mettre en place une importation automatique de fichiers depuis un stockage cloud, des bases de données ou vous connecter via une API.

Configurer le flux de travail

Créez l'ensemble du flux de travail en connectant la source à l'extracteur de données personnalisé que vous avez créé. Vous pouvez également définir des règles d'analyse pour traiter les données extraites dans un format de sortie approprié.

Définissez enfin la destination vers laquelle vous souhaitez exporter les données affinées. Vous pouvez exporter les données directement dans un logiciel CRM ou ERP via l'API de Nanonets.