Dans tous les secteurs, les organisations publient régulièrement de plus en plus de contenu en ligne.
Cela est devenu encore plus important après la pandémie, alors que la communauté mondiale s'est déplacée en ligne pour surmonter les limitations physiques imposées par le verrouillage.
Les sites Web sont utilisés pour vendre des produits et des services aux clients, pour publier et partager du matériel de vente et de marketing et, des petites entreprises aux gouvernements des États, comme principal canal de communication avec les membres du grand public.
La prolifération du contenu numérique présente un nouvel ensemble de défis. Les sociétés financières, par exemple, doivent remplir une série d'obligations de conformité afin d'utiliser les canaux numériques (y compris les sites Web) pour faire de la publicité auprès des clients. Ailleurs, les organisations peuvent avoir besoin de conserver des enregistrements du contenu de leur site Web à des fins de résolution des litiges, et d'autres peuvent souhaiter conserver les pages du site Web simplement pour leur importance culturelle ou historique, en tant que dossier public ou comme point de référence pour de futures campagnes de marketing. .
L'archivage de sites Web est le seul moyen de conserver le contenu d'un site Web sous une forme qui permet de le revisiter tel qu'il était à un moment donné. C'est le seul moyen de créer et de maintenir une version stable, horodatée, authentique et indépendante du contenu Web. Comme les archives sont indépendantes, elles sont complètement séparées de l'architecture originale du site Web et n'incluront que les éléments qui étaient en direct au moment de l'archivage, créant une itération aussi proche que possible de sa forme originale.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation devrait archiver son site Web, mais dans tous les cas, elle doit s'assurer que ses archives sont complètes, sécurisées et légalement recevables.
Dans ce guide, nous examinons certains des défis spécifiques liés à l'archivage de sites Web dans trois secteurs différents : les services financiers, le secteur public et les marques.
Les
Le rôle de l'archivage de sites Web
L'archivage de sites Web permet aux entreprises des secteurs financier, public et de la vente au détail de stocker des enregistrements immuables de leurs pages Web. Cela permet de garantir les éléments suivants :
1. Conformité
Les sociétés et entreprises réglementées du monde entier doivent enregistrer et conserver toutes les communications électroniques conformément aux règles MiFID II (UE), FCA (Royaume-Uni), SEC (États-Unis), ASIC (AU) et FINRA (États-Unis). MiFID II, par exemple, stipule que les communications électroniques enregistrées doivent être :
• ! – Une organisation doit connaître tous les types de communications électroniques qui sont utilisés et par qui. En plus de cela, ils doivent disposer d'un système et de processus conçus pour capturer et conserver tous les enregistrements de ces communications.
• Précis – Une organisation doit avoir pleinement confiance dans le contenu et les métadonnées des communications électroniques enregistrées qui peuvent démontrer les dates et heures exactes auxquelles tout s'est produit.
• Qualité Supérieure – Une organisation devrait être en mesure de reproduire des enregistrements de communications électroniques aussi proches que possible de leur « forme originale ».
La laisse se resserre à l'échelle mondiale. Depuis novembre 2022,
la règle de commercialisation de la SEC élargi la définition de ce qui constitue une « publicité » pour inclure le contenu du site Web, qui doit désormais être capturé et archivé dans son intégralité. Pendant ce temps, la Commission australienne des valeurs mobilières et des investissements (ASIC) a commencé à demander aux compagnies d'assurance des enregistrements des promesses de prix historiques sur les sites Web, et
infliger des amendes à ceux qui ne sont pas en mesure de les fournir.
2. Recevabilité légale
Les entreprises pourraient être tenues de fournir des preuves authentifiées des données électroniques lorsqu'elles sont en justice. Les enregistrements doivent démontrer que les données ont été stockées dans un format inaltérable et quand elles ont été archivées. Ces exigences sont couvertes par les règles et réglementations suivantes :
• Règles fédérales de la preuve (règle 901) – l'exigence d'authentification ou d'identification d'un élément de preuve.
• Code de bonnes pratiques sur la valeur probante et l'admissibilité légale des informations électroniques (BS 10008:2014) – garantir l'authenticité et l'intégrité des informations électroniques.
• Règle 17a-4 de la SEC – qui oblige les entreprises à archiver les communications commerciales électroniques dans un format non réinscriptible et non effaçable (WORM).
• Demandes de découverte électronique – l'archivage des données du site Web à des fins de règlement des litiges et d'eDiscovery peut aider à garantir que les enregistrements sont irréfutables et constituent une reproduction fidèle du contenu à ce moment-là.
3. Protection de la propriété intellectuelle et des actifs de la marque
Les marques sont clairement incitées à conserver un enregistrement à long terme de leur activité pour informer leurs futures campagnes. Cependant, à mesure que de plus en plus d'activités commerciales se déroulent en ligne, ils créeront et publieront en permanence de grandes quantités de contenu numérique à une vitesse qui peut être difficile à suivre. L'archivage du site Web peut être effectué régulièrement, et avec un stockage illimité dans le cloud et la possibilité d'archiver de grands ensembles de données, il peut garantir que rien de valeur n'est perdu.
4. Préservation des documents d'importance culturelle et historique
Les organisations du secteur public et les archivistes peuvent exiger la préservation du contenu du site Web culturellement important pour un accès instantané aux données historiques des archives publiques. L'archivage de sites Web est la solution idéale pour préserver ces grandes quantités de données et les stocker dans un format de fichier WORM inaltérable.
À qui profite l'archivage de sites Web ?
Services financiers
Le secteur des services financiers subit une pression constante pour adopter de nouveaux canaux en ligne s'il veut suivre l'évolution du paysage numérique. Cependant, ce faisant, leur utilisation de ces canaux doit être mise en balance avec une réglementation de conformité stricte de la part de la SEC, de l'ASIC, de la FINRA, etc.
Toute solution doit être en mesure de démontrer sa conformité à ces réglementations ainsi qu'à toute éventuelle souveraineté des données et aux exigences du RGPD.
Secteur publique
De nombreuses archives nationales, bibliothèques, gouvernements et universités archivent désormais les données des sites Web afin de préserver tous les documents d'importance culturelle et historique. Cela est principalement motivé par des lois telles que la
Loi britannique de 1958 sur les archives publiques et, plus récemment, le
Loi sur la liberté d'information 2000.
Alors que le secteur public entreprend de plus en plus d'activités en ligne, les organisations cherchent des moyens de faire évoluer leurs dispositions d'archivage de sites Web afin de tirer parti des nouvelles technologies telles que :
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Le nuage – Permettre un stockage efficace et flexible des grands ensembles de données.
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Indexation et recherche – Rendre les données utiles aux chercheurs, aux fonctionnaires, aux étudiants et aux membres du public (y compris les portails destinés au public tels que
Les Archives nationales du Royaume-Uni). -
La mise à jour du format de fichier ARC traditionnel vers la norme ISO
Format de fichier WARC, ce qui peut aider à stocker des documents nés numériques ou numérisés.
Marques
Les marques FMCG créent de plus en plus de contenu en ligne en plus des actifs de marque traditionnels. Ce contenu peut facilement être modifié, corrompu ou perdu sans planification ni prévoyance.
Garder une trace de l'activité de la marque en ligne et des communications avec les clients peut aider…
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Informer l'orientation future de la marque (grâce au suivi des performances)
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Inspirez les futures campagnes
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Assurez-vous que des enregistrements légalement admissibles de toutes les communications sont conservés, pour les cas de règlement des différends.
Comment archiver un site Web ?
Lorsqu'il s'agit d'archiver le contenu de votre site Web, il existe plusieurs façons de le faire. Des outils en ligne gratuits comme la Wayback Machine sont des options, mais obligent les utilisateurs à enregistrer manuellement chaque page individuellement. Ce n'est tout simplement pas faisable pour la majorité des entreprises étant donné la fréquence à laquelle les captures doivent avoir lieu pour satisfaire les régulateurs ; à savoir chaque fois qu'un changement est effectué.
Alors que certaines entreprises s'appuient sur les sauvegardes du système de gestion de contenu (CMS) à des fins de tenue de registres, il existe des différences majeures entre une sauvegarde et une archive.
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Signatures numériques et métadonnées : Plus important encore, les données extraites d'une sauvegarde CMS n'auront pas de signature numérique et ne seront donc pas authentifiables ou recevables devant un tribunal. De plus, les sauvegardes CMS ne permettent pas aux équipes juridiques d'exporter facilement un enregistrement avec toutes ses métadonnées cruciales.
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Recherche en texte intégral : les sauvegardes CMS ne fourniront pas de fonction de recherche en texte intégral. Les auditeurs peuvent demander des informations de toute urgence et à tout moment - lors de la capture manuelle de votre site, les quantités de données capturées peuvent rendre difficile la localisation rapide de données spécifiques.
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Stockage de données conforme : pour les industries réglementées avec des règles de tenue de registres spécifiques (comme le secteur public et les services financiers), une sauvegarde CMS ne répond pas aux exigences.
Alternativement, un service d'archivage de site Web automatisé permet aux entreprises de conserver un enregistrement complet du contenu de leur site Web, tout en soulageant le fardeau manuel et en garantissant l'admissibilité légale.
Peser vos options
À mesure que le paysage numérique s'étend, le niveau de réglementation suit le mouvement. Des organisations comme la SEC et l'ASIC ont récemment apporté des modifications importantes pour refléter notre dépendance croissante aux plateformes en ligne et la facilité avec laquelle des informations précieuses peuvent être perdues, compte tenu des quantités de données que nous rencontrons quotidiennement.
L'archivage de sites Web remplit tellement de fonctions pour tant de types d'organisations différentes qu'il est devenu une exigence fondamentale pour une proportion croissante d'entreprises modernes. Qu'il s'agisse de satisfaire les régulateurs, de conserver l'accumulation de production numérique de votre marque ou de préserver des informations d'importance culturelle et historique, cela s'applique aux industries du secteur public aux services financiers, aux marques de vente au détail et bien d'autres.
À mesure que les demandes d'archivage ont augmenté, certaines fonctionnalités sont devenues indispensables, qui sont presque toujours fournies par des fournisseurs de conformité tiers. La capture automatisée de sites Web permet aux entreprises d'explorer l'intégralité de leur site à des intervalles réguliers et prédéfinis et de capturer une version précise du site tel qu'il existait à ce moment-là, à chaque fois. La recherche en texte intégral réduit davantage la charge manuelle à un niveau gérable, si une page spécifique est demandée à des fins de litige. Pendant ce temps, si ces données ne sont pas stockées dans un format légalement admissible, l'ensemble du processus est sans valeur, du moins du point de vue de la conformité.
Avant de commencer le processus d'archivage, il est important de comprendre l'objectif qui le sous-tend et si votre équipe dispose des outils nécessaires pour le gérer elle-même. Ce n'est qu'alors que vous commencerez à déterminer la bonne approche à adopter du point de vue des ressources et qui est équipé pour vous aider à atteindre ces objectifs. Et si vos objectifs sont des obligations légales, il vous serait conseillé de pécher par excès de prudence dans une
climat réglementaire de plus en plus brutal.
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