Tout ce que vous devez savoir sur la gestion du cycle de vie des contrats

Republié par Platon

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Le marché mondial de la gestion du cycle de vie des contrats devrait représenter 845 millions de dollars américains en 2022, et atteindre environ 3 milliards de dollars américains d'ici 2032, avec un TCAC de 13.5% pendant la période de prévision.

Mais qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ? Et pourquoi en avez-vous besoin ?

La gestion du cycle de vie des contrats est le processus de création, de modification et de surveillance des contrats avant leur annulation ou leur expiration. La gestion du cycle de vie des contrats est cruciale pour que les entreprises restent conformes et protègent leurs intérêts.

Si vous êtes une grande entreprise, vous pouvez employer un service juridique interne. La plupart des petites et moyennes entreprises n'ont pas ce luxe et s'appuient donc sur des cabinets d'avocats pour la totalité (ou au moins une partie) de leurs besoins juridiques.

La relation est importante. Il est également complexe, avec divers termes, clauses et processus. La gestion du cycle de vie des contrats est la clé de ce type de relation.

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Qu'est-ce que le cycle de vie du contrat ?

Entre 55 % et 70 % des organisations NE DISPOSENT PAS de systèmes efficaces de gestion des contrats. Et cela devient délicat car toutes les grandes entreprises ont des milliers de contrats à un moment donné.

Étant donné que les contrats sont si répandus et que les grandes organisations ne les traitent pas efficacement, la gestion du cycle de vie des contrats est très pratique.

Le cycle de vie du contrat est le processus qui commence par le contact d'un client avec une agence et se termine par la livraison par l'agence de son produit final. Il comprend généralement les étapes suivantes :

Marketing et Ventes
Négociations précontractuelles
Préparation du contrat
Exécution du contrat
Gestion continue des contrats

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats?

La gestion du cycle de vie des contrats décrit les processus nécessaires pour gérer les contrats du début à la fin. La gestion du cycle de vie des contrats vise à garantir que les contrats sont gérés de manière efficace et efficiente tout au long de leur cycle de vie.

Les contrats peuvent être classés par durée, complexité et importance. Par exemple, un simple contrat de fourniture à faible risque de contentieux peut être traité différemment d'un contrat complexe à fort potentiel de contentieux.

Les gestionnaires de contrats doivent tenir compte de ces facteurs lors de l'élaboration de workflows pour chaque type de contrat utilisé.

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Pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est-elle importante ?

Les accords sont la base de toutes les relations commerciales. Ils définissent les rôles et les responsabilités de chaque partie et veillent à ce que chacun sache à quoi s'attendre de ses homologues.

L'entreprise Fortune 2000 moyenne compte environ 20,000 40,000 à XNUMX XNUMX contrats actifs n'importe quand
Les entreprises perdent 9.2 % de leur résultat net par une gestion contractuelle inefficace
D'ici 2023, 40 % des équipes d'I&O utiliseront l'automatisation augmentée par l'IA dans les grandes entreprises, ce qui se traduit par une productivité informatique plus élevée avec une plus grande agilité et évolutivité

Les contrats ne visent pas seulement à garantir que vous ne vous faites pas arnaquer ou arnaquer. Ils visent également à protéger les intérêts de votre entreprise et à s'assurer que toutes les personnes impliquées comprennent ce que l'on attend d'elles.

Cependant, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles la gestion du cycle de vie des contrats est importante pour les résultats de votre entreprise. En voici quelques uns:

Gagnez du temps

Si vous pouvez gagner du temps sur le cycle de vie de vos contrats, vous pouvez économiser de l'argent. C'est aussi simple que ça. Plus vous gagnez de temps, plus vous gagnez d'argent.

Évitez les pénalités coûteuses et réduisez les risques

Lorsque vous disposez d'une solution de gestion du cycle de vie des contrats, vous pouvez éviter ou réduire les pénalités. Dans certains cas, ces pénalités peuvent être assez coûteuses et même menacer la stabilité financière de votre entreprise. Cependant, tout cela peut être évité avec la bonne solution CRM en place.

Vous pouvez vous assurer que vos contrats sont à jour et conformes à la réglementation en vigueur en utilisant un système qui suit l'évolution des lois et des normes au fil du temps.

De plus, cela vous aidera également à gérer plusieurs types de contrats différents simultanément en cas de besoin, ce qui vous permettra de surveiller facilement chaque partie de votre entreprise à la fois sans avoir à parcourir chaque document séparément (ce qui pourrait prendre des heures !).

Minimiser les responsabilités

Les contrats sont souvent à la base d'une action en justice, mais un contrat bien géré peut aider à éviter une action en justice et à réduire les frais de justice si nécessaire.

Un contrat bien géré peut également vous aider à réduire votre risque juridique en comprenant clairement ce qui est attendu des deux côtés, réduisant ainsi la probabilité que des différends surviennent.

Améliorer la visibilité et la transparence

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est un processus qui garantit que les contrats sont gérés efficacement, ce qui se traduit par une visibilité et une transparence accrues des contrats. CLM vous aide à améliorer la gestion des contrats en offrant les avantages suivants :

Il améliore la communication entre les parties prenantes.
Cela augmente la vitesse à laquelle vous pouvez réagir aux changements.
Il garantit que toutes les informations pertinentes sont incluses dans les contrats nouveaux ou mis à jour (tels que les termes et conditions).

Augmenter la conformité contractuelle

La conformité contractuelle est importante pour assurer la protection de votre entreprise, et elle est souvent une priorité absolue pour les organisations. La conformité est importante pour maintenir un lieu de travail sain et sûr, protéger votre image de marque et maintenir une bonne réputation.

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Étapes clés du processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?

Le processus de gestion du cycle de vie des contrats est une série d'étapes suivies pour assurer la bonne exécution des contrats. Ces étapes peuvent être divisées en sept phases :

Rédaction du contrat

Le contrat est la première étape du processus, et il est important de s'assurer que tous les faits sont clairs. Le contrat doit être écrit, signé par les deux parties et examiné par un conseiller juridique pour s'assurer qu'il contient tous les détails nécessaires. C'est aussi une bonne idée de demander à la direction d'examiner votre contrat avant de l'envoyer pour examen par d'autres ministères.

Cela garantit qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'informations manquantes dans votre contrat, de sorte que vous ne vous retrouvez pas avec des surprises ou des retards sur la route lorsque vous essayez de faire affaire avec quelqu'un d'autre.

Négocier l'accord

La négociation est une partie importante du processus de gestion du cycle de vie des contrats. Le processus de négociation peut être unilatéral, vous devez donc toujours être prêt à vous retirer si vous pensez que les conditions ne conviennent pas à votre entreprise.

Si un projet de contrat vous semble injuste ou déraisonnable, n'hésitez pas à dire non et à recommencer avec une autre entreprise. En plus de négocier avec d'autres entreprises, il est crucial que votre équipe communique efficacement et travaille ensemble tout au long du processus.

Pour négocier avec succès un nouvel accord, tout le monde doit se faire confiance et travailler ensemble comme une seule équipe.

Collaborer au contrat

Vous êtes maintenant à un point où vous avez un contrat solide en place et êtes prêt à commencer le processus de mise en œuvre. C'est là que la collaboration devient encore plus importante. Les avantages de la collaboration incluent :

Une meilleure compréhension du fonctionnement de votre organisation.
Amélioration de la communication.
De meilleures décisions.
Des solutions plus efficaces lorsque des problèmes surviennent.

Approbation du contrat

Le contrat est approuvé par le conseil d'administration. Dans certaines entreprises, tous les membres doivent signer le contrat avant de pouvoir passer à d'autres étapes de son cycle de vie.

Dans d'autres entreprises, l'approbation est donnée par un ou plusieurs cadres supérieurs qui ont reçu délégation de pouvoir de signature sur certains contrats.

Dans les deux cas, le document contractuel doit être examiné et approuvé par une personne disposant d'une autorité suffisante à ce stade.

Exécution et signature du contrat

La prochaine étape du cycle de vie du contrat consiste à exécuter et à signer le contrat. Cela implique de finaliser les détails, tels que qui signe, où ils sont signés, quand ils sont signés et d'autres détails.

Le contrat peut ensuite être utilisé à des fins de surveillance afin que vous sachiez si tout se passe bien dans la relation de votre entreprise avec une autre partie en mesurant le respect des conditions spécifiques énoncées dans l'accord.

Suivi et gestion du contrat

Le processus de gestion du cycle de vie des contrats est un élément essentiel de toute entreprise. Cela peut être complexe et intimidant, mais les étapes ci-dessous vous aideront à démarrer.

Surveillez le contrat pour vous assurer qu'il est respecté : Cette étape garantit que votre organisation respecte toutes les conditions de l'accord. Vous devez également vous assurer que les parties internes, telles que la comptabilité ou le service juridique, n'interfèrent pas avec les délais ou la flexibilité des négociations en imposant des exigences déraisonnables à chaque partie impliquée dans l'accord contractuel.
Surveiller le contrat pour assurer la conformité : Cette étape vous oblige, en tant que cadre ou responsable d'une organisation, à vérifier si les employés respectent ou non ce qu'ils ont convenu dans leurs contrats concernant les mesures de performance, les délais et d'autres détails décrits dans ces accords. Vous pouvez également vous assurer que ces personnes ne violent aucune règle établie par les lois fédérales, telles que les politiques anti-discrimination et les lois du travail (par exemple).
Surveiller le contrat pour les mesures d'exécution : Cette étape consiste à vérifier régulièrement s'il y a rupture de contrat de la part de l'une ou l'autre des parties ; il ne devrait y avoir aucune hésitation lors de l'application de sanctions contre les contrevenants, car cela pourrait entraîner de graves conséquences sur toute la ligne si rien n'est fait (par exemple, des poursuites).

Archivage du contrat

Archiver un contrat signifie le retirer définitivement de l'utilisation active. Ceci est important car les contrats deviennent obsolètes et doivent être supprimés au fil du temps.

Par exemple, si vous avez un accord avec une autre entité qui n'a aucun potentiel de changement ou de renouvellement, alors l'archivage de ce contrat serait logique car il n'est pas nécessaire de rester en utilisation active.

L'archivage peut également être utilisé lors du transfert de contrats d'une juridiction à une autre où il existe différentes réglementations sur la durée de conservation des documents avant d'être rejetés (ou "supprimés"). L'archivage implique :

Déterminer si un document doit être archivé en fonction de son objectif.
Passez en revue les conditions de votre accord avec une autre entité ou personne.
Choisir les prochaines étapes à suivre.

Les avantages incluent l'économie d'espace de stockage tout en réduisant l'exposition aux risques en diminuant les possibilités d'accès non autorisé en raison du stockage en ligne d'informations obsolètes plus longtemps que nécessaire, ce qui augmente les risques de responsabilité au fil du temps.

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Qu'est-ce qu'une application CLM ?

Une application CLM est un programme logiciel qui exécute les activités spécifiques d'une implémentation CLM. Le logiciel peut être une solution open source ou propriétaire, mais il doit être capable d'effectuer toutes les tâches pertinentes décrites dans le plan de mise en œuvre de la CLM.

De nombreuses entreprises utilisent les applications CLM car elles leur permettent de rationaliser leurs opérations et d'augmenter leur productivité. Par exemple, de nombreux progiciels sont disponibles pour vous permettre de suivre vos prospects.

Si vous avez une entreprise basée sur le Web, vous pouvez suivre le nombre de personnes qui visitent votre site à partir de différentes sources et les pages qu'elles consultent à chaque visite. Vous pouvez même stocker leurs coordonnées dans une base de données pour les contacter ultérieurement si nécessaire.

Il vous permet de gérer plus efficacement vos processus métier. Si vous recherchez une solution pour gérer la gestion du cycle de vie de vos clients, vous avez le choix entre plusieurs applications.

Vous pouvez les utiliser pour les grandes ou les petites entreprises, et ils vous aideront à obtenir de meilleurs résultats avec moins d'effort. Voici quelques-unes des applications CLM les plus populaires :

Nuage de vente Salesforce
Logiciel de gestion de la relation client SugarCRM
Oracle Siebel CRM
Plate-forme de réseau social Salesforce Chatter

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Industries et équipes internes impliquées dans la CLM

Le CLM est un domaine d'intérêt majeur pour de nombreuses industries et équipes internes. En tant que tel, la liste des industries et des équipes internes impliquées dans le CLM est assez longue, y compris, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :

Les industries impliquées dans la CLM comprennent :
Industrie automobile
L'industrie chimique
Industrie des biens de consommation (CPG)
Industrie de l'énergie
Industrie de l'alimentation et des boissons (F&B)
L'industrie de la santé
Industrie des loisirs, de l'hôtellerie et du divertissement (LH&E)
Industrie manufacturière
Industrie pétrolière et gazière (O&G)

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Comment sélectionner un logiciel CLM ?

Choisir le bon logiciel CLM est une tâche difficile. Le marché offre une grande variété de solutions, chacune avec ses propres avantages et inconvénients. Pour faire le bon choix, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, tels que :

Définissez vos objectifs et vos besoins

Si vous n'avez pas une idée claire de ce que vous attendez de votre logiciel CLM, il sera difficile de mesurer le succès de votre implémentation. Donc, avant d'examiner des outils ou des technologies spécifiques, examinons pourquoi vous devriez même investir dans un système CLM en premier lieu.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles d'investir dans un système CLM ? La raison la plus importante est qu'ils veulent améliorer leur expérience client. Cela peut signifier beaucoup de choses : une meilleure fidélisation des clients, des scores de satisfaction plus élevés et plus de références sont autant de raisons valables pour adopter une telle technologie.

Si ce n'est pas quelque chose que vous visez (et beaucoup d'entreprises ne le font pas), alors il vaut la peine de se demander si investir du temps et de l'argent dans autre chose pourrait avoir plus d'impact que de le dépenser dans un nouveau système CRM coûteux qui ne le fait pas. correspondent aux besoins ou aux objectifs de votre entreprise.

Considérez les options de déploiement

Lors du choix d'un logiciel CLM, vous devez tenir compte des options de déploiement. Ceux-ci incluent sur site, cloud ou hybride.

Sur site est l'option la plus sécurisée mais nécessite un investissement initial coûteux en équipement, serveurs et maintenance. Parce qu'il y a moins de pièces mobiles avec une solution sur site, elle est plus facile à entretenir que ses homologues cloud ou hybrides. Il offre également un meilleur contrôle sur vos données car elles sont stockées sur vos serveurs plutôt que d'être partagées avec un tiers.

Les solutions cloud sont généralement moins chères car elles ne nécessitent aucun investissement initial comme l'achat de matériel. Au lieu de cela, les fournisseurs hébergent toutes les infrastructures nécessaires dans leurs locaux afin que les utilisateurs puissent y accéder à distance via des applications basées sur un navigateur (applications).

Les solutions cloud sont donc plus flexibles car elles peuvent évoluer rapidement en fonction des niveaux de demande, mais cela signifie également qu'il peut y avoir moins de contrôle sur la façon dont vous gérez certains aspects de vos processus de workflow, tels que les tableaux de bord de reporting, etc.

Comparez les fournisseurs

Vous devez comparer les fournisseurs en fonction de vos besoins spécifiques.

Vous voudrez vous assurer que le fournisseur que vous choisissez a de bons antécédents et des références d'autres clients et clients désireux de partager leur expérience.

En outre, il est important d'examiner les modèles de tarification, les modèles de licence et les feuilles de route des produits lors de la comparaison des fournisseurs CLM.

Focus sur la facilité d'utilisation

Lorsque vous examinez un logiciel CLM, l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte est sa facilité d'utilisation. Les meilleures solutions CLM sont intuitives et simples, permettant aux utilisateurs de naviguer facilement dans leurs tableaux de bord et rapports.

Lorsque vient le temps de former de nouveaux membres du personnel ou d'intégrer de nouveaux clients, un système bien conçu peut rendre ce processus beaucoup plus facile qu'un système obsolète.

Pour choisir une solution efficace pour votre entreprise, recherchez des options qui incluent :

Une interface utilisateur (UI) claire

Votre personnel ne devrait pas avoir besoin d'une formation spéciale pour comprendre comment utiliser au mieux le logiciel lorsqu'il vous accompagne. S'il y a trop d'éléments ou de couches déroutants impliqués dans la navigation dans le tableau de bord et les rapports dans un ensemble d'outils donné, vous pouvez envisager une autre option à la place.

Navigation intuitive

L'interface utilisateur doit également être conçue pour fournir un accès facile entre les différents domaines de fonctionnalité au sein de la ou des plates-formes de votre logiciel. De cette façon, tout le monde saura où tout se trouve à tout moment, de sorte qu'ils ne perdent pas de temps à chercher quand ils ont besoin de quelque chose rapidement pendant les procédures de flux de travail normales.

Recherchez un fournisseur qui offre une assistance et une formation continues

Vous devriez rechercher un fournisseur pour vous fournir un soutien et une formation continus. Vous voulez une entreprise qui sera là pour vous après la vente et qui s'assurera que votre logiciel fonctionne comme prévu. Si une entreprise ne le propose pas, trouvez-en une autre !

Conclusion

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) n'est plus simplement une nécessité, mais au contraire, elle est désormais bénéfique. Cela augmentera non seulement la visibilité du portefeuille de contrats de votre organisation, mais ajoutera également de la valeur à votre entreprise dans son ensemble.

La mise en œuvre de CLM permet à votre entreprise d'arrêter de gérer les contrats et de commencer à gérer le cycle de vie du contrat, ce qui améliore l'efficience et l'efficacité dans l'ensemble de votre organisation.

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