Optimisation des processus métier

Republié par Platon

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Gérer une entreprise n’est pas une tâche facile.

Il y a beaucoup de choses à faire, à temps. Mais le font-ils ? Certains le font, d'autres non.

Comment vous assurer que toutes vos tâches sont terminées avant la date limite ?

En suivant un processus optimisé. Lorsque vous effectuez un zoom arrière, une entreprise est le résultat de la façon dont tous les processus métier fonctionnent ensemble. Si tous les processus sont efficaces, tout va bien. Si vos processus sont inefficaces, vous perdez essentiellement le temps et les efforts de vos employés.

Pour tirer le meilleur parti des processus métier, les dirigeants doivent réfléchir à : optimisation des processus métier.

Comment démarrer ? Comment sélectionner la meilleure pile technologique pour mettre en œuvre des stratégies BPO appropriées ? Nous examinerons tout cela dans le blog ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un processus métier ?

Un processus métier est la séquence d'étapes, d'activités et de tâches qu'une entreprise effectue pour produire un produit ou fournir un service.

Qu'est-ce qu'un processus métier ?

Types de processus métier

Les processus métiers sont divisés en trois types principaux : opérationnels, de gestion et de support.

Processus opérationnels sont directement liés à la livraison d’un produit ou d’un service. Il s'agit notamment de choses comme réaliser une vente, expédier des commandes et répondre aux tickets d'assistance client.

Processus de gestion impliquez de vous assurer que vos employés font correctement leur travail (et ne se contentent pas de perdre leur temps). Il s'agit notamment d'éléments tels que les évaluations de performances, l'organisation de cours de formation et la création de nouveaux postes au sein de l'entreprise.

L'utilisation d'un cadre de gestion des processus métier augmente le taux de réussite d'un projet en 70%.

Processus de support fournir des services essentiels à l’entreprise elle-même (par opposition à ses clients). Il peut s'agir de n'importe quoi, de la paperasse RH jusqu'au suivi des avantages sociaux des employés et des registres de paie.

Lors de la création d'une stratégie nouvelle ou révisée pour votre organisation, il est essentiel de comprendre l'impact de chaque élément de flux sur les autres fonctions et départements de votre entreprise.

Par exemple, si vous travaillez à la mise à niveau du flux de travail d'un service mais négligez l'impact que cela aura sur un autre service, comme les services informatiques, vous pourriez vous retrouver avec un problème insoluble à l'avenir.

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Qu’est-ce que l’optimisation des processus métier ?

L'optimisation des processus métier (BPO) est une stratégie visant à transformer votre entreprise en une entreprise plus efficace, plus efficiente et plus rentable.

Il s’agit d’identifier les processus qui sont au cœur de votre entreprise et de les améliorer pour atteindre une meilleure efficience et efficacité. De cette façon, cela peut conduire à un meilleur service client et à des prix plus compétitifs, autant d’éléments qui incitent les clients à vouloir faire davantage d’affaires avec vous au fil du temps.

Pourquoi avez-vous besoin d’une optimisation des processus métier ?

Pourquoi optimiser les processus métier ? La réponse semble simple.

La concurrence est féroce. Vos concurrents font tout pour s’améliorer et vous devriez faire de même. L'optimisation des processus métier offre de nombreux avantages qui peuvent vous aider à affronter la concurrence en toute confiance.

Accroître l'efficacité

L'optimisation des processus métier peut vous aider à réduire le gaspillage, à améliorer la qualité et à augmenter la capacité.

Réduire les coûts

Lorsque vos processus sont optimisés, vous accomplissez vos tâches avec le moins de ressources possible. Cela réduit les coûts de production, de distribution, de support et d'administration grâce à l'optimisation des processus et peut vous aider à augmenter la rentabilité sans augmenter les prix ni réduire les normes de qualité.

Réduisez les erreurs

Optimisation des processus des méthodes comme le lean ou six sigma cherchent à rendre vos processus sans erreur en remplaçant les efforts manuels par une automatisation intelligente ou d'autres mesures.

Augmenter la capacité

L'optimisation de vos processus peut augmenter l'efficacité des employés. L'optimisation des processus métier peut identifier les goulots d'étranglement du processus métier et chercher à réduire le gaspillage de ressources sur d'autres parties du processus. Par exemple. Au lieu de faire appel à des employés pour trier les documents, vous pouvez utiliser des systèmes de gestion de documents pour catégoriser les documents.

Augmenter la rentabilité

Cela va sans dire. L'optimisation des processus peut vous aider à minimiser les coûts tout en améliorant les niveaux de production, rendant ainsi vos processus métier plus rentables.

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Avantages de l'optimisation des processus métier

L'optimisation des processus métier (BPO) rationalise vos processus métier en améliorant l'adoption de technologies modernes pour éliminer les goulots d'étranglement. Jetons un coup d'œil aux avantages offerts par l'utilisation de stratégies BPO dans votre organisation.

Atténuer les risques et les fraudes

L'amélioration de vos processus réduit le risque d'erreur, le risque de fraude et les violations de la réglementation. De plus, si vous avez moins d’erreurs en place, vous pouvez concentrer vos ressources sur les domaines où elles sont le plus nécessaires.

Améliorer la capacité de résolution de problèmes

De bonnes compétences en résolution de problèmes sont essentielles au succès. Grâce à une optimisation efficace des processus métier, une entreprise peut également découvrir de nouvelles façons de résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement, ce qui conduira à des résultats encore meilleurs.

Par exemple. Au lieu de payer les factures une fois par mois après les avoir catégorisées, analysées et approuvées, vous pouvez utiliser une plateforme de traitement automatisé des factures pour télécharger, traiter, catégoriser, approuver et payer les factures.

Améliorer la conformité

La conformité est l’un des aspects les plus importants d’une entreprise. Le non-respect des réglementations peut entraîner de lourdes amendes et autres pénalités qui peuvent avoir un impact sérieux sur vos résultats. Toutefois, la conformité n’est pas toujours facile ni peu coûteuse.

Par exemple, si vous êtes une compagnie d'assurance, vous devez vous assurer que le processus d'intégration de vos clients dispose de procédures KYC et de vérification des documents appropriées. Pour cela, au lieu de processus manuels, vous pouvez utiliser une plate-forme d'intégration automatisée pour conserver des journaux de tous les documents, stocker les informations dans un stockage sécurisé et crypter les informations entrantes pour éviter les fuites de données.

Moderniser les processus

Les entreprises traditionnelles utilisent des processus séculaires qui ne sont peut-être pas les meilleurs. Mais ce n’est pas parce que « ça marche » que vous devez continuer à le suivre. L'optimisation des processus métier peut identifier ces processus et les moderniser pour de meilleures performances.

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5 étapes pour optimiser les processus métier

Suivez ces cinq étapes pour commencer l’optimisation des processus dans votre entreprise :

Identifier/cartographier

Avant de pouvoir optimiser votre processus, vous devez savoir ce qu'est le processus et comment il fonctionne. Cela inclut l’identification de ses étapes, étapes et jalons ainsi que les matériaux (ou informations) impliqués dans chaque emplacement. Plus vous disposez de détails sur chaque étape, plus il vous sera facile d’apporter des modifications ultérieurement pour améliorer l’efficacité ou réduire les coûts.

Une fois que vous avez identifié le processus, tracez-le sur papier et identifiez les goulots d'étranglement ou les autres domaines qui pourraient être améliorés. En faisant cela, vous pouvez voir s’il existe des domaines dans lesquels trop de travail est effectué ou pas assez.

Repenser

La deuxième étape de l’optimisation des processus consiste à repenser. Cela implique de remettre en question la raison de vos processus actuels, puis d'apporter des changements en fonction de cette réflexion. Par exemple, supposons que vous utilisiez actuellement une méthode spécifique parce que c'était une pratique courante dans une autre entreprise ou parce que c'est ainsi que vous l'avez toujours fait. Dans ce cas, c’est un exemple d’état d’esprit erroné.

Si vous dirigez une entreprise, vous prenez des centaines de décisions concernant l’allocation des ressources et les activités sur lesquelles vous concentrer. Votre objectif doit être d'améliorer les performances en prenant de meilleures décisions, et l'un des moyens d'y parvenir consiste à optimiser les processus.

Analysez

L'étape suivante consiste à analyser le processus. Au cours de cette phase, vous devez déterminer exactement quelles activités sont impliquées, qui les réalisera et comment elles seront réalisées. Vous devez également identifier les indicateurs de performance clés qui indiquent quand un processus a été mené à bien. Une fois que vous avez placé vos opérations et activités actuelles, vous pouvez commencer à chercher des moyens de les améliorer.

Automatiser

Utilisez un système de gestion des processus métier pour automatiser les processus qui seraient autrement trop complexes pour une gestion manuelle. (Cependant, vous pouvez toujours choisir de gérer certains de ces processus manuellement.) Par exemple, si plusieurs employés doivent approuver des notes de frais avant qu'elles ne soient envoyées pour traitement, créez un flux de travail d'approbation dans lequel l'approbation de chaque employé est requise. avant de poursuivre le processus. Tout se passe automatiquement et peut être suivi du début à la fin.

Surveiller

La surveillance est un élément essentiel de l’optimisation des processus. La surveillance a lieu pendant le processus, il ne s'agit donc pas simplement d'un post-mortem de ce qui s'est passé. Au lieu de cela, il vous permet de surveiller et d’apporter des modifications à la volée, ce qui peut être très utile pour éviter que des erreurs ne se reproduisent. Si votre équipe surveille de près ses flux de travail, elle devrait être en mesure de détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes pour votre entreprise ou vos clients.

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Avec plus de 5000 24 intégrations, une interface facile à utiliser et des modèles pré-entraînés vous permettent de numériser facilement vos processus manuels. Nanonets fournit un support client 7h/XNUMX et XNUMXj/XNUMX, un essai gratuit et une assistance complète à la migration pour tous les clients.

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Vous pouvez utiliser les Nanonets pour :

Traitement de factures
Extraction de données à partir de PDF, d'images ou de documents manuscrits
Automatisation des comptes créditeurs
Automatisation du flux de travail
Paiement automatisé des factures
Processus d'approbation
Automatisation intelligente

Et plus. Tout processus manuel qui suit un ensemble de règles peut être automatisé avec Nanonets.

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Comment choisir le logiciel parfait pour l’optimisation des processus ?

Le logiciel d’optimisation des processus métiers est une tendance croissante dans le marketing numérique. C'est un moyen d'automatiser le processus d'amélioration des sites Web et des pages de destination des clients, y compris la façon dont vous les structurez et le contenu que vous utilisez. Les logiciels d'optimisation aident les entreprises à atteindre leur public cible avec moins d'efforts et à moindre coût que ce qui serait autrement possible en automatisant ce processus.

Déterminez vos besoins

Avant de choisir le logiciel adapté à votre entreprise, vous devez comprendre vos objectifs. Par exemple, l’utiliserez-vous à des fins de reporting ? Souhaitez-vous identifier des opportunités sur la base de données historiques ? Ou souhaitez-vous pouvoir apporter des modifications en temps réel sur la base de données en direct ? Une fois que vous avez déterminé cela, réfléchissez à la quantité de données qui peut être traitée à un moment donné et au temps nécessaire au logiciel pour générer des rapports.

Enfin, réfléchissez à l’importance vitale de la convivialité pour chaque logiciel. Certains outils sont plus simples que d’autres et offrent plus de fonctionnalités s’ils ne sont pas aussi conviviaux. Par exemple, des outils plus simples peuvent nécessiter plus d'étapes ou une intervention manuelle, tandis que d'autres permettront aux utilisateurs d'accéder à une interface Web simple sans avoir besoin de compétences techniques avancées.

Créer une liste restreinte de solutions d'optimisation

Une liste restreinte de fournisseurs de logiciels est un bon point de départ. Vous pouvez les trouver en effectuant une recherche sur le Web ou en interrogeant vos pairs. Lorsque vous consultez leurs sites Web, recherchez les éléments suivants :

Une liste de fonctionnalités et d'avantages qui répondront à vos besoins d'optimisation
Information sur les prix
Options de licence, y compris les solutions basées sur le cloud (le cas échéant)
Options de support client

Comprendre le temps et le budget nécessaires à la mise en œuvre

Avant de commencer votre recherche du logiciel d'optimisation parfait, vous devez comprendre combien de temps et de budget seront nécessaires pour mettre en œuvre le logiciel. Cela signifie considérer combien de temps il faudra pour que votre personnel se familiarise avec le nouveau système et combien de temps avant de voir des résultats tangibles de son travail.

Il est également important de déterminer s'il existe ou non des coûts supplémentaires associés à la mise en œuvre d'une solution d'optimisation. Par exemple, certaines entreprises peuvent avoir besoin d’un serveur dédié car elles ont des volumes de trafic élevés et des algorithmes complexes qu’elles exécutent quotidiennement.

Identifiez le bon fournisseur

Un bon fournisseur propose un essai gratuit et dispose d’un modèle de support en place pour aider les clients à réussir. Il est également essentiel que vous compreniez combien il en coûtera pour utiliser le logiciel, ainsi que à quoi ressembleront les futures feuilles de route des produits et si des mises à niveau sont prévues. Cela peut être fait en discutant avec des références clients ou en consultant des avis sur des sites tiers tels que G2 Crowd, Capterra ou TrustRadius, qui fournissent des informations détaillées sur les produits et services des fournisseurs.

Un logiciel d'optimisation peut être un outil puissant.

Le logiciel d’optimisation est plus efficace pour les sites Web qui fonctionnent déjà bien. Il peut vous aider à améliorer votre stratégie de référencement existante en fournissant des données et des informations sur la façon dont les gens trouvent votre site Web et sur les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées. Cela peut être un outil puissant dans votre arsenal de marketing numérique, mais il présente certaines limites. Le logiciel d’optimisation n’est pas nécessairement le meilleur choix pour tous les sites Web, car il peut s’avérer trop complexe ou coûteux pour certaines entreprises. Il faudra également du temps et des efforts pour mettre en œuvre avec succès l’optimisation de votre site Web.

En fin de compte, vous devez prendre la meilleure décision pour votre entreprise. Si vous êtes une nouvelle entreprise, il peut être difficile de savoir quel type de logiciel vous conviendra le mieux. Cependant, il est essentiel de rechercher et d'en savoir plus sur les avantages de chaque outil d'optimisation pour votre entreprise avant de prendre une décision finale.

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Conclusion

Si vous souhaitez diriger une entreprise prospère et lucrative, vous devez comprendre et prioriser l’amélioration continue. Pour mettre en œuvre l'amélioration des processus, vous devez évaluer vos performances actuelles, identifier les goulots d'étranglement et découvrir leurs causes. Ensuite, collaborez avec vos équipes pour relever les défis de front et évaluer les résultats.

En analysant régulièrement l'efficacité de vos processus, vous serez en mesure d'éliminer les obstacles au succès et de donner à vos collaborateurs les moyens d'obtenir de meilleurs résultats.

QFP

Comment améliorer vos processus métiers ?

Rationaliser l'efficacité globale d'un processus existant implique de le reconnaître et de l'améliorer. En d’autres termes, vous suivez un processus et trouvez une meilleure approche pour le mener à bien.

Votre entreprise s'appuie probablement sur de nombreuses procédures, comme le suivi des bons de commande et l'approbation des demandes de déplacement au quotidien. Chacun est essentiel à la santé et au fonctionnement de votre entreprise.

Cependant, si elles ne sont pas mises à jour ou exécutées manuellement, ces procédures peuvent devenir inefficaces, coûtant de l'argent et faisant perdre du temps.

Les sept étapes suivantes sont nécessaires pour améliorer les processus :

Choisissez un processus à améliorer et décrivez la procédure actuelle
Trouver les goulots d’étranglement et les domaines d’amélioration potentiels
Dessinez un schéma du nouveau processus potentiel
Tests et révision des processus
Mettre en œuvre et surveiller le nouveau processus

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Horodatage: 14 septembre 202214 septembre 2022