Éliminer les maux de tête liés aux rapports de fin de mois grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs (Kim Albrecht)

La fin du mois est une période stressante pour de nombreux services des comptes fournisseurs. La création de rapports de clôture peut être une tâche monotone et chronophage, en particulier pour ceux qui dépendent encore de processus manuels pour faire le travail.

Heureusement, un nombre croissant d'organisations prennent conscience du fait qu'il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Pendant la pandémie, beaucoup ont réévalué leurs processus et ont rapidement découvert la valeur que l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) peut apporter, non seulement
lorsqu'il s'agit de rationaliser les opérations et de soutenir la collaboration à distance, mais aussi de rester au top des données en temps réel. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des nombreuses façons dont il aide à y parvenir.

Gain de temps et de ressources

L'automatisation des AP contribue à accroître l'efficacité et la précision des rapports de fin de mois de diverses manières. L'un des plus importants est l'automatisation des nombreux processus manuels fastidieux impliqués dans les rapports de fin de mois. Ces processus prennent inutilement
beaucoup de temps, gardant les équipes AP dans le back-office beaucoup plus longtemps que nécessaire. Ils sont également beaucoup plus sensibles aux erreurs humaines, en particulier lors de la ruée vers la synthèse des états financiers à la fin de chaque mois. Cependant, de nombreux processus
impliqués, du rapprochement des factures à la vérification des données, peuvent être rapidement et facilement automatisés, ce qui permet de gagner un temps précieux tout en éliminant les erreurs coûteuses.

L'automatisation des points d'accès peut également être utilisée pour normaliser les procédures de rapport manuelles. Bon nombre de ces procédures varient considérablement en fonction de la personne qui les met en œuvre, ce qui peut rapidement entraîner de la confusion et des erreurs chez les autres membres de l'équipe. Les standardiser via une centrale
L'automatisation des AP aide les organisations à s'assurer que tout le monde est toujours sur la même page financière. De plus, des procédures bien documentées offrent le plus haut niveau de rapidité et de précision lors de la gestion des rapports de clôture de fin de mois, ainsi que d'autres processus d'audit.

Simplifier la gestion des données et des personnes

Une autre considération clé lors des rapports de fin de mois est les données elles-mêmes, qui peuvent souvent être enterrées ou retardées par des processus manuels sur papier. L'automatisation des comptes fournisseurs crée une plus grande visibilité en éliminant les factures papier, en fournissant des rapports en temps réel,
et créer des rapports personnalisés prêts à l'emploi pour la clôture de fin de mois/d'année. En conséquence, les données pertinentes sont toujours à portée de main des bonnes parties prenantes en cas de besoin.

Il peut également être utilisé pour améliorer la collaboration d'équipe. Des opérations AP efficaces reposent sur la collaboration des membres de l'équipe pour réaliser des projets à la fois rapidement et efficacement. L'automatisation des points d'accès permet cela en créant de la transparence au sein des équipes, afin que tout le monde comprenne
les responsabilités attribuées les unes aux autres. Il prend également en charge la collaboration, quels que soient l'heure, les circonstances ou le lieu, avec des approbations de factures et des demandes résolues en quelques secondes ou minutes, plutôt qu'en jours ou semaines.

Stimuler l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble de l'entreprise

L'optimisation de l'efficacité dans tous les aspects des opérations est essentielle pour rester compétitif sur un marché mondial en constante évolution. L'automatisation des points d'accès exécute de manière transparente des tâches qui peuvent prendre de nombreuses heures aux employés. Il peut aussi le faire en temps réel,
depuis n'importe quel appareil ou lieu, dans un environnement collaboratif et sécurisé, permettant d'économiser du temps et de l'argent tout en augmentant l'efficacité et la productivité.

L'automatisation des AP peut rendre les rapports de clôture de mois indolores - si les bons processus sont mis en place. L'objectif final de toute automatisation est d'éliminer la recherche de documents déroutante associée au traitement manuel et de prendre en charge la collaboration en temps réel à partir de
n'importe quel emplacement. Non seulement cela libère les membres de l'équipe pour travailler sur des activités plus stratégiques et innovantes, mais cela met également des données financières cruciales à la portée de ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin, permettant une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
à tous les niveaux de l'entreprise.