Samuel Goldwin a dit : « Un contrat verbal ne vaut pas le papier sur lequel il est écrit ». Si les contrats papier continuent d'être utilisés aujourd'hui, avec la transformation numérique de tous les espaces de travail, ils ne valent peut-être pas non plus le papier, et les contrats numériques pourraient bientôt devenir la seule forme de contrat reconnue et partagée par la place d'affaires. En allant encore plus loin, les contrats pourraient non seulement être stockés et partagés numériquement, mais également gérés par des machines intelligentes, conduisant ainsi à une culture de l'intelligence contractuelle.
Qu'est-ce que l'intelligence contractuelle ? Où cela se situe-t-il dans le domaine de la gestion des contrats ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?
Définitions : Contrat, gestion des contrats, analyse des contrats et Contract Intelligence
Contract
A contrat est un accord entre deux ou plusieurs participants à une activité - qu'elle soit entrepreneuriale, sociale ou personnelle - qui se réunissent et collaborent vers des objectifs finaux spécifiques qui profitent à tous. Il peut s'agir de contrats de partenariat, de contrats de travail et de contrats de rachat/d'offre/de fusion, parmi de nombreux autres dans le secteur des entreprises, de contrats de licence dans le secteur public, de contrats de mariage et d'autres contrats personnels. Les contrats sont des obligations légales et sont exécutoires par la loi.
Les contrats font partie du domaine des affaires depuis des temps immémoriaux, la première mention du droit des contrats remontant à Rome du VIe siècle.
Gestion des contrats
Un contrat est simplement une collection de mots sur un papier à moins que ses termes ne soient compris, analysés et mis en œuvre. La création d'un contrat, son analyse et son exécution, en effet, gestion de contrat, est souvent crucial pour la performance opérationnelle et financière d'une entreprise.
La gestion des contrats est un terme générique qui couvre la création, l'analyse, la mise en œuvre et tous les autres aspects d'un contrat. La gestion des contrats n'est pas une tâche facile. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises qui travaillent avec de multiples parties prenantes et ont un éventail de compétences. La gestion des contrats dans de tels cas peut être remise en cause par
- Grands volumes de contrats et d'avenants, difficiles à suivre manuellement
- Une absence de référentiel centralisé des contrats et d'accès à toutes les parties prenantes
- La langue, les conditions et les clauses contractuelles spécialisées pourraient les rendre incompréhensibles pour toutes les parties prenantes
Même les petites entreprises avec moins de contrats ont besoin d'une gestion efficace des contrats car son absence peut entraîner entre 5% et 40% de la valeur d'une transaction donnée selon Harvard Business Review. De telles pertes peuvent résulter d'une résiliation non désirée de contrats, d'une action en justice contre une violation, du non-respect de délais et de dates importants, d'amendes réglementaires et d'une ambiguïté dans les rôles et les responsabilités du contrat.
Analyse de contrat
Un aspect important de la gestion des contrats est l'analyse des contrats - une évaluation approfondie et critique du contrat pour permettre son exécution efficace. L'examen et l'analyse des contrats impliquent la vérification des termes et conditions du contrat, le respect des exigences réglementaires, le signalement des changements apportés par la nouvelle législation, l'évaluation du risque d'entreprise dans l'ensemble des contrats et la vérification du libellé du contrat afin qu'il n'y ait pas lacunes ou ambiguïté lors de la mise en œuvre des clauses contractuelles.
L'analyse des contrats était traditionnellement effectuée manuellement et se heurtait à des pièges qui sont abordés dans la section suivante.
Intelligence contractuelle.
Contract Intelligence est l'utilisation d'outils d'IA dans l'analyse des contrats. La puissance des outils d'IA est utilisée pour extraire des actifs commerciaux précieux des contrats statiques et peut protéger toutes les parties prenantes contre les problèmes juridiques et les risques de rupture de contrat, et améliorer la productivité.
En effet, Contract Intelligence, c'est l'utilisation d'outils d'IA pour effectuer la tâche critique de l'analyse des contrats, afin d'éviter les pièges associés à l'analyse manuelle des contrats.
Les pièges de l'analyse manuelle des contrats
L'examen et la compréhension des principaux termes et dispositions des contrats sont essentiels pour éviter les pièges connus de la gestion des contrats. L'analyse manuelle des contrats fait face à de nombreux défis insurmontables.
- Retards : l'examen manuel des contrats est un processus qui demande beaucoup de temps et d'efforts. Une équipe juridique, soit dans le cadre de l'entreprise, soit de l'extérieur, est souvent nécessaire pour analyser les contrats avant leur mise en œuvre. Les contrats comportent généralement plusieurs pages et sont associés à plusieurs sections, itérations, modifications, clauses et autres éléments juridiques. Une analyse minutieuse de tous ces éléments peut prendre des journées, voire des semaines, même aux professionnels du droit les plus compétents. De plus, les contrats ne sont pas de type unique ; chaque contrat doit donc être minutieusement vérifié, ce qui entraîne des délais excessifs. L'Association of Corporate Counsel (ACC) a signalé en 2018 que les services juridiques internes examiné une moyenne de 173 contrats par employé légal.
- Coût : Une équipe juridique coûte de l'argent. L'analyse des contrats coûte de l'argent. Commerce mondial et contrats estime que le coût moyen d'un contrat simple est $6.900, les coûts augmentant considérablement avec la taille et la portée du contrat.
- Erreurs humaines : les analyses manuelles des contrats sont sujettes à la surveillance et aux erreurs humaines. Étant donné qu'un contrat implique généralement de nombreuses parties prenantes et participants, il existe un risque élevé de mauvaise communication et d'erreurs de celle-ci. L'échec d'un analyseur de contrat à détecter ces erreurs expose l'entreprise et tous les participants à des risques de répercussions juridiques, de perte de revenus et de relations endommagées, tant au niveau personnel qu'au niveau de l'entreprise.
- Complexité structurelle : Un contrat est généralement caractérisé par du jargon et des formats non structurés ou structurés de manière variable. Il peut comprendre plusieurs sections, sous-sections, paragraphes, logos et un agrégat de différents types de clauses, éléments, tableaux complexes et plus encore. Le diable, comme on dit, est dans les détails du contrat. Il peut devenir écrasant pour un analyseur humain d'examiner tous ces éléments de manière critique, en particulier lorsqu'il est contraint par des délais.
- Complexité des versions : un contrat est rarement une activité de signe-ici-maintenant-et-nous-sommes-sur-la-piste. Même pendant la création, il y a forcément des variations et des versions, et même après la signature du contrat, il peut y avoir des modifications et des ajustements. L'analyse des contrats nécessite un suivi méticuleux des versions, des modifications et des amendements, ce qui peut être un cauchemar lorsqu'il est effectué manuellement.
- Suivi des risques contractuels : l'analyse des contrats doit identifier les risques au sein du contrat. Il est impératif d'identifier et d'agir rapidement sur les risques pour éviter les pertes financières et la non-conformité, ce qui peut être difficile lorsqu'il est effectué manuellement.
Analyse intelligente des contrats
Des outils logiciels spécialisés sont utilisés pour l'analyse des contrats depuis quelques décennies maintenant, mais ces systèmes d'analyse de contrats standard ne servent qu'à extraire des termes et des clauses simples comme les noms des parties ou les dates de résiliation. L'avènement de l'intelligence artificielle au cours de la dernière décennie a permis l'automatisation de toutes les formes d'activités analytiques, y compris l'analyse des contrats. L'intelligence contractuelle utilise les capacités de l'intelligence artificielle (IA) pour extraire, comprendre et interpréter la signification des dispositions d'un contrat.
Les outils de Contract Intelligence permettent une extraction facile et précise de toutes les données pertinentes d'un portefeuille de contrats d'une manière qui se prête aux informations sur les performances et à l'analyse des risques, supprimant ainsi bon nombre des inconvénients mentionnés dans la section précédente de l'analyse manuelle des contrats.
Applications pratiques de la Contract Intelligence
La Contract Intelligence, bien que largement utilisée dans le domaine de l'analyse des contrats, peut idéalement être utilisée dans l'ensemble du protocole de gestion des contrats :
- Extraction et classification des données : l'utilisation du traitement du langage naturel (NLP) et de l'extraction de données basée sur le ML à partir de contrats peut englober le prétraitement des données, l'extraction automatisée des données et la levée d'exceptions, qui sont toutes des tâches banales répétitives lorsqu'elles sont effectuées manuellement. La détection intelligente des clauses peut permettre à d'autres entités de gestion des contrats d'accéder facilement aux informations pertinentes telles que les clauses contractuelles dans la bibliothèque de clauses pré-approuvées de leur organisation. Les outils d'intelligence contractuelle peuvent être configurés pour répondre aux besoins de gestion des contrats de l'entreprise.
- Création de contrats : avec toutes les extractions et classifications de données possibles avec la gestion des contrats activée par l'IA, la création de contrats peut également être simplifiée. Les outils ML apprennent au fur et à mesure qu'ils sont utilisés, et ils peuvent utiliser les informations extraites de contrats antérieurs et créer un cadre de nouveaux contrats qui peuvent être affinés par un humain dans la boucle.
- Sécurité de l'information : l'intelligence contractuelle peut permettre aux organisations de définir des règles d'accès pour différents niveaux de données et d'informations issues de contrats. Compte tenu de la nature exclusive et souvent secrète des contrats et des petits caractères, une telle sécurité des informations est essentielle dans la gestion des contrats.
- Rationalisation du flux de travail des contrats : des outils d'intelligence contractuelle haut de gamme permettent d'automatiser le flux de travail des contrats avec des vérifications périodiques et des réacheminements pour les approbations, la gestion des exceptions et la communication automatisée entre toutes les parties prenantes. Ces analyses et notifications de flux de travail automatisées peuvent aider à la détection précoce des goulots d'étranglement et des anomalies dans leur processus de flux de travail, ce qui peut, à son tour, réduire le cycle de vie du contrat et améliorer l'efficacité de la gestion des contrats.
- Gestion intelligente des risques : les outils d'IA peuvent être utilisés pour fournir des graphiques intuitifs avec les données contractuelles afin de fournir des fonctionnalités de cartographie et de notation des risques. Les plates-formes d'IA peuvent créer des matrices d'évaluation des risques qui peuvent analyser les modèles de probabilité de risque et l'exposition au risque. La connaissance des risques peut aider à planifier les corrections de cap et les modifications de contrat. La gestion des risques est un facteur majeur pour la responsabilité contractuelle et les outils d'IA peuvent offrir une gamme de fonctionnalités innovantes pour une meilleure évaluation des risques de la source au contrat.
Les techniques de ML et de réseaux de neurones peuvent permettre de comprendre des mots-clés spécifiques aux contrats. Par exemple, ils peuvent aider à reconnaître
- Description basée sur le jargon des dates ("au plus tard quinze jours ouvrables après la demande par conséquent") et des montants ("égal à cinq pour cent (5%) des capitaux propres d'AB, Inc")
- des phrases spéciales spécifiques au contrat qui signifient la même chose, comme « lors de l'exécution de cet accord » et « lorsque le contrat est signé ». Les deux expressions signifient la même chose et sont reconnues comme telles par les outils de renseignement sur les contrats.
- similitude sémantique (même si la formulation est différente)
- dispositions et clauses correctement, même dans les cas de formulation variée
Avantages de l'intelligence contractuelle
Selon Gartner, d'ici 2024, la quantité d'efforts manuels pour le processus d'examen des contrats sera réduite de 50 % par rapport à ce qu'elle est aujourd'hui grâce à l'adoption de solutions d'analyse des contrats basées sur l'IA. Ceci est motivé par les avantages suivants de Contract Intelligence
- Transparence : l'analyse automatisée des contrats permet la transparence sur l'ensemble du portefeuille de contrats de l'entreprise, non seulement en numérisant les informations et les artefacts associés et en les stockant dans un référentiel central, mais également en permettant l'analyse via des outils tels que les réseaux neuronaux et l'apprentissage automatique. Ainsi, l'extraction intelligente des obligations, des niveaux de service et d'autres informations clés telles que les jalons, les livrables et les KPI peut garantir la réalisation des résultats commerciaux escomptés.
- Atténuation des risques : les outils ML de l'intelligence contractuelle permettent d'identifier rapidement les erreurs, le langage contractuel incorrect et d'autres erreurs de rédaction afin que des actions correctives puissent être entreprises sans délai.
- Optimisation du processus de création de contrats : les outils d'IA peuvent être utilisés pour extraire des informations d'un portefeuille de contrats existant ainsi que des données de performances passées, fournissant ainsi des pointeurs vers des clauses, des termes et des postes pertinents qui fonctionnent avec la compétence de l'entreprise. De telles informations aident à rédiger de futurs contrats avec une meilleure gestion des risques.
- Meilleure réponse d'urgence : Un exemple classique d'événements inattendus perturbant les contrats est la récente pandémie de COVID, au cours de laquelle les entreprises ont dû analyser et repenser leur portefeuille hérité pour identifier les endroits dans les contrats qui seraient affectés par la pandémie et les blocages associés. L'utilisation d'outils d'IA dans l'ensemble du processus de passation des marchés peut aider à faire face à de tels événements inattendus et peut aider à réorienter les contrats pour répondre aux force majeure de nature.
- Meilleures décisions commerciales : Les bonnes décisions commerciales reposent sur des données solides. Le référentiel de contrats peut être utilisé comme une source de veille économique qui peut aider à prendre des décisions stratégiques à la fois lors de l'élaboration du contrat et lors de la mise en œuvre. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors du renouvellement des contrats, où l'analyse intelligente du contrat par rapport aux données de performance peut aider à décider des clauses des futurs contrats.
Intelligence contractuelle dans l'examen de conformité
L'utilisation de l'IA dans la gestion des contrats peut simplifier la conformité réglementaire :
- Assurer la conformité réglementaire nécessite de passer au crible des pages de clauses, sections, obligations, réglementations, etc., une tâche qui peut prendre des jours aux équipes juridiques et de conformité. L'utilisation de l'automatisation basée sur l'IA peut aider à numériser les documents contractuels, à sélectionner des mots-clés, à suivre les omissions et à fournir des informations sur les étapes à suivre.
- Les réglementations et les règles de conformité sont souvent mises à jour et modifiées. Faire correspondre tous les contrats avec les règles de conformité mises à jour et modifiées peut être un cauchemar de gestion. Les outils d'IA peuvent aider à rassembler tous les contrats en un seul endroit, puis à passer au crible automatiquement les contrats pour trouver les zones de non-concordance avec les réglementations mises à jour, garantissant ainsi une conformité totale à tout moment.
- Les outils d'IA dans l'intelligence contractuelle peuvent également prendre en charge l'aspect communication de la gestion des contrats afin que toutes les parties prenantes soient tenues au courant des réglementations et des faits de conformité et de toute inadéquation entre les contrats et les exigences réglementaires. Cela responsabilise toutes les parties prenantes du contrat et offre des pistes d'audit à travers le paysage réglementaire.
- Des technologies telles que l'analyse avancée, l'apprentissage automatique et l'apprentissage en profondeur peuvent identifier tout écart dans la conformité des contrats et les obligations de performance et signaler immédiatement les alertes afin que les étapes de rectification puissent être effectuées à temps pour éviter les pièges réglementaires.
Limites d'une plateforme d'intelligence contractuelle
Comme pour tout processus amélioré par la technologie, l'intelligence contractuelle n'est pas sans limites, dont beaucoup peuvent être surmontées par un choix judicieux de la plate-forme de mise en œuvre.
- Le premier obstacle à l'utilisation d'outils d'IA dans tout processus est qu'il est coûteux et long à mettre en œuvre. Toute nouvelle technologie est associée à de tels problèmes au début, mais avec une plus grande utilisation, ces obstacles peuvent être surmontés dans une certaine mesure. Quant à la dépense, l'entreprise est tenue d'effectuer une analyse coûts-avantages pour voir si la plate-forme d'intelligence contractuelle aurait effectivement, à long terme, un retour sur investissement favorable.
- La mise en œuvre de toute nouvelle technologie est associée à une courbe d'apprentissage. L'intelligence contractuelle offre des fonctionnalités complexes, ce qui est à la fois un avantage et un inconvénient - avantage en raison de l'amélioration évidente des performances, mais dissuasif car la mise en œuvre et l'utilisation nécessitent un certain nombre de compétences spécialisées qui doivent être développées. L'intégration de l'intelligence contractuelle dans une entreprise doit nécessairement inclure un élément de formation, dans lequel les intervenants sont formés à différents niveaux d'expertise selon leur implication dans le contrat.
- Un sentiment commun à de nombreuses personnes est que s'il est humain de se tromper, il faut une machine pour gâcher les choses. Cela ne doit pas nécessairement être vrai et découle d'une peur de l'inconnu. L'orientation des attitudes et la formation des employés peuvent aider à renforcer la confiance envers la technologie parmi les parties prenantes du contrat.
- Les fonctionnalités de la gestion des contrats activée par l'IA doivent être proportionnées aux besoins de gestion de l'entreprise. Une entreprise qui ne traite que des contrats de travail a besoin d'une plate-forme d'intelligence contractuelle plus simple, par rapport à une entreprise multinationale qui s'occupe des fusions, des acquisitions, des ventes et des actions, en plus de l'intégration des employés.
Comment choisir une plateforme d'intelligence contractuelle ?
Les facteurs de base qui régissent le choix d'une solution d'intelligence contractuelle sont
- Le niveau d'automatisation requis : Les niveaux de fonctionnalités requis des pratiques de gestion des contrats de l'entreprise doivent être pris en compte lors du choix d'une plateforme d'intelligence contractuelle. Outre les besoins de l'entreprise, le choix de la plate-forme dépend également de sa capacité à s'engager à ce niveau de technologie et à s'adapter à la culture de travail.
- Contraintes budgétaires : Comme mentionné précédemment, l'intelligence contractuelle implique l'achat de technologie et d'expertise. Cela dépend du montant d'argent disponible, qui dépend de l'échelle de l'entreprise, du résultat net et du potentiel d'investissement de l'entreprise.
- Facilité d'utilisation : La mise en place de l'intelligence contractuelle nécessite une certaine implication humaine et nécessite donc un ensemble de compétences spécifiques. Le besoin de formation et de support technique doit être pris en compte avant de choisir le bon outil.
- Le nombre de parties prenantes impliquées et la hiérarchie organisationnelle : l'intelligence contractuelle permet une meilleure visibilité à toutes les parties prenantes, à différents niveaux en fonction des niveaux de participation des parties prenantes au contrat. Les contrats peuvent impliquer des approbations et des signatures, et l'outil de renseignement sur les contrats peut être choisi pour effectuer des tâches telles que la gestion du flux de travail, le routage des approbations, etc.
- Intégration avec les autres systèmes utilisés dans l'entreprise : si l'intelligence contractuelle peut être une entité autonome, elle peut également être intégrée dans un système plus vaste. hyper-automatisation système d'une organisation. La nécessité et l'utilité de l'hyper-automatisation dans la période actuelle ou future doivent être évaluées avant de choisir l'outil de renseignement contractuel. En cas d'intégration future, l'outil doit être compatible avec le système plus large d'automatisation des processus métier.
- Configuration du référentiel : les moteurs d'intelligence contractuelle numérisent l'ensemble du portefeuille de contrats existants. L'entreprise peut décider où les données numérisées doivent être stockées et choisir une plate-forme qui répond à cette exigence.
- Extraction approfondie des données : Contract Intelligence peut aller au-delà de la simple extraction de données et permettre la catégorisation et l'analyse des données qui fournissent des informations sur les clauses, les obligations, les niveaux de service, les tables de tarifs, etc. Il s'agit d'une fonctionnalité dont la plupart des flux de travail de gestion des contrats auraient besoin, et le choix d'une plate-forme doit vérifier la disponibilité de ces fonctionnalités
Réponses à quelques FAQ sur Contract Intelligence
Le moteur d'IA peut-il lire le contrat compromettant ainsi la confidentialité et la sécurité des données ?
Cette question découle de la méfiance générale vis-à-vis des machines. Les outils d'IA sont des algorithmes qui effectuent des prédictions et des analyses basées sur des modèles de données. Ainsi, bien que l'apprentissage automatique apprenne ce qu'il faut faire, il ne peut pas le discerner comme le font les humains. Donc, à moins qu'un méchant maléfique de Bond extraie les données du ML et lui ordonne d'effectuer des tâches perverses, il n'y a aucun risque que des moteurs d'IA (ou des guichets automatiques comme Sheldon craintes) menant la charge de la brigade des machines.
Contract Intelligence peut-elle extraire des données de manière significative ?
Significatif pour les humains, oui. Sur la base de règles et de l'apprentissage par expérience, le moteur peut sélectionner des données et des informations et les classer d'une manière significative pour l'humain dans la boucle. Comme répondu dans la question précédente, les machines ne trouvent pas de sens aux données comme le font les humains. Au moins encore.
Les informations fournies par Contract Intelligence sont-elles fiables ?
La précision d'apprentissage ML est assez élevée pour commencer et s'améliore avec l'utilisation. Dans tous les cas, la gestion des contrats basée sur l'IA peut être aussi efficace, voire plus efficace que la gestion manuelle, avec les avantages supplémentaires d'un gain de temps et d'une réorientation de l'effort humain vers des activités plus significatives.
À emporter
L'intelligence contractuelle est une nouvelle approche de la gestion des contrats qui permet une analyse dynamique des contrats dans le contexte de la compétence de l'entreprise. Les outils d'intelligence artificielle utilisés dans l'intelligence contractuelle garantissent la réalisation de l'intention du contrat tout au long de son cycle de vie, tout en fournissant des informations en temps réel à fort impact qui contribuent à la conformité et à la gestion réussie des contrats. L'intelligence contractuelle peut minimiser les risques et déclencher des actions appropriées en cas de modifications de la réglementation et de l'environnement commercial. Il peut apprendre et grandir avec l'entreprise, servant ainsi d'extension organique à un outil d'assistance autrement inorganique.
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