Tout ce que vous devez savoir sur la capture intelligente des données

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Tout ce que vous devez savoir sur la capture intelligente de données

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L'accès aux données pertinentes peut donner à toute organisation un avantage concurrentiel. Cependant, l'ère de l'information a également augmenté les données numériques générées avec environ 2.5 quintillions d'octets de données produits chaque jour. Les formats des données produites évoluent également avec les avancées technologiques. Les organisations ont du mal à traiter ce volume de données diverses et à les acheminer vers les canaux nécessaires. C'est là qu'intervient la capture intelligente de données.

La capture intelligente des données a rendu l'acquisition et le traitement de toutes les données entrant dans une organisation beaucoup plus faciles et plus rationalisés. C'est également la première étape vers la création d'un processus métier véritablement automatisé.

Voici un aperçu de ce qu'englobe exactement la capture intelligente et comment elle peut vous aider à améliorer l'efficacité de votre organisation.

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Qu'est-ce que la capture intelligente de données ?

La capture intelligente de données implique l'utilisation d'outils numériques pour lire et capturer automatiquement les informations critiques à partir de sources de données entrantes. À l'aide de divers outils de capture de données, vous pouvez extraire des informations pertinentes à partir de documents imprimés ou manuscrits, ainsi que de documents électroniques.

La capture intelligente utilise des outils tels que la reconnaissance optique de caractères pour rendre le processus d'extraction de données presque instantané sans aucune intervention manuelle. Les algorithmes d'apprentissage automatique intégrés aux outils permettent également le développement d'une intelligence artificielle qui peut améliorer la capacité, la précision et la vitesse de traitement au fil du temps.

Les informations extraites sont ensuite acheminées via les canaux appropriés où elles peuvent être validées et envoyées aux utilisateurs ou flux de travail concernés.

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Comment fonctionne la capture de données intelligente

Un partenaire de capture de données intelligente peut fournir à votre organisation une gamme de solutions parmi lesquelles choisir en fonction des besoins et de l'échelle de votre opération. Les données extraites seront ensuite acheminées via des canaux prédéfinis afin qu'elles puissent être utilisées par d'autres logiciels intelligents d'automatisation des processus métier.

Plusieurs ensembles d'outils capturent des données pertinentes

Les ensembles d'outils utilisant des technologies telles que la reconnaissance intelligente des données, la reconnaissance optique des données, la reconnaissance des codes-barres, etc. peuvent capturer des données à partir de documents et de codes imprimés, électroniques ou même de documents manuscrits. L'utilisation de plusieurs ensembles d'outils permet aux processus intelligents de comprendre le type de données traitées et le contexte dans lequel elles sont utilisées.

Par exemple, les algorithmes d'apprentissage automatique de la capture intelligente peuvent utiliser des processus de langage naturel pour différencier correctement les données basées sur des images, basées sur du texte ou hybrides. Au fil du temps, le logiciel peut apprendre où les données pertinentes peuvent être trouvées dans des documents ayant une structure similaire et gagner du temps de traitement.

Validation des données avec la bonne autorité

Une fois le processus de capture terminé, les données sont validées afin que toute divergence ou incohérence puisse être résolue au stade de la capture elle-même.

Routage des informations

Les informations capturées sont automatiquement acheminées vers les systèmes principaux pertinents sans avoir besoin d'une saisie manuelle. Le flux de travail est simplifié puisque toutes les informations ingérées sont automatiquement classées et connectées aux systèmes d'entreprise et de gestion de contenu, contrairement aux systèmes traditionnels où le processus d'intégration est manuel et donc plus complexe.

Utiliser des algorithmes d'apprentissage automatique pour améliorer constamment la précision

Le logiciel peut apprendre à définir et à identifier différents formats de nouvelles données à l'aide d'algorithmes d'apprentissage automatique intégrés. Les directives d'extraction intégrées peuvent également apprendre où trouver des informations critiques dans différents types de documents. Le processus d'apprentissage améliorera, au fil du temps, la précision et la vitesse de la capture intelligente.

Stockage des données pour réutilisation

Les fonctionnalités de classification intelligente du logiciel de capture intelligente garantissent que toutes les données entrantes sont identifiées et étiquetées de manière appropriée afin qu'elles puissent être facilement accessibles à l'avenir.

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Quels sont les avantages de la capture de données intelligente

Comme vous pouvez le voir, la capture de données intelligente augmente l'efficacité du processus de capture et d'utilisation des données de votre organisation dès le début. Pour ce faire, il extrait les données en temps réel, les envoie aux systèmes principaux et met les informations pertinentes à la disposition de l'utilisateur final presque instantanément.

Voici quelques façons dont la capture intelligente peut profiter à votre organisation.

Élimine les tâches fastidieuses et chronophages

Les tâches manuelles qui prennent du temps sans ajouter beaucoup de valeur au processus global peuvent être automatisées à l'aide de la capture intelligente. Cela libérera du temps pour que les employés se concentrent sur des tâches plus importantes et de plus grande valeur.

Réduit les frais généraux

Les méthodes traditionnelles d'ingestion et de traitement des données augmentent les coûts opérationnels et créent un besoin de dépenses en ressources humaines supplémentaires à mesure que les données entrantes augmentent. L'impression de données pour le traitement et le stockage augmente les frais généraux d'une organisation. La numérisation de toutes les données entrantes, que ce soit par e-mail, documentation physique ou même par téléphone mobile, permet de réduire ces frais généraux. Étant donné que moins de ressources humaines sont consacrées à la saisie et à la vérification manuelles de grands ensembles de données, le temps peut être consacré à des tâches plus critiques conduisant à une meilleure croissance organisationnelle sans dépenser pour obtenir des ressources humaines supplémentaires.

Point de capture unique

La capture intelligente offre un point de capture unique où l'intelligence artificielle peut apprendre à identifier différents types de documents et où se trouvent des données importantes. Le processus devient transparent et l'efficacité de ces processus augmente à mesure que davantage de données sont traitées.

Améliore la synergie à l'échelle de l'organisation

Alors que de plus en plus d'organisations passent à un modèle de travail à distance, la capture intelligente aide à faciliter l'interaction dynamique grâce à un ensemble de données partagé sans avoir besoin d'être dans le même emplacement géographique. Rendre ainsi les talents distants plus accessibles et accroître la synergie au sein des différentes équipes et départements.

La capture intelligente aide à faciliter l'interaction dynamique grâce à un ensemble de données partagé sans avoir besoin d'être dans le même emplacement géographique. Rendre ainsi les talents distants plus accessibles et accroître la synergie au sein des différentes équipes et départements.

Sécurité améliorée

Le routage du contenu permet uniquement aux utilisateurs autorisés à accéder à des données particulières de les visualiser et de les vérifier. Il protège contre les violations de données en cryptant les données entrantes et également contre la perte de données en enregistrant en toute sécurité toutes les données entrant dans l'organisation et en les stockant au même endroit. Cela permet à une entreprise de se conformer aux normes de sécurité et assure également aux clients que toutes leurs données sont en sécurité. Les pistes d'audit sont totalement transparentes et facilement accessibles à l'avenir par les autorités compétentes.

Simplifie la conformité

La classification et la définition sans erreur des données entrantes permettent au logiciel intelligent de capture de données de fournir des données de meilleure qualité. Les données sont également liées à une piste d'audit, garantissant qu'aucune politique de conformité n'est violée en ce qui concerne les données. La numérisation des documents améliore la sécurité et permet un suivi sans tracas, ce qui facilite la conformité.

Solution de plate-forme unique

La capture intelligente permet à une plate-forme unique de prendre en charge les utilisateurs et les processus de différents départements. Le processus de saisie, de vérification et de routage des données est ainsi simplifié et la courbe d'apprentissage pour différents logiciels au sein d'une même organisation est éliminée.

efficacité accrue

La rationalisation de la capture de données permet une ingestion plus rapide et sans erreur de tout contenu grâce à l'automatisation. Éliminer l'erreur humaine du processus, avoir un algorithme d'apprentissage automatique constant configuré pour rendre le processus plus fluide et prêt pour l'évolution des données entrantes, et laisser aux ressources humaines le temps de se concentrer sur les tâches critiques plutôt que sur les tâches manuelles, améliore le niveau d'efficacité global de l'organisation.

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Conclusion

La capture intelligente des données permet aux organisations de faire le bon premier pas vers la création d'un meilleur processus de gestion des données. C'est également un précurseur de la création d'un processus d'automatisation intelligent global pour votre entreprise.

À l'aide de plusieurs ensembles d'outils, la capture intelligente lit et traite les données pour en extraire les informations critiques et les acheminer vers les systèmes principaux. L'apprentissage automatique aide également les logiciels intelligents de capture de données à apprendre à différencier les différents types de données et à classer les données standard et nouvelles de manière appropriée afin que le processus devienne plus rapide et plus efficace à long terme.

Alors que les données deviennent le Saint Graal des avantages concurrentiels pour les organisations, l'utilisation de systèmes intelligents de capture de données devient de plus en plus essentielle dans le monde d'aujourd'hui.

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