Rapport FINRA 2024 : points à retenir en matière de tenue de dossiers

La Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) a récemment publié son rapport annuel
rapport de surveillance réglementaire pour 2024. Ces informations ont été partagées pour fournir aux entreprises des informations et des observations clés sur les opérations récentes du régulateur, dans le but d'améliorer la transparence et de renforcer les programmes de conformité pour les entreprises du secteur financier.   

Parallèlement aux sujets d’actualité autour de l’utilisation de l’intelligence artificielle et de l’évolution de la cybersécurité, les exigences en matière de tenue de dossiers continuent également d’évoluer parallèlement à la technologie moderne. Ci-dessous, nous examinerons les principaux points à retenir en matière de tenue de dossiers. 

Communications hors canal 

Le rapport indique que la FINRA utilise une approche basée sur les risques pour examiner la manière dont les entreprises gèrent les communications commerciales. Il reconnaît qu'avec les plates-formes et les appareils hors canal, le risque que les enregistrements ne soient pas conservés est clairement bien plus grand. Il est fait référence à
les amendes de la SEC administrées dans l’ensemble du secteur de 2021 à 2023, là où ils n’étaient effectivement pas. 

Si les communications hors canal peuvent avoir lieu sur n'importe quel outil non agréé pour un usage professionnel (plateformes de courrier électronique et de messagerie instantanée par exemple), la correspondance mobile en représente sans aucun doute une part importante, en grande partie en raison de sa commodité d'utilisation, de son immédiateté et de sa disponibilité. en dehors des heures de travail. 

Dans le rapport, il est demandé aux entreprises si leur politique de communication électronique inclut… 

• Procédures pour maintenir, préserver et surveiller toute la correspondance commerciale du personnel, y compris celle via des méthodes hors canal. 

• Processus pour surveiller les nouveaux canaux disponibles pour les clients. 

Plutôt que d’attendre simplement que les employés suivent le protocole, l’élément de surveillance est désormais plus prononcé et les équipes de conformité sont censées effectuer un travail de détective pour comprendre le paysage et s’assurer que la conduite des employés est honnête. La FINRA recommande directement aux entreprises de surveiller… 

• Si les canaux approuvés sont sous-utilisés, ce qui signifie que des alternatives sont utilisées. 

• Leurs canaux approuvés, pour les « indices de communications se produisant hors canal », c'est-à-dire les références à d'autres conversations sur des domaines non autorisés.  

Le dernier point pourrait prendre la forme de chaînes de courrier électronique qui copient une adresse électronique à partir d’un domaine hors canal, ou de suggestions selon lesquelles les destinataires devraient interagir ailleurs, à l’abri d’un examen minutieux. 

Les entreprises sont également invitées à réfléchir aux mesures correctives/disciplinaires en place pour les conseillers qui se comportent comme des délinquants et enfreignent la politique. Traditionnellement, les entreprises ont payé le prix de la mauvaise conduite de leurs employés, c'est pourquoi la FINRA encourage la mise en place de mesures dissuasives pour les individus. 

Communications destinées au public 

Comme la règle marketing de la SEC,
Règle 2210 de la FINRA (Communications avec le public) englobe les communications électroniques, de sorte que les sites Web et les réseaux sociaux sont soumis aux mêmes normes que les brochures écrites, les publicités télévisées et même les courriers électroniques. 

La FINRA rappelle aux entreprises leur obligation de présenter des informations exactes, équilibrées et non trompeuses ; en partageant les risques associés à un produit/service ainsi que ses bénéfices, par exemple. Cela est étroitement lié aux développements autour de l’utilisation de l’IA à des fins de création de contenu. 

Intelligence artificielle 

La FINRA classe explicitement l'IA comme un « risque émergent », recommandant aux entreprises de considérer son impact omniprésent et les conséquences réglementaires de son déploiement. 

Lorsque vous décomposez le
façons dont les spécialistes du marketing peuvent tirer parti de ChatGPT, par exemple, il devient clair à quel point l'outil est devenu efficace. Non seulement il peut rédiger des publications sur les réseaux sociaux et des textes de sites Web, mais il peut également les optimiser en fonction du référencement, des mots-clés tendances ou d'autres mesures pertinentes. Cela économise aux spécialistes du marketing une quantité de travail incroyable et tentera une main-d’œuvre surchargée qui a besoin d’une bouée de sauvetage. 

Malheureusement, ces équipes ne sont peut-être pas équipées pour vérifier minutieusement les résultats générés, ce qui est particulièrement problématique dans le contexte de

Les « hallucinations » du chatbot. Sans les vérifications et modifications appropriées, le ton de la voix d’une marque et la clarté du message peuvent être compromis. Ce qui est plus inquiétant encore, c’est sa légitimité factuelle. 

La SEC a déjà
clarifié que les conseillers eux-mêmes sont responsables lorsque des problèmes surviennent après l’utilisation d’outils d’IA pour les recommandations d’investissement. La FINRA partage bon nombre des mêmes incertitudes. Sur un

podcast décortiquant le rapport 2024, Ornella Bergeron, vice-présidente principale de la supervision des membres de la FINRA, a déclaré que malgré les efficacités opérationnelles permises par les développements de l'IA, des inquiétudes subsistent. 

« Bien que ces outils puissent présenter des opportunités très prometteuses, leur développement a soulevé des inquiétudes quant à des éléments tels que l'exactitude, la confidentialité, les préjugés et la propriété intellectuelle. 

« Jusqu’à présent, les entreprises se montrent très prudentes et réfléchies lorsqu’elles envisagent d’utiliser des outils d’IA et avant de déployer de nouvelles technologies », a déclaré Bergeron. "Ainsi, même si le rapport de cette année ne contenait pas grand-chose dans la section sur l'IA en termes de rôles ou d'observations spécifiques, il s'agit probablement d'un sujet sur lequel nous verrons beaucoup plus à l'avenir." 

En résumé : un passage à la surveillance 

Les communications hors canal et destinées au public sont à l'ordre du jour de la réglementation depuis un certain temps déjà, et le rapport 2024 de la FINRA réitère ces préoccupations.  

En fournissant des questions approfondies que les entreprises pourront se poser, il contribuera à mettre en évidence les insuffisances et les angles morts qui ont conduit en premier lieu aux lacunes en matière de tenue de registres à l'échelle du secteur. Et en prescrivant des procédures pour découvrir et éradiquer l’utilisation de canaux non autorisés, le régulateur a montré une réelle volonté d’y mettre un terme, ou que les entreprises trouvent de nouvelles façons de gérer la situation de manière conforme. 

Les fournisseurs d'archivage des communications peuvent désormais capturer et enregistrer des données sur les plateformes traditionnelles « hors canal » (WhatsApp, WeChat, Telegram). Ils sont également de plus en plus développés pour s’attaquer à la pièce du puzzle liée à la surveillance ; en appliquant des politiques de lexique pour signaler des formulations spécifiques, par exemple. Cela éliminerait la nécessité d’interdictions irréalistes de plateformes et garantirait que les activités illicites soient rapidement découvertes. 

Même si une grande partie du contenu du rapport semble familier, la FINRA a également montré qu'elle était attentive aux nouveaux développements, et en particulier au carnage latent que l'intelligence artificielle pourrait provoquer dans les procédures. Dans un monde où les algorithmes peuvent suivre une invite mais peuvent énoncer quelques fictions au cours du processus, la responsabilité numérique est d’une importance primordiale. La FINRA, comme la plupart des régulateurs, avance avec prudence.

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• La source: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs