Comment l'automatisation robotique des processus sur la gestion des e-mails peut avoir un impact sur les enseignants

L'automatisation robotique des processus (RPA) permet aux gens d'arrêter de faire certains types de tâches répétitives souvent effectuées manuellement. Étant donné que tant de personnes passent désormais un temps précieux à gérer les besoins de gestion des e-mails, il n'est pas surprenant qu'elles se soient penchées sur la manière dont la RPA pourrait aider leurs boîtes de réception. Voici quelques exemples de la façon dont cela pourrait améliorer les opérations dans le secteur de l'éducation et aider les enseignants qui travaillent dur à libérer leur temps.

Diminution des tâches de frappe

Certains outils RPA peuvent gérer les e-mails entrants et sortants avant même que les enseignants ne les voient. Il élimine une grande partie du travail occupé qui comprend souvent une grande partie de leurs journées de travail typiques.

Ces solutions évaluent généralement le contenu d'un e-mail dans un premier temps. Ensuite, ils créeront un score de confiance pour ce que dit l'e-mail. Si le système RPA a une confiance élevée, il envoie une réponse sans intervention des enseignants ou de toute autre personne impliquée dans la gestion des e-mails. Les éducateurs ne s'impliquent que lorsque l'outil RPA a peu confiance dans le contenu de l'e-mail et a besoin de conseils.

De telles configurations sont particulièrement utiles lorsque les parents envoient des e-mails auxquels il est facile de répondre. Un éducateur peut configurer des modèles spécifiques pour un outil RPA à utiliser. Ensuite, ils n'ont qu'à saisir des réponses plus détaillées lorsque le contenu d'un e-mail est plus complexe.

Prenons un exemple où les élèves envoient des devoirs par e-mail. Un éducateur peut utiliser la RPA pour confirmer la réception du travail ou signaler qu'un apprenant a oublié d'inclure une pièce jointe nécessaire.

La RPA est également utile pendant des périodes comme le début d'une année scolaire, lorsqu'un éducateur peut avoir besoin d'envoyer des e-mails de bienvenue à des dizaines de nouveaux élèves et à leurs parents. Les enseignants doivent toujours ajouter des touches personnelles à la correspondance, mais ils peuvent éliminer ou réduire une partie du contenu des e-mails qui doit figurer dans chaque message.

"RPA peut envoyer des réponses par e-mail sans aucune intervention des enseignants." 

Gagner du temps pendant les tâches essentielles

De nombreux emplois d'éducateurs comportent des éléments à la fois de répétition et d'individualisation. La planification des cours en est un excellent exemple. Les enseignants suivent généralement des cadres spécifiques pour s'assurer que le contenu de la leçon répond aux normes nationales ou nationales. Cependant, ils ajusteront également les plans pour chaque élève, en fonction des forces et des besoins de l'apprenant.

En Écosse, le conseil municipal d'Aberdeen est devenu le premier du pays à utiliser la RPA pour créer des plans de cours. Cette application RPA a provoqué des changements positifs équivaut à embaucher 14 enseignants de plus car cela a fait gagner beaucoup de temps.

Certains plans de cours incluent même d'enseigner aux apprenants comment envoyer des e-mails. Ce contenu est particulièrement bénéfique pour les jeunes apprenants ou les personnes apprenant l'anglais comme langue seconde.

Les e-mails font partie intégrante de la vie quotidienne de beaucoup, mais tout le monde a dû apprendre à les envoyer à un moment donné. Imaginez une solution RPA qui pourrait aider les enseignants à créer des plans de cours plus rapidement, puis à distribuer du contenu thématique directement dans les boîtes de réception des élèves.

"Une application RPA utilisée en Écosse a permis de gagner tellement de temps qu'elle a fourni l'équivalent de l'embauche de 14 nouveaux éducateurs." 

Veiller à ce que les éducateurs voient les e-mails par niveau de priorité

Le courrier électronique est un moyen de communication pratique, mais il peut rapidement devenir accablant. C'est parce que la plupart des gens ont leur boîte de réception configurée pour recevoir tous les e-mails dès leur arrivée. Cependant, une bonne pratique pour la gestion des e-mails est de prioriser comment et quand vous gérez les messages. Vous constaterez presque certainement que certains nécessitent une attention rapide et que d'autres ne nécessitent aucune réponse.

RPA peut fonctionner en arrière-plan pour hiérarchiser les e-mails. Certains systèmes apprennent au fil du temps quels e-mails sont plus ou moins importants. Les utilisateurs peuvent également modifier les paramètres afin de voir les e-mails par lots à des heures prédéfinies. De cette façon, les utilisateurs ne sont pas interrompus chaque fois qu'un nouveau message arrive.

Certains systèmes RPA apprennent également à reconnaître des mots-clés spécifiques. Ceux-ci pourraient inclure « enfant malade », « devoirs en retard » ou « devoir manqué ». Ce sont toutes des questions qui pourraient nécessiter une attention rapide de la part d'un enseignant.

De nombreux éducateurs ont fait face à des défis extraordinaires au cours des dernières années et certains sont maintenant faire face à l'épuisement professionnel par conséquent. L'un des problèmes est qu'ils doivent souvent passer une grande partie de leur temps à faire autre chose qu'à enseigner. La RPA peut résoudre ce problème, en particulier en ce qui concerne la gestion des e-mails.

"Certains systèmes RPA peuvent donner la priorité aux e-mails et à l'apprentissage au fil du temps, ce qui est plus ou moins important." 

Amélioration des délais et des procédures de traitement

De nombreux systèmes éducatifs utilisent le contenu des e-mails comme système d'alerte précoce. Par exemple, certaines phrases pourraient indiquer un élève à risque ou un élève ayant des opinions extrémistes qui pourraient se mettre en danger ou mettre les autres en danger.

Au Royaume-Uni, le ministère de l'Éducation a déployé un outil RPA appelé Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data - ou ARNOLD. Avant d'utiliser ARNOLD, les travailleurs manipulaient environ 120,000 XNUMX courriels du public chaque année en saisissant manuellement les données dans un système. Cela prenait beaucoup de temps, obligeant quelqu'un à lire un message et à le comprendre dans son contexte, puis à le catégoriser avant qu'il ne soit transmis à la bonne personne.

Désormais, ARNOLD examine chaque e-mail, le classe par niveau de risque et effectue la saisie des données requises dans le système du service de l'éducation. L'outil RPA examine des centaines de variables associées à chaque e-mail pour décider comment le classer. Cette configuration a éliminé la saisie manuelle des données liées aux e-mails entrants.

Les membres du personnel disent que ce changement les a aidés à se concentrer sur la prestation de services plutôt que sur l'administration. Cela leur permet également de repérer plus facilement les e-mails qui nécessitent une action la plus rapide, tels que ceux concernant les élèves à risque ou les écoles peu performantes.

L'automatisation robotique des processus simplifie la gestion des e-mails

Les éducateurs d'aujourd'hui ne peuvent pas éviter d'écrire et de répondre aux e-mails. Cependant, comme le montrent ces exemples, un outil d'automatisation des processus robotiques pourrait les aider à gagner du temps et à s'engager dans un travail plus gratifiant et pertinent.

Certains décideurs des services éducatifs hésitent à faire les choses autrement, surtout si les nouveaux processus nécessitent des ressources financières. Cela signifie que les enseignants peuvent avoir besoin de parler spécifiquement du temps et de l'énergie qu'ils consacrent actuellement à la rédaction d'e-mails et de la façon dont la RPA changerait la donne en leur permettant de consacrer plus de temps à ce qu'ils font le mieux.