Comment identifier et prévenir la fraude des fournisseurs

Republié par Platon

Suiveurs: 0

Vous recherchez une solution d'automatisation des points d'accès basée sur l'IA ? Découvrez les nanonets pour une meilleure précision, une plus grande flexibilité et un large éventail d'intégrations avec d'autres systèmes de comptabilité, ERP et plus encore !

Diriger une entreprise implique de faire face à un grand nombre de risques. Les risques de fraude peuvent découler de l'implication de tiers tels que des fournisseurs ou même des employés. L'une de ces fraudes endémiques associées à la processus des comptes fournisseurs est la fraude du fournisseur.

La fraude des fournisseurs peut provenir d'une ou de plusieurs sources de manière très sophistiquée. S'il n'est pas détecté, il peut coûter cher aux entreprises. Lisez la suite pour en savoir plus sur la fraude des fournisseurs, ses catégories et les moyens de la détecter et de la prévenir.

Table des matières

Qu'est-ce que la fraude des fournisseurs

La fraude des fournisseurs fait référence aux pratiques frauduleuses qui peuvent être commises à des fins personnelles par un fournisseur, plusieurs fournisseurs ou un employé, sur le comptes à payer (AP) d'une entreprise.

En termes simples, il s'agit d'un type d'escroquerie qui consiste à falsifier les informations de compte d'un fournisseur ou d'un destinataire dans AP pour détourner les paiements. Les fraudes au paiement peuvent être commises par :

Un ou plusieurs employés
Un ou plusieurs fournisseurs
Collaboration entre fournisseur(s) et employé(s)
Une entité extérieure qui modifie les informations de paiement d'un fournisseur à l'insu de quiconque

Parfois, la simple complexité impliquée peut rendre difficile la détection des fraudes des fournisseurs et rendre les entreprises vulnérables à d'énormes pertes.

Qui cela a-t-il un impact

En règle générale, la fraude des fournisseurs peut avoir un impact assez sévère sur les petites et moyennes entreprises. Ces organisations courent un risque plus élevé car elles ont tendance à ne pas disposer de contrôles ou de points de contrôle solides permettant de suivre et de localiser ces fraudes.

En outre, les petites organisations qui ont de plus petites équipes d'employés dépendent d'un minimum de personnel pour gérer plusieurs AP les fonctions. Par conséquent, un employé chargé de recevoir les factures ainsi que d'autoriser les paiements peut être tenté de manipuler les registres, ce qui peut à son tour causer des dommages importants aux finances et à la crédibilité d'une entreprise.

Cela ne signifie pas que les grandes organisations ne sont pas à risque. Mais avec leurs moyens, leurs capacités et un personnel relativement plus important, ils sont susceptibles de déployer un contrôle des risques robuste qui peut réduire l'incidence de la fraude des fournisseurs.

Les petites organisations sont plus sensibles à la fraude des fournisseurs si elles n'ont pas les moyens et la capacité de mettre en œuvre des processus et des contrôles de suivi. Sans eux, il peut être difficile de prévenir ou d'atténuer les différentes catégories de fraudes qui peuvent être commises dans leur service AP.

Catégories de fraude des fournisseurs

La fraude des fournisseurs peut varier considérablement dans la manière dont elle est effectuée. Il peut être classé comme détaillé ci-dessous :

Fraude à la facturation: fait référence aux manipulations de paiement qui sont effectuées de 2 manières par les employés. Cela peut impliquer soit un faux fournisseur, soit des paiements en double en utilisant le compte d'un fournisseur réel.
Fournisseur fictif - Un employé disposant d'un contrôle et d'un accès adéquats crée un faux compte fournisseur ou une société fictive, l'enregistre en tant que fournisseur et effectue des paiements réguliers sur ce compte.
Paiements en double - Un employé utilise le compte d'un fournisseur authentique, manipule les enregistrements de paiement et initie des paiements en double sur la facture d'un fournisseur. Le paiement supplémentaire est ensuite transféré sur le compte de l'employé.
Vérifier la manipulation : Ce type de fraude implique qu'un employé falsifie ou modifie des informations sur le chèque d'un fournisseur pour acheminer les paiements vers un compte bancaire personnel.
Accepter des pots-de-vin : Résultant d'une entente entre un fournisseur et un employé, ce type de fraude implique que l'employé reçoive des fonds personnels du fournisseur en échange d'avantages ou de ventes supplémentaires.
Facturation excédentaire : Lorsqu'un fournisseur facture à l'entreprise des quantités/prix excédentaires par rapport à ce qui avait été initialement convenu, on parle de surfacturation. Ce genre de pratique peut se faire seul ou en collusion avec un employé.
La fixation des prix: Ce type de fraude se produit lorsque deux fournisseurs collaborent pour fixer des prix à des taux supérieurs à la normale. L'acheteur/l'entreprise est alors contraint(e) de payer des prix plus élevés, quel que soit le vendeur. Les employés peuvent servir de sources internes aux fournisseurs pour obtenir des informations sensibles sur les budgets.
Truquage des offres: Une manière courante de commettre une fraude, elle se fait généralement par le biais d'une collaboration entre 2 ou plusieurs fournisseurs et employés pour obtenir le contrat d'approvisionnement en faveur du plus offrant. L'employé sera dûment indemnisé pour avoir encouragé et aidé à la fraude.
Cyberfraude : Probablement le type le plus difficile à détecter, ces cas de fraude de fournisseur sont commis par des personnes inconnues et non autorisées sans aucun lien avec l'entreprise ou le fournisseur. Ici, des entités extérieures peuvent manipuler le compte d'un fournisseur existant et détourner les paiements vers leurs comptes. L'intégralité de la transaction se fait par voie électronique, ce qui rend la détection et la prévention encore plus difficiles pour les entreprises.

Détecter et prévenir la fraude des fournisseurs

Détecter et prévenir la fraude des fournisseurs n'est pas facile mais faisable. Une fois que vous avez identifié les domaines clés où il y a un manque de contrôle, la mise en œuvre de contrôles et de mesures plus solides peut grandement contribuer à prévenir les cas de fraude des fournisseurs. Voyons les différentes manières dont les contrôles peuvent être mis en œuvre dans une organisation pour prévenir la fraude des fournisseurs.

Contrôles des fournisseurs

Étant donné que la plupart des cas de fraude de fournisseurs impliquent des fournisseurs, le respect de certaines précautions depuis la sélection jusqu'aux paiements peut potentiellement réduire leur incidence. Voici quelques contrôles potentiels :

Faire preuve de diligence raisonnable dans les processus d'inscription des fournisseurs. L'attention doit être portée sur la vérification des détails du fournisseur tels que les adresses postales, y compris les boîtes postales, les numéros de contact, les numéros d'identification fiscale du fournisseur, les personnes de contact et les comptes bancaires.
Maintenir une base de données de fournisseurs centralisée avec des préférences définies. Disposer d'une liste distincte de fournisseurs à haut risque peut aider à initier des approbations supplémentaires pour la compensation des paiements.
Effectuer un examen des fournisseurs par le biais d'un audit/d'une source externe ou d'un employé extérieur au service des fournisseurs pour une évaluation impartiale.
Vérifier que l'adresse d'un fournisseur ou d'autres informations ne correspondent pas aux informations d'un employé ou sont similaires à celles d'un fournisseur existant.
Vérifier périodiquement les fichiers maîtres des fournisseurs pour s'assurer que le volume de facturation est réaliste et qu'il n'y a pas d'incohérences.

Mesures pour les employés

Bien que qualifiée de fraude de fournisseur, c'est souvent grâce à l'aide d'un initié que la plupart des fraudes sont orchestrées. Voici quelques mesures clés pour vérifier l'implication des employés dans de telles fraudes :

Effectuer des vérifications approfondies des antécédents lors de l'embauche de nouveaux employés ou agences (lorsque externalisation des comptes fournisseurs)
Garder les informations financières confidentielles et réservées aux employés des niveaux supérieurs
Les grandes organisations peuvent séparer les tâches des employés à différents niveaux pour un meilleur contrôle interne. Ainsi,
Une personne chargée de saisir les données des fournisseurs doit être différente de celles qui approuvent les fournisseurs car cela peut éliminer la création de faux fournisseurs
Un personnel différent doit gérer la réception des biens ou des services, le traitement des paiements des factures et l'autorisation des approbations des paiements
Les petites entreprises peuvent effectuer une rotation des tâches des employés du fournisseur/AP/département achat ou faites appel à des responsables pour surveiller des tâches importantes qui peuvent éliminer les risques de planification d'une fraude.

Utilisation des méthodes de rapprochement de factures

Rapprochement des factures est l'un des moyens efficaces qui peuvent être utilisés par les petites et grandes organisations pour prévenir l'occurrence courante de la fraude des fournisseurs.

Rapprochement des factures est un processus utilisé par les entreprises pour vérifier les factures des fournisseurs par rapport à d'autres documents pertinents tels que les ordres d'achat (PO), réceptions de marchandises, bordereaux d'inspection, et même contre-contrats.

Ces vérifications obligatoires peuvent aider à vérifier l'authenticité des factures des fournisseurs avant qu'elles ne soient approuvées pour paiement. Rapprochement facture/bon de commande peut se faire de différentes manières.

Correspondance à double sens – Elle s'effectue en rapprochant la facture du bon de commande (PO) d'origine. Ce processus vérifie que les biens ou services répertoriés dans la facture correspondent à ceux qui ont été commandés par l'organisation.
Correspondance à trois voies – Ce processus implique une double vérification de la facture. La facture est d'abord rapprochée de la bon de commande puis à la réception de la marchandise. Cela permet de vérifier que les biens/services indiqués sur la facture correspondent au bon de commande et ont également été livrés correctement.
Correspondance à quatre voies – Le processus de rapprochement le plus élaboré nécessite de vérifier la facture par rapport à 3 autres documents, à savoir le bon de commande, l'entrée de marchandises et un bordereau d'inspection. Cette procédure garantit que les biens/services mentionnés dans la facture sont reçus conformément au bon de commande et ont également été inspectés pour vérifier qu'ils sont exacts.
Correspondance sans bon de commande ou contrat – Dans les situations où les entreprises n'utilisent pas plusieurs documents, la facture du fournisseur est comparée à l'accord contractuel pour vérifier que le prix et les services mentionnés ne s'écartent pas du contrat lui-même.

Application des techniques d'exploration de données

L'exploration de données est une technique moderne pour analyser d'énormes quantités de données et découvrir des modèles qui aident à l'analyse commerciale et à la prise de décision. Cette technique est très précise dans la détection des fraudes et peut être exploitée pour atténuer les cas de fraude des fournisseurs.

Grâce à l'analyse des tendances, l'exploration de données peut détecter des anomalies pouvant indiquer une activité frauduleuse. Les organisations peuvent utiliser des techniques d'exploration de données pour vérifier des modèles spécifiques qui incluent :

Paiements qui s'écartent de la procédure normale, faibles incohérences en dollars et montants maximisés jusqu'à la limite d'approbation
Paiements en double à la même date au même fournisseur ou nombre total de paiements dépassant l'accord contractuel
Paiements effectués en dehors des heures d'ouverture
Écarts dans les informations du fournisseur telles que la variation des adresses de livraison et de paiement, l'utilisation du même bon de commande dans les factures, les numéros de facture non séquentiels, etc.

Autres mesures organisationnelles

Outre les mesures majeures, les entreprises peuvent prendre d'autres mesures adéquates pour contrôler la fraude des fournisseurs. Certains des viables sont:

Mise en place d'une hotline anti-fraude - Une configuration de ligne d'assistance anonyme peut aider les employés à signaler des irrégularités sans se soucier des conséquences. Il crée un climat de vigilance et peut aider l'organisation à déployer rapidement des mesures correctives.
Renforcer les contrôles internes - Une organisation doit s'assurer que des procédures de contrôle sont en place et que tout le monde, de la direction au niveau d'entrée, en est conscient. Éduquer et mettre à jour les employés sur la fraude des fournisseurs peut les aider à être plus conscients des risques et des conséquences. La réalisation d'évaluations périodiques des risques peut fournir des informations sur les failles qui doivent être corrigées pour atténuer la fraude des fournisseurs.
Approbations à deux niveaux - Les approbations des fournisseurs et les approbations de paiement doivent être exécutées via un processus d'approbation à plusieurs niveaux. Cela peut garantir que l'entreprise obtient des fournisseurs légitimes et que les paiements sont mieux surveillés avec plus d'un employé supervisant le processus.

Conclusion

La fraude des fournisseurs peut peser lourdement sur une organisation et lui coûter très cher. La prévention de la fraude des fournisseurs nécessite une planification, une révision et une mise à jour appropriées des politiques de l'entreprise à intervalles réguliers. Des mesures préventives doivent être mises en œuvre selon une approche à plusieurs niveaux pour atténuer la fraude et protéger les organisations contre de graves pertes à l'avenir.

Horodatage: 11 septembre 202212 septembre 2022