Travail juridique interne : études de cas sur les meilleures pratiques

Les quatre séries d'études de cas présentées ici présentent des exemples des travaux les plus innovants entrepris par des équipes internes pour leurs entreprises.

Pour un aperçu de la façon dont les avocats d'entreprise recherchent la visibilité et l'influence de la direction, en savoir plus ici.

Les études de cas ont été recherchées, compilées et classées par RSGI. "Winner" indique que l'organisation a remporté un prix FT Innovative Lawyers North America pour 2022.

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Gestion des opérations et des personnes

GAGNANT : Croix-Rouge américaine
Originalité : 8 ; Direction : 8 ; Impact : 8 ; Total : 24
Plutôt que de dépenser 1.4 million de dollars par an en avocats externes pour gérer l'administration des dons à l'organisme de bienfaisance, via des legs ou des fiducies, l'équipe juridique a construit une plate-forme pour gérer la documentation et les flux de travail en interne. Cela a permis d'économiser 60 % sur les frais juridiques liés aux travaux. La plateforme comprend un tableau de bord qui permet à l'équipe de visualiser des données sur la provenance des dons, qu'elle peut partager avec l'organisme de bienfaisance pour guider les stratégies de collecte de fonds.

Ressortir

Marais McLennan
O : 7 ; L : 8 ; moi : 8 ; Total: 23
L'équipe du groupe d'assurance a créé une unité d'innovation juridique et de technologie dirigée par le conseiller en chef de l'innovation juridique. Ses principes sont que les innovations doivent faire gagner du temps et de l'argent, améliorer la qualité, réduire les risques et même être agréables. L'équipe s'est concentrée sur la modernisation des opérations du département en travaillant avec le service informatique de l'entreprise pour développer des outils. Il a introduit l'automatisation robotique des processus dans des domaines tels que la découverte électronique et la surveillance des sanctions et déployé un outil d'examen de l'intelligence artificielle pour l'analyse des contrats.

VMware
O : 8 ; L : 8 ; I : 7 Total : 23
L'équipe juridique de la société américaine de logiciels cloud a amélioré le processus d'examen de la confidentialité pour s'assurer que les risques sont correctement traités avant de publier des produits ou des fonctionnalités. L'équipe a affiné les questions pour obtenir des réponses plus spécifiques et a créé un formulaire unique en utilisant des techniques dites d'ordre logique conditionnel. Le temps de révision a été réduit de moitié. L'équipe a également créé des sessions de formation de 15 minutes sur des sujets liés aux risques pour la vie privée. D'autres secteurs de l'entreprise gèrent désormais eux-mêmes davantage de requêtes liées à la confidentialité.

Tyson Foods
O : 7 ; L : 7 ; moi : 8 ; Total : 22
L'équipe juridique du fournisseur de viande américain a mis en place un programme pour mesurer et analyser la valeur du travail juridique, produisant des mesures détaillées pour chaque domaine et domaine de pratique, qu'elles soient réalisées par un cabinet d'avocats ou en interne. Ces mesures ont permis d'économiser de l'argent et d'identifier les inefficacités, tout en montrant la valeur apportée par les avocats internes.

Commended

Liberty Mutual
O : 7 ; L : 7 ; moi : 7 ; Total : 21
Le service juridique de la compagnie d'assurance vise à unifier les domaines de pratique et à encourager une plus grande collaboration et agilité dans la résolution des problèmes. Les initiatives comprennent de courtes affectations pour que les avocats travaillent entre les domaines de pratique, des forums mensuels et des programmes de formation sur des sujets tels que la blockchain et le leadership.

Robin des Bois
O : 7 ; L : 7 ; moi : 6 ; Total : 20
Depuis que l'entreprise américaine de services financiers à croissance rapide a créé une unité d'opérations juridiques en 2020, Tami Davis a dirigé la numérisation de la gestion des conseils externes et des processus consolidés de gestion des contrats. Le résultat est une meilleure surveillance des flux de travail et des dépenses juridiques. L'équipe des opérations juridiques a normalisé l'approche du service juridique en matière de divulgation publique et a contribué au lancement du site Web sur la politique de Robinhood.

Jones Lang LaSalle
O : 6 ; L : 7 ; moi : 5 ; Total : 18
L'équipe de direction du cabinet de conseil immobilier a lancé des programmes de formation via une plate-forme centrale pour renforcer la cohésion au sein du département juridique mondial nouvellement centralisé. Les sujets comprenaient les normes environnementales, sociales et de gouvernance et la transformation numérique.

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Conseils commerciaux et stratégiques

GAGNANT : Canadien Pacifique
Originalité : 8 ; Direction : 8 ; Impact : 7 ; Total : 23
L'équipe juridique de la compagnie ferroviaire a contribué à son offre pour Kansas City Southern. L'achat de l'opérateur ferroviaire permettra au Canadien Pacifique de lancer le premier réseau ferroviaire couvrant le Canada, les États-Unis et le Mexique. La stratégie des avocats était d'éviter une guerre d'enchères avec d'autres entreprises et de se concentrer plutôt sur le fait qu'elles étaient les plus susceptibles d'obtenir l'approbation réglementaire.

Ressortir

Hewlett Packard Enterprise
O : 7 ; L : 9 ; moi : 6 ; Total : 22
L'équipe juridique de la société de technologie américaine a initialement adopté des casques de réalité virtuelle pour son propre usage comme moyen pour le personnel de communiquer entre eux. Il a élargi cette idée en travaillant avec l'entreprise pour développer un nouveau «lieu de travail virtuel en tant que service» (WaaS), fournissant le support matériel et logiciel nécessaire aux entreprises pour utiliser la technologie de réalité virtuelle.

Tyson Foods
O : 9 ; L : 7 ; moi : 6 ; Total : 22
Lorsque les dirigeants de Tyson Foods ont imposé un mandat de vaccin Covid au personnel, son équipe juridique a travaillé sur une politique pour tenir compte des exemptions pour des motifs religieux et médicaux – mais aussi pour engager toute poursuite contestant ses demandes, dont la première a suivi en octobre 2021. l'entreprise a réussi jusqu'à présent à repousser les contestations de la politique, qui n'est plus en vigueur.

Commended

General Motors
O : 7 ; L : 7 ; moi : 7 ; Total : 21
Le constructeur automobile General Motors a lancé sa filiale BrightDrop en 2021 pour fournir des véhicules électriques de livraison à domicile. L'équipe juridique de BrightDrop a travaillé avec ses partenaires commerciaux pour adapter le produit à un public commercial.

PepsiCo
O : 7 ; L : 7 ; moi : 7 ; Total : 21
L'équipe juridique a aidé à gérer la croissance rapide de la nouvelle division de distribution d'alcool de PepsiCo, Blue Cloud Distribution. L'équipe s'est attaquée à différentes lois d'État pour obtenir 11 licences d'exploitation au cours de sa première année.

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Durabilité et entreprise responsable

GAGNANT : Hewlett Packard Enterprise
Originalité : 8 ; Direction : 7 ; Impact : 9 ; Total : 24
L'équipe de la propriété intellectuelle a collaboré avec des pairs d'entreprises technologiques de premier plan, telles que Microsoft et Meta, pour établir le Low Carbon Patent Pledge. Les entreprises qui s'inscrivent s'engagent à partager un accès gratuit aux technologies pouvant être utilisées pour générer et stocker de l'énergie renouvelable.

Ressortir

Générer du capital
O : 8 ; L : 8 ; moi : 7 ; Total : 23
Depuis que la société d'investissement dans les infrastructures vertes est devenue une société d'utilité publique en 2021, l'équipe juridique a supervisé la transition pour s'assurer que l'entreprise répond à toutes les parties prenantes – envers lesquelles elle a désormais une obligation fiduciaire aux côtés de ses actionnaires. Cela implique d'aider à identifier les parties prenantes dans les investissements de l'entreprise, d'élaborer des plans d'engagement communautaire et de collecter des données pour les rapports.

General Motors
O : 7 ; L : 8 ; moi : 7 ; Total : 22
L'équipe juridique a aidé le constructeur à concevoir une approche proactive de la gestion de ses engagements environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). L'équipe a mené une évaluation pour le conseil d'administration afin de déterminer si ses membres avaient l'expertise nécessaire dans ces domaines et l'a aidé à mettre à jour les chartes de ses comités pour y inclure des considérations pertinentes. Elle a mis en place un comité de communication ESG transversal à l'ensemble de l'entreprise.

Honeywell
O : 7 ; L : 8 ; moi : 7 ; Total : 22
L'équipe juridique du groupe industriel a mis en place des initiatives pour s'assurer que divers candidats sont pris en compte pour les postes vacants et propose une formation sur les préjugés inconscients et le leadership empathique. Celles-ci ont été appliquées à l'ensemble de l'entreprise. De plus, l'équipe s'est assurée que les engagements de l'entreprise en matière de développement durable sont tenus responsables, en attribuant des responsabilités ESG spécifiques aux comités du conseil d'administration.

Target
O : 7 ; L : 8 ; moi : 7 ; Total : 22
Lorsque les objectifs de diversité des avocats externes n'ont pas permis d'apporter des améliorations substantielles, les membres de l'équipe juridique du détaillant américain ont commencé à travailler en collaboration avec des prestataires de services juridiques pour examiner leurs problèmes de diversité et identifier les moyens d'aider.

Commended

Cognizant
O : 6 ; L : 7 ; moi : 6 ; Total : 19
L'équipe juridique du groupe de conseil en informatique a joué un rôle de premier plan dans la refonte de la circulaire de sollicitation de procurations de l'entreprise décrivant les éléments soumis au vote lors des assemblées des actionnaires, rendant le document plus accessible et transparent.

Marais McLennan
O : 6 ; L : 7 ; moi : 6 ; Total : 19
L'équipe juridique du groupe d'assurance a mis en place un comité, comprenant des représentants de l'équipe de direction, qui supervise le reporting ESG et les efforts du directeur du développement durable. L'équipe ESG rencontre régulièrement les gestionnaires pour évaluer les progrès vers le net zéro.

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Utilisation de la technologie et des données

GAGNANT : Salesforce
Originalité : 8 ; Direction : 8 ; Impact : 8 ; Total : 24
L'équipe juridique utilise désormais la propre plate-forme Service Cloud de l'éditeur de logiciels pour gérer le flux de travail plus efficacement, ce qui permet à l'entreprise d'économiser 20 % de frais juridiques par an. De plus, le système se connecte à d'autres équipes, telles que la gestion des produits ou l'ingénierie, ce qui leur permet de demander de l'aide et de les avertir automatiquement lorsque les étapes du projet nécessitent un examen juridique. L'application de messagerie de l'entreprise, Slack, achetée en 2021, a également été intégrée à l'outil de workflow.

Ressortir

Intel
O : 7 ; L : 8 ; moi : 8 ; Total : 23
L'équipe d'analyse des données du service juridique a travaillé sur plus de 15 projets au cours des deux dernières années pour évaluer la manière dont le personnel traite les informations. Ils incluent un outil de conformité anti-corruption qui utilise des données provenant de sources auparavant distinctes dans l'entreprise pour examiner le risque de conformité.

Participations équitables
O : 7 ; L : 7 ; moi : 8 ; Total : 22
L'équipe des opérations juridiques du groupe de services financiers a adopté une approche à plusieurs volets pour moderniser ses capacités numériques, économisant des milliers d'heures de travail et réduisant les dépenses en conseils externes. Elle a adopté un outil de gestion basé sur le cloud qui améliore le flux de travail, la gestion des documents et la gestion des données, y compris la facturation, qui peut désormais être examinée à l'aide de l'intelligence artificielle. L'équipe travaille sur plus de 100 processus qu'elle vise à automatiser avec la robotique.

Commended

Fléchir
O : 7 ; L : 7 ; moi : 7 ; Total : 21
L'équipe juridique du groupe manufacturier Flex utilise un outil d'intelligence artificielle pour générer des rapports identifiant les risques potentiels dans les contrats avec les clients et les fournisseurs. Le temps moyen d'examen est passé de huit jours à cinq minutes.

Gestion de placements Sprucegrove
O : 6 ; L : 7 ; moi : 6 ; Total : 19
Le directeur juridique Jeremy Gauld a introduit un logiciel pour évaluer les dépenses en recherche d'investissement externe. En conséquence, la société a réduit sa liste de fournisseurs de recherche externes de 35 à 15 et a réduit ses coûts de 1.5 million de dollars par an.