Facture‌ ‌Approbation‌ ‌Automatisation‌ ‌

Introduction

Les services des comptes fournisseurs (AP) de la plupart des entreprises ont des règles internes pour gestion des factures qui incluent les approbations. Que sont les approbations de factures ? Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation manuelle des factures ? Pourquoi automatiser le workflow d'approbation des factures ?

Lisez la suite pour comprendre le processus d'approbation des factures.

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Le fonctionnement du service des comptes fournisseurs (AP) dans une entreprise, qu'il soit axé sur les produits ou les services, est essentiel pour la productivité de l'entreprise et pour le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs. Un service AP efficace qui fournit un soutien financier, administratif et de bureau au processus d'achat d'une entreprise doit disposer d'un système organisé qui intègre de manière transparente les différentes fonctions du processus d'approvisionnement au paiement qui couvre la gestion des bons de commande, la communication avec les fournisseurs, la facturation la gestion, le suivi des produits et le paiement.

Gestion des factures commence lorsqu'une facture est reçue par une entreprise et se termine avec le paiement de la facture, est l'une des fonctions les plus importantes du département AP de l'entreprise. Aussi simpliste que cela puisse paraître, la gestion des factures n'est pas, ou ne devrait pas être, un processus en deux étapes consistant à « recevoir la facture, payer la facture ». Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui font beaucoup d'achats et se retrouvent avec un grand nombre de factures. Un bon protocole de gestion des factures doit nécessairement impliquer la vérification de la légitimité de toutes les factures et des approbations à plusieurs niveaux avant qu'elles ne puissent être traitées pour paiement.

Le workflow d'approbation des factures

Le flux de travail d'approbation des factures est une cascade d'étapes du processus d'approvisionnement au paiement qui sont prises pour s'assurer qu'une facture reçue par l'entreprise est légitime et correspond à la commande passée. L'approbation des factures implique plusieurs niveaux de vérification par le personnel responsable d'un bon de commande et/ou d'un fournisseur. Chaque entreprise peut avoir son propre flux de travail d'approbation unique

Un workflow d'approbation de facture typique comprend les étapes suivantes :

Une facture arrive dans une entreprise. La facture peut être sous la forme d'une copie papier, d'une pièce jointe PDF ou d'une forme plus avancée d'une facture numérique, qui doit être classée dans la section appropriée pour traitement.

• Validation facture : Une fois classée, la facture est liée à tout autre document lié à cette transaction particulière, comme la demande d'achat, le bon de commande, le devis du fournisseur, d'autres communications du fournisseur, etc. Ceci est communément appelé «correspondance à trois facteurs». , les trois documents à rapprocher étant le Bon de commande, la Facture et le Bon de livraison, mais le rapprochement peut également inclure d'autres documents. Parmi les autres facteurs à prendre en compte pour la validation, citons :
  Les conditions de paiement sont-elles respectées ?
  Les réductions promises sont-elles incluses ?
  La facture a-t-elle été codée dans les comptes de dépenses appropriés ?
  Y a-t-il des problèmes de performance après réception qui justifient une retenue de paiement ?
• Exceptions de facturation : Une exception est déclenchée lorsqu'une facture contient des informations incomplètes ou incorrectes. La facture est redirigée vers les employés appropriés pour suivre et corriger l'erreur. Ceci est suivi par des réémissions de factures, des revérifications et une mise en correspondance en cas de correction d'erreur, ou une enquête sur la fraude en cas d'exceptions non résolues.
• Approbation: Une fois vérifiée, la facture est acheminée au personnel à différents niveaux en fonction des politiques de l'entreprise. Le nombre et la nature des approbations varient selon les entreprises, les départements, le type de produit et le montant de la facture. Par exemple, le service des achats peut avoir à approuver une facture pour confirmer l'exactitude de la facturation du fournisseur avant que le paiement puisse être traité. Certaines entreprises exigent des montants de facture supérieurs à un seuil pour exiger des approbations supplémentaires d'un responsable ou d'un directeur financier.
• Paiement: La facture entre dans la file d'attente des paiements une fois que toutes les approbations ont été obtenues.

De nombreuses petites et moyennes entreprises continuent d'avoir des workflows d'approbation manuelle des factures. Celles-ci peuvent impliquer des actions aussi rudimentaires que d'avoir un document de traitement de texte à la manière d'une SOP, avec des étapes délimitées et la distribution du document aux différents participants du flux de travail à utiliser comme guide. Il s'agit, comme on peut l'imaginer, d'un processus désorganisé qui oblige les participants à se référer sans cesse au document suivant les étapes, ce qui peut entraîner des erreurs.

Dans de nombreuses petites entreprises, il n'y a même pas de SOP et il n'y a qu'une procédure générale qui est transmise de bouche à oreille aux différents intervenants, ce qui est une recette pour le désastre lorsque l'entreprise subit une forme quelconque de modification, que ce soit augmenter ou modifier sa base d'employés.

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Problèmes avec le workflow d'approbation manuelle des factures

Certains des défis spécifiques du flux de travail d'approbation manuelle des factures sont :

• Les erreurs: Les erreurs humaines dues à un surmenage ou simplement à un oubli peuvent entraîner des doubles paiements, des sous-paiements, des retards de paiement ou des paiements manqués, ce qui peut coûter plus d'argent et de temps à l'entreprise.
• Documents manquants : La paperasserie peut entraîner l'égarement et la perte de documents importants comme les factures. Cela peut entraîner une pléthore de problèmes tout au long du cycle de la comptabilité fournisseurs, des frictions avec le fournisseur aux opérations retardées.
• Gaspillage de l'effort humain : Les processus d'approbation manuels gaspillent des efforts humains qui peuvent être utilisés de manière plus constructive dans des activités plus productives.
• Temporisations : Lorsque plusieurs approbations sont nécessaires pour qu'une facture soit approuvée et que l'entreprise traite plusieurs factures au cours de sa journée de travail, le simple fait d'obtenir des approbations avant de traiter la facture peut prendre du temps. Jusqu'à 20 % des factures contiennent régulièrement des informations incorrectes ou incomplètes, et un workflow d'approbation manuelle des factures fait que le service des comptes fournisseurs passe 25 % de son temps à résoudre les problèmes et à rechercher les informations manquantes.
• Paiements retardés : Les retards dans l'obtention des approbations peuvent à leur tour entraîner des retards de paiement, ce qui peut, comme mentionné précédemment, être coûteux pour l'entreprise. Aux États-Unis, 3 2019 milliards de dollars étaient liés aux retards de paiement des petites entreprises en XNUMX, ce qui a entraîné des pauses d'embauche, des limites d'achat de stocks et une réduction des heures des employés pour joindre les deux bouts. Les retards peuvent également faire boule de neige dans les réceptions tardives des articles commandés, une mauvaise cote de crédit, de mauvaises relations avec les fournisseurs et des frais/amendes.
• Opacité du chemin facture : Il est difficile, voire impossible, de suivre l'état d'une facture dans son parcours de validation et d'approbation, ce qui rend difficile la vérification et la planification préalable.
• Vulnérabilité à la fraude : La fraude à la facture peut être une fraude de tiers, une erreur de facturation de la main-d'œuvre, des paiements en double en raison de retards ou une fraude interne. Un processus d'approbation étanche est nécessaire pour prévenir la fraude. Cela est particulièrement vrai en temps de crise. Par exemple, la pandémie de Covid-19 aurait augmenté l'incidence de la fraude sur les factures en 2020. Les fraudes sur les factures peuvent se manifester par un volume de factures anormal, une non-responsabilité des marchandises par rapport à la facture, des écarts entre le bon de commande et la facture et un comportement douteux des employés. Ceux-ci ne peuvent pas être détectés manuellement, en particulier lorsque le volume d'affaires est élevé.

Automatisation du workflow d'approbation des factures

L'automatisation de l'approbation des factures peut aider à faciliter le processus et à gagner du temps. Certains des avantages de l'automatisation de l'approbation des factures sont :

• Validation plus rapide : C'est peut-être l'avantage le plus important de l'automatisation. La comparaison automatisée de la facture avec d'autres documents connexes peut éliminer les délais associés à la correspondance manuelle à trois facteurs puisque tous les documents liés à une transaction sont stockés numériquement au même endroit et peuvent être facilement comparés visuellement ou via un logiciel basé sur l'IA. Les flux de travail automatisés d'approbation des factures peuvent être intégrés à des bases de données et à d'autres systèmes comptables pour une mise en correspondance automatique sans intervention humaine.
• Approbations plus rapides : Les notifications et les rappels automatisés peuvent éliminer les retards dans l'approbation des factures. L'intégration des signatures électroniques et des formulaires numériques peut permettre des approbations en déplacement de différents participants du processus afin que l'absence physique du bureau ne retarde pas le processus d'approbation.
• Économies de coûts: Un rapport de 2018 de Levvel (anciennement Paystream Advisors) a montré que les remises manquées (44%), les retards de paiement (39%) et les paiements en double (29%) étaient les principales traitement de facture préoccupations dans les entreprises, et les trois peuvent être surmontées grâce à l'automatisation.
• Responsabilité: Le suivi automatisé des transactions en temps réel permet une visibilité sur le statut de la facture dans la chaîne d'approbation. L'inclusion d'imprévus et de rappels dans le flux de travail peut éliminer les obstacles et permettre la transparence pour des approbations plus rapides. L'automatisation du processus d'approbation crée également une piste d'audit qui montre les différents niveaux d'approbations qui ont été réalisés et ceux qui ne le sont pas.
• Sécurité des documents : La numérisation de tous les documents dans le cadre du flux de travail automatisé d'approbation des factures peut empêcher la perte de documents généralement associés au déplacement physique du document dans l'entreprise pour validation et approbation. L'automatisation permet l'intégration du flux de travail avec le système de gestion des documents de l'entreprise et d'autres outils de comptabilité pour la mise à jour et l'archivage automatiques des enregistrements.
• Conformité réglementaire: Le flux de travail automatisé d'approbation des factures permet un accès facile à toutes les données pertinentes lors des audits, ce qui facilite la conformité réglementaire.
• Une meilleure intelligence économique : Les flux de travail automatisés d'approbation des factures peuvent faciliter l'accès et l'évaluation des données d'achat et des dépenses, permettant ainsi de meilleurs mécanismes de reporting et de prise de décision.
• Meilleure gestion et relation avec les fournisseurs : L'organisation systématique des processus d'approbation des factures peut contribuer à une meilleure gestion des fournisseurs et l'élimination des retards de paiement peut être bénéfique pour les relations avec les fournisseurs.
• Élimination de la fraude : L'automatisation du flux de travail d'approbation des factures peut éliminer la fraude en autorisant des vérifications dans l'ensemble du flux de travail et en augmentant la visibilité. Les irrégularités peuvent être automatiquement signalées lors de la triple correspondance automatisée et la vérification de la signature électronique peut empêcher les fraudes internes et externes et les pertes associées.

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Processus d'approbation des factures entièrement automatisé

• Numérisation des factures : Les factures de différents formats doivent d'abord être numérisées dans un format standard. Étant donné que chaque facture contient des données clés utilisées dans la planification des ressources comptables et la prise de décision au sein de l'entreprise, la précision de l'extraction des données est essentielle. Les données lues à partir des factures sont généralement ensuite transférées vers des plates-formes ERP, comptables ou d'analyse de données utilisées par l'entreprise pour un traitement ultérieur.
• Validation automatisée : La correspondance à trois facteurs automatisée peut capturer les données pertinentes des factures, des bons de commande et des reçus et les traiter automatiquement d'une manière qui imite l'esprit humain. Parmi eux, le traitement activé par l'IA peut également comparer et faire correspondre les enregistrements et prendre des décisions telles que la réussite de la transaction, le signalement des erreurs ou la levée d'exceptions.
• Gestion automatisée des exceptions : Lorsque des erreurs sont signalées ou des exceptions signalées, la facture est immédiatement acheminée vers le personnel approprié qui peut corriger les erreurs. Cela peut réduire les délais associés à la gestion manuelle des erreurs.
• Approbations automatisées : Après appariement et validation, les factures sont automatiquement transmises au personnel approprié pour approbation. L'application de signatures numériques et d'approbations sous forme numérique peut éviter des retards.
• Traiter le paiement : Après approbation, le système automatisé transmet la facture à l'équipe financière pour le traitement du paiement, après quoi la transaction est clôturée et les données sont archivées.

Les entreprises qui cherchent à adopter des systèmes de flux de travail automatisés d'approbation des factures doivent tenir compte des facteurs suivants lors du choix de l'outil :

• L'infrastructure et les ressources informatiques nécessaires pour prendre en charge le logiciel
• L'engagement financier lié à la mise en place et au fonctionnement du système
• Intégration avec d'autres systèmes au sein de l'entreprise
• Les niveaux d'automatisation et d'intervention humaine requis/possibles au sein de l'entreprise
• Disponibilité du savoir-faire au sein de l'entreprise et support client de l'éditeur du logiciel
• Les niveaux de sécurité des données requis
• Le niveau d'accès - cela déciderait où les données seraient stockées - dans une machine locale, un serveur central ou le cloud.

Nanonets pour l'approbation automatisée des factures

Le moteur OCR Nanonets basé sur l'IA peut vous aider à automatiser le traitement des factures et à en faire un processus sans tracas. Il prend en charge une variété de types de fichiers et gère les factures structurées et non structurées. L'API OCR de factures de Nanonets peut aider à minimiser les tâches manuelles de saisie de données dans votre logiciel de comptabilité.

Les données peuvent être automatiquement téléchargées, annotées et formées au modèle pour prédire sans une seule ligne de code, se soucier des GPU ou trouver les bonnes architectures pour vos modèles d'apprentissage en profondeur. Vous pouvez également acquérir les réponses JSON de chaque prédiction pour l'intégrer à vos propres systèmes et créer des applications basées sur l'apprentissage automatique basées sur des algorithmes de pointe et une infrastructure solide pour la gestion et l'approbation des factures.

La technologie Nanonets prend en charge les intégrations avec d'autres systèmes tels que l'intégration à une base de données Mysql, QuickBooks ou Salesforce et est indépendante de la plate-forme. Nanonets est précis et évolutif, fait gagner du temps et de l'argent à votre service AP et accélère votre processus d'approbation des factures, renforçant ainsi les relations avec les fournisseurs.

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Conclusion

Les avantages de la numérisation des aspects financiers des opérations d'une entreprise sont de plus en plus reconnus par les entreprises. Cela a nécessité l'adoption de l'automatisation dans les structures de flux de travail. L'automatisation du flux de travail d'approbation des factures peut aider les entreprises à passer moins de temps sur des activités banales telles que la gestion manuelle des factures et à se concentrer plutôt sur leurs compétences de base pour améliorer leurs résultats et rester compétitives.

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• La source: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/