QuickBooks est le logiciel de comptabilité de choix pour des millions d'utilisateurs, la plupart étant des petites et moyennes entreprises. Il offre une suite comptable complète qui promet non seulement de tenir les livres en ordre, mais aussi de propulser les entreprises vers l'avant grâce à des informations financières intelligentes.
Pourtant, le passage de la comptabilité traditionnelle à un écosystème financier rationalisé et automatisé est un passage que de nombreux utilisateurs de QuickBooks n’ont pas encore pleinement adopté.
Les défis du traitement traditionnel des factures dans QuickBooks
Même avec les capacités robustes de QuickBooks, le traitement manuel des factures et des comptes fournisseurs présente un goulot d'étranglement semé d'embûches :
- Saisie de données fastidieuse: La saisie manuelle n'est pas seulement lente ; c'est une ponction sur les ressources, qui éloigne le personnel d'activités à plus forte valeur ajoutée.
- Transactions sujettes aux erreurs: Le facteur humain introduit une marge d'erreur dans la saisie des données, entraînant des écarts qui peuvent se répercuter sur les rapports financiers.
- Flux de travail d'approbation inefficaces: Les processus traditionnels impliquent souvent des chaînes d'approbation lourdes qui retardent les paiements et compliquent la gestion des flux de trésorerie.
En substance, si QuickBooks constitue la base d’une gestion financière solide, le traitement manuel des factures agit comme un frein aux gains d’efficacité potentiels.
La solution
Les entreprises recherchent constamment des moyens de rationaliser ces opérations critiques. Aujourd’hui, la technologie d’automatisation AP peut automatiser ce qui était autrefois un processus laborieux. Associée aux suites logicielles comptables Quickbooks du marché et à l'intégration du logiciel AP Automation, cette technologie transcende la simple numérisation des documents papier, offrant une suite de fonctionnalités conçues pour automatiser et optimiser toutes les facettes du traitement des factures :
- Capture de données automatisée: Grâce à l'OCR, les détails des factures sont extraits avec précision, depuis les informations sur les fournisseurs et les numéros de facture jusqu'aux lignes et montants, transformant les documents papier en données numériques exploitables.
- Interprétation intelligente des données: Au-delà de la simple extraction, des algorithmes d'IA avancés interprètent les données de facture, automatisant des tâches telles que le codage du grand livre et la catégorisation des dépenses sur la base de données historiques et d'une compréhension contextuelle.
- Approbations et traitement des paiements rationalisés: Grâce aux données capturées et saisies avec précision dans QuickBooks, le logiciel peut rationaliser le processus d'approbation et l'amener là où se trouve votre organisation, que ce soit par courrier électronique, Slack ou Teams.
- Synchronisation des données en temps réel avec l'automatisation du flux de travail: Les logiciels d'OCR et de numérisation de factures synchronisent aujourd'hui les données avec QuickBooks et d'autres applications (Slack, Email, Stripe, etc.) en temps réel. Cela garantit que chaque élément d’information se trouve là où il doit être, quand il doit l’être, sans intervention manuelle.
L'intégration de Nanonets avec Quickbooks représente un pas en avant dans la gestion des transactions financières, établissant une nouvelle norme en matière d'efficacité opérationnelle à l'ère numérique. Voyons comment cela fonctionne et comment vous pouvez le configurer pour vos équipes.
L'évolution du traitement des factures
Le parcours du traitement des factures, depuis ses racines manuelles traditionnelles jusqu'à la frontière numérique, est une histoire d'évolution technologique.
- Avant les années 1980 – Comptes créditeurs manuels : Les processus de comptabilité fournisseurs étaient entièrement manuels, impliquant des factures physiques, des chèques papier et des livres de grand livre.
- Années 1980-1990 – Grands livres numériques: Les premières solutions logicielles offraient des capacités de base en matière de registre numérique, rationalisant ainsi certaines parties du processus.
- Années 2000 – Facturation électronique débloquée : Internet a révolutionné les comptes fournisseurs, en introduisant la facturation électronique, les transactions en ligne et les communications par courrier électronique. Cette époque a vu une réduction significative des processus basés sur le papier.
- Années 2010 – Solutions cloud faciles à utiliser: Les solutions basées sur le cloud ont permis des opérations financières plus évolutives, flexibles et accessibles, tandis que la technologie mobile a permis une gestion et des approbations de factures en déplacement.
- Fin des années 2010 à aujourd’hui – Solutions automatisées de comptes créditeurs: La dernière évolution implique l’utilisation de l’automatisation et de l’intelligence artificielle pour automatiser l’ensemble du processus, y compris –
- Comptabilité et intelligence AP : L’avènement des systèmes comptables basés sur l’IA a marqué le début d’une nouvelle ère d’efficacité. Capables d'effectuer des tâches répétitives telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et le traitement des transactions, ces systèmes fonctionnent avec une rapidité et une précision dépassant les capacités humaines.
- Flux de travail connecté entre les applications : Dans le paysage numérique interconnecté d’aujourd’hui, une communication transparente entre les applications est cruciale. Les e-mails, les outils AP, les logiciels de comptabilité, les ERP et autres bases de données fonctionnent désormais de concert, automatisant la capture et la synchronisation des données entre les plateformes.
- Capture de données intelligente : Tirant parti des technologies d'IA telles que le traitement du langage naturel et la reconnaissance optique de caractères (OCR), les systèmes actuels automatisent l'extraction et l'interprétation des données de différents formats de facture. Cela inclut le traitement des données non structurées et numérisées avec une efficacité sans précédent, rendant le processus de comptabilité fournisseurs plus fluide et plus précis que jamais.
Technologie OCR pour la numérisation des factures
La technologie OCR a transformé la gestion des documents dans divers secteurs, et son application dans le traitement des factures pour les utilisateurs de QuickBooks ne fait pas exception. En convertissant les factures papier et les documents numériques en données modifiables et consultables, l'OCR permet aux entreprises d'automatiser la saisie des données, de minimiser les erreurs et d'améliorer leur efficacité.
L'OCR numérise les factures et autres documents papier et les transforme en texte numérique. Le texte numérique est interprété à l’aide de l’IA et les détails de la facture sont extraits –
- Champs (date de facture, numéro de facture, montant, coordonnées du vendeur, coordonnées de l'acheteur, etc.)
- Articles de ligne (descriptions et coûts des biens et services vendus).
- Codes GL (attribués automatiquement par l'IA en fonction des données passées).
- Autres dimensions basées sur le contexte (catégorisation des dépenses, etc.)
Les données extraites sont ensuite mappées et synchronisées avec Quickbooks.
Nanonets pour l'OCR et la numérisation de factures dans Quickbooks
Pour les entreprises utilisant Quickbooks pour leurs besoins comptables, le processus manuel de traitement des factures n'est pas seulement un test de patience, mais également une perte importante de ressources. Un logiciel d'OCR et de numérisation de factures pour Quickbooks transforme ce processus critique mais fastidieux en un flux de travail rationalisé et efficace.
Voyons comment les équipes comptables peuvent utiliser un logiciel d'automatisation AP basé sur OCR comme Nanonets et l'intégrer à Quickbooks pour rationaliser leur flux de travail comptable.
Flux de travail AP manuel dans Quickbooks
Tout d'abord, revisitons le processus AP manuel typique pour une entreprise utilisant Quickbooks :
Reçu de facture: Les factures arrivent sous différents formats, notamment papier et numérique. Le personnel doit collecter et organiser manuellement ces documents pour garantir qu'ils sont traités correctement.
Tri manuel et codage GL: Chaque facture est ensuite triée en fonction de critères tels que le fournisseur, le montant ou la date d'échéance, ce qui demande beaucoup de temps et d'efforts. Par la suite, chaque facture doit être codée avec précision dans les bons comptes du Grand Livre (GL), une étape essentielle pour la tenue de registres financiers organisés.
Saisie de données: La phase suivante implique la saisie manuelle des détails cruciaux de la facture dans QuickBooks. Cela inclut des informations telles que les noms des fournisseurs, les montants facturés et les dates d’échéance des paiements. Une saisie de données précise est essentielle pour garantir que les dossiers financiers sont fiables et à jour.
Vérification de la facture: Selon les politiques de l'entreprise, les factures peuvent faire l'objet d'une correspondance bidirectionnelle (facture et bon de commande), triple (facture, bon de commande et rapport de réception) ou quadridirectionnelle (facture, bon de commande, rapport de réception et rapport d'inspection). vérifier les transactions. Cette étape est vitale pour confirmer l’exactitude des transactions et prévenir la fraude.
Garantie: Une fois vérifiées, les factures sont acheminées pour approbation. Ce processus implique souvent plusieurs départements ou niveaux d'autorité au sein de l'entreprise, chacun avec son propre ensemble de critères d'approbation. C'est une garantie pour garantir que les dépenses sont autorisées et nécessaires.
Traitement des paiements: Le paiement des factures approuvées est programmé en fonction des conditions et des considérations de flux de trésorerie. Il est important de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels.
Réconciliation: Enfin, les paiements sont rapprochés dans Quickbooks, garantissant que toutes les transactions sont reflétées avec précision dans les dossiers financiers. Le rapprochement est crucial pour la tenue de registres financiers précis et pour la préparation des rapports financiers.
Flux de travail AP automatisé avec Nanonets
Voyons maintenant comment l'intégration de Nanonets dans QuickBooks peut transformer le flux de travail des comptes fournisseurs (AP) de manuel à automatisé, en rationalisant les processus et en améliorant l'efficacité :
Reçu de facture: Imaginez ceci : chaque facture que votre entreprise reçoit, quelle que soit sa source, atterrit parfaitement dans un seul emplacement numérique. Les factures sont automatiquement importées du désordre des e-mails, des lecteurs et des bases de données dès leur arrivée, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.
Nanonets lit automatiquement les factures envoyées par courrier électronique à partir du corps du courrier électronique et des pièces jointes.
Toutes les factures manuscrites et imprimées peuvent être facilement numérisées à l'aide d'un smartphone ou directement téléchargées sur la plateforme.
Les reçus numériques peuvent être créés et imprimés directement à l'aide de la plateforme Nanonets, ou importés dans Nanonets à partir de votre courrier, de vos applications et de vos bases de données.
Ce processus garantit que chaque élément de données, quelle que soit son origine, trouve sa place dans un référentiel numérique centralisé, prêt à être utilisé ultérieurement.
Saisie automatisée des données: Nanonets exploite l'IA pour atteindre une précision de plus de 99 % dans la lecture des factures, transformant les heures de travail manuel en simples instants. Cette automatisation permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus significatives, car les données extraites des factures sont directement saisies dans QuickBooks sans aucune intervention manuelle.
Tri automatisé et codage GL : Utilisant la technologie OCR, Nanonets reconnaît et catégorise automatiquement les factures selon divers critères tels que le fournisseur, la date et le montant. Il automatise également l'attribution des codes GL via :
- Formation sur les données passées : Cela implique le téléchargement de documents financiers historiques et de transactions étiquetées avec des codes GL historiquement corrects. Le modèle apprend de ces exemples pour prédire avec précision les codes GL pour les nouvelles transactions.
- Génération IA prête à l'emploi : En utilisant Nanonets GenAI, notre logiciel peut interpréter le texte des documents financiers d'une manière qui imite la compréhension humaine. Cela lui permet d'extraire des informations, un contexte et une sémantique pertinents afin d'appliquer un raisonnement complexe pour attribuer des codes GL avec précision, même dans les cas où les détails des transactions sont ambigus ou rares.
Vérification intelligente des factures: Tirant parti de l'IA, Nanonets effectue automatiquement une correspondance bidirectionnelle, trois ou quatre voies en lisant et en croisant les données de facture extraites avec les bons de commande, les rapports de réception et les rapports d'inspection présents dans QuickBooks.
Validation et routage: Le système identifie les écarts pour un examen humain, mais achemine ou approuve automatiquement les factures correspondant à des critères prédéfinis, réduisant ainsi considérablement la surveillance manuelle.
Garantie: Les approbations avec les Nanonets ne constituent plus un goulot d'étranglement. Ils deviennent flexibles et évoluent là où se trouve votre organisation, que ce soit par courrier électronique, Slack ou Teams. Cela élimine le besoin d’appels téléphoniques perturbateurs et le barrage de rappels bien trop familier.
Traitement des paiements: Une fois les factures codées et approuvées dans Nanonets, l'intégration créera automatiquement des factures prêtes à envoyer pour les paiements. Grâce à tout cela, les entreprises peuvent désormais optimiser leurs délais de paiement pour profiter pleinement des remises pour paiement anticipé ou éviter les frais de retard, contribuant ainsi directement aux économies de coûts.
Réconciliation: Vous pouvez importer vos relevés bancaires et Nanonets rapproche automatiquement les paiements avec les données de Quickbooks, garantissant ainsi que les états financiers sont à jour et exacts et que vos livres se clôturent 90 % plus rapidement.
Nous avons discuté plus tôt des avantages tangibles de l'utilisation du logiciel OCR et de numérisation de factures pour Xero. Mais en plus de cela, la transition d'un processus comptable manuel à un processus automatisé ne représente pas seulement un changement dans la façon dont les tâches sont exécutées, mais une transformation fondamentale dans le rôle du service financier. Avec des outils tels que Nanonets, les équipes financières passent des fonctions de back-office à celles de contributeurs stratégiques, exploitant les données et analyses en temps réel pour prendre des décisions commerciales. C'est l'avenir de la finance, et il est désormais disponible pour les utilisateurs de Xero grâce à la puissance de l'automatisation avec Nanonets.
Quel est l'impact des logiciels d'OCR et de numérisation de factures ?
Diverses statistiques rapportées soulignent l’impact des logiciels d’automatisation. Ces chiffres représentent le type de succès que vous et votre équipe pouvez espérer connaître.
Réductions spectaculaires des coûts de traitement
Commençons par la santé financière de votre ministère. Il a été démontré que AP Automation réduit les coûts de traitement de 70 %. Il ne s’agit pas seulement d’économiser quelques centimes ; il s'agit de réaffecter votre budget à la croissance, à la formation et peut-être même à cette machine à expresso de bureau que tout le monde convoite. Considérez cela comme un investissement à la fois dans l’efficacité et dans le bien-être de votre équipe.
Le temps est de l'essence
Maintenant, imaginez réduire le temps de traitement de vos factures de 384 %. Cette diminution spectaculaire signifie que votre équipe peut traiter davantage de factures plus rapidement que jamais, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur les initiatives stratégiques qui comptent vraiment. Avec AP Automation, « Je n'ai pas le temps pour ça » devient « Quelle est la prochaine étape à l'ordre du jour ? »
Réduction des erreurs pour une tranquillité d'esprit
Nous savons que les erreurs peuvent être plus que simplement ennuyeuses : elles peuvent être coûteuses. Avec une réduction de 37% des erreurs de traitement des factures, AP Automation apporte la tranquillité d'esprit à vos opérations. Moins d’erreurs signifie moins d’heures passées dans les cycles de correction et plus de confiance dans l’intégrité de vos données. Cela se traduit également par moins de frictions avec les fournisseurs et les parties prenantes, ouvrant la voie à des relations et des opérations plus fluides.
Cultiver les relations avec les fournisseurs
En parlant de relations, Parlons des 76 % d'organisations signalant une satisfaction accrue de leurs fournisseurs. C'est la clé. Des fournisseurs satisfaits signifient une chaîne d’approvisionnement fiable et des opportunités de négociations et de réductions à terme. Vos fournisseurs remarqueront et apprécieront la ponctualité et l’exactitude de vos paiements, grâce à AP Automation.
Optimisation des flux de trésorerie grâce à des remises pour paiement anticipé
Une économie de 3 % grâce aux remises pour paiement anticipé donne à votre organisation un lifting financier, améliore votre flux de trésorerie et vous offre plus de levier et de flexibilité dans vos opérations financières.
Conformité sans complications
Enfin, le joyau d’AP Automation : une conformité 100 % sans stress. À une époque où les exigences réglementaires ne cessent d’augmenter, parvenir à une conformité totale sans stress est tout simplement miraculeux.
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Nous avons discuté plus tôt des avantages tangibles de l'utilisation du logiciel OCR et de numérisation de factures pour Quickbooks. Mais en plus de cela, la transition d'un processus comptable manuel à un processus automatisé ne représente pas seulement un changement dans la façon dont les tâches sont exécutées, mais une transformation fondamentale dans le rôle du service financier. Avec des outils tels que Nanonets, les équipes financières passent des fonctions de back-office à celles de contributeurs stratégiques, exploitant les données et analyses en temps réel pour prendre des décisions commerciales. C'est l'avenir de la finance, et il est désormais disponible pour les utilisateurs de QuickBooks grâce à la puissance de l'automatisation avec Nanonets !
Prêt à révolutionner le traitement de vos factures avec Nanonets pour QuickBooks ? Planifiez un appel dès aujourd'hui pour découvrir comment notre solution de pointe peut rationaliser vos opérations financières.
Étapes pour intégrer les Nanonets pour Quickbooks
Vous pouvez intégrer Nanonets à QuickBooks en quelques minutes et commencer à utiliser la plateforme pour automatiser le traitement de vos factures et vos flux de travail AP.
Un flux de travail Nanonets de traitement des factures entièrement automatisé intégré à QuickBooks se présente comme suit.
Voici un guide complet étape par étape sur la façon de configurer votre intégration Nanonets avec QuickBooks en quelques minutes –
1. Configuration de votre compte
- Choisissez le modèle pré-entraîné Factures.
2. Configuration de la collecte automatisée des factures
- Une fois que vous avez créé le modèle, accédez à la section Workflow dans le volet de navigation de gauche.
- Accédez à l’onglet Importer et configurez vos options d’importation –
- 1. Courriel :
- Allez dans l'onglet d'importation et cliquez sur "Recevoir des fichiers par e-mail".
- Dans la vue développée, vous pourrez trouver une adresse e-mail générée automatiquement par Nanonets.
- 1. Courriel :
- Tout e-mail envoyé à cette adresse sera ingéré par le modèle Nanonets que vous avez créé et des données structurées en seront extraites. Vous pouvez configurer le transfert d'e-mails pour transférer automatiquement les e-mails entrants de n'importe quelle adresse e-mail vers l'adresse e-mail Nanonets afin d'automatiser l'ingestion d'e-mails et l'extraction de données.
- Apprenez à configurer le transfert d'e-mails à partir de n'importe quel e-mail
- 2. Importation automatisée à partir d'applications et de bases de données
- Configurez vos importations à partir du modal « Parcourir toutes les options d'importation ».
- 3. Téléchargement direct
- Vous pouvez également choisir de prendre directement des photos et de télécharger des factures à l'aide de la plateforme Nanonets ou de l'application mobile.
- Extraction de données de test : téléchargez une facture de test et Nanonets travaille sur le document importé et extrait les champs, les éléments de ligne et les tableaux.
4. Ajoutez des étapes de post-traitement
- Après avoir testé l'extraction des données avec une facture test, vous pouvez automatiser le traitement ultérieur des données extraites à l'aide d'Actions. Accédez à la section Actions dans le Workflow .
- Cliquez sur Ajoutez une action.
- Sélectionnez et configurez une action. Voici une liste d’actions que vous pouvez ajouter –
Convertir au format Date | Remplacez le texte par un format de date sélectionné. |
Détecteur de devises | Extrait le champ de devise sous forme de code à 3 caractères (par exemple, USD). |
Rechercher et remplacer | Remplacez les instances de n’importe quel caractère ou expression. |
Supprimer des caractères | Supprimez les alphabets, les chiffres ou les caractères spéciaux. |
Combiner des instances | Concaténez des valeurs de données séparées en une seule chaîne. |
Passer à la correspondance la plus proche | Remplacez le texte par une valeur qui correspond étroitement aux données capturées. |
Changer de cas | Changez le texte en majuscules/minuscules ou en majuscules. |
Convertir en entier | Supprimez les décimales des nombres. |
Convertir en flottant | Ajoutez des décimales aux nombres. |
Supprimer les symboles monétaires | Conservez uniquement les chiffres, les décimales et les virgules dans les montants. |
Convertir en ASCII | Convertit une chaîne en codage American Standard Code for Information Interchange. |
Correspondance avec l'expression régulière | Extrayez la sous-chaîne correspondant à l'expression régulière. |
Créer un nouveau champ avec Regex | Dérivez les champs des groupes d'expressions régulières capturés et attribuez-les aux variables. |
Ajouter/Remplacer une valeur | Ajoutez une nouvelle étiquette ou remplacez la valeur d'une étiquette par une combinaison de chaînes et d'autres étiquettes. |
Supprimer la valeur | Supprimez les valeurs (contenus) du champ spécifié tout en conservant l'étiquette dans les résultats/sorties finaux. |
Barcode Scanner | Scannez les codes-barres. |
Scanner de code QR | Scannez les codes QR. |
Détecteur de case à cocher | Obtenez tous les champs de cases à cocher génériques. |
Détecteur de case à cocher spécifique | Obtenez des champs de case à cocher spécifiques. |
Fonctions mathématiques | Effectuez des opérations mathématiques sur des étiquettes et des valeurs. |
Action de données LLM | Utilisez des modèles de langage étendus et des invites pour traiter les données. |
Recherche dans diverses bases de données | PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MSSQL, Salesforce, Quickbooks, Microsoft Dynamics-365, Sage Intacct, Nanonets DB, fichiers CSV. |
Recherche au format CSV | Recherchez et obtenez des données supplémentaires à partir de fichiers .csv. |
Catégories du Grand Livre | Ajoutez des comptes du Grand Livre, automatisez la catégorisation en fonction de n'importe quel champ capturé. |
Code Python | Créez une étape personnalisée avec le bloc de code Python. |
Gmail – Envoyer un e-mail | Envoyez un e-mail à toute personne disposant de données extraites. |
Slack – Envoyer un message de chaîne | Envoyez un message à une chaîne publique avec les données extraites. |
Google Sheets – Mettre à jour la feuille de calcul | Mettez automatiquement à jour une feuille de calcul Google Sheets avec les détails de la facture. |
Twilio – Envoyer des SMS | Envoyez des SMS à n'importe quel numéro de téléphone avec les données extraites. |
Zapier – Événement déclencheur | Déclenchez un événement dans Zapier avec les données extraites. |
Salesforce – Mettre à jour les enregistrements | Mettez à jour les enregistrements Salesforce avec les informations de facturation. |
Microsoft Dynamics 365 – Mettre à jour l'entité | Mettez à jour les entités dans Dynamics 365 avec les détails de la facture. |
Webhooks – Intégration personnalisée | Envoyez les données de facture extraites à n’importe quel point de terminaison sous forme de webhook. |
4. Configurez votre processus d'approbation
- Accédez à la section Approbation dans le Workflow .
- Cliquez sur Ajoutez une étape de révision.
- Un bloc Stage sera ajouté à votre Workflow.
- Choisissez un Type de révision.
- Attribuer un réviseur uniquement si signalé – utilisez cette option si vous souhaitez ignorer la révision manuelle des fichiers sans aucune erreur signalée et attribuer un réviseur uniquement aux fichiers comportant des erreurs.
- Révision obligatoire – utilisez cette option si vous souhaitez envoyer tous les fichiers au membre sélectionné pour révision manuelle, qu'ils soient marqués ou non.
- Ajouter Examinateurs
- Vous pouvez ajouter un ou plusieurs membres ici. Si plusieurs membres sont ajoutés, le fichier sera attribué à l'un d'entre eux.
- Sélectionnez le champ auquel appliquer la condition.
- Sélectionnez le condition pour signaler le terrain. Les règles sont appliquées dans ce format : si est vrai, alors sera signalé.
- Configurez la condition. En fonction de la condition sélectionnée, vous devrez peut-être sélectionner un opérateur ou renseigner des détails supplémentaires pour configurer la règle.
- Ajouter Règles pour signaler les fichiers. Exemple : configurez une règle pour signaler les fichiers si Invoice_amount est > 5000 XNUMX.
- Sélectionnez le champ appliquer la condition à
- Sélectionnez le condition pour signaler le terrain. Les règles sont appliquées dans ce format : si est vrai, alors sera signalé.
- Configurez la condition. En fonction de la condition sélectionnée, vous devrez peut-être sélectionner un opérateur ou renseigner des détails supplémentaires pour configurer la règle.
- Vous pouvez ajouter plus de règles si nécessaire. Les opérateurs entre les règles peuvent être « ET » ou « OU ».
- AND : si plusieurs règles sont ajoutées avec l'opérateur AND, un fichier sera signalé uniquement si toutes les règles de cette étape échouent.
- OU : si plusieurs règles sont ajoutées avec l'opérateur OU, un fichier sera signalé si l'une des règles de cette étape échoue.
- Cliquez sur OK.
5. Exportation de données vers QuickBooks
- Accédez à Workflows -> Exportations -> Parcourir toutes les options d'exportation.
- Cliquez sur la carte QuickBooks pour l'ajouter à votre flux de travail.
- Une fois ajouté à votre workflow, cliquez sur la carte pour l'ouvrir.
- Cliquez sur Connectez-vous à QuickBooks. Vous serez redirigé vers QuickBooks.
- Entrez vos informations d'identification QuickBooks. Il vous sera demandé les autorisations appropriées, puis redirigé vers Nanonets.
- De retour sur la carte Nanonets QuickBooks, sélectionnez le type d'objet que vous souhaitez créer dans QuickBooks :
- Factures basées sur le compte (il s'agit généralement de la valeur par défaut lorsque vous essayez d'exporter des factures à payer vers QuickBooks)
- Factures basées sur les articles
- Entrées de dépenses
- Sélectionnez le compte AP/compte de dépenses approprié sur lequel publier.
- Mappez les champs Nanonets aux colonnes correspondantes dans QuickBooks.
Ex : Le Numéro de facture capturés dans Nanonets doivent être renseignés sous « Numéro de document » dans QuickBooks. Pour lier ces deux entités, il faut les mapper dans le bloc d'export QuickBooks.
- Téléchargez votre plan comptable et configurez le codage GL automatisé dans la carte d'exportation QuickBooks.
- Sélectionnez un déclencheur d'exportation :
– Le fichier peut être exporté dès son traitement par le modèle, ou
– Le fichier ne peut être exporté que s’il est marqué « Approuvé » (c’est le paramètre recommandé)
- Sélectionnez une action d'exportation :
– Le fichier peut être inséré, une nouvelle entrée sera créée uniquement s'il n'en existe pas une avec les mêmes données)
– Le fichier peut être inséré (une nouvelle entrée sera toujours créée)
- Sélectionnez un type d'exportation :
– Vous pouvez exporter chaque page du fichier téléchargé séparément, ou
– Vous pouvez exporter chaque fichier sous forme de document entier
- Action de test – Vous pouvez sélectionner un exemple de fichier de votre modèle et tester l'exportation sur celui-ci.
- À partir de cette page, vous pouvez vérifier l'état de votre exportation sur l'écran Historique d'exécution du workflow.
- Une fois que vous êtes satisfait de votre test de flux de travail, cliquez sur Terminé pour enregistrer votre flux de travail.
Et voilà, votre flux de travail Nanonets est désormais opérationnel, rationalisant le processus autrefois fastidieux de traitement des factures et les flux de travail des comptes créditeurs en un système automatisé et transparent. Avec Nanonets parfaitement intégré à Quickbooks, chaque facture est automatiquement ingérée dès son arrivée, ses détails sont méticuleusement extraits, puis, sur la base de règles prédéfinies, catégorisés, approuvés et autorisés pour le paiement avec une intervention manuelle uniquement requise pour approuver/rejeter les factures envoyées. pour une révision manuelle.
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Étude de cas
Alors que nous explorons les avantages tangibles de l'OCR et du logiciel de numérisation de factures pour QuickBooks, plongeons-nous dans une application réelle qui démontre le pouvoir transformateur de cette technologie. Une réussite convaincante vient de Pro Partners Wealth, une société qui a exploité les capacités de Nanonets pour révolutionner son processus de saisie de données comptables.
Client: Richesse des partenaires Pro
Pro Partners Wealth est un cabinet de comptabilité et de gestion de patrimoine dont le siège est à Columbia, Missouri. Ils proposent des solutions complètes de gestion de patrimoine aux propriétaires vétérinaires depuis plus de deux décennies. Leur expertise consiste à collecter et analyser des documents financiers essentiels, tels que des déclarations de revenus, des prospectus d'investissement, des documents juridiques et des états financiers personnels, afin de fournir des conseils personnalisés à leurs clients.
Pro Partners Wealth gère également les services de tenue de livres des clients, garantissant que leurs finances sont à jour et organisées. Leurs conseillers financiers, Kale Flaspohler et James Michael, se consacrent à aider les clients à rationaliser leurs opérations financières et à gérer leur comptabilité.
Le défi : la saisie manuelle des données et ses limites
En tant que comptables, ils comprennent l’importance d’une comptabilité très précise et sans erreur pour éviter des pertes injustifiées pour leurs clients. Cependant, leur processus d'extraction, de validation et de mise à jour des données dans QuickBooks prenait beaucoup de temps. Ce problème posait un problème d'évolutivité, rendant difficile l'acquisition de nouveaux clients, car beaucoup de temps était consacré à la création d'un processus de comptes fournisseurs sans erreur.
Pro Partners Wealth a utilisé des services d'automatisation mais a été confronté à de nombreux défis, tels que :
- Malgré la mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation, leurs employés devaient encore consacrer beaucoup de temps à corriger manuellement les saisies de données de facture.
Les - Le taux de traitement direct (STP) était très faible, presque toutes les factures nécessitant une révision ou une modification manuelle.
Les - La solution existante manquait d'automatisation et de flexibilité, nécessitant un travail manuel supplémentaire pour les processus essentiels tels que la validation des totaux et des éléments de facture.
Kale et James savaient qu'une solution plus efficace et rationalisée était nécessaire pour résoudre ces problèmes. Ils avaient besoin d'une entreprise capable de leur fournir une personnalisation et une assistance pour adapter une solution adaptée à leur entreprise.
La solution : mettre en œuvre des nanonets pour un processus comptable rationalisé
Avec les outils d'automatisation traditionnels, Pro Partners Wealth a constaté un taux d'erreur élevé qui l'obligeait à vérifier manuellement chaque facture et à la valider en fonction de ses règles commerciales. Ils ont dû en outre effectuer un traitement manuel pour transmettre ces données validées à leur logiciel de comptabilité – Quickbooks.
Pour surmonter ces défis, Kale et James ont recherché une solution permettant de capturer les factures avec précision, d'effectuer certains contrôles de validation des données et d'introduire les données directement dans QuickBooks au niveau requis. C'est pourquoi ils ont choisi Flow, de Nanonets, qui proposait des personnalisations leur permettant de rationaliser leur processus de facturation et d'automatiser l'ensemble de leur flux.
Avec Nanonets, ils pouvaient télécharger des images de clients ou configurer le transfert automatique, et garantir une extraction des données avec un haut degré de précision. Ils mettent également en place des étapes de validation basées sur une logique métier pour signaler les factures erronées, facilitant ainsi l'identification et la résolution rapide des problèmes.
Grâce à Nanonets, Pro Partners Wealth a acquis une plus grande visibilité sur ses revenus et ses coûts, ce qui lui a permis de calculer les marges bénéficiaires et de recommander des décisions commerciales éclairées à ses clients. Les délais d'exécution réduits et la précision accrue de leur processus de facturation ont amélioré l'expérience utilisateur de leurs clients actuels et leur ont permis de développer leur activité en intégrant de nouveaux clients.
Résultats percutants : efficacité, précision et économies de coûts
Pro Partners Wealth est dans une phase de croissance, ils devaient donc éliminer les goulots d'étranglement qui réduisaient leur efficacité. Leur outil OCR traditionnel ne pouvait pas fournir une solution à long terme en raison de temps de traitement lents et d'un manque de personnalisation et de support. Avec la mise en œuvre de Nanonets, ils ont immédiatement reçu le soutien nécessaire pour résoudre rapidement les problèmes et personnaliser le produit afin de réduire davantage les délais d'exécution.
Les
Avant les Nanonets, leur OCR avait un taux de précision de seulement 80 %, et les Nanonets offraient un taux de précision supérieur à 95 %. En effectuant principalement des contrôles ponctuels au lieu de valider manuellement chaque facture, Pro Partners Wealth a pu économiser 40 % de temps par rapport à son outil précédent. À l’avenir, ils prévoient de continuer à travailler avec Nanonets pour améliorer encore la précision et mettre en œuvre des outils supplémentaires qui peuvent permettre de gagner encore plus de temps. Cela leur permet de rationaliser les comptes fournisseurs et de se concentrer sur le développement de leur activité principale.
Jetez un œil à ce qu’ils avaient à dire sur les Nanonets.
Conclusion
L'intégration de Nanonets avec QuickBooks transforme la tâche ardue du traitement manuel des factures en un flux de travail transparent et automatisé, permettant aux entreprises de transcender les limites traditionnelles. En tirant parti de la technologie OCR avancée et des informations basées sur l'IA, les entreprises peuvent désormais bénéficier d'un traitement accéléré des factures, d'une réduction des erreurs et de capacités de prise de décision améliorées. La synchronisation automatisée avec QuickBooks rationalise non seulement les opérations financières, mais positionne également les équipes financières en tant que partenaires stratégiques de la croissance de l'entreprise.
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- PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
- PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
- PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
- PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
- La source: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/
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