QuickBooks est un logiciel de comptabilité conçu pour aider les petites et moyennes entreprises à gérer leurs finances. Le logiciel est convivial et intuitif, permettant aux propriétaires d'entreprise de gérer facilement leurs besoins comptables sans avoir besoin d'être un expert comptable. De plus, QuickBooks peut être intégré à d'autres progiciels, permettant aux entreprises de automatiser bon nombre de leurs processus financiers.
Voici quelques cas d'utilisation du logiciel de comptabilité QuickBooks :
- Facturation
- Paie
- Suivi des dépenses
- Rapport financier
- Preparation des prévisions financieres mensuelle, trimestriel et annuel
- Gestion des stocks
Numérisation des reçus Quickbooks
L’un des cas d’utilisation les plus largement utilisés du logiciel de comptabilité Quickbooks est la gestion des reçus et des dépenses. L'aspect le plus fastidieux de la gestion des dépenses avec Quickbooks consiste à numériser les reçus et à convertir les données non structurées des reçus (sous forme de fichiers image, PDF, documents) en données structurées dans Quickbooks. Cela peut être fait par –
- Saisie manuelle des données – La saisie manuelle des données des reçus dans Quickbooks est un processus fastidieux, long et sujet aux erreurs qui peut avoir un impact significatif sur l'efficacité et l'exactitude des rapports financiers d'une entreprise. Les entreprises qui s'appuient sur la saisie manuelle des données pour suivre leurs dépenses et leurs recettes sont confrontées à plusieurs défis, notamment le risque d'erreur humaine, les retards potentiels dans le traitement des transactions et l'incapacité de suivre avec précision leurs finances.
- Numérisation automatisée des reçus vers Quickbooks, d'autre part, est une solution moderne qui offre de nombreux avantages aux entreprises. En tirant parti de la puissance de la technologie, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de reporting financier, réduire le risque d'erreurs et gagner un temps précieux qui peut être mieux consacré aux activités commerciales principales.
La numérisation automatisée des reçus vers Quickbooks est effectuée à l'aide de la technologie OCR qui extrait les champs plats, les lignes et les tableaux des reçus numérisés. Les champs tels que seller_name, seller_address, phone, email, amount, reception_date, tax_invoice, tax_amount et les tableaux contenant le prix, la quantité, le montant et le coût comme en-têtes sont automatiquement extraits à l'aide du deep learning.
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De nos jours, les logiciels OCR basés sur l'IA pour Quickbooks tels que Nanonets proposent une catégorisation automatisée des dépenses et un codage GL utilisant le NLP et l'apprentissage profond.
Pourquoi c'est important ?
La numérisation automatique des reçus dans QuickBooks à l'aide de la technologie de traitement intelligent des documents (IDP) et de reconnaissance optique de caractères (OCR) peut grandement bénéficier aux entreprises en rationalisant leurs processus comptables, en réduisant les erreurs et en augmentant l'efficacité.
Imaginez diriger une boulangerie locale florissante, « Sweet Success », au cœur d'une ville animée. L'arôme du pain frais et la vue des pâtisseries brillantes témoignent de votre travail acharné et de votre dévouement. Mais en coulisses, gérer les finances peut être aussi délicat que de perfectionner une entrée au levain. C’est là que la magie du logiciel de numérisation automatisée des reçus entre en jeu.
- Un gain de temps: Dans la méthode traditionnelle, la saisie manuelle des données des reçus dans QuickBooks prend du temps et est fastidieuse. Pour « Sweet Success », cela signifiait des heures qui auraient pu être consacrées à l'élaboration de recettes ou au service client. En automatisant ce processus, la boulangerie peut désormais consacrer un temps précieux à la croissance et à l'innovation.
- Exactitude: La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs. Une décimale mal placée ou une mauvaise catégorie peut conduire à des rapports financiers inexacts. Pour une petite entreprise, de tels écarts peuvent faire la différence entre un profit et une perte. Un logiciel d'analyse automatisé minimise ces erreurs, garantissant que « Sweet Success » conserve des dossiers financiers impeccables.
- Réduction des coûts: Au départ, l’idée d’investir dans un logiciel d’automatisation peut sembler une dépense supplémentaire. Cependant, si l’on considère les économies à long terme résultant de la réduction des coûts de main-d’œuvre et de la minimisation des erreurs, l’investissement est rapidement rentabilisé. Pour « Sweet Success », cela signifiait réaffecter des fonds vers des campagnes marketing et de nouveaux équipements.
- Préparation et conformité des déclarations de revenus : À l’approche de la saison des impôts, la possibilité d’accéder et d’organiser rapidement les reçus est inestimable. Un logiciel automatisé catégorise et stocke les reçus de manière à les rendre faciles à récupérer, simplifiant ainsi le processus de préparation des déclarations de revenus. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais garantit également le respect de la réglementation fiscale, un aspect essentiel pour toute entreprise souhaitant éviter les pénalités.
- Identification améliorée pour la déduction fiscale : Le codage GL automatisé aide à catégoriser les dépenses avec précision et cohérence en fonction des catégories déductibles d'impôt. Pour « Sweet Success », cela signifie que chaque achat de farine, facture de services publics ou mise à niveau d'équipement est automatiquement codé sur le bon compte déductible d'impôt. Cette catégorisation méticuleuse garantit qu'aucune déduction éligible n'est négligée, maximisant ainsi le potentiel de déclaration de revenus de la boulangerie.
- Piste d'audit simplifiée : La précision de l'extraction des dates et du codage GL, ainsi que l'exportation automatisée des données vers QuickBooks, créent une piste d'audit claire et détaillée. Si « Sweet Success » devait faire l’objet d’un audit, la possibilité de présenter rapidement des dossiers financiers organisés, avec des dépenses catégorisées avec précision, réduit considérablement le risque de pénalités ou d’amendes.
En conclusion, l’intégration d’un logiciel de numérisation automatique des reçus dans QuickBooks, amélioré par un codage GL automatisé, n’est pas seulement une mise à niveau opérationnelle ; c'est un avantage stratégique. Pour les PME comme « Sweet Success », il s'agit d'un moyen non seulement de survivre, mais aussi de prospérer sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui, en tirant parti de la technologie pour une santé financière et une efficacité fiscale optimales.
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Nanonets comme scanner de reçus Quickbooks
Nanonets offre une intégration prête à l'emploi en un clic avec le logiciel de comptabilité Quickbooks et facilite la numérisation automatisée des reçus dans Quickbooks.
De cette façon, les Nanonets peuvent récupérer les données des reçus entrants, les traiter puis mettre à jour les informations sur la plateforme comptable externe.
Grâce à cette intégration, les entreprises peuvent profiter des fonctionnalités et des capacités d'automatisation de Nanonets, tout en continuant à utiliser Quickbooks.
Voyons à quoi ressemble le flux de travail automatisé de numérisation des reçus avec Nanonets pour QuickBooks.
1. Dépenses encourues : Mêmes vieilles dépenses, mais c’est ici que la magie opère. Les reçus sont capturés plus rapidement qu'une balle rapide, grâce aux merveilles de la technologie mobile et aux intégrations transparentes pour importer des reçus à partir de vos applications et bases de données.
2. Enregistrement automatique-magique : La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) intervient, extrayant les données structurées des reçus en données numériques plus rapidement que vous ne pouvez dire « dépensées ».
3. Catégorisation automatisée des dépenses et codage GL: Dès que les données sont numérisées, Nanonets catégorise chaque dépense en catégories prédéfinies comme les déplacements, les fournitures ou les repas. Parallèlement, le système attribue automatiquement les bons codes du Grand Livre (GL) à chaque transaction. Cela peut être fait en s'entraînant sur des données antérieures ou en utilisant des Nanonets GenAI prêts à l'emploi.
4. Rapports en temps réel : Les rapports sont générés d’un simple clic – c’est comme avoir votre propre assistant personnel, sans les courses de café.
5. Approbations faciles : Les contrôles de conformité pilotés par le système interviennent en premier, signalant uniquement les valeurs aberrantes. Les managers peuvent se concentrer sur les vrais problèmes au lieu de jouer à Whack-a-Mole avec chaque rapport. Vous pouvez ensuite ajouter des humains dans la boucle pour garantir que les factures sont envoyées pour approbation à la bonne personne au bon moment. De plus, vous pouvez appliquer votre politique d'approbation et vos contrôles de validation personnalisés.
6. Le régulateur de vitesse de conformité : Les audits continus et automatisés facilitent la vie. Les anomalies ressortent comme un pouce endolori et l’application des politiques est plus stricte qu’un tambour.
7. Les remboursements de la vitesse de la lumière : Les remboursements s'effectuent à une vitesse fulgurante, ce qui remonte le moral des employés jusqu'à la stratosphère.
8. La Symphonie de synchronisation : L'intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité et d'autres applications transforme la saisie et le rapprochement des données en une symphonie harmonieuse plutôt qu'en une cacophonie chaotique.
9. L'analyse à la vitesse de la pensée : Des informations en temps réel sont à portée de main, offrant une boule de cristal sur les habitudes de dépenses et les opportunités d'épargne.
En conclusion, même si le passage de la mise en œuvre d’une gestion manuelle à une gestion automatisée des dépenses peut sembler un pas de géant, en réalité, il s’agit d’une série de petites étapes pratiques vers l’efficacité, la clarté et, à terme, une rentabilité accrue.
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Étapes pour configurer votre scanner de reçus Quickbooks
Pour commencer, suivez les étapes ci-dessous et commencez en 5 minutes.
Notez que vous pouvez également numériser des reçus et envoyer les données extraites des reçus numérisés vers QuickBooks en temps réel à l'aide de notre Mobile App l'intégration. Nous vous recommandons de parler à un expert Nanonets AI qui peut discuter de votre cas d'utilisation et configurer votre intégration pour vous.
- Choisissez "Reçus" comme type de document.
- Configurez des importations automatisées ou testez en téléchargeant des fichiers manuellement / à l'aide de notre API.
- Intégrez Quickbooks en allant dans la section « Workflow » en utilisant la page de navigation de gauche et en sélectionnant « Quickbooks » dans la section d'exportation.
- Connectez-vous à Quickbooks dans la boîte de dialogue ouverte sur la plateforme Nanonets.
- Une fois authentifiées, toutes les données seront transférées dans votre compte Quickbooks en quelques secondes.
Faites-en plus avec les nanonets
Nous fournissons plus que la simple numérisation de reçus Quickbooks. Vous pouvez utiliser nos flux de travail entièrement automatisés de bout en bout pour -
- Configurer les importations automatisées
Vous pouvez utiliser nos intégrations avec diverses suites logicielles et bases de données pour configurer des importations automatisées de reçus numérisés. Tous ces reçus sont traités en temps réel.
Vous pouvez configurer l'ingestion automatisée des reçus de votre courrier, de Google Drives, des portails des fournisseurs, etc. Vous pouvez également utiliser l'application mobile pour numériser les reçus, en extraire des données et remplir les données extraites dans Quickbooks en temps réel.
2. Configurez des règles d'approbation et de validation automatisées
Vous pouvez ajouter des conditions pour l'approbation et le rejet automatisés des reçus, et même configurer une correspondance à 2, 3 ou 4 voies avec d'autres reçus, bons de commande, factures, etc. Vous pouvez ajouter des membres d'équipe et configurer l'approbation manuelle / également les flux de travail post-rejet.
Toute cette gestion peut se faire sur le portail Nanonets.
Cela vous permet de contrôler la correction, le nettoyage, la validation et la vérification des données avant qu'elles ne circulent dans la base de données Quickbooks.
3. Configurer des exportations automatisées
Nous proposons des intégrations prêtes à l'emploi avec Quickbooks, et -
- Logiciels de comptabilité - Quickbooks, Netsuite et bien d'autres
- ERP
- Bases de données de choix (ex. SQL)
- Crochets Web
Des intégrations personnalisées sont possibles à l'aide de notre API de numérisation de reçus, et nos équipes d'intégration peuvent vous intégrer entièrement en quelques heures.
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Étude de cas Nanonets - Numérisation des reçus Quickbooks
Pro Partners Wealth automatise la saisie des données comptables avec Nanonets
Pro Partners Wealth, basée à Columbia, Missouri, se spécialise dans les services de gestion de patrimoine et de comptabilité destinés aux propriétaires vétérinaires.
Défi
- Pro Partners Wealth avait besoin de données précises et saisie de données efficace pour la facturation dans Quickbooks.
- Les outils d'automatisation existants étaient insuffisants, ce qui entraînait des taux d'erreur élevés.
Solution
- Nanonets a proposé une solution personnalisée avec une extraction de données précise et une intégration avec QuickBooks.
- Facturation rationalisée et validation automatisée des données.
Résultats
- Atteint une précision de plus de 95 % dans l’extraction des données.
- Gain de temps de 40 % par rapport aux outils OCR traditionnels.
- Taux de traitement direct supérieur à 80 %, réduisant ainsi les interventions manuelles.
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Pourquoi les nanonets ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles Nanonets est le meilleur service pour la numérisation automatisée des reçus Quickbooks. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des principales caractéristiques et avantages qui distinguent Nanonets des autres services de numérisation de reçus :
- Haute précision: Nanonets utilise des algorithmes avancés d'apprentissage automatique pour extraire avec précision les données des reçus et des factures, garantissant ainsi que les transactions sont correctement enregistrées dans Quickbooks.
- Facilité d'intégration: Nanonets s'intègre de manière transparente à Quickbooks, permettant aux entreprises d'automatiser leurs workflows de numérisation et de traitement des reçus sans aucune expertise technique.
- Workflows d'approbation personnalisés: Nanonets permet aux entreprises de créer des flux de travail d'approbation personnalisés pour les reçus, garantissant que toutes les transactions sont correctement examinées et approuvées avant d'être enregistrées dans Quickbooks.
- Règles de validation conditionnelle automatisées: Nanonets permet aux entreprises de configurer des règles de validation conditionnelle automatisées pour les reçus, telles que la vérification des entrées en double, des champs manquants et d'autres erreurs courantes. Cela garantit que seules des données exactes et complètes sont enregistrées dans Quickbooks.
- Sécurisé et fiable: Nanonets prend la sécurité des données au sérieux et utilise les derniers protocoles de cryptage et de sécurité pour protéger les données financières sensibles. La plate-forme est également fiable et offre une assistance 24h/7 et XNUMXj/XNUMX pour aider les entreprises à résoudre rapidement tout problème.
- Rentable: Nanonets propose des prix compétitifs et des forfaits flexibles abordables pour les entreprises de toutes tailles.
- Interface utilisateur conviviale: Nanonets possède une interface conviviale qui permet aux entreprises de configurer et d'utiliser facilement la plateforme, sans aucune connaissance ou expérience technique préalable.
En résumé, Nanonets offre une gamme de fonctionnalités et d'avantages qui en font le meilleur service pour la numérisation automatisée des reçus Quickbooks. Sa grande précision, son intégration facile, ses flux de travail d'approbation personnalisés, ses règles de validation conditionnelle automatisées, sa sécurité, sa fiabilité, sa rentabilité et son interface conviviale en font un excellent choix pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de reporting financier et à économiser du temps et de l'argent.
Planifiez un appel avec l'un de nos experts en IA dès aujourd'hui pour discuter de votre cas d'utilisation et obtenir une démonstration personnalisée de Nanonets. Notre expert peut vous intégrer en fonction de votre flux de travail lors d'un appel de 15 minutes.
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- La source: https://nanonets.com/blog/quickbooks-receipt-scanner-with-ocr/
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