Conformité RPA : tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation des processus robotiques en conformité

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Le paysage de la conformité devient de plus en plus complexe avec le temps. Les changements constants de l'environnement réglementaire, le manque de compréhension des mesures de conformité, les capacités technologiques limitées et les restrictions Internet sans compromis sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises recherchent des mesures de conformité solides.

De plus, la conformité devient de plus en plus sophistiquée au fil du temps, ce qui rend la mise en conformité plus difficile et plus coûteuse pour les entreprises. Les coûts réglementaires dans le secteur bancaire sont passés de 4 % à 10 % des revenus bancaires l'an dernier. Désormais, pour assurer une gestion de la conformité réussie, une stratégie axée sur l'automatisation ou l'utilisation de robots est la voie à suivre.

Dans cet article, nous vous dirons tout sur ce qu'est la RPA, comment elle contribue à la conformité des entreprises, quels sont ses avantages et comment vous pouvez mettre en œuvre efficacement et efficacement la RPA dans votre organisation commerciale. Commençons.

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Qu'est-ce que la RPA (Robotic Process Automation) ?

RPA signifie Automatisation des processus robotiques et est une technologie logicielle qui permet à quiconque d'automatiser les opérations numériques.

La RPA permet aux utilisateurs de logiciels de développer des robots logiciels, ou « bots », qui peuvent apprendre, imiter, puis exécuter des opérations commerciales basées sur des règles. Les utilisateurs peuvent créer des bots à l'aide de l'automatisation RPA en surveillant les actions numériques humaines.

En bref, montrez ce que vous voulez que vos bots fassent, puis laissez-les faire.

Les robots logiciels d'automatisation des processus robotiques peuvent interagir avec n'importe quelle application ou système de la même manière que les humains, à l'exception du fait que les robots RPA peuvent fonctionner 100 heures sur XNUMX, sans interruption, beaucoup plus rapidement et avec une exactitude et une précision de XNUMX %.

Qu'est-ce que la Conformité ? Où l'automatisation peut-elle aider ?

En termes simples, la conformité implique le respect des lois, des politiques et des réglementations afin de protéger l'intégrité des données, la sécurité des données et la confidentialité des employés et des clients. Différents départements et industries ont des défis de conformité différents.

Les mandats gouvernementaux et les politiques internes de l'entreprise sont les deux types de conformité les plus courants. Voici des exemples de conformités gouvernementales courantes par industrie/secteur d'activité :

Système de santé – Les lois de conformité du gouvernement protègent la vie privée des patients en obligeant les organisations de soins de santé à protéger les informations sur les patients. La planification, la facturation, la gestion des dossiers, les soins à distance, la numérisation des documents et la saisie des données sont des domaines critiques pour l'automatisation.
Services bancaires – Equal Credit Opportunity (ECO) interdit aux prêteurs de discriminer les demandeurs de crédit, établit des procédures de collecte et d'évaluation des informations de crédit et exige un avis écrit lorsque le crédit est refusé. L'intégration des clients, la production de rapports, le financement du commerce, le rapprochement bancaire et le traitement des demandes sont tous des domaines cruciaux pour l'automatisation dans ce domaine.
Assurances et services financiers – La loi fédérale Gramm-Leach-Bliley (GLBA) régit la manière dont les institutions financières et leurs sociétés liées protègent les informations personnelles de leurs clients et consommateurs. Du devis à l'encaissement, de l'approvisionnement au paiement et de l'enregistrement au rapport sont tous des domaines où la finance peut être automatisée.
Les employeurs de tous les secteurs n'ont pas le droit d'adopter des mesures défavorables à l'emploi fondées sur la race, la couleur, le sexe, l'origine ethnique, le handicap ou l'âge en vertu des lois anti-discriminatoires. Le suivi et la mise à jour des informations sur les employés, l'intégration, la gestion des performances et la paie sont tous des domaines où l'automatisation peut être utile.

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Comment la RPA aide-t-elle à la conformité ?

L'automatisation permet aux entreprises de divers secteurs d'atteindre une conformité de classe mondiale.

Une fois qu'un robot a appris une procédure commerciale, il la répétera de la même manière, à chaque fois, avec une précision de 100 %, permettant aux entreprises de maintenir des niveaux élevés de conformité à tous les niveaux.

Les organisations peuvent utiliser la RPA pour développer des procédures de conformité robustes et de haut niveau. L'automatisation offre un nouveau degré de contrôle, permettant aux entreprises de suivre et de contrôler leurs opérations commerciales internes. Ces journaux peuvent être vérifiés et surveillés à tout moment, ce qui permet aux entreprises de résoudre rapidement tout problème de conformité qui survient.

Les robots enregistrent chacune de leurs activités et celles des personnes avec lesquelles ils interagissent, fournissant aux entreprises une piste d'audit précise à 100 % à laquelle les auditeurs peuvent accéder à tout moment en cas d'audit de conformité.

Quels sont les avantages de la RPA en conformité ?

Voici quelques façons dont la RPA profite aux organisations :

1) Meilleure gestion de la conformité

L'installation de RPA peut améliorer de nombreux domaines des opérations de conformité. Par exemple, la capacité de RPA à récupérer et agréger des données provenant de nombreuses sources peut améliorer l'efficacité des rapports réglementaires en réduisant le temps passé à collecter, synthétiser et résumer de grandes quantités de données.

La RPA facilite également la cartographie des politiques pour les règles, procédures et processus de l'entreprise tout en garantissant la conformité de l'activité d'automatisation.

2. Productivité accrue

Traditionnellement, les équipes de conformité doivent exécuter une série de tests distincts pour voir si leurs opérations sont conformes à des règles, lois et réglementations spécifiques et modifier les politiques internes si nécessaire.

Des milliers de ces tests doivent être effectués par une grande entreprise. La planification, la collecte de documents/preuves, l'exécution des tests et la création de rapports sont nécessaires pour chaque test.

La mise en œuvre de la RPA peut améliorer l'engagement des employés en automatisant les tâches répétitives et manuelles telles que la surveillance et les tests. En conséquence, les tâches des employés peuvent être recentrées sur des éléments tels que l'assurance qualité et la surveillance et les tests fondés sur le jugement.

3. Augmentation de la vérifiabilité

Un audit peut avoir lieu à tout moment, et le suivi de l'activité du personnel est crucial. Cependant, cette surveillance peut souffrir d'une erreur humaine et les entreprises peuvent ne pas obtenir de résultats précis.

Les robots ou RPA, d'autre part, enregistrent toutes leurs actions dans un journal d'activité et fournissent aux entreprises une piste d'audit qui affiche correctement quelles procédures ont été complétées et comment et quand les exceptions ont été produites, et comment les employés sont intervenus pour résoudre les difficultés.

De plus, la RPA contribue à la réduction des coûts, à l'amélioration de la qualité et à l'amélioration de la satisfaction des employés. Les organisations peuvent éliminer les problèmes juridiques et éviter les litiges et les amendes en automatisant la conformité.

Les organisations peuvent également intégrer des sauvegardes internes qui stimulent les opérations quotidiennes en garantissant la conformité et en se conformant aux responsabilités légales. La RPA aide également les entreprises à créer un environnement de travail sûr en améliorant la fidélisation des clients et des employés.

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Quels processus de conformité sont pertinents pour la RPA ?

Toute procédure très répétitive, en général, est une perspective d'automatisation RPA.

La saisie et la validation des données en sont deux exemples, mais les robots peuvent également être utilisés pour la production et la diffusion de rapports, l'envoi d'e-mails aux clients, l'envoi de factures, l'administration de la paie, l'organisation de rendez-vous, etc.

Il existe diverses tâches de conformité interne où Robotic Process Automation peut apporter une aide précieuse, telles que :

Les activités d'automatisation robotique des processus peuvent être conçues pour collecter des données et entrer des informations dans un outil d'évaluation des risques qui évalue davantage l'audit. Avec les bots, cette collecte et cette évaluation peuvent fonctionner indéfiniment, et le résultat est une évaluation continue des risques et une planification des audits. La sortie peut être programmée pour faire une recommandation et être configurée pour suggérer un calendrier de conformité basé sur des règles telles que la planification prioritaire et les affectations basées sur les compétences.
De plus, les tests automatisés et leurs exceptions peuvent être livrés aux propriétaires de contrôle pour les vérifications les plus élémentaires. Le but ultime des tests est d'éliminer les audits de l'équation. Par exemple, les tâches de Robotic Process Automation pourraient être détenues par l'entreprise, et les bots seraient alors mis à l'épreuve en tant que contrôle.
Les rapports, ainsi que les rappels pour les mises à jour des actions correctives, peuvent être codés pour l'automatisation et la distribution automatique.

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Les 5 plus grandes opportunités d'automatisation des processus robotiques pour aider à la conformité interne

1. Collecte et nettoyage des données analytiques

Un centre d'expertise RPA (CoE) peut générer et standardiser des données pour des analyses personnalisées, ainsi que des données d'extraction pour les auditeurs internes et externes, y compris des vérifications automatisées de l'exhaustivité des champs, des doublons et de la validité, entre autres. Par conséquent, la conformité interne n'aura plus à passer du temps à coordonner et à acquérir des données.

2. Évaluation des risques

Les robots peuvent aider à automatiser les étapes de collecte et de classification des données du processus annuel d'évaluation des risques. Pour ce faire, ils obtiennent rapidement les commentaires des participants et identifient les principales tendances. Cela permet aux discussions en personne de se concentrer sur l'analyse des tendances et d'approfondir les préoccupations de l'organisation.

3. Contrôle démographique

Les robots peuvent aider au traitement des populations de données lors de l'échantillonnage et de la collecte initiale de preuves pour les preuves standard pour les contrôles. Sans oublier que les robots automatisés peuvent le faire plus efficacement et plus précisément que les humains. Ceci est très utile lorsqu'il s'agit de grandes populations qui nécessitent beaucoup de temps de traitement, comme l'examen de centaines de documents de déclaration.

4. Contrôle l'automatisation

Les robots peuvent effectuer des tests de contrôle, en particulier dans les sections standardisées où les tickets et les champs sont utilisés régulièrement. L'audit interne n'est plus nécessaire pour effectuer ces vérifications de routine.

5. Zones du bureau de gestion de projet (PMO) pour l'audit interne.

La RPA peut aider dans un certain nombre de domaines, notamment :

Identifier les éléments ouverts, envoyer des e-mails de suivi et suivre l'état, entre autres choses
Suivi des progrès par rapport à un plan de projet ou à un plan d'audit annuel (peut utiliser RPA pour surveiller les KPI dans le processus)
Automatisation des rapports - Modèles de rapport, diapositives du comité d'audit, etc.

Impact de la RPA sur la création de valeur dans la conformité interne

Couverture améliorée

Les experts en conformité interne peuvent bénéficier d'une couverture supplémentaire dans l'ensemble de l'organisation (plus de données, de transactions, etc.) sans augmenter le temps ou l'ETP requis pour analyser d'énormes populations de données en ayant un bot pour gérer et piloter l'ensemble des analyses. La RPA permet également aux équipes d'identifier les valeurs aberrantes dans les données/transactions et de se concentrer sur elles.

Le temps et l'argent économisés peuvent être consacrés à des interactions à plus forte valeur ajoutée.

La RPA est particulièrement bénéfique pour les équipes de conformité internes qui s'engagent et se coordonnent constamment avec l'entreprise et les auditeurs externes. La conformité interne peut déplacer son attention de la prise en charge des opérations de conformité externes telles que la collecte de preuves et la collecte d'échantillons vers des examens opérationnels avec l'entreprise, grâce à l'automatisation des audits.

Accès à la demande aux informations sur les performances d'un service

L'automatisation des rapports et du suivi des projets permet une visibilité à la demande sur les performances, à la fois en termes de plan et de KPI individuels.

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Cas d'utilisation RPA pour la conformité

La surveillance des risques, les contrôles des risques et les rapports sur les risques sont des domaines où la RPA est utilisée.

Voici quelques-uns des cas d'utilisation spécifiques qui voient maintenant beaucoup d'adoption de RPA dans les organisations :

Alertes anti-blanchiment d'argent (AML)

La majorité des processus de recherche et de traitement des alertes anti-blanchiment sont manuels ou semi-automatisés, ce qui fait de la RPA une option viable.

Intégration du KYC

Connecter diverses données provenant de nombreux systèmes internes et sources externes au cours du processus d'intégration de la connaissance de votre client est une entreprise difficile.

La RPA a également le potentiel d'être utile dans ce domaine. Ces robots, par exemple, peuvent collecter et récupérer des données auprès d'organismes de réglementation tels que la Securities and Exchange Commission (SEC) et des organismes d'application de la loi tels que le FBI et Interpol, ainsi qu'aider au processus d'intégration. De plus, la RPA a été utilisée par plusieurs banques dans le processus KYC, comme la collecte et la validation de documents.

Rapports internes et externes

Le processus d'obtention des données et de préparation des rapports réglementaires internes et externes est en grande partie manuel dans de nombreuses banques. Par exemple, les rapports quotidiens de couverture des liquidités et d'impayés sont fréquemment créés manuellement dans les banques et peuvent être automatisés à l'aide de la RPA.

Gestion des limites

Les responsables des risques évaluent et clôturent les dépassements ou violations des limites dans le cadre du processus de gestion des limites. Étant donné que la résolution implique une assimilation manuelle des données provenant de plusieurs sources et une analyse manuelle pour arriver à des jugements, les solutions RPA cognitives peuvent aider au processus de gestion des limites en utilisant la RPA pour l'assimilation des données et des approches d'apprentissage automatique pour faciliter la prise de décision.

Réconciliation

Les rapprochements se produisent à de nombreux niveaux dans le secteur bancaire, et ils constituent également une grande partie des rapports de gestion internes et externes. Cependant, la plupart des opérations de rapprochement, en particulier dans la collecte et la préparation des données, sont de nature manuelle et pourraient bénéficier de la RPA.

Assainissement des hypothèques

Les prêts hypothécaires, en particulier, représentent une part importante des revenus des prêteurs de détail.

Dans ces scénarios de remédiation, les banques et les régulateurs veulent garantir que les interactions avec les clients sont gérées de manière responsable. Aujourd'hui, des pratiques telles que l'utilisation du taux d'intérêt, le calcul des frais pour surfacturation/déductions pour retard de paiement ou déductions pour mensualités équivalentes (EMI) ou le traitement des réclamations des clients nécessitent beaucoup de travail et de précision.

De plus, en raison de l'énorme volume, la réalisation de toutes les étapes correctives, en commençant par la portée d'un remboursement ou d'une modification du client, peut prendre des mois.

RPA peut résoudre ces problèmes en automatisant tous les processus tout en maintenant la précision.

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Méthodologie pour mettre en œuvre la RPA dans la conformité interne

1. Faites une liste des processus que vous souhaitez automatiser.

La RPA n'est pas appropriée pour de nombreux processus métier. Au lieu de cela, les entreprises devraient concevoir une stratégie pour sélectionner les meilleurs processus, puis les hiérarchiser en fonction de facteurs tels que la complexité et le retour sur investissement. Ensuite, considérez comment l'automatisation de ces activités apparaîtra, ce qu'elle accomplira, le contexte commercial dans lequel elle sera utilisée et comment elle s'intégrera aux futures opérations commerciales ou au parcours d'automatisation global.

2. Effectuez une analyse de faisabilité

Effectuez une analyse de faisabilité pour chaque processus afin de déterminer combien peut être automatisé.

Il s'agit d'un processus en deux étapes qui consiste à examiner le processus et à déterminer la viabilité technique. Cette évaluation doit être effectuée par l'utilisateur de l'opération, un SME (expert en la matière) et un expert RPA.

3. Effectuez les ajustements nécessaires

Déterminez si les procédures ne sont pas structurées, standardisées, optimisées, enregistrées ou mises en œuvre comme prévu sur la base de l'étude d'évaluation de faisabilité. Essayez de réoptimiser et de restructurer le processus à ce stade.

4. Recueillir des témoignages d'utilisateurs

Une user story définit les aspects d'une application qui seront construits du point de vue de l'utilisateur final. Il passe en revue tous les besoins de l'utilisateur en profondeur. Il est également essentiel d'obtenir une description détaillée de chaque opération qui sera automatisée. Développez un document de description de processus avec des processus RPA définis pour l'équipe de développement sur la base de ces informations.

5. Commencer la procédure de développement

Le processus de développement commence à cette étape, en fonction des workflows RPA qui ont été générés. À l'aide d'outils RPA tels que UiPath, Blue Prism et autres, les développeurs génèrent des scripts et du code de programme automatisés. Étant donné que chaque solution RPA possède son propre ensemble de fonctionnalités, les entreprises doivent être très pointilleuses lors de la sélection du bon outil pour leurs besoins.

6. Validation du processus RPA

Effectuez des tests approfondis pour examiner les performances dans tous les scénarios possibles et pour identifier les défauts lors de l'exécution de la procédure. Envoyez tout problème potentiel de performance ou de bogue à l'équipe de développement pour résolution.

7. Vérifiez et déployez

Une fois que les équipes de développement ont corrigé les tests et les problèmes initiaux, revérifiez les résultats et déployez l'ensemble de la solution RPA.

FAQ

Quelles étapes dois-je suivre pour m'assurer que mes systèmes RPA sont conformes ?

Déplacez les données critiques et les informations d'identification privilégiées des scripts et de toute autre zone vulnérable vers un emplacement central chiffré.
Appliquez le degré de privilège le plus bas aux robots RPA et ne leur accordez un accès privilégié que lorsqu'il est absolument nécessaire d'accomplir une tâche spécifique qui nécessite l'accès à une application sécurisée ou à une source de données.
Sécurisez l'accès à votre technologie RPA en utilisant des informations d'identification complexes qui sont constamment examinées par les administrateurs RPA, ainsi qu'en isolant et en surveillant les processus RPA pour détecter toute activité suspecte.
Créez des alertes qui arrêteront toute activité si l'une de ces choses se produit.

Quels sont les défis de la mise en œuvre de la RPA ?

Attentes erronées à l'égard de la RPA
Utiliser les mauvais outils
Travailler avec un partenaire RPA inexpérimenté
Incapacité à calculer le retour sur investissement
Identifier les mauvais processus pour la mise en œuvre de la RPA
Problèmes techniques et opérationnels
S'arrêter avant le processus complet de bout en bout
Manque de soutien de la direction
Pénurie d'équipe qualifiée
Préparer la main-d'œuvre à un changement de charge de travail

Quelle est la différence entre la RPA et les solutions d'automatisation traditionnelles ?

La « capacité d'apprentissage » est le principal facteur qui distingue l'automatisation robotique des processus de l'automatisation classique.

L'algorithme d'apprentissage du bot minimise le nombre de faux positifs et offre des résultats plus précis au fil du temps. Cependant, le véritable avantage de l'automatisation robotique des processus provient de l'efficacité accrue acquise à mesure que l'automatisation devient plus précise.

Quelles sont les principales considérations avant de mettre en œuvre la RPA ?

Avant de mettre en œuvre la RPA, vous devez garder à l'esprit certaines choses, telles que :

1. Définir en détail la vision et la stratégie d'automatisation. Pour ce faire, recherchez des procédures qui :

Avoir un retour sur investissement (ROI) bien défini (ROI)
Se rapportent à un domaine où l'entreprise fait face à une activité importante
Obtenir des données à la fois fiables et de haute
Sont-ils fondés sur des règles et largement cohérents d'un bout à l'autre
Prennent-ils du temps et sont-ils sujets à l'erreur humaine ?

2. Identifiez les tests et les procédures d'automatisation les plus viables en définissant les rôles, les responsabilités et les structures.

3. Développer une documentation et des processus standardisés pour approuver les conceptions et les méthodologies de déploiement. Ne présumez pas que les procédures manuelles existantes sont conformes à la politique ou prêtes à être automatisées. Avant de déployer un nouveau système, certaines inefficacités peuvent devoir être corrigées.

4. Collaborez avec votre équipe de sécurité pour établir des mécanismes d'authentification des bots et développer des réglementations sur la confidentialité et la sécurité des données.

5. Définir clairement les processus et procédures de gestion du changement.

6. Testez et surveillez régulièrement.

De même, certains facteurs doivent être pris en compte après la mise en œuvre de la RPA. Jetez-y un coup d'œil :

Considérez les métriques et comment les suivre. Par exemple, comment calculerez-vous le retour sur investissement sur la durée de vie du ou des robots ?
Envisagez d'établir un centre d'excellence robotique (CoE) pour une meilleure gouvernance après un développement et un déploiement réussis.
Concevez une stratégie si les bots ne fonctionnent pas comme prévu.

Comment la RPA aide-t-elle à effectuer des vérifications des antécédents et à prévenir la fraude ?

Les règles anti-blanchiment exigent des banques qu'elles vérifient que la source des fonds de leurs clients est légitime. En outre, l'évaluation du risque de blanchiment d'argent nécessite un suivi et un filtrage réguliers des clients. Malheureusement, ces tâches requises et essentielles peuvent prendre beaucoup de temps.

Vous pouvez utiliser des bots RPA pour exécuter rapidement et efficacement des vérifications d'antécédents, de crédit et de détection de fraude sur chaque client, vous alertant de toute indication de danger. Les rapports peuvent ensuite être stockés dans une zone centralisée afin que vous puissiez prouver la conformité si nécessaire.

Quelles sont les conséquences du non-respect ?

Répercussions/sanctions financières: La non-conformité a un prix élevé. Le coût moyen d'un seul événement de non-conformité est de 4 millions de dollars, tandis que le coût total de la non-conformité est de 14 millions de dollars.
Audits de conformité: L'audit de conformité prend du temps sur les activités génératrices de revenus pour les propriétaires d'entreprise et le personnel.
Suspension ou congédiement: Une société non conforme peut être tenue de cesser ses activités ou de fermer complètement, selon la gravité de la violation.

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