Le guide complet de l'archivage de documents

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Comment fonctionne l'archivage électronique de documents ?

L'archivage de documents n'est pas une activité ponctuelle, mais une fois que vous avez défini un processus métier approprié, vous pouvez l'automatiser. Voyons comment documenter les travaux d'archivage.

Étape 1 : Évaluation initiale

Comprenez vos processus documentaires actuels. Comment gérez-vous les documents essentiels et non essentiels ? Avez-vous un processus défini? Tous les documents sont-ils traités en même temps ou le processus est-il ponctuel ?

Jetez un coup d'oeil dans

• Comment les documents sont-ils générés, enregistrés, catégorisés et nommés ?
• Quelle est la procédure de numérisation des documents ?
• Quelles sont les conditions pour supprimer ou rejeter un document ?
• Qui gère les exceptions de document ?
• Quels sont les documents requis pour un audit ?

Vous devez également comprendre le nombre de documents que vous allez manipuler pour vous faire une idée.

Sur la base de cette évaluation initiale, vous travaillez à la rédaction de flux pour les processus.

Étape 2 : Identifier les objectifs et les rôles

Après avoir compris les processus, essayez de définir les raisons de l'archivage des documents.

• Vous souhaitez réduire les coûts opérationnels liés au traitement des documents ?
• Faites-vous cela pour respecter les consignes de sécurité des données ?
• Vous cherchez à optimiser votre gestion des dossiers ?
• L'équipe de direction fait-elle cela pour améliorer la visibilité sur les ressources ?

En fonction des objectifs, vous pouvez les hiérarchiser et modifier les processus d'archivage des documents. Comprendre les rôles des parties prenantes dans le processus.

• Qui supervisera le processus d'archivage des documents ?
• Quels niveaux d'autorisation utiliserez-vous pour limiter l'accès aux données archivées ?
• Comment assurerez-vous la conformité des employés ?

Étape 3 : Mettre en place un calendrier de conservation

Il est maintenant temps de définir un calendrier de conservation. Fondamentalement, comprenez les documents qui doivent être conservés et ceux qui ne le sont pas.

Vous devez conserver les rapports financiers annuels originaux, car ils pourraient être requis plus tard. Recherchez les règles fédérales, locales, étatiques et spécifiques à l'industrie que vous devez suivre.

Par exemple, conservez tous les documents IRS et fiscaux pendant au moins sept ans.

Ensuite, démolissez tous les documents qui ne nécessitent pas d'être archivés ou qui ne seront jamais stockés de manière permanente, tels que les catalogues de fournisseurs, les courriers indésirables et les copies en double. Vous pouvez les numériser en les numérisant et en extrayant des informations à l'aide d'un logiciel OCR.

Faites appel à un fournisseur NAID (National Association of Information Destruction) pour le transport sécurisé, l'élimination ultérieure et la destruction des matériaux afin d'éviter toute responsabilité potentielle.

Étape 4 : Numérisez les fichiers papier

Numérisez les dossiers papier pour réduire les coûts, économiser de l'espace et améliorer l'organisation des documents.

Vous pouvez utiliser le logiciel OCR avec un scanner de documents pour trier, organiser, étiqueter et indexer les fichiers pour une meilleure recherche.

Étape 5 : Choisissez un stockage

Si vous optez pour le stockage numérique, vous devez choisir entre un stockage sur bande, sur disque et dans le cloud. Chacun a ses avantages et ses inconvénients qui sont associés à la sécurité à long terme, à l'intégrité et à la facilité d'accès par le logiciel de gestion des enregistrements.

Étape 6 : Automatisez avec les workflows de documents

Une fois que tous les processus et toutes les variables sont cartographiés, il est temps de déployer le processus.

L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents comme Nanonets est de pouvoir automatiser tous les processus et configurer des notifications aux parties prenantes afin de ne pas manquer les fichiers d'erreur. Voir les étapes pour créer un flux d'archivage de documents.

Étape 7 : surveiller et optimiser

Aucun processus n'est parfait au départ. Après avoir mis en œuvre les workflows de documents, recueillez les commentaires des parties prenantes sur la manière dont le processus peut être amélioré.

Quelles entreprises bénéficieraient de l'archivage de documents ?  

Votre entreprise doit se concentrer sur l'archivage de documents si :

• Votre entreprise traite régulièrement beaucoup de paperasse
• Vous pourriez avoir besoin d'accéder à d'anciens documents à l'avenir
• Les audits sont courants pour les entreprises similaires à vous
• Vous devez stocker des documents dans le cadre de la conformité et des exigences réglementaires

Si ces facteurs sont pertinents pour votre entreprise, vous devrez peut-être archiver vos documents.

Pourquoi opter pour l'archivage électronique de documents ?

Réduisez les coûts et économisez de l'espace

Que vous exploitiez une grande entreprise internationale ou une start-up naissante, il est important d'économiser sur les dépenses là où vous le pouvez. L'archivage numérique des documents peut permettre cela en libérant de l'espace et en réduisant les dépenses opérationnelles.

Les documents limités que vous avez sur place à réglementer, moins vous devez consacrer d'argent et de temps à leur gestion.

Améliorez le flux de travail et les performances

Un archivage adéquat des documents numériques peut améliorer les performances et le flux de travail de votre entreprise. Selon les estimations, jusqu'à 80 % des données de production n'ont pas besoin d'être facilement disponibles.

En archivant ces données, vous pouvez faciliter l'accès au reste de vos données et potentiellement améliorer vos performances.

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Cas d'utilisation de l'archivage de documents

L'archivage de documents est utile pour presque tous les types d'entreprises. Jetons un coup d'œil à quelques applications réelles de l'archivage de documents dans différentes industries.  

Les documents commerciaux tels que les contrats, les lettres et la documentation de projet peuvent s'accumuler au fil des ans et se produire en quantités énormes, ce qui augmente les dépenses de stockage. Lorsque les travailleurs doivent récupérer des données à partir de ces références, la recherche manuelle dans d'énormes magasins de documents peut prendre des heures de leur journée.

• Services financiers les entreprises doivent s'assurer que tous leurs documents sont prêts pour l'audit. C'est là que l'archivage des documents les aide à conserver tous les journaux des clients, les reçus de change et d'autres documents juridiques, le cas échéant.
• Au detail les entreprises pourraient avoir besoin de sauvegarder toutes leurs informations sur les clients, les vendeurs et les fournisseurs en cas de divergences à l'avenir.
• Cabinets d'avocats et services juridiques besoin de stocker tous les contrats, documents et fax liés au dossier au format PDF. Ils doivent trouver rapidement des documents et des citations à l'aide de la recherche intelligente et des balises. C'est là que l'archivage de documents devient utile.
• services publics traiter beaucoup d'informations jour après jour. Tout n'est pas pertinent maintenant, mais ils doivent stocker toutes les informations qui doivent être facilement disponibles à une date ultérieure en cliquant sur un bouton.
• Entreprises peuvent optimiser leur gestion documentaire grâce à un archivage efficace des documents. En convertissant leurs documents papier en une bibliothèque consultable, les employés peuvent réduire le temps passé à rechercher des documents et la numérisation peut également améliorer la visibilité des données.

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Archivage de documents avec les nanonets

Nanonets est un logiciel de gestion de documents intelligent avec un logiciel OCR intégré qui peut vous aider à convertir tous vos documents papier en un format numérique consultable. Nanonets est facile à utiliser avec un générateur de flux de travail par glisser-déposer sans code qui peut automatiser tout processus de document manuel.

Voici comment vous pouvez utiliser les Nanonets pour archiver vos documents :

Cartographiez tous vos processus et les parties prenantes de votre processus

Créez un compte sur Nanonets et sélectionnez un modèle OCR personnalisé pour créer un modèle OCR adapté à vos besoins ou vous pouvez également choisir parmi les modèles OCR pré-formés.

Téléchargez les documents et entraînez le modèle pour extraire les données dans le format souhaité.

Une fois que vous êtes satisfait du modèle, vous pouvez configurer le transfert automatique de tous les documents vers un e-mail spécifique. Aller à Workflow > Importer > Recevoir des fichiers par e-mail

Une fois l'ingestion de documents configurée, votre modèle OCR recevra automatiquement les documents numérisés et extraira le texte des documents dans le format de votre choix.

Vous pouvez extraire les données dans la base de données de votre choix en choisissant une option d'exportation dans le workflow.

Vous pouvez ajouter une section d'approbation en ajoutant des étapes d'approbation, des types de révision, des règles pour marquer les fichiers, etc.

Vous pouvez également ajouter des règles pour améliorer les données, renommer les fichiers, classer et trier les documents, etc. Besoin d'aide? Notre équipe est là pour vous aider à tout mettre en place !

Rendez-vous sur Nanonets et essayez de le faire vous-même maintenant. Ou demandez à notre équipe de le faire pour vous !

Nanonets est utilisé par plus de 30,000 XNUMX professionnels satisfaits pour automatiser leurs processus documentaires chaque année. Voici un aperçu des performances de Nanonets

Voici ce que nos clients disent de nous.

Si vous avez un processus d'archivage de documents complexe, notre équipe talentueuse peut vous aider à simplifier et à automatiser l'ensemble du processus, afin qu'il soit efficace et fonctionne selon vos exigences. Vous souhaitez nous faire part de vos exigences ? Configurer un appel or Envoyez-nous un e-mail.

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Archivage de documents vs sauvegarde de fichiers

L'archivage de documents consiste essentiellement à effectuer une sauvegarde de fichier, n'est-ce pas ? Eh bien, c'est un peu différent.

Le processus d'archivage de documents concerne uniquement les documents passifs, tandis que les sauvegardes sont construites pour les fichiers actifs utilisés dans les systèmes quotidiens.

L'objectif d'une archive de documents est de conserver les documents originaux au cas où ils seraient requis pour plusieurs raisons à l'avenir, tandis que l'objectif d'une sauvegarde de fichiers est de conserver une copie des fichiers actifs au cas où les fichiers réels seraient endommagés ou perdus, garantissant ainsi le fonctionnement continuité.

Examinons plus de différences entre l'archivage de documents et la sauvegarde de fichiers.

	Archive de documents	Sauvegarde de documents
Objectif	Stockage à long terme des documents qui ne sont pas utilisés en ce moment	Enregistrement d'une copie des données récentes en cas de perte ou de corruption de données
Occasion	Au besoin – par ex. Audit	Lorsque les données actuelles sont corrompues ou ne se chargent pas
Données	Enregistré en tant que copie. Les données ne sont pas écrasées	Les données sont écrasées
Type de données stockées	Données d'origine - par ex. Rapports financiers	Dupliquer les données actuelles en tant que copie
Vitesse	La vitesse de restauration n'est pas un problème	Doit être en temps réel
Long	Stockage à long terme	Stockage à court et moyen terme

QFP

Pourquoi numériser des documents ?

Gestion productive des documents : les documents indexés et numérisés peuvent être exportés vers un système et stockés automatiquement dans des bibliothèques numériques, où leur utilisation peut être documentée, suivie et gérée.

Réutilisation simple du texte : lorsqu'un sujet imprimé est restauré en texte modifiable, il peut être modifié et réutilisé dans Microsoft Excel ou Word, ce qui permet de gagner du temps généralement consacré à recréer et retaper des documents.

Possibilité de recherche : Les documents, y compris les mots-clés dans les métadonnées ou le texte, peuvent être détectés par les réseaux de recherche électroniques et indiqués en quelques secondes.

Accès simple : les documents numériques peuvent être extraits du référentiel principal à tout moment et rapidement distribués par e-mail, éliminant ainsi le besoin de faire des copies imprimées.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage de documents ?

Le logiciel d'archivage de documents convertit les documents en enregistrements numériques qui peuvent être archivés, facilement accessibles et gérés efficacement, aidant ainsi votre institution

économisez sur les dépenses de stockage, améliorez la productivité des employés et accélérez les procédures commerciales.

Adéquates pour l'archivage à long terme, les listes converties sont petites avec une qualité visuelle élevée. Ils peuvent être lus sur divers appareils, facilement accessibles à partir d'emplacements isolés et archivés de manière centralisée dans des archives électroniques, des bibliothèques numériques ou une gestion de documents.

réseaux. Toute entreprise peut accélérer les procédures internes et accroître l'efficacité en offrant un accès facile aux copies stockées numériquement avec des droits d'entrée définis.

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