Gestion des dépenses, à la base, est le processus méthodique par lequel une entreprise suit, vérifie et traite toutes les dépenses financières engagées dans le cadre de ses opérations.
Cela englobe les tâches cruciales de
- enregistrer les dépenses.
- s'assurer que les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise.
- s’assurer que les dépenses sont approuvées par les bonnes personnes.
- analyser les dépenses pour une meilleure surveillance budgétaire et une meilleure planification stratégique.
- protéger une entreprise contre les erreurs, la fraude et les cauchemars de conformité.
Essentiellement, c’est l’art et la science de s’assurer que chaque centime dépensé par votre entreprise non seulement compte, mais qu’il est également pris en compte.
Imaginez un monde dans lequel les Grandes Pyramides auraient été construites sans aucun outil de mesure, un exploit de précision basé uniquement sur des conjectures. Cela semble invraisemblable, non ? Pourtant, c’est ainsi que de nombreuses entreprises abordent encore la gestion des dépenses – un aspect essentiel mais souvent sous-estimé de leurs opérations. Dans l’environnement commercial actuel, la gestion des dépenses joue un rôle central dans l’élaboration du paysage financier des entreprises, grandes et petites.
Dans ce blog, nous plongerons en profondeur dans le monde de la gestion des dépenses et explorerons les thèmes suivants.
- besoin de gestion des dépenses
- évolution et état actuel de la gestion des dépenses
- comment démarrer avec la gestion des dépenses ?
- comment créer une politique de dépenses ?
- comment mettre en œuvre la gestion des dépenses ?
- études de cas autour de la mise en œuvre de la gestion des dépenses
- comparaison des meilleurs logiciels de gestion des dépenses
- culture d'entreprise et gestion des dépenses
- tendances futures en matière de gestion des dépenses
- des ressources supplémentaires
Besoin de gestion des dépenses
Soyons réalistes, dans le monde de la finance en constante évolution, la gestion des dépenses n’est pas seulement une bonne idée : c’est une tactique de survie. Je veux dire, pensez-y. Alors que les entreprises deviennent de plus en plus complexes et que les marchés sont plus volatils, celui qui a une poignée sur son portefeuille est celui qui prend les devants. Il ne s’agit pas seulement de gagner des centimes ; il s’agit de gouvernance financière stratégique.
Maintenant, vous pensez peut-être : « Nous avons réglé ce problème grâce à nos fidèles feuilles de calcul et nos audits trimestriels. » Mais ne nous leurrons pas. Les méthodes traditionnelles sont à peu près aussi efficaces qu’une porte moustiquaire sur un sous-marin lorsqu’il s’agit du dynamisme de l’écosystème financier actuel. Nous avons besoin de quelque chose de plus, quelque chose qui non seulement suive les dépenses, mais nous donne également des informations et une prévoyance.
Prenons un exemple pratique. Imaginez une entreprise technologique de taille moyenne, appelons-la « InnovateX ». Ils se portent bien, connaissent une croissance rapide et leur produit est un succès. Mais voici le problème : leur gestion financière est bloquée dans la dernière décennie. Ils utilisent des processus manuels et le suivi de leurs dépenses est franchement un véritable désastre.
Signalez l’arrivée d’une solution complète de gestion des dépenses. Avec un système robuste en place, InnovateX pourrait non seulement garder un œil sur ses dépenses, mais également exploiter ces données pour prendre des décisions stratégiques.
Par exemple, ils découvrent qu’ils dépensent trop d’argent en services de fournisseurs, dont certains se chevauchent. Ou bien, ils se rendent compte que leurs dépenses de voyage explosent parce qu’ils n’ont pas de politique leur permettant de réserver des options de voyage rentables. Grâce à ces informations, InnovateX peut renégocier les contrats des fournisseurs, rationaliser les services et mettre en œuvre une nouvelle politique de voyages.
InnovateX commence à économiser de l'argent, bien sûr, mais ils deviennent également plus efficaces, plus agiles et mieux positionnés pour investir dans des opportunités de croissance. Ils passent du jeu défensif avec leurs finances au jeu offensif.
Voyons comment InnovateX, ou toute autre entreprise adoptant les meilleures pratiques et solutions de gestion des dépenses, est capable de résoudre efficacement les problèmes traditionnels de gestion des dépenses :
- Les données en temps réel sont reines: Dans le monde des affaires en évolution rapide, prendre des décisions basées sur les données du dernier trimestre, c'est comme conduire avec son rétroviseur. La gestion moderne des dépenses fournit des informations en temps réel, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées à la volée. InnovateX a mis en œuvre un système de gestion des dépenses basé sur le cloud qui fournissait des rapports en temps réel. Cela a permis à leur équipe financière de détecter une augmentation soudaine et inexpliquée des dépenses de marketing et de résoudre rapidement le problème, évitant ainsi les dépassements de budget.
- La maîtrise des coûts n’est pas une option: Une gestion efficace des dépenses aide les entreprises à identifier et à éliminer les dépenses inutiles. En analysant leurs données de dépenses, InnovateX a identifié qu'ils payaient trop cher pour des fournitures de bureau auprès d'un fournisseur de longue date. Ils ont négocié de meilleurs tarifs et exploré des options plus rentables, ce qui a permis de réaliser d'importantes économies annuelles.
- Prévention de la fraude – Mieux vaut prévenir que guérir: Sans un système robuste de gestion des dépenses, votre entreprise est comme une maison dont les portes ne sont pas verrouillées. C’est une invitation ouverte aux fraudeurs. Un bon système peut signaler les irrégularités et prévenir les fuites financières. InnovateX a introduit des flux de travail automatisés d'approbation des dépenses et de détection des anomalies. Ce système a signalé un schéma inhabituel de petits achats fréquents effectués par un employé, révélant ainsi un cas mineur de fraude aux dépenses qui a été rapidement traité.
- Conformité réglementaire – Ne plaisantez pas avec la loi: La gestion automatisée des dépenses garantit que vous êtes toujours du bon côté de la loi, évitant ainsi des pièges juridiques coûteux. Avec des réglementations en constante évolution, gérer manuellement la conformité revient à jongler avec la dynamite. InnovateX a adopté un système de dépenses qui se met automatiquement à jour avec les dernières exigences fiscales et réglementaires, garantissant ainsi la conformité et évitant une éventuelle lourde amende due à une réglementation fiscale négligée.
- La budgétisation n’est pas un jeu de devinettes: La gestion des dépenses fait de la budgétisation une science plutôt qu'un jeu de devinettes. En analysant les modèles et les tendances des dépenses, les entreprises peuvent prévoir avec plus de précision et allouer les ressources plus efficacement. En utilisant les données historiques sur les dépenses, InnovateX a prévu avec précision ses dépenses informatiques pour l'année à venir, évitant ainsi un déficit budgétaire en milieu d'année qui l'avait frappé auparavant.
- Le travail manuel prend du temps et est sujet aux erreurs: Un système de gestion des dépenses efficace simplifie les processus, réduit les tâches manuelles et permet à votre équipe de se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux, et non sur la rédaction de notes de frais. InnovateX a utilisé l'application mobile basée sur l'OCR proposée par son logiciel de gestion des dépenses pour la déclaration des dépenses, qui capture les données directement à partir des reçus et les remplit dans le système de gestion des dépenses. Cela a réduit le temps passé par les employés sur les notes de frais, ce qui a remonté le moral et réduit les erreurs.
- Prise de décision stratégique: L'information, c'est le pouvoir. En fournissant des informations détaillées sur où et comment l'argent est dépensé, les systèmes de gestion des dépenses permettent aux entreprises de prendre des décisions stratégiques qui stimulent la croissance et l'efficacité. La direction d'InnovateX a utilisé les données sur les dépenses pour décider de transférer une partie de son budget publicitaire des médias traditionnels vers les canaux numériques, ce qui a entraîné un retour sur investissement plus élevé, comme l'indique l'analyse des dépenses de vente et de marketing.
- La visibilité mène à la responsabilité: Lorsque les employés savent que les dépenses sont surveillées et analysées, cela conduit à des dépenses plus responsables. Il ne s’agit pas de microgestion ; il s’agit de créer une culture de responsabilité. InnovateX a noté un changement de culture, les employés étant devenus plus attentifs à leurs dépenses, ce qui a entraîné une réduction des dépenses non essentielles, comme les déjeuners d'affaires excessifs.
- Évolutivité – Développez-vous sans les difficultés de croissance: Un système de gestion des dépenses solide peut évoluer avec votre entreprise, garantissant que la gestion financière ne devienne pas un goulot d'étranglement. Alors qu'InnovateX ouvrait un nouveau bureau dans un autre pays, le système était déjà capable de gérer des dépenses multidevises et différents régimes fiscaux.
- En fin de compte : tout dépend des billets verts: En fin de compte, c’est une question de résultat. Une gestion efficace des dépenses contribue directement à la rentabilité. L’approche ciblée d’InnovateX en matière de gestion des dépenses a conduit à une réduction de 15 % des frais de déplacement, augmentant directement leur rentabilité.
Ainsi, l’application de la gestion des dépenses dans votre entreprise entraîne des avantages tangibles, améliorant l’efficacité opérationnelle, la conformité et, en fin de compte, contribuant à la santé financière de l’entreprise.
Évolution et état actuel
Le parcours de la gestion des dépenses est une histoire d’évolution, à l’image de l’histoire plus large du développement commercial. Depuis l’époque des grands livres et des piles de reçus papier jusqu’à l’ère moderne des solutions logicielles, la gestion des dépenses a connu un parcours transformateur. Au cours de la dernière décennie, l’avènement de l’IA et du cloud computing a révolutionné ce domaine. Il est révolu le temps de la saisie manuelle laborieuse ; aujourd’hui, un reçu peut passer d’une poche à un grand livre numérique en quelques secondes seulement.
Le marché de la gestion des dépenses est un marché bourdonnant d’activité, riche en innovations et qui connaît une croissance plus rapide qu’une startup de la Silicon Valley sous stéroïdes. Selon un récent rapport, le marché mondial des logiciels de gestion des dépenses devrait connaître une croissance significative au cours des cinq prochaines années, portée par une augmentation de la demande de solutions financières automatisées et intégrées.
Des entreprises comme Nanonets, SAP Concur, Expensify et Coupa mènent la charge, transformant le paysage avec des solutions de pointe qui font de la gestion des dépenses une promenade de santé. Leurs contributions vont de l'analyse basée sur l'IA aux intégrations transparentes avec les systèmes comptables, remodelant la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses.
Mais ce qui est vraiment fascinant, c’est l’adoption généralisée de ces solutions. Des conglomérats tentaculaires aux startups dynamiques, les entreprises de tous les secteurs sautent dans le train de la gestion des dépenses. Il ne s’agit pas d’une tendance limitée aux secteurs de la finance ou de la technologie ; c’est un mouvement interindustriel. Détaillants, fabricants, prestataires de soins de santé : ils reconnaissent tous la nécessité de solutions efficaces de gestion des dépenses.
Les défis de la gestion des dépenses
Les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre la gestion des dépenses dans un flux de travail manuel traditionnel sont immédiatement confrontées à de nombreux défis. Examinons les défis les plus couramment rencontrés par une entreprise cherchant à mettre en œuvre une gestion des dépenses.
- Les données manuelles entraînent des erreurs et font perdre un temps et des ressources humaines précieux. Une montagne de reçus, des heures passées à saisir manuellement des données et l’inévitable erreur humaine qui s’y infiltre – c’est la recette pour un désastre financier.
- Ensuite, il y a le géant de la conformité aux politiques. Garantir le respect des politiques d’entreprise et des mandats réglementaires, c’est comme marcher sur une corde raide. Un seul faux pas et vous vous retrouvez dans un monde de chaos en matière de conformité. C’est là que de nombreuses entreprises trébuchent, luttant pour suivre l’évolution constante des réglementations et des politiques internes.
- Et n’oublions pas les problèmes d’intégration. Dans un monde où votre système de gestion des notes de frais doit communiquer avec votre logiciel de comptabilité, votre système ERP et peut-être même votre CRM, l'intégration est essentielle. Mais parvenir à une intégration transparente est souvent plus facile à dire qu’à faire. Les entreprises ont souvent du mal à faire fonctionner leurs systèmes en harmonie, ce qui conduit souvent à des silos de données et à des inefficacités opérationnelles.
- Les approbations manuelles sont inefficaces et conduisent directement à des retards de paiement et à des inefficacités opérationnelles. Les approbateurs ignorent souvent le contexte des dépenses qui doivent être approuvées, et des flux de travail d'approbation fastidieux entraînent des retards. L'intervention humaine dans les approbations peut entraîner des non-respects des délais, des amendes et une augmentation des charges administratives, faisant de l'automatisation une alternative plus efficace pour rationaliser les flux de travail et garantir des transactions en temps opportun.
- Assurer des paiements transparents aux fournisseurs, aux employés et aux fournisseurs peut s'avérer difficile. Des paiements retardés ou incorrects peuvent entraîner des relations tendues, des pénalités financières et une réputation commerciale ternie. De plus, pour les entreprises opérant à l’international, la gestion des dépenses dans plusieurs devises peut s’avérer complexe. La gestion des taux de change, la conformité aux réglementations étrangères et le rapprochement des transactions multidevises nécessitent des outils et une expertise spécialisés.
- Faire affaire avec plusieurs fournisseurs de logiciels de gestion des dépenses, de traitement des paiements et d'autres services connexes peut s'avérer complexe. Coordonner et gérer efficacement ces relations peut constituer un défi en soi.
- À mesure que les entreprises se développent, leurs besoins en matière de gestion des dépenses peuvent évoluer. S'assurer que la solution de gestion des dépenses choisie peut évoluer pour s'adapter à l'augmentation des volumes de transactions, aux employés supplémentaires et à l'expansion des opérations est essentiel pour un succès à long terme.
- La gestion et le stockage des reçus numériques, des factures et d'autres documents liés aux dépenses peuvent devenir fastidieux. Le maintien d’une piste d’audit complète et facilement accessible est essentiel pour la conformité et la transparence. Cela inclut l'enregistrement de tous les changements et approbations liés aux dépenses et la disponibilité de la documentation appropriée pour les audits.
- Générer des informations significatives à partir des données de dépenses est essentiel pour une prise de décision éclairée. Mettre en place de solides capacités de reporting et d'analyse, comprendre les données et les traduire en informations exploitables peut s'avérer complexe, en particulier pour les entreprises disposant de grands volumes de données sur les dépenses.
Innovations technologiques dans la gestion des dépenses
L'automatisation et l'IA sont venues à notre secours. Explorons comment ces avancées de pointe révolutionnent la gestion des dépenses.
Automatisation : le nouveau cheval de bataille de la gestion financière
Bienvenue dans l’ère de l’automatisation, où les notes de frais se créent elles-mêmes, les soumissions sont un jeu d’enfant et les approbations ne nécessitent pas d’effort herculéen. L'automatisation de la gestion des dépenses, c'est comme avoir un assistant financier à vos côtés, qui travaille 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, sans pause-café. Cela a transformé la corvée monotone de la création des notes de frais en un processus rationalisé et sans erreur. Désormais, les employés prennent une photo de leurs reçus et voilà, les données se retrouvent comme par magie dans les rapports. Les approbations qui prenaient auparavant des jours se produisent désormais en temps réel, garantissant ainsi un flux de trésorerie fluide et des employés satisfaits. Il ne s’agit pas seulement de gagner du temps ; il s’agit de redéfinir l’efficacité.
Solutions mobiles et cloud : la gestion des dépenses à portée de main
Enfin, parlons des héros méconnus : les solutions mobiles et cloud. Dans un monde où les affaires se déroulent partout, pourquoi la gestion des dépenses devrait-elle être confinée à un bureau ? Les plateformes basées sur le cloud signifient que les données financières sont toujours à portée de main, sécurisées et à jour. Et grâce aux applications mobiles, les dépenses peuvent être gérées en déplacement, depuis la banquette arrière d'un taxi ou la salle d'embarquement d'un aéroport. Cette mobilité et cette flexibilité ne sont pas seulement des commodités ; ce sont des nécessités dans un monde qui ne cesse de bouger.
Intégrations : vos applications peuvent désormais communiquer entre elles
Les intégrations sont des outils essentiels qui rendent la gestion des dépenses encore plus efficace. Ils connectent vos applications et assurent la synchronisation des données en temps réel entre vos applications et bases de données. Juste pour en énumérer quelques-uns, vous pouvez maintenant :
- Liez vos e-mails et autres applications à votre système de gestion des dépenses pour une ingestion transparente des notes de frais, des factures et des reçus. Un système basé sur l'OCR peut extraire directement les données de vos documents de dépenses et ingérer les données dans un format structuré.
- Associez votre système de dépenses à un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou Xero pour un flux de données fluide et une réduction des erreurs.
- Rationalisez le remboursement en intégrant les logiciels RH et de paie pour un processus plus fluide.
- Intégrez des outils de projet tels que Trello pour allouer avec précision les dépenses à des projets spécifiques.
Paiements transparents : paiements directs plus rapides, économiques et sécurisés
Les paiements peuvent désormais être effectués directement via votre logiciel de gestion des dépenses. Ces systèmes offrent désormais de vastes fonctionnalités pour rendre les paiements transparents –
- Vous pouvez choisir parmi les paiements par virement ACH, par carte de crédit, par virement bancaire et par portefeuille dans le monde entier. Utilisez un calendrier de paiement automatisé ou payez selon vos propres conditions.
- Certaines plateformes comme Nanonets proposent des paiements mondiaux multidevises sans frais supplémentaires.
- Vous pouvez intégrer de manière transparente votre compte bancaire existant et commencer à envoyer des paiements en quelques minutes, et même configurer vos comptes fournisseurs directement dans la plateforme – il vous suffit donc de cliquer sur « Payer ».
Analyse de données basée sur l'IA : le cerveau derrière les opérations
Ce ne sont pas que des mots à la mode ; ils constituent l’épine dorsale de la gestion moderne des dépenses. L’IA plonge dans l’océan des données financières, analyse les modèles de dépenses et obtient des informations qui feraient sourciller même le comptable le plus expérimenté. Ces algorithmes détectent les anomalies, signalent les fraudes potentielles et apprennent même à prédire les tendances futures en matière de dépenses.
Pratiques d'excellence
Discutons de la manière de commencer à réfléchir et à mettre en œuvre la gestion des dépenses pour votre entreprise.
Suivi des dépenses stratégiques
Au cœur d’une gestion efficace des dépenses se trouve le principe d’un suivi méticuleux. Chaque centime dépensé doit être pris en compte, non seulement pour des raisons de conformité, mais aussi pour obtenir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses. Ce niveau de détail facilite la budgétisation et les prévisions, ainsi que l'identification des domaines permettant de réaliser des économies.
Les outils et logiciels modernes ont révolutionné cet aspect de la gestion des dépenses. Des plates-formes telles que Nanonets offrent des processus rationalisés pour capturer et catégoriser les dépenses, ce qui facilite plus que jamais la tenue de registres complets.
Audits et examens réguliers
Un autre pilier des meilleures pratiques en matière de gestion des dépenses est la conduite régulière d’audits et d’examens. C’est là que le caoutchouc financier rencontre la route. Les audits ne concernent pas seulement la conformité ; ils visent à garantir l’intégrité de l’information financière.
La meilleure pratique consiste ici à établir un calendrier régulier pour les audits, en utilisant une combinaison de ressources internes et externes pour garantir l'objectivité. L’objectif est d’identifier les écarts, les fraudes potentielles ou les inefficacités. Cet examen continu protège non seulement contre la mauvaise gestion financière, mais renforce également une culture de responsabilité.
Tirer parti de la technologie
Nous sommes à une époque où la technologie est un allié dans presque toutes les fonctions de l’entreprise, et la gestion des dépenses ne fait pas exception. L'IA, l'apprentissage automatique et l'automatisation ne sont pas que des mots à la mode ; ce sont des outils qui peuvent considérablement simplifier et améliorer l’efficacité des processus de déclaration des dépenses et d’approbation.
Ces technologies peuvent automatiser des tâches banales, signaler des anomalies et même prédire les tendances de dépenses futures, permettant ainsi une planification financière plus stratégique. L’adoption de tels outils n’est plus un luxe mais une nécessité pour les entreprises qui cherchent à rester compétitives et financièrement solides.
Assurer l’alignement des politiques
Enfin, la clé d’une gestion efficace des dépenses consiste à garantir que toutes les pratiques sont conformes à la politique de l’entreprise. Il ne suffit pas d’avoir une politique bien rédigée ; il doit s'agir d'un document évolutif qui se reflète dans chaque transaction de dépense.
Ici, la technologie joue un rôle essentiel dans le respect des règles. Avec les bons outils, les violations des politiques peuvent être signalées en temps réel, les approbations peuvent être rationalisées et les exceptions peuvent être gérées plus efficacement. Cet alignement garantit que la stratégie financière de l’entreprise est appliquée de manière cohérente à tous les niveaux, conduisant à une gestion financière plus cohérente et plus efficace.
Politique de gestion des dépenses
Maintenant que nous avons une bonne compréhension du paysage de la gestion des dépenses, la prochaine étape consiste à créer une politique de dépenses.
Une politique de dépenses bien conçue sert de carte de navigation, guidant les employés dans les eaux souvent troubles des dépenses d’entreprise, tout en garantissant que le navire financier de l’entreprise maintient le cap.
Voyons comment en créer un.
Le rôle d’une politique de dépenses s’étend au-delà de simples règles ; il s’agit de donner le ton sur la façon dont une entreprise gère ses finances. Une bonne politique établit un équilibre délicat entre flexibilité et contrôle. Il doit être suffisamment flexible pour répondre aux besoins variés d’un environnement commercial dynamique, tout en étant suffisamment strict pour protéger l’entreprise contre les dépenses inutiles et les fraudes potentielles.
Éléments clés d’une politique efficace
Toute politique de dépenses efficace doit comporter certains éléments non négociables :
- Définitions claires: Qu’est-ce qui constitue une « dépense » ? Cela peut paraître élémentaire, mais l’ambiguïté porte à la confusion. Définissez clairement ce que les employés peuvent et ne peuvent pas déduire comme dépenses professionnelles.
- Limites de dépenses: Fixez des limites claires. Cela peut varier selon le rôle, le département ou le type de dépense. Il s’agit de créer des limites à l’intérieur desquelles les employés peuvent fonctionner de manière autonome.
- Processus d'approbation: Établissez qui autorise les dépenses et le flux de travail pour l'approbation. Cela aide à maintenir un système de contrôles et de contrepoids.
- Exigences en matière de réception et de documentation: Précisez les documents nécessaires pour justifier les dépenses.
Personnalisation aux besoins de l'entreprise
Il n’existe pas de solution universelle en matière de création de politiques de dépenses. Une startup avec une poignée d’employés pourrait avoir besoin d’une politique plus simple qu’une société multinationale. Par exemple, une startup technologique pourrait consacrer davantage d’argent aux abonnements à des logiciels, tandis qu’une entreprise manufacturière pourrait se concentrer sur les dépenses de déplacement et de divertissement des clients. Adapter votre politique aux besoins spécifiques et à la culture de votre entreprise est crucial pour son efficacité et son adoption.
Transparence et Accessibilité
Une politique enfermée dans un classeur ou enfouie dans un manuel de l’employé est pour ainsi dire inexistante. Rendez votre politique de dépenses facilement accessible : publiez-la sur votre intranet, incluez-la dans les documents d'intégration ou même intégrez-la dans votre logiciel de gestion des dépenses.
Mise à jour et évolution des politiques
La seule constante dans les affaires est le changement. À mesure que votre entreprise se développe, que de nouvelles technologies émergent et que l’environnement commercial évolue, votre politique de dépenses devrait également évoluer. Des examens et des mises à jour réguliers garantissent que votre politique reste pertinente et efficace. Cela pourrait signifier s’adapter aux nouvelles lois fiscales, s’adapter aux catégories de dépenses émergentes telles que les configurations de travail à distance ou intégrer de nouvelles solutions technologiques.
Promouvoir une culture de conformité
La culture est l’écosystème dans lequel les politiques prospèrent ou dépérissent. La création d’une culture qui valorise la conformité commence au sommet. Lorsque la direction montre l’exemple, elle crée un précédent. Discuter régulièrement de l’importance de la gestion des dépenses lors des réunions d’équipe, célébrer les exemples de bonne conformité et discuter ouvertement des défis peut contribuer à favoriser un environnement où la conformité est valorisée.
Surveillance et rétroaction
La surveillance continue ne consiste pas à jouer au « grand frère » ; il s’agit de fournir un soutien continu et de garantir que le système fonctionne comme prévu. L’utilisation de la technologie pour la surveillance peut rendre cette tâche moins ardue. Un logiciel de gestion des dépenses avec des alertes et des analyses en temps réel peut aider à identifier les modèles pouvant indiquer une non-conformité ou les domaines dans lesquels une formation supplémentaire pourrait être nécessaire.
Les boucles de rétroaction sont tout aussi importantes. Encourager les employés à fournir des commentaires sur le processus de gestion des dépenses peut révéler des informations sur des améliorations potentielles ou des zones de confusion.
Remédier à la non-conformité
En cas de non-conformité, il est essentiel d’y remédier de manière constructive. Le but est de corriger un comportement et non de punir. Il est essentiel de comprendre la cause profonde : s’agit-il d’un manque de compréhension, d’une faille dans la politique ou d’autre chose ? Adapter la réponse à la raison de la non-conformité peut transformer ces situations en opportunités d’apprentissage, renforçant ainsi le cadre de conformité.
Exemple de politique de dépenses
Prenons une entreprise hypothétique, « TechWave Solutions », une entreprise technologique de taille moyenne spécialisée dans les services basés sur le cloud, comptant environ 300 employés. TechWave connaît une croissance rapide et doit réorganiser sa politique de dépenses pour suivre l'évolution de ses besoins. Voyons comment ils pourraient élaborer et exercer leur politique de dépenses.
1. Définitions claires :
- Définition des dépenses : Les dépenses chez TechWave incluent tous les coûts engagés à des fins professionnelles. Ceci comprend
- Voyage
- divertissement client
- abonnements logiciels
- fournitures de bureau
- Éléments non-dépenses : Dépenses personnelles, amendes pour infractions au code de la route lors de voyages d'affaires ou tout coût non directement lié aux opérations commerciales.
2. Limites de dépenses :
- Voyage: Limité à 200 $ par jour pour l'hébergement, 50 $ pour les repas et 300 $ pour les billets d'avion (classe économique).
- Divertissement des clients : Maximum de 100$ par personne par événement.
- Abonnements logiciels : Jusqu'à 500 $ par année par employé pour les abonnements liés au développement professionnel.
- Fournitures de bureau: Ne dépassant pas 50 $ par mois par employé.
3. Processus d'approbation :
- Dépenses jusqu'à 100 $ : approbation directe du gestionnaire.
- Dépenses entre 100 $ et 500 $ : approbation du chef de département.
- Dépenses supérieures à 500 $ : nécessitent l’approbation du directeur financier.
- Le flux de travail d’approbation est intégré au logiciel de gestion des dépenses de l’entreprise pour le suivi et la tenue des dossiers.
4. Exigences en matière de réception et de documentation :
- Toutes les dépenses doivent être accompagnées d'un reçu.
- Pour les abonnements en ligne, des reçus électroniques ou des copies de factures sont requis.
- Les frais de déplacement nécessitent un itinéraire détaillé.
5. Personnalisation selon les besoins de l'entreprise :
- Étant donné l’accent mis par TechWave sur la technologie, un budget plus élevé est alloué aux logiciels et aux outils en ligne.
- Les limites modérées reflètent la nécessité d'un certain engagement des clients mais également d'un contrôle budgétaire.
6. Transparence et accessibilité :
- La politique de dépenses est publiée sur l'intranet de l'entreprise, incluse dans les documents d'intégration et intégrée au tableau de bord du logiciel de gestion des dépenses de TechWave.
7. Mise à jour et évolution des politiques :
- Examens semestriels pour ajuster les limites et les catégories en fonction des taux du marché et de la croissance de l'entreprise.
- Avec l’évolution vers le travail à distance, de nombreux employés ont commencé à travailler depuis différents endroits, ce qui a entraîné une augmentation des demandes d’installation de bureau à domicile. Le service RH signale une augmentation de 30 % du nombre de travailleurs à distance. Les employés ont demandé de l'aide pour l'installation du bureau à domicile, notamment des chaises ergonomiques et des forfaits Internet améliorés, qui n'étaient pas couverts auparavant. Cela conduit à l’ajout d’une nouvelle catégorie de dépenses –
- Allocation allant jusqu'à 500 $ par employé pour l'installation ponctuelle d'un bureau à domicile. Cela comprend des meubles ergonomiques et les mises à niveau technologiques nécessaires.
- 30 $ supplémentaires par mois pour des forfaits Internet améliorés pour les travailleurs à distance.
- La politique mise à jour est communiquée via une réunion à tous, des newsletters par courrier électronique et mise à jour sur l'intranet et le logiciel de gestion des dépenses.
- L'équipe financière surveille l'impact de ces changements sur le budget global des dépenses et rend compte lors du prochain examen semestriel.
8. Promouvoir une culture de conformité :
- Peu de discussions en réunion sur la gestion des dépenses et la conformité.
- Reconnaître et récompenser la conformité par le biais de newsletters et de réunions internes.
9. Suivi et commentaires :
- TechWave Solutions utilisait un système de gestion des dépenses de base. Cependant, à mesure que l'entreprise grandissait, le directeur financier, Alex Morgan, a remarqué plusieurs problèmes :
- Réclamations en double : Les employés soumettaient parfois deux fois la même dépense en raison d’un manque de suivi approprié.
- Fraude potentielle : Quelques cas de dépenses suspectes ont été signalés mais n’ont pas pu être immédiatement vérifiés.
- Amendes pour retard de paiement : Certaines dépenses étaient déclarées trop tard, ce qui entraînait des remises pour paiement anticipé manquées et des amendes pour retard de paiement.
- Pour résoudre ces problèmes, TechWave Solutions a intégré une nouvelle fonctionnalité dans son logiciel de gestion des dépenses qui fournissait des alertes et des analyses en temps réel. Voici comment cela a transformé leur processus :
- Prévention des réclamations en double : Le logiciel signale désormais automatiquement les entrées en double. Par exemple, si un employé tente de soumettre une facture d’hôtel qui correspond à la date et au montant d’une entrée précédente, le système l’alerte ainsi que l’équipe financière.
- Détection de fraude: Les habitudes de dépenses inhabituelles déclenchent des alertes. Par exemple, si un employé qui voyage rarement soumet soudainement des frais de déplacement élevés, le système le signale pour examen.
- Rapports de dépenses en temps opportun : Le logiciel envoie des rappels pour les dates limites de soumission des dépenses. Cela a contribué à réduire considérablement les amendes pour retard de paiement. Par exemple, un rappel est envoyé deux jours avant la fin du mois pour soumettre toutes les dépenses, garantissant ainsi un traitement et un paiement en temps opportun.
- Enquêtes trimestrielles auprès des employés pour fournir des commentaires sur le processus de gestion des dépenses.
- Les employés ont signalé que le processus de soumission des reçus était fastidieux. En réponse, TechWave a mis à niveau son système de gestion des employés pour permettre le téléchargement facile de photos des reçus via une application mobile, accélérant considérablement le processus et améliorant la conformité.
- L'équipe financière a signalé des inefficacités et des erreurs dans le processus de saisie manuelle des données consistant à lire les reçus et à introduire les données dans le logiciel de dépenses. Une intégration OCR a été ajoutée au logiciel de gestion des dépenses, ce qui a entraîné une réduction de 90 % du travail manuel correspondant ainsi qu'une précision d'extraction des données supérieure à 99 %.
10. Remédier à la non-conformité :
Six mois après la mise en œuvre de la nouvelle politique de dépenses, TechWave Solutions observe une tendance à la non-conformité concernant les frais de déplacement. Plusieurs employés dépassent la limite fixée de 200 $ par jour pour l'hébergement lors de voyages d'affaires. L'équipe financière rapporte cette tendance à la direction.
- Le CFO engage une revue des récents déplacements professionnels. L’équipe découvre que dans plusieurs cas, les seuls hôtels disponibles dans les quartiers d’affaires affichaient des prix supérieurs à la limite fixée par l’entreprise, ce qui a conduit à des violations de la politique.
- La direction discute avec les employés qui ont dépassé les limites. Les salariés expliquent que pour assister à des réunions dans les zones centrales d’activité, il faut rester à proximité, mais le coût de ces hébergements dépasse souvent les limites de l’entreprise.
- L'équipe de direction, consciente du défi pratique, décide d'ajuster la politique. La nouvelle limite d'hébergement est fixée à 300 $ par jour dans les villes où le coût de la vie est plus élevé, tout en conservant la limite de 200 $ pour les autres endroits.
- Ce changement est communiqué à tous les employés, soulignant l'importance de choisir des options rentables dans les nouvelles limites. Des conseils sur la réservation anticipée, le choix d'hôtels économiques et la compréhension des nouvelles limites d'hébergement à plusieurs niveaux sont fournis.
- Le logiciel de gestion des dépenses est mis à jour pour refléter les nouvelles limites et pour demander aux employés de justifier tout dépassement de ces limites dans certaines villes.
Ainsi, la nouvelle politique de dépenses évolutive de TechWave Solutions, adaptée à ses besoins et à sa culture métier spécifiques, fournit un cadre structuré et clair pour la gestion des dépenses. Cette approche garantit non seulement le contrôle financier, mais favorise également une culture de responsabilité et de transparence au sein de l'organisation. Des mises à jour régulières et des mécanismes de retour d'information garantissent que la politique reste pertinente et efficace, s'adaptant à l'environnement commercial dynamique.
Mise en œuvre de la gestion des dépenses
Dans le monde de la gestion des dépenses, nous sommes passés de l’âge de pierre à l’ère spatiale – et certaines entreprises utilisent encore des outils en pierre.
Examinons comment la gestion des dépenses est mise en œuvre dans un processus manuel et comparons-la avec un système automatisé de gestion des dépenses comme Nanonets.
L'âge de pierre : gestion manuelle des dépenses
1. Dépenses encourues : Nous voilà dans les tranchées. Les employés accumulent les dépenses – déplacements, repas, etc. Ils s’accrochent aux reçus comme à des objets précieux qui, avouons-le, finissent souvent sous la forme de hiéroglyphes délavés provenant d’une expédition de blanchisserie.
2. La trace écrite : Les employés se lancent dans le voyage ardu de la journalisation manuelle des dépenses. Pensez aux feuilles de calcul, aux reçus froissés et aux taches de café occasionnelles. C’est un processus minutieux, truffé d’erreurs humaines et aussi efficace qu’une course sur une jambe.
3. Le marathon mensuel : Une fois par mois, un rituel a lieu : la compilation de ces feuilles de calcul en quelque chose qui ressemble à une note de frais. C’est comme assembler un puzzle, mais il manque la moitié des pièces.
4. Le gantelet du gardien : Les managers entrent alors dans l’arène des gladiateurs, armés uniquement de leur intelligence, pour combattre les dragons du respect et du raisonnable des politiques. Ce processus implique souvent plus d’allers-retours qu’un match de ping-pong.
5. L’abîme de l’audit : Parfois, l’équipe financière enfile sa casquette de détective pour vérifier ces rapports. Il s’agit en réalité d’un jeu de hasard, dans lequel les anomalies sont aussi facilement ignorées qu’une aiguille dans une botte de foin.
6. Le jeu de l'attente : Une fois approuvés, les salariés entrent dans le purgatoire des délais d’attente pour le remboursement. C’est un vide où le temps s’arrête et où le moral en prend souvent un coup.
7. Le donjon de données : La saisie des données – le fléau de l’existence de l’équipe financière. Saisir manuellement des données dans des systèmes comptables est aussi passionnant que de regarder de la peinture sécher.
8. Des idées ? Plutôt du recul : Des rapports périodiques sont générés, offrant des informations souvent aussi actuelles que les journaux d’hier.
L'ère spatiale : gestion automatisée des dépenses
L'automatisation et l'intelligence artificielle ont transformé ce sombre paysage et ont fait de la gestion des dépenses un jeu d'enfant. Voyons comment un logiciel moderne de gestion des dépenses comme Nanonets utilise ces avancées technologiques pour rendre l'automatisation des dépenses transparente, efficace et sans erreur.
1. Dépenses encourues : Mêmes vieilles dépenses, mais c’est ici que la magie opère. Les reçus sont capturés plus rapidement qu'une balle rapide, grâce aux merveilles de la technologie mobile et aux intégrations transparentes pour importer des reçus à partir de vos applications et bases de données.
2. Enregistrement automatique-magique : La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) intervient, extrayant les données structurées des reçus en données numériques plus rapidement que vous ne pouvez dire « dépensées ».
3. Rapports en temps réel : Les rapports sont générés d’un simple clic – c’est comme avoir votre propre assistant personnel, sans les courses de café.
4. Approbations faciles : Les contrôles de conformité pilotés par le système interviennent en premier, signalant uniquement les valeurs aberrantes. Les managers peuvent se concentrer sur les vrais problèmes au lieu de jouer à Whack-a-Mole avec chaque rapport. Vous pouvez ensuite ajouter des humains dans la boucle pour garantir que les factures sont envoyées pour approbation à la bonne personne au bon moment. De plus, vous pouvez appliquer votre politique d'approbation et vos contrôles de validation personnalisés.
5. Le régulateur de vitesse de conformité : Les audits continus et automatisés facilitent la vie. Les anomalies ressortent comme un pouce endolori et l’application des politiques est plus stricte qu’un tambour.
6. Les remboursements de la vitesse de la lumière : Les remboursements s'effectuent à une vitesse fulgurante, ce qui remonte le moral des employés jusqu'à la stratosphère.
7. La Symphonie de synchronisation : L'intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité et d'autres applications transforme la saisie et le rapprochement des données en une symphonie harmonieuse plutôt qu'en une cacophonie chaotique.
8. L'analyse à la vitesse de la pensée : Des informations en temps réel sont à portée de main, offrant une boule de cristal sur les habitudes de dépenses et les opportunités d'épargne.
En conclusion, même si le passage de la mise en œuvre d’une gestion manuelle à une gestion automatisée des dépenses peut sembler un pas de géant, en réalité, il s’agit d’une série de petites étapes pratiques vers l’efficacité, la clarté et, à terme, une rentabilité accrue.
Voici quelques études de cas d’entreprises qui ont mis en œuvre avec succès la gestion et l’automatisation des dépenses :
- SaltPay utilise des Nanonets pour s'intégrer à SAP afin de gérer les factures des fournisseurs.
- In2 Project Management aide Water Supply Corporation à économiser 700,000 XNUMX AUD grâce à Nanonets AI.
- Comment Happy Jewellers, une PME, a bénéficié des NanoNets.
- Nanonets AI aide les services ACM à automatiser l'extraction à partir de dépensese documents, ce qui fait gagner 90 % de temps à l'équipe des comptes fournisseurs.
- Tapi automatise les factures d'entretien immobilier à l'aide de Nanonets.
- Puma automatise son processus de gestion des dépenses avec Zoho Expense.
- SWISS a amélioré l'efficacité du traitement des notes de frais de 80 % grâce à Rydoo.
- Suncommon gère les dépenses de son entreprise et lui fait gagner du temps en tirant parti de la carte Expensify.
Le top 15 des logiciels de gestion des dépenses
Dans cette section, nous examinerons en détail les avantages et les inconvénients des meilleurs logiciels de gestion des dépenses du marché.
1. Flux par nanonets
Flow est un logiciel de gestion des dépenses basé sur l'IA qui offre une capture automatisée des données pour un traitement intelligent des dépenses. Grâce à des capacités avancées d'OCR et d'apprentissage automatique, Flow peut extraire des informations pertinentes de divers documents de dépenses tels que des reçus et des factures. Il fournit une interface conviviale, des modèles OCR personnalisables et des options d'intégration transparentes, ce qui en fait une solution polyvalente pour la gestion des dépenses.
Caractéristiques principales:
- Toutes vos données de dépenses en un seul endroit.
- Workflows d'approbation complexes, alertes en double et détection des fraudes
- Paiement et rapprochement qui fonctionnent comme par magie. Flow lit les informations sur les transactions à partir de n'importe quelle source et les publie sur votre ERP.
- Intégration API pour une intégration transparente avec d'autres outils et systèmes.
- Évolutif et capable de gérer de gros volumes de documents et de données, répondant ainsi aux entreprises de toutes tailles.
- Les algorithmes d'IA garantissent l'exactitude des données et la préparation à l'examen
- Intégration transparente des informations sur les transactions provenant de diverses sources dans l'ERP, facilitant des paiements précis et ponctuels.
- Reconnaissance et classification automatisées des dépenses, réduisant la saisie manuelle des données et les efforts de codage GL.
- Processus d'approbation des dépenses rationalisés, automatisant les limites de dépenses et les mécanismes d'approbation
- Passez à l'analyse des données pour identifier les opportunités d'économies et recommander des mesures de réduction des coûts.
- Intégration avec NetSuite, Quickbooks en ligne, Xero et Sage Intacct,
- Intégration avec Slack, permettant aux employés de recevoir des alertes, de gérer les demandes et d'obtenir des approbations directement dans l'interface Slack.
Avantages:
- IA sans prise de vue capable de capturer des données à partir de documents dès le premier jour.
- Politique tarifaire transparente.
- Plusieurs options d'assistance directe, y compris le chat, le portail d'assistance et le courrier électronique.
- Offre d'essai généreuse permettant aux utilisateurs de tester la plate-forme.
- Gestionnaire de compte dédié disponible pour le plan supérieur.
- Offre des services d'annotation pour faciliter l'étiquetage des données.
- Comprend des modèles prédéfinis pour une mise en œuvre plus facile.
Inconvénients:
- Choix limité de niveaux pour les plans.
- Aucune offre de carte virtuelle n'est encore disponible.
Sources:
2. Brexit
Brex est un logiciel complet de gestion des dépenses qui facilite le contrôle de différents types de dépenses, depuis les cartes d'entreprise, les remboursements et les voyages jusqu'au paiement des factures et aux comptes professionnels, le tout dans un seul système unifié.
Ses flux de travail personnalisables peuvent gérer des types de dépenses complexes et divers, permettant ainsi la conformité avec le moins de frictions possible pour les employés.
Caractéristiques principales:
- Conçu pour la conformité et la responsabilité
- Largement utilisé par les startups et les petites entreprises
- Suivi des dépenses simplifié, informations en temps réel et intégration avec les systèmes comptables
Avantages:
- Aucune vérification de crédit personnelle pour commencer
- Interface utilisateur par glisser-déposer facile à utiliser
- Processus d'installation et d'intégration rapide
- Notifications par e-mail en temps réel qui vous aident à rester au courant des rapports
- Fonctionnalité d'application mobile transparente
Inconvénients:
- Options de personnalisation et de catégorisation limitées
- La fonctionnalité de rapport de dépenses pourrait être améliorée
- Incompatibilité avec les options de carte grand public
- Peut ne pas convenir aux grandes organisations ayant des besoins complexes en gestion des dépenses
La source:
3 Expensifier
Expensify est un logiciel de gestion des dépenses convivial qui simplifie le suivi et le reporting des dépenses. Il s'agit d'une application unique pour diverses fonctionnalités telles que la numérisation des reçus, la catégorisation automatique des dépenses, l'application des politiques, les flux de travail d'approbation et l'intégration transparente avec les systèmes comptables populaires.
Caractéristiques principales:
- Application unique pour les cartes d'entreprise, la numérisation des reçus et le suivi des dépenses
- Expensify Carte CPA conçue pour les comptables
Avantages:
- Interface conviviale qui facilite et accélère la saisie des dépenses
- Catégorisation automatique des dépenses
- Remboursements envoyés par dépôts directs sur compte bancaire
- Application mobile pour la gestion des dépenses en déplacement
Inconvénients:
- Les prix peuvent être élevés pour les grandes organisations
- Certains utilisateurs trouvent l'interface encombrée et le produit inadapté aux cas d'utilisation de l'entreprise
- Mauvais service à la clientèle
La source:
4. SAP concur
SAP Concur est une solution globale de gestion des dépenses qui automatise le processus de dépenses afin que les entreprises puissent fonctionner efficacement. Il intègre la gestion des voyages, des dépenses et des factures et offre de solides capacités de reporting, d'application des politiques et de workflows d'approbation.
Il dispose également d’options d’intégration étendues et est particulièrement utilisé par les entreprises.
Caractéristiques principales:
- Connecte les données financières entre les sources et vous permet de contrôler les dépenses
- Automatisez les processus commerciaux, de voyage et de comptabilité fournisseurs
- Marque leader pour la gestion des voyages, des dépenses et des factures
Avantages:
- Solution complète de gestion des dépenses
- Intégration avec la gestion des voyages et des factures, avec des options appropriées au choix
- Capacités de création de rapports robustes
- Workflows transparents d'application et d'approbation des politiques
- Options d'intégration étendues
- Facilité d'émission de tickets et obtention d'une résolution immédiate sans assistance manuelle à la clientèle
Inconvénients:
- Interface non intuitive et que certains utilisateurs trouvent écrasante et difficile à utiliser
- Difficile de joindre des fichiers
- Prix plus élevé par rapport aux autres solutions
- Installation et configuration complexes
La source:
5. Rampe
Ramp rend les dépenses plus intelligentes grâce à sa plateforme de gestion des cartes d'entreprise et des dépenses, qui fournit des informations sur les dépenses en temps réel, l'appariement automatisé des reçus, la négociation avec les fournisseurs et l'optimisation des dépenses.
Ramp s'intègre parfaitement aux systèmes comptables, ce qui en fait un choix pratique pour les entreprises.
Caractéristiques principales:
- Récompenses et incitations sous forme de cashbacks
- Cartes faciles à utiliser, limites de dépenses, flux d'approbation, paiements des fournisseurs
- Économies moyennes de 3.5%
- Fonction AI for Finance qui vous aide à découvrir des économies et des informations
Avantages:
- Interface intuitive et conviviale
- Plateforme de gestion des cartes d'entreprise et des dépenses qui fonctionne à l'échelle mondiale pour les transactions internationales, les paiements de factures transfrontaliers et les remboursements multidevises
- Informations sur les dépenses en temps réel et correspondance automatisée des reçus
- Fonctionnalités de négociation avec les fournisseurs et d'optimisation des dépenses
- Les entreprises qui utilisent Ramp clôturent leurs livres 8 fois plus vite
Inconvénients:
- Disponibilité limitée dans certaines régions, ce qui a un impact sur les délais et les déclencheurs automatiques
- Certains utilisateurs ont signalé des difficultés à s'intégrer aux systèmes existants
- Pas de support client, avec résolution des tickets uniquement par e-mail
- Impossible d'arrêter plusieurs notifications en marquant certains paiements comme récurrents
La source:
6. Base aérienne
Airbase est une plate-forme moderne de gestion des dépenses de premier plan pour les entreprises de 100 à 5,000 XNUMX employés. Il combine la gestion des dépenses, le paiement des factures, les cartes d'entreprise, la budgétisation, les workflows d'approbation et les cartes virtuelles, offrant ainsi une visibilité et un contrôle complets des dépenses pour les entreprises.
Caractéristiques principales:
- Offre une automatisation des comptes fournisseurs et un approvisionnement guidé
- Plateforme d'achat mondiale entièrement intégrée
Avantages:
- Plateforme de gestion des dépenses tout-en-un avec rapports en temps réel
- Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser
- Cartes virtuelles pour un suivi facile des dépenses
- Excellente assistance aux clients
- Flux de travail étendus, approbation et automatisation de la comptabilité
Inconvénients:
- Lenteur à décaisser les paiements des fournisseurs
- Ne prend pas en charge tous les types de cartes de crédit
- Fonctionnalités limitées sur l'application mobile pour iPhone et iPad
La source:
7. Pléo
Pleo est une solution intelligente de gestion des dépenses qui simplifie les dépenses de l'entreprise. Il fournit des cartes virtuelles et physiques aux employés, ainsi qu'un suivi des dépenses en temps réel et des rapports automatisés. Pleo s'intègre aux systèmes comptables, ce qui en fait un choix pratique pour les entreprises.
Caractéristiques principales:
- La solution de dépenses d'entreprise n°1 en Europe, approuvée par plus de 25,000 XNUMX entreprises de la région
- Solution de gestion des dépenses tout-en-un
- Suivez les dépenses en temps réel, avec des analyses et des limites d'achat personnalisables
Avantages:
- Cartes d'entreprise à puce, virtuelles et physiques, pour les employés
- Suivi des dépenses et des remboursements en temps réel
- Rapports automatisés
- Interface utilisateur propre et conviviale
- Permet d'économiser plus de 138 heures en numérisant les reçus et en automatisant la gestion des dépenses
- 1 % de cashback sur chaque transaction avec la carte Pleo
Inconvénients:
- Trop de catégories et d'options pour les types de dépenses
- Certains utilisateurs ont trouvé l'interface utilisateur déroutante, en particulier lorsqu'ils opéraient en tant qu'administrateur
La source:
8. Dépenses Zoho
Zoho Expense est un logiciel intuitif de gestion des dépenses qui automatise les rapports de dépenses et rationalise les processus de remboursement. Il offre des fonctionnalités telles que la numérisation des reçus, l'application des politiques et les intégrations avec les systèmes comptables populaires. Zoho Expense offre une expérience conviviale pour les employés et les administrateurs.
Caractéristiques principales:
- Approuvé par des entreprises dans plus de 150 pays
- Rationalise les voyages d'affaires et les rapports de dépenses automatisés
- Moteur de détection de fraude basé sur l'IA
Avantages:
- Logiciel intuitif de gestion des dépenses avec application des politiques et workflows de remboursement personnalisables
- Numérisation automatique des reçus et catégorisation des dépenses
- Des prix compétitifs
- Le moteur de détection de fraude basé sur l'IA aide aux audits et à la gestion fiscale
- Couplé à Zoho One, il peut intégrer la facturation, l'hébergement des données client, les ventes et le marketing, la gestion des dépenses et la collaboration avec les coéquipiers.
- Support client 24h/5 et 2j/XNUMX et assistance à l'intégration gratuite de XNUMX heures
Inconvénients:
- Les notes de frais pourraient sembler plus compactes
- Processus d'intégration long
- Support client lent avec de longs délais
- Courbe d'apprentissage abrupte dans l'utilisation de l'interface utilisateur
- Certains utilisateurs trouvent que les fonctionnalités ne se parlent pas et que l'interface utilisateur n'est pas conviviale
La source:
9. Divisé
Divvy est une plateforme de gestion des dépenses tout-en-un avec une expérience transparente pour demander, dépenser et suivre les finances de votre entreprise. Il offre également des limites de dépenses personnalisables et des rapports de dépenses automatisés. Divvy vise à simplifier la gestion des dépenses pour les entreprises de toutes tailles.
Caractéristiques principales:
- Cartes de crédit virtuelles et physiques pour les employés, avec des lignes de crédit de 500 $ à 15 M$
- Logiciel gratuit de gestion automatisée des dépenses
Avantages:
- Carte de crédit professionnelle individuelle pour les employés avec limites de dépenses personnalisées
- Livré avec un outil de gestion des dépenses gratuitement
- Facilité de gestion des dépenses et de suivi budgétaire
- Facile à catégoriser les factures et les dépenses, à prendre des photos, même au téléphone
- Économies mensuelles moyennes déclarées de 10,630 XNUMX $
- Règlement plus rapide des livres avec un gain de temps mensuel moyen de 12 heures
- Crédit rapide et flexible pour les entreprises de toutes tailles
Inconvénients:
- Problèmes de sécurité en matière de fraude et de prévention de la fraude
- Difficile de faire remplacer les cartes
- Certains utilisateurs ont signalé un service client médiocre
- Difficulté de synchronisation/intégration avec QuickBooks
La source:
10. Fyle
Fyle est une solution intelligente de gestion des dépenses qui automatise le suivi des dépenses, les rapports et l'application des politiques. Il offre des fonctionnalités telles que la capture des reçus, la catégorisation des dépenses en temps réel et les intégrations avec les systèmes comptables. Fyle offre une expérience transparente aux employés et aux administrateurs.
Caractéristiques principales:
- Flux en temps réel sur les cartes de crédit existantes
- Rembourse les employés à temps avec les paiements ACH
Avantages:
- Rapprochements de cartes de crédit en temps réel pour des cartes telles que Visa, Mastercard, AmEx, etc.
- Fyle envoie instantanément un SMS pour les nouvelles transactions, et les employés n'ont qu'à répondre avec une image du reçu pour qu'il soit automatiquement rapproché
- Intégrations transparentes avec Slack, Gmail, Outlook et d'autres applications pour que les dépenses puissent être gérées en déplacement
- Associe les images des reçus à la transaction par carte de crédit correspondante
- Fyle s'intègre à toutes les cartes de crédit
- Support client 24h/7 et XNUMXj/XNUMX par chat et e-mail
- Gestionnaire de compte nommé qui est toujours là pour vous aider
Inconvénients:
- L'interface mobile n'est pas aussi transparente que l'interface utilisateur en ligne
- Les fonctionnalités d'analyse automatique ne fonctionnent pas toujours avec précision
- Nécessite une courbe d'apprentissage si vous passez d'un autre système
- Les flux en temps réel sont uniquement pour VISA et Mastercard
La source:
11. Bureau de dépenses
Spendesk est un logiciel de gestion des dépenses qui se concentre sur la simplification et l'automatisation des processus de gestion des dépenses. Il fournit des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, les cartes virtuelles, la gestion des factures et les workflows d'approbation pour aider les entreprises à rationaliser leurs dépenses.
Caractéristiques principales:
- Cartes virtuelles, abonnements et utilisateurs illimités
- Configuration gratuite et zéro frais cachés
- Plateforme 7 en 1 pour la gestion des cartes d'entreprise, des factures, des dépenses, des budgets, des approbations, de l'automatisation comptable et des rapports
- Outils de gestion des dépenses évolutifs
Avantages:
- Rend le flux de travail et le traitement des finances plus transparents
- Fournit des rapports analytiques précis pour les calculs de revenus à la fin du mois
- Des cartes virtuelles pour des dépenses sécurisées et maîtrisées
- Workflows d'approbation personnalisables
- Intégration avec les systèmes comptables populaires, y compris UPI et Netbanking, pour des transactions instantanées
- 95% des reçus sont collectés automatiquement et rapprochés dans les 2 jours
- Traitement des livres 4 fois plus rapide 4 fois par mois
Inconvénients:
- Workflows de politique incohérents
- La carte n'est pas acceptée dans tous les emplacements ou sites Web
- Valeurs incorrectes remplies avec la fonctionnalité d'analyse automatique
La source:
12. Paiements maillés
Mesh Payments est un logiciel de gestion des dépenses qui offre une plateforme complète permettant aux entreprises de suivre, gérer et contrôler leurs dépenses. Il est utilisé par 1,000 XNUMX équipes financières et fournit des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, la capture des reçus, les approbations automatisées des dépenses et l'intégration avec les systèmes comptables.
Caractéristiques principales:
- Conçu pour donner aux entreprises mondiales le contrôle et la visibilité sur les dépenses
- Offre des workflows et une comptabilité automatiques ainsi qu'une gestion des paiements et des contrôles budgétaires
- Des solutions sur mesure pour différents types de dépenses d'entreprise
Avantages:
- Interface pratique et conviviale
- Mise en place de limites de paiement journalières
- Extrayez rapidement les informations des rapports
- Reçus faciles à joindre immédiatement
- Support client réactif
Inconvénients:
- Options d'intégration limitées avec les ERP existants
- Fournit uniquement une carte virtuelle pour les dépenses, et la carte n'est pas acceptée partout
- L'application mobile n'est pas aussi intuitive à utiliser que le site Web
La source:
13. Heureux
Happay est une solution intégrée tout-en-un pour la gestion des voyages d'affaires, des dépenses et des paiements. Il s'agit du plus grand voyage, dépenses et paiements en Inde avec plus de 7000 clients dans plus de 20 pays. La plateforme vise à simplifier les processus de déclaration des dépenses et de remboursement pour les entreprises. Il offre des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, la capture des reçus, les approbations des dépenses et l'intégration avec les systèmes comptables.
Caractéristiques principales:
- Outil de réservation automatique (SBT) pour aider les voyageurs à réserver eux-mêmes des vols, des hôtels et des taxis
- Zéro ligne de crédit collatérale avec récompenses
- Cartes prépayées pour divers cas d'utilisation, des dépenses d'entreprise aux dépenses de petite caisse
Avantages:
- Facile à déclarer et à rembourser les dépenses
- Interface utilisateur pratique et conviviale
- Automatise l'ensemble du flux de travail des dépenses, de la capture des reçus à l'approbation et au remboursement des dépenses
- Cycle de remboursement plus rapide et économies de trésorerie plus importantes grâce à une productivité accrue
Inconvénients:
- Possibilité d'améliorer la manière dont les rapports de réclamation sont associés aux dépenses individuelles
- La carte facture des frais pour les retraits aux guichets automatiques
- Processus de remboursement fastidieux si le paiement échoue lors d'une transaction en ligne
- Options de personnalisation limitées et intégrations avec d'autres plates-formes
- L'interface utilisateur doit être améliorée
La source:
14. Ondulation
Rippling est une plateforme tout-en-un de gestion des ressources humaines et des employés qui inclut une fonctionnalité de gestion des dépenses. Il fournit des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, les approbations automatisées des dépenses et l'intégration avec les systèmes de paie.
Caractéristiques principales:
- Simplifiez les RH, l'informatique et les finances via une seule plateforme
- Gérer les analyses, l'automatisation des flux de travail, les politiques et les autorisations
- Système unique pour les entreprises aussi petites que 2 employés jusqu'à 2000
Avantages:
- Un seul endroit pour les entreprises pour gérer les RH, l'informatique et les finances
- Assistance par chat et service client réactifs
- Facile à mettre en œuvre avec une interface utilisateur conviviale
- Permet de gérer les employés avec des demandes de congés, des informations RH, des pointages, etc.
- Intégration rapide des employés et sous-traitants en 90 secondes
- Automatisez les processus de conformité mondiaux
Inconvénients:
- Absence de système de points, d'horaires et d'évaluations des employés
- Pas une solution de gestion des dépenses ciblée
- Certains utilisateurs signalent des difficultés à configurer
La source:
15. Rembourser les dépenses de la rivière Chrome
Emburse Chrome River Expense est un logiciel de gestion des dépenses conçu pour les moyennes et grandes entreprises. Il offre des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, la capture des reçus, l'application des politiques et l'intégration avec les systèmes comptables.
Caractéristiques principales:
Conçu pour les entreprises complexes, l'enseignement supérieur et les services professionnels
Solutions globales de gestion des dépenses et d'automatisation des comptes fournisseurs
Avantages:
Facilement configurable pour répondre aux besoins de l'entreprise
Les flux de travail de conformité aident à repérer les documents incorrects ou frauduleux avant leur soumission
Entièrement électronique du début à la fin
Les workflows d'approbation peuvent se faire par e-mail
Certains utilisateurs signalent qu'il est plus facile à utiliser et plus rentable que Concur
Gains de temps et d'argent considérables
Inconvénients:
Analyses lentes et non intuitives
Les rapports prédéfinis sont maladroits ; des rapports plus détaillés nécessitent un coût supplémentaire
Certains utilisateurs signalent des difficultés à configurer
La source:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
Culture d'entreprise et gestion des dépenses
On dit souvent que la culture mange de la stratégie au petit-déjeuner. Dans le domaine de la gestion des dépenses, cela ne pourrait être plus vrai. La culture d’une entreprise influence profondément la façon dont les dépenses sont gérées, approuvées et examinées. Il ne s’agit pas seulement des politiques en place ; il s’agit de la manière dont ces politiques sont ancrées dans les actions et attitudes quotidiennes de chaque membre de l’équipe.
- Prenez Google, Par exemple. Leur culture d’innovation et de liberté a un impact direct sur la façon dont ils gèrent les dépenses – en mettant l’accent sur la confiance et la responsabilité.
- Salesforce est connue pour sa culture dynamique. Ils ont parfaitement intégré leurs valeurs dans leur gestion des dépenses. Avec une culture mettant l'accent sur la transparence et la responsabilité, Salesforce a cultivé un environnement dans lequel la gestion des dépenses n'est pas considérée comme un obstacle bureaucratique mais comme le reflet de leurs valeurs collectives.
- Un autre cas exemplaire est Netflix. Leur culture de liberté et de responsabilité permet aux employés de prendre des décisions en matière de dépenses comme s’il s’agissait de leur propre argent. Ils ne disposent pas de budgets stricts mais s’appuient sur une culture d’autodiscipline et de prudence, qui s’est avérée payante dans leurs opérations financières agiles.
Changement culturel pour une meilleure gestion
Un changement culturel vers une meilleure gestion des dépenses commence au sommet. Lorsque les dirigeants démontrent l’importance d’une gestion efficace et éthique des dépenses, cela donne le ton à l’ensemble de l’organisation. Cela ne signifie pas gérer chaque dépense. Il s’agit plutôt de favoriser une culture dans laquelle les dépenses sont considérées sous l’angle de la création de valeur et de l’éthique des affaires. Les dirigeants doivent se demander : dépensons-nous d’une manière qui correspond à nos valeurs et objectifs fondamentaux ?
Alors, comment favoriser cette culture ?
- Commencez par intégrer la gestion des dépenses à votre dialogue régulier. Discutez-en lors des réunions, soulignez les moments où les membres de l'équipe prennent des décisions judicieuses en matière de dépenses et parlez ouvertement de la justification des politiques de dépenses.
- La transparence est la clé. Assurez-vous que la politique de gestion des dépenses est accessible, présente dans les documents d'intégration et jointe à votre logiciel de gestion des dépenses.
- Encouragez les chefs d’équipe à donner l’exemple. Lorsque les managers examinent leurs dépenses et font des choix rentables, cela envoie un message clair.
- Célébrez la bonne gestion des dépenses. Reconnaître et récompenser les équipes et les individus qui illustrent des dépenses responsables. Cela peut être aussi simple qu'un message lors d'une réunion d'équipe ou aussi important qu'une récompense annuelle.
- Envisagez d'offrir des incitations aux employés qui adhèrent systématiquement aux politiques de dépenses ou qui proposent des idées innovantes pour réduire les coûts.
- Les forums ouverts, en particulier, peuvent être une mine d’or d’informations. Ils peuvent constituer une plateforme sur laquelle les employés discutent des défis auxquels ils sont confrontés avec les politiques actuelles et suggèrent des améliorations. Cela permet non seulement d’affiner le processus de gestion des dépenses, mais renforce également une culture d’ouverture et de confiance.
- Les rapports financiers ouverts sont un autre outil puissant. Lorsque les entreprises partagent des rapports détaillés avec leurs équipes, cela favorise non seulement la transparence, mais encourage également des discussions et des décisions éclairées concernant les dépenses. Les plateformes basées sur le cloud, proposant des tableaux de bord et des rapports partagés, sont particulièrement efficaces. Ils permettent un flux transparent d'informations et permettent aux membres de l'équipe d'accéder et de comprendre facilement les données de dépenses, quelle que soit leur expertise financière.
- Créer un environnement où la responsabilité est la norme commence par définir des attentes claires. Il s’agit d’établir une culture dans laquelle chaque dollar dépensé est un dollar qui doit être justifié – non pas dans un sens punitif, mais d’une manière qui s’aligne sur les objectifs et les valeurs de l’entreprise. Cette culture de responsabilité implique également des examens et des audits réguliers des dépenses. Celles-ci ne doivent pas être considérées comme une chasse aux sorcières mais comme des opportunités de garantir le respect des politiques et d’identifier les domaines à améliorer.
Tendances
À l’approche de 2024, jouons un instant le rôle d’un futuriste. Avec le recul, nous avons vu des prédictions dans le monde de la finance et de la technologie se concrétiser d’une manière que nous n’avions jamais imaginée, tandis que d’autres ont fait long feu, ne voyant jamais le jour. Alors, alors que nous envisageons l’avenir de la gestion des dépenses, que nous réservent les dix prochaines années ?
IA et automatisation : l'épine dorsale intelligente de la gestion des dépenses
Une prédiction qui est sûre : l’IA et le Machine Learning ne feront pas seulement partie du paysage de la gestion des dépenses, ils en seront l’épine dorsale. Nous envisageons une IA qui n’est pas seulement intelligente, mais qui est à la limite du génie pour catégoriser les dépenses, rationaliser les flux de travail d’approbation et garantir la conformité aux politiques. Imaginez un système qui apprend de chaque transaction, devenant plus intelligent, plus efficace et plus précis. Il ne s’agit pas seulement d’automatiser les processus ; il s’agit de les améliorer à un niveau de précision dont nous rêvons seulement.
Blockchain : le registre de la confiance et de la transparence
Blockchain et gestion des dépenses : c’est un match qui attend de se produire. La transparence et la sécurité qu’apporte la blockchain sont sur le point de révolutionner la façon dont nous gérons les transactions de dépenses. Nous parlons d’un monde dans lequel chaque transaction est enregistrée dans un registre pratiquement infalsifiable, apportant un niveau de confiance et de responsabilité sans précédent au processus. Le potentiel de réduction de la fraude et d’amélioration de la conformité est énorme.
Personnalisation : la nouvelle normalité
L’avenir est personnel – notamment dans la gestion des dépenses. Les systèmes évolueront pour offrir des expériences adaptées aux habitudes et préférences de dépenses individuelles. Nous allons au-delà de l’approche universelle et entrons dans une ère où votre système de gestion des notes de frais vous connaît – vous connaît vraiment – et s’adapte à vos besoins et habitudes uniques. C’est le genre d’innovation centrée sur l’utilisateur qui transforme une tâche banale en une expérience agréable.
Redéfinir les pratiques financières
Ces progrès en matière d’IA, de blockchain et de personnalisation ne vont pas seulement changer la façon dont nous gérons les dépenses ; ils vont remodeler les pratiques financières plus larges au sein des organisations. Nous envisageons un écosystème financier plus intégré, intelligent et interconnecté. Les implications sont vastes – depuis une meilleure planification et analyse financière jusqu’à une prise de décision plus stratégique.
En résumé, la prochaine décennie en matière de gestion des dépenses ne sera pas seulement une affaire de nouveaux outils et technologies. Il s’agit d’un changement fondamental dans la façon dont nous abordons, comprenons et gérons nos finances. C’est un nouveau monde courageux, et il est plus proche que vous ne le pensez.
Conclusion
Alors que nous terminons cette exploration complète de la gestion des dépenses, il est clair que le paysage du suivi et de l’analyse financiers subit une transformation dynamique. Le passage des grands livres aux solutions logicielles basées sur l’IA comme Nanonets illustre non seulement le progrès technologique, mais aussi un changement fondamental dans la façon dont les entreprises abordent la responsabilité financière.
Dans l’environnement commercial volatile d’aujourd’hui, la gestion des dépenses n’est plus une tâche de back-office mais un impératif stratégique. Des entreprises comme InnovateX et d’autres mentionnées dans nos études de cas illustrent la transformation qu’un système robuste de gestion des dépenses peut apporter.
Les entreprises qui reconnaissent ces changements et s’y adaptent se retrouveront bien équipées pour affronter les complexités du paysage financier moderne, transformant ce qui était autrefois une tâche banale en un élément essentiel de leur stratégie commerciale globale.
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Ressources additionnelles
Voici quelques ressources supplémentaires qui fournissent des lectures complémentaires et des outils pour approfondir votre compréhension du paysage de la gestion des dépenses :
- Croissance du marché de la gestion des dépenses | Rapport de recherche [2029]: Ce rapport offre des données et des informations sur les tendances en matière de gestion des dépenses. Rapport Fortune sur les perspectives commerciales.
- Gestion des dépenses 101 : votre guide des notes de frais: Ce guide est une excellente ressource pour ceux qui cherchent à approfondir les sujets de gestion financière, en particulier ceux liés aux rapports de dépenses. Centre d'apprentissage G2.
- Conformité mondiale efficace en matière de gestion des voyages et des dépenses: Cette ressource fournit des informations pertinentes sur les directives réglementaires qui peuvent avoir un impact sur les pratiques de gestion des dépenses, en particulier pour les entreprises opérant dans plusieurs pays. Guide de conformité Mobilexpense.
- Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
- PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
- PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
- PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
- PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
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- fonctionner
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- politique
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- Populaire
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