Top 10 des logiciels de gestion de documents juridiques pour les avocats en 2023

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#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace est un logiciel de gestion de documents et d'e-mails basé sur le cloud. Il permet aux utilisateurs de gérer des documents et des e-mails et améliore la collaboration. LexWorkPlace peut être utilisé pour les équipes qui peuvent faire beaucoup de choses, comme gérer les flux de travail, déléguer des tâches aux membres de l'équipe, surveiller le temps et le paiement et stocker des données.

Certaines des fonctionnalités fournies par LexWorkplace sont la recherche en texte intégral, la gestion des versions de documents, indexation de documents et profilage, gestion des autorisations et des accès et cryptage des données de bout en bout.

Tarification: 395 $/mois (3 utilisateurs)

Essai gratuit: Non

Idéal pour: Classification, archivage et conservation des documents

Avantages

• Contrôle de version
• Aucun temps d'arrêt

Inconvénients

• Incapacité à enregistrer des e-mails

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#6. Clio

Clio est un logiciel de gestion de cabinet juridique qui permet de gérer, d'organiser et de collaborer efficacement sur les dossiers. Les utilisateurs peuvent l'utiliser pour modifier, stocker et gérer en toute sécurité des documents sur le cloud.

La gestion des dossiers et des documents, la planification, la comptabilité, le suivi du temps, la gestion des tâches et la facturation sont quelques-unes de ses principales fonctionnalités. De plus, Clio comprend une application mobile qui permet aux utilisateurs de consulter, partager ou télécharger des documents, de mettre à jour les statuts des dossiers et de se connecter avec les clients et les membres de l'équipe.

Tarification: À partir de 39 $/mois/utilisateur

Essai gratuit: Oui

Idéal pour: Suivi des pistes et gestion des cas

Avantages

• Gestion complète des leads et des cas
• Intégration facile

Inconvénients

• Offres distinctes (Croissance et gestion)
• Aucun modèle prédéfini

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# 7 Doc logique

LogicalDOC est un logiciel gratuit doté d'une base de données open source.

Bien qu'il prenne en charge tous les SGBD populaires, les développeurs conseillent toujours MySQL pour une utilisation dans les systèmes de production. LogicalDoc permet aux utilisateurs et aux organisations d'organiser, d'indexer, de récupérer, de contrôler et de distribuer de manière sécurisée et fiable des documents commerciaux cruciaux, en se concentrant sur l'automatisation des processus métier et la récupération rapide du contenu. De plus, il prend en charge l'importation automatisée à partir de fichiers partagés et l'intégration avec Microsoft Office et Outlook.

Prix: Sur demande

Essai gratuit: Oui, il a aussi une version gratuite

Idéal pour: Indexation et récupération rapide des documents

Avantages

• User Friendly
• Plugins Open Source pour améliorer les fonctionnalités

Inconvénients

• La personnalisation nécessite des connaissances en programmation
• Difficile de créer des fichiers de sauvegarde

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#8. TEDCabinet

Le classeur Efile est un logiciel de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de gérer des documents, de créer des flux de travail et de personnaliser les processus en fonction de leurs besoins. Avec des fonctionnalités telles que la recherche de texte avancée, le partage sécurisé et les signatures électroniques, il vise à aider les organisations à créer, gérer et partager efficacement des documents et à assurer la conformité. Il dispose également de l’option d’une application mobile pour les utilisateurs.

Prix: 699$/an/utilisateur

Essai gratuit: Oui

Idéal pour: Gestion de contenu

Avantages

• Facile à utiliser, Accessibilité
• Drag and Drop

Inconvénients

• Fonctionnalité de recherche complexe
• Intégration limitée

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#9. Point de partage

SharePoint est une plate-forme Web de collaboration qui s'intègre de manière transparente à Microsoft Office. Bien que la fonction principale de SharePoint soit un système de gestion et de stockage de documents, la façon dont chaque entreprise l'utilise varie considérablement. Les groupes peuvent créer une zone centrale protégée par mot de passe pour le partage de documents avec cet outil.

Ses fonctionnalités sont accessibles via des applications Web et une interface utilisateur Web (UI). Il offre diverses fonctionnalités à travers le spectre, telles que les noms de fichiers étendus, la prise en charge des fichiers volumineux, la gestion des droits d'information, le partage de dossiers et l'accessibilité à la bibliothèque de documents.

Tarification: Il est disponible dans le cadre de la suite Microsoft Office 365

Essai gratuit: A une version gratuite

Idéal pour: Coopération

Avantages

• Partage et collaboration
• synchronisation des données
• Utilisation multi-appareils

Inconvénients

• Difficile de naviguer
• Courbe d'apprentissage raide

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#dix. Je parviens

Imanage est un outil complet système de gestion de contenu qui crée et collabore des documents en toute sécurité. Ils fournissent également un écosystème de partenaires et d'intégrations comme Google Workspace. Avec des fonctionnalités telles que la gestion des e-mails, la recherche contextuelle basée sur l'IA et le cryptage, il vise à aider les organisations à gérer efficacement les connaissances.

Tarification: Sur demande

Essai gratuit: Non

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Vous cherchez à optimiser la gestion de vos documents juridiques ?

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Comparaison des meilleurs systèmes de gestion de documents juridiques

Nous avons comparé la gestion des documents juridiques évoquée dans le blog ci-dessus. Voici un aperçu instantané de tous les logiciels en bref.

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Nanonets – Le meilleur logiciel de gestion de documents juridiques

[Contenu intégré]

Nanonets est un système de gestion de documents extrêmement facile à utiliser avec une gestion des flux de travail sans code, le meilleur de sa catégorie Logiciel OCRet un stockage cloud fiable et sécurisé. Vous pouvez configurer des Nanonets en une journée, les utiliser sans écrire une seule ligne de code et automatiser chaque processus manuel en quelques minutes.

Nanonets propose :

En dehors de cela, voici trois raisons pour lesquelles Nanonets est une excellente option pour un système de gestion de documents juridiques :

• Automatisation du flux de travail - Automatisez les e-mails, la capture de documents, la recherche de PDF, faites correspondre les documents juridiques, etc., avec des workflows simples sans code.
• Gestion de documents - Trouvez chaque référence, contrat ou accord avec un seul mot. Vous pouvez utiliser les nanonets pour trouver des documents, des annotations de documents, la numérisation, le stockage, etc.
• Excellent support client – Notre équipe est à votre écoute pour vous aider tout au long de votre voyage. Nanonets fournit une assistance 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, une assistance technique et des sessions de formation gratuites à tous nos clients.

Nanonets offre une plate-forme riche en fonctionnalités pour tout automatiser, des processus financiers complexes à la saisie de données de routine. Avec des intégrations transparentes, une plate-forme sans code et l'automatisation des flux de travail, Nanonets est parfait pour les cabinets d'avocats qui cherchent à éliminer les processus manuels.

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Comment sélectionner le meilleur logiciel de gestion de documents juridiques ?

Lors de la sélection d’un système de gestion de documents juridiques.

Identification de vos besoins

Avant de vous lancer dans la présélection de logiciels possibles, examinez les systèmes et processus actuels pour identifier les principales lacunes que le logiciel vous aidera à résoudre. Une fois ceux-ci identifiés, dressez une liste complète qui peut être utilisée comme référence.

Trois facteurs clés que vous devez garder à l'esprit sont

Sécurité et conformité

Concernant les cabinets d’avocats, la sécurité est d’une importance primordiale car ils transportent de nombreuses données sensibles et confidentielles sur leurs clients. La confidentialité et la sécurité des données sont indispensables pour les entreprises et les particuliers. Même une violation de données mineure peut avoir des conséquences désastreuses. Ainsi, une sécurité de niveau entreprise est indispensable pour que les systèmes de documents juridiques protègent les données contre les pirates informatiques, les phishers et autres cyberattaques. Ainsi, lors du choix d'un logiciel de gestion de documents, ses fonctionnalités de cryptage et de conformité doivent être vérifiées.

Facilité d'accès

Le travail dans un cabinet d’avocats implique beaucoup de collaboration. Plusieurs parties peuvent être concernées et les documents peuvent changer de mains tout au long du processus. Ainsi, dans de tels cas, il devient essentiel de garantir que les documents soient accessibles rapidement et efficacement à partir de la base de données. Il offre une grande liberté et flexibilité puisque les équipes peuvent servir les clients à tout moment et en tout lieu. Cela contribue également grandement à améliorer la productivité et l’efficacité globale.

Partage sécurisé

Différents niveaux d’autorisation/d’accès ou mécanismes d’approbation doivent être requis pour garantir la sécurité. Les documents doivent être cryptés afin que le partage et la collaboration puissent se faire en toute sécurité. Certains logiciels comportent également des dispositions permettant de définir des mots de passe ou des liens de partage sécurisés.

Une recherche

L'étape suivante consiste à sélectionner les différents logiciels adaptés à vos besoins. Vous pouvez consulter les personnes qui utilisent déjà ce logiciel et consulter les avis sur des portails comme G2 et Capterra. Une fois que vous avez identifié certains d'entre eux, effectuez une analyse approfondie via des démonstrations de produits, des essais, etc.

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Si vous travaillez avec des contrats et des mentions légales, consultez Nanonets. Gérez facilement les documents grâce à l'automatisation du flux de travail sans code. Commencer votre essai gratuit or planifier un appel avec nous.

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Quelles sont les caractéristiques communes du logiciel de gestion de documents juridiques ?

Certaines des fonctionnalités que le logiciel de gestion de documents juridiques devrait avoir sont les suivantes.

Stockage de documents

Le principal problème qu’une plateforme de gestion de documents juridiques vise à résoudre est le stockage de documents : disposer d’un espace illimité pour tous les documents est indispensable. Le système doit disposer de dispositions permettant de stocker toutes les données des fichiers texte, des enregistrements audio, des clips vidéo et des images. Cela devrait permettre une efficacité archivage de documents pour stocker des documents juridiques dans un stockage cloud sécurisé.

Sécurité et conformité

Des fonctionnalités de sécurité telles que la protection par mot de passe, la gestion des autorisations et l'authentification multifacteur sont nécessaires, tout comme la conformité à diverses réglementations, car les cabinets d'avocats traitent des données sensibles.

Email Management

Ce n'est pas non plus l'une des nécessités, mais aide beaucoup s'il est présent. Avoir un système centralisé capable de gérer tous vos documents et e-mails permet de réduire les frictions et de gagner du temps perdu entre les allers-retours, ce qui se fait lorsque ces deux-là sont gérés sur des logiciels différents. Recherchez un logiciel de gestion de documents juridiques avec des capacités d'analyse des e-mails pour extraire des informations des e-mails en déplacement.

Capacités d'intégration

Cela sera particulièrement utile pour les cabinets juridiques qui utilisent déjà divers outils pour gérer différents processus et qui souhaitent continuer à les utiliser/leurs données. Un logiciel de gestion de documents juridiques qui offre une intégration transparente avec diverses applications permettra une circulation fluide des informations.

Flux de travail de documents

Les exigences de gestion pour votre entreprise peuvent inclure le balisage de documents, l'édition, la modification des rôles et des autorisations pour les documents, le déplacement d'un document dans des dossiers, la création de nouveaux documents et la mise à jour de documents.

Ainsi, si le logiciel fournit une automatisation du flux de travail, bon nombre de ces tâches peuvent être automatisées.

Reconnaissance optique de caractères

La majorité des cabinets d’avocats travaillent encore avec beaucoup de documents papier. Les cabinets juridiques ont besoin d'une solution automatisée de numérisation et d'indexation des documents pour gérer efficacement les informations contenues dans ces documents. Les logiciels dotés de la technologie OCR peuvent aider à résoudre ce problème efficacement.

Recherche par mot clé

Comme il y a beaucoup de données dans plusieurs fichiers, la recherche d'un point de données particulier devient souvent une tâche monumentale. La présence de la recherche avancée permet aux utilisateurs d'utiliser plusieurs techniques lors de la recherche et accélère la récupération des documents.

Automatisation des approbations

Les documents juridiques doivent être approuvés avant d'être envoyés aux clients. Assurez-vous que votre système de gestion des documents juridiques dispose de workflows d'approbation ou vous permet d'en créer un.

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Avec des flux de travail automatisés, la gestion des tâches, le suivi du temps, la gestion des signatures, la collaboration et le partage sécurisé, le logiciel de gestion de documents juridiques peut grandement contribuer à organiser les activités de votre cabinet d'avocats et à accroître l'efficacité du processus.

Ainsi, avec le temps, l'adoption de logiciels de gestion de documents juridiques ne fera qu'augmenter à mesure que de plus en plus d'entreprises réaliseront leur valeur.

Avec une pléthore d'options disponibles sur le marché, assurez-vous de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.

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Trouvez des contrats lorsque vous en avez besoin avec juste un mot-clé. Utilisez Nanonets pour simplifier la recherche, le stockage et le traitement de documents.

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En savoir plus sur la gestion documentaire

Le blog a été initialement publié le 11 décembre 2022 et mis à jour le 12 janvier 2023.