Meilleur logiciel de numérisation de factures en 2022

Republié par Platon

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Tungsten est une solution de facturation et de facturation basée sur un logiciel en tant que service (SaaS) conçue pour aider les petites entreprises à suivre leurs finances.

La plate-forme fournit tous les outils nécessaires pour créer, envoyer et suivre facilement les factures, tout en protégeant les informations financières de votre entreprise dans le cloud. En outre, le tungstène a été largement salué pour sa capacité à s'intégrer de manière transparente à d'autres applications professionnelles telles que des logiciels de comptabilité comme Xero ou Freshbooks ou même des plateformes de médias sociaux comme LinkedIn pour l'envoi d'e-mails promotionnels sur les services de votre entreprise.

La plate-forme propose également des notifications intégrées lorsque le paiement a été reçu des clients par e-mail ou SMS, ce qui peut vous faire gagner des heures chaque mois si vous traitez avec un grand nombre de clients sur une base continue.

Stampli est un outil de numérisation de factures basé sur le cloud qui vous aide à gérer les finances de votre entreprise et à facturer vos clients. Il est disponible sur le Web, Android et iOS.

Vous pouvez créer et envoyer des factures à partir de votre téléphone ou de votre tablette, ce qui est idéal pour les petites entreprises qui souhaitent gagner du temps en n'ayant pas à utiliser un véritable ordinateur. Stampli propose également des rappels pour les paiements en retard, un suivi des e-mails des factures reçues et des modèles personnalisables pour différents types de clients (comme les abonnements récurrents).

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Quel est le meilleur logiciel de numérisation de factures du marché ?

Le meilleur logiciel de numérisation de factures est celui qui répond aux besoins de votre entreprise et qui est facile à utiliser. Un scanner de factures peut être utilisé pour transformer des factures papier en copies numériques, ce qui permet de gagner du temps en permettant de numériser plusieurs factures rapidement et efficacement.

Un logiciel de facturation vous permettra d'importer vos factures dans le programme et de les organiser en fonction du nom du client ou du projet, vous permettant de suivre qui doit quelle somme d'argent à un moment donné. Cela permet également une tenue de registres facile si un client conteste le paiement auprès de sa société de carte bancaire ou de son émetteur de carte de crédit parce qu'il a reçu un montant incorrect sur son relevé en raison de frais en double d'un autre fournisseur/prestataire de services qui a travaillé sur des projets avec des clients similaires. aussi bien.

Les fonctionnalités incontournables de la plateforme de numérisation de factures

Une plate-forme de numérisation de factures peut aider les entreprises à économiser du temps, des efforts et de l'argent. La clé est de s'assurer que vous choisissez la bonne solution pour les besoins de votre entreprise. Voici quelques-unes des fonctionnalités indispensables pour une plateforme de numérisation de factures :

Saisie de données sécurisée et exceptionnelle

Vous voulez que les données que vous capturez soient sécurisées, et vos clients aussi. Par conséquent, vous avez besoin d'un système qui est :

Sécurisé et crypté : votre plate-forme de numérisation de factures doit utiliser des algorithmes de cryptage (comme AES 256) pour garantir que toutes vos données sont non seulement sécurisées contre les utilisateurs malveillants, mais également protégées contre les accès non autorisés par des pirates.
Saisie sécurisée des données : lorsque vous capturez des factures, vous voulez être sûr que chaque élément d'information sur votre entreprise ou votre client a été saisi correctement par une seule personne et sans aucune interférence d'autres parties ; ainsi, personne d'autre ne peut modifier une facture après sa création. été capturé par quelqu'un d'autre dans le bureau.

Les nanonets peuvent extraire le texte des factures avec une précision de plus de 95 %. Avec l'accès basé sur les rôles, vous pouvez également empêcher les utilisateurs de modifier les informations extraites. Plus de 30,000 XNUMX utilisateurs font confiance aux nanonets pour automatiser les tâches manuelles.

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Utilisation des champs de facture pour nommer et enregistrer des factures

Parfois, tout ce dont vous avez besoin est une méthode fiable de reconnaissance et de conservation de vos factures basée sur une poignée de champs clés.

Aux fins de l'argumentation, supposons que les factures numérisées sont classées selon les noms de leurs fournisseurs respectifs. Le document sera placé dans le dossier correspondant au fournisseur concerné avec le numéro de facture et la date clairement indiqués.

Par exemple, le nom du fournisseur, le numéro de facture et la date de la facture peuvent tous être extraits du document numérisé à l'aide du meilleur logiciel de numérisation de factures utilisant des méthodes de collecte automatisées. Une fois la facture construite avec ces caractéristiques, elle peut être exportée vers un document et lui donner un nom unique.

La plate-forme intelligente de Nanonets peut extraire de manière sélective des informations de vos factures. Vous avez une facture de 15 pages mais vous ne souhaitez que les informations des 2e et 3e pages. Considérez que c'est fait avec les nanonets.

Voir les nanonets en action

Saisie des données de facture

La capture de données vous permet d'importer et de gérer des factures à partir d'un emplacement unique. Il permet de s'assurer que toutes vos données de facturation sont stockées au même endroit, vous donnant accès aux informations dont vous avez besoin à tout moment.

La partie la plus importante de la capture de données consiste à importer les fichiers de facture PDF originaux dans votre système. Cependant, il est important non seulement de capturer la facture, mais aussi de créer une piste d'audit pour chaque transaction et de stocker des informations pertinentes sur chaque transaction (comme sa date de création), qui l'a créée, qui l'a révisée ou approuvée, et quelles actions ont été pris une fois approuvé.

Étant donné que chaque entreprise a son propre ensemble d'exigences pour les systèmes de capture de données (et différents types de factures), il existe de nombreuses façons d'utiliser cette fonctionnalité au sein de votre plate-forme logicielle.

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Commencez à capturer les données des factures.

Précision et sortie sans erreur

Une plate-forme de numérisation de factures appropriée garantira que les données sont saisies correctement et rapidement. De cette façon, vous et vos employés pouvez éviter les erreurs lors de la saisie des données.

Des informations inexactes ou incorrectes sur les factures peuvent entraîner des erreurs coûteuses et des situations embarrassantes. Les erreurs peuvent également prendre du temps et entraîner une perte de revenus en raison de frais ou de pénalités pour retard de paiement.

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Économisez du temps, des efforts et de l'argent

La numérisation des factures est le processus de capture des factures, des reçus, des factures et d'autres documents au format numérique afin qu'ils puissent être facilement stockés et gérés. Lorsque vous utilisez un logiciel de numérisation de factures, vous économisez du temps et des efforts en automatisant ce processus. Vous pouvez également automatiser le processus comptable pour réduire les erreurs et économiser sur les coûts. Certaines fonctionnalités telles que le stockage de documents, l'accès multi-utilisateurs ou le stockage dans le cloud permettent de réduire les coûts tout en garantissant la sécurité de vos données.

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Qui utilise un logiciel de gestion de factures ?

De nombreuses entreprises utilisent la technologie pour se faciliter la vie dans le monde moderne. L'un des domaines les plus importants où cela se produit est celui des logiciels de facturation et de comptabilité. Un système de gestion des factures permet de créer et de gérer vos factures afin qu'elles soient toujours disponibles lorsqu'elles doivent être envoyées tout en gardant une trace de qui les a payées et quand. Ces systèmes peuvent également rationaliser les processus tels que l'envoi de rappels ou l'obtention de l'historique des paiements si nécessaire.

Les logiciels de gestion des factures peuvent profiter aux entreprises de toutes tailles. Que vous soyez une petite entreprise en démarrage ou une entreprise établie avec des centaines d'employés, c'est l'un des outils les plus importants pour aider votre entreprise à rester sur la bonne voie. Le logiciel de gestion des factures est utilisé par :

Propriétaires de petites entreprises

Pour les propriétaires de petites entreprises et les indépendants, le logiciel de gestion des factures est un outil clé pour suivre les données financières et les factures. Ces outils vous permettent de voir ce qui entre et sort, ce qui vous permet de planifier facilement vos finances. Vous pouvez l'utiliser pour créer des factures, les gérer tout au long de leur cycle de vie (processus d'approbation) et suivre les dépenses et les ventes en déplacement à l'aide d'appareils mobiles.

L'outil de numérisation des factures permet également d'éviter les erreurs comptables en calculant automatiquement les taxes de chaque facture afin qu'elles soient perçues au bon moment.

Organisations de taille moyenne

Les organisations de taille moyenne sont souvent celles qui ont un grand nombre de fournisseurs et de clients, mais pas suffisamment pour avoir besoin d'un logiciel de niveau entreprise. Ces entreprises recherchent une solution simple et simple avec suffisamment de fonctionnalités pour répondre à leurs besoins.

Dans ce cas, un logiciel de traitement des factures peut être particulièrement utile car il est relativement facile à configurer et à personnaliser pour votre entreprise. De plus, les processus de facturation les plus complexes peuvent être automatisés à l'aide de ce type de logiciel, ce qui permet de gagner du temps sur la saisie manuelle ou les erreurs de saisie de données, tout en vous offrant une transparence totale sur ce qui se passe avec vos factures à un moment donné.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises ont souvent un grand nombre de factures à traiter, ainsi que de nombreux employés et fournisseurs à facturer. Ils ont également de nombreux clients qu'ils doivent facturer au nom de ces employés et fournisseurs.

En tant que tels, ils sont susceptibles d'avoir des processus comptables complexes qui peuvent être rationalisés à l'aide d'un logiciel de numérisation de factures.

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Comment sélectionner le meilleur logiciel de numérisation de factures ?

La facturation est l'un des éléments essentiels pour que chaque entreprise remplisse ses obligations financières. Les entrepreneurs doivent choisir la meilleure plateforme de numérisation de factures pour les aider à gérer toutes les données et générer des factures d'aspect professionnel.

Trouver la meilleure plate-forme de numérisation de factures peut être difficile car de nombreuses options sont disponibles. Prenez une décision éclairée et complétez la facturation plus rapidement en suivant les étapes ci-dessous.

Acquérir une compréhension des exigences de votre entreprise

Connaître les besoins de votre entreprise est la chose la plus importante que vous puissiez faire lorsque vous recherchez un logiciel d'automatisation des factures. Cela vous aidera à déterminer quelles caractéristiques et fonctionnalités sont essentielles pour votre entreprise et vous fournira des informations sur les applications spécifiques qui pourraient être les mieux adaptées pour répondre à ces besoins.

Par exemple, si vous avez un magasin de détail physique qui vend des produits haut de gamme, une plateforme en ligne peut ne pas vous convenir, car les clients auraient du mal à y accéder sur leur téléphone ou leur tablette.

Au lieu de cela, une bonne solution serait une application de bureau traditionnelle avec de puissantes capacités de reporting qui permettent aux responsables du siège social de garder un œil sur les ventes par emplacement afin qu'ils puissent planifier les horaires du personnel en conséquence.

Déterminez ce dont vous avez besoin de votre intégration logicielle

Avant de prendre votre décision, le logiciel doit s'intégrer à vos systèmes et processus existants. Vous ne voulez pas être coincé avec un système qui ne correspond pas à votre modèle d'entreprise. Alors, comment savez-vous quelles exigences d'intégration sont importantes ? Voici quelques questions à poser :

D'autres applications doivent-elles s'intégrer à l'outil de numérisation de factures ? Si oui, quel type d'intégration nécessite-t-il ?
Cette application fonctionne-t-elle sur plusieurs plates-formes ? Fonctionnera-t-il à la fois sur Mac et sur PC, ou seulement sur l'un ou sur l'autre ?
Y a-t-il autre chose, en particulier, que vous devriez rechercher lors du choix d'un système de numérisation de factures ?

Soyez conscient de votre budget.

Compte tenu du coût du logiciel, il est important de prendre en compte non seulement les frais mensuels, mais également les coûts supplémentaires. Certains fournisseurs proposent des essais gratuits ou des versions logicielles gratuites, ce qui peut vous aider à décider si la solution convient à votre entreprise avant de vous engager dans un plan d'abonnement payant. D'autres fournisseurs offrent des remises généreuses si vous payez d'avance pendant plusieurs mois à la fois, il est donc avantageux de rechercher ce type d'offres et de découvrir ce qui est disponible.

De plus, n'oubliez pas les frais de formation ou les frais d'assistance. De nombreuses solutions de numérisation de factures nécessitent que le personnel reçoive une formation supplémentaire pour les utiliser efficacement ; certains fournissent également une aide en direct limitée ou une assistance téléphonique moyennant des frais supplémentaires, et certains n'incluent même aucun service client ! Le fournisseur de logiciels de numérisation de factures doit être en mesure d'expliquer exactement combien coûteront ces services et ce qu'ils impliquent afin qu'il n'y ait pas de surprises au moment de la mise en œuvre et de l'utilisation continue.

Comparez les fonctionnalités du logiciel de numérisation de factures

Lorsque vous comparez les packages de numérisation de factures, assurez-vous de rechercher les éléments suivants :

Le package doit avoir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux produits ou services à votre entreprise, le logiciel le permettra-t-il ?
Est-il facile à utiliser? Cela affectera-t-il le temps que vos employés mettront à établir de nouvelles factures ? S'intègre-t-il à d'autres applications, telles que des systèmes de comptabilité ou de gestion des stocks, si nécessaire ?
Est-il suffisamment sécurisé et évolutif pour une entreprise en pleine croissance ? Pensez à ce qui pourrait arriver si un jour vous avez soudainement 100 employés au lieu de 10. Voulez-vous un système de création de factures qui gérera la charge sans planter ou ralentir la productivité parce que sa base de données n'est pas équipée pour la croissance de la taille de l'emploi et du nombre de transactions traitées chaque mois (ou semaine) ?

Découvrez quelles méthodes d'autres entreprises emploient.

Vérifiez le nombre d'avis d'un progiciel. S'il y en a trop peu, cela ne veut pas dire que le produit est mauvais ; il n'est pas sur le marché depuis assez longtemps pour obtenir de bonnes notes. Cependant, si vous voyez quelque chose avec plus de 100 avis et une note moyenne de 4 étoiles ou plus, c'est un assez bon indicateur que d'autres entreprises utilisant le logiciel en sont satisfaites.

Une autre façon de vérifier si un logiciel de numérisation de factures vaut votre temps consiste à examiner sa base d'installation, c'est-à-dire le nombre de fois qu'il a été téléchargé par les utilisateurs. Plus ce nombre est élevé, plus ce segment de marché sera intéressé par votre entreprise (en supposant qu'ils ont des besoins similaires). Si aucune installation n'est répertoriée pour un fournisseur de services particulier. Pourtant, ils prétendent être populaires dans leur région, examinez les commentaires des autres clients et les avis en ligne avant de vous inscrire à quelque chose de trop cher ou compliqué pour ce dont vous avez besoin.

Enfin, vérifiez combien de notes chacun obtient ! Cela peut donner un aperçu de la satisfaction des personnes qui utilisent des produits similaires tout au long de leur journée de travail avant de prendre des décisions d'investissement basées uniquement sur des informations limitées.

Conclusion

En conclusion, le logiciel de numérisation de factures est un outil qui vous permet de numériser vos factures et de les envoyer sous forme de fichiers PDF. Ils sont conçus pour permettre aux entreprises de gérer plus facilement leurs comptes fournisseurs, en offrant un moyen simple de télécharger des documents et de suivre ce qui a été payé jusqu'à présent. Certains des meilleurs logiciels de facturation sont mentionnés dans ce blog pour vous aider à sélectionner le meilleur.

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