Comptes créditeurs l'automatisation, ou automatisation AP, est l'utilisation de technologies et de logiciels pour automatiser les tâches et les flux de travail impliqués dans le processus des comptes créditeurs. Ce processus comprend des tâches telles que la réception/traitement des factures, la saisie des données, l'approbation et le paiement.
L'automatisation des comptes fournisseurs vise à améliorer l'efficacité, la précision et la rapidité du processus des comptes fournisseurs. Cela réduit également la charge de travail manuelle, la probabilité de fraude et les coûts pour les entreprises.
Comment fonctionne l'automatisation des points d'accès ?
Comptes fournisseurs (AP) joue un rôle crucial dans une entreprise car il est responsable de la gestion et du remboursement des dettes impayées de l'entreprise envers les fournisseurs et les vendeurs. Il s'agit d'un élément essentiel des opérations financières d'une entreprise et est étroitement lié à la gestion des flux de trésorerie. AP chargé de s'assurer que les factures et factures sont payées dans les délais et que l'entreprise n'encourt pas de pénalités de retard ou ne nuit pas à ses relations avec les fournisseurs. Cela permet à l'entreprise de maintenir une relation positive avec ses fournisseurs, de gérer sa trésorerie, sa budgétisation et sa conformité financière.
L'utilisation de l'automatisation dans AP aide à chaque étape de la Processus AP. La première étape de l'automatisation des comptes fournisseurs est la réception et la capture des factures.
Les factures peuvent être de différents formats et reçues de différentes manières, par exemple par courrier électronique, fax ou courrier postal. Le les factures sont d'abord scannées et numérisées, ce qui leur permet d'être facilement stockés, consultés et traités électroniquement. Une fois les factures numérisées, elles peuvent être automatiquement mises en correspondance avec les bons de commande et acheminées pour approbation via un flux de travail automatisé.
La prochaine étape est la saisie et la validation des données. Le logiciel d'automatisation AP capture les données pertinentes et définies par l'utilisateur à partir des factures et remplit automatiquement les champs du système financier de l'entreprise, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. Cela permet également de garantir l'exactitude des données, car le logiciel peut valider que la facture correspond au bon de commande et que tous les champs obligatoires sont remplis.
La troisième étape de l'automatisation des points d'accès est le processus d'approbation. Les factures sont acheminées via un flux de travail automatisé pour approbation par les parties appropriées. Ce processus peut être configuré pour inclure différents niveaux d'approbation, selon la valeur de la facture ou le service auquel elle est associée. Le flux de travail automatisé facilite le suivi et la surveillance du processus d'approbation, garantissant que les factures sont traitées en temps opportun.
Une fois qu'une facture est approuvée, elle est prête à être payée. Le logiciel d'automatisation AP peut être intégré au système financier de l'entreprise pour générer des lots de paiements et planifier les paiements en fonction des conditions de paiement de l'entreprise. Cela peut garantir que les factures sont payées à temps, réduisant ainsi le risque de frais de retard et de frais d'intérêts.
Enfin, l'ensemble du processus est suivi et signalé. Le logiciel assure le suivi de toutes les factures, bons de commande et paiements, offrant une visibilité en temps réel sur l'ensemble du processus des comptes fournisseurs. Cela permet une surveillance et des rapports plus faciles, ce qui peut aider à la conformité, à la budgétisation et aux prévisions.
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Avantages de l'automatisation des points d'accès
L'essor de la numérisation a radicalement changé la façon dont les clients et les entreprises interagissent et a créé une nouvelle plate-forme pour l'échange d'idées. L'automatisation est considérée comme le seul moyen d'améliorer les services et d'améliorer l'efficacité des processus financiers. De plus, les entreprises se tournent de plus en plus vers les plateformes numériques pour gérer leurs actifs financiers, une tendance qui s'est accélérée pendant la pandémie de COVID-19. En conséquence, la demande de solutions de paiement numériques et un traitement plus rapide des factures stimulent la croissance du marché de l'automatisation des comptes fournisseurs.
Quelques manières spécifiques par lesquelles L'automatisation des points d'accès augmente l'efficacité sont:
Améliorer la précision
En numérisant les bons de commande, les factures et les reçus, les entreprises peuvent éliminer le besoin de classer manuellement ces documents, ce qui peut réduire les risques de perte et d'erreurs et améliorer l'accessibilité aux données.
Rapprochement des factures
Le logiciel d'automatisation AP peut automatiquement faire correspondre les factures aux bons de commande et aux reçus, permettant ainsi une meilleure gestion du processus d'approvisionnement au paiement. Le processus de rapprochement automatisé peut garantir qu'une facture correspond au bon de commande correspondant et n'est payée qu'une seule fois. De plus, le logiciel peut inclure un contrôle pour garantir qu'une facture n'a pas déjà été payée, évitant ainsi les doubles paiements. La fonction de suivi du logiciel permet aux utilisateurs de recevoir des alertes pour les factures en double, ce qui permet aux entreprises d'enquêter et d'éviter les paiements en double ou manqués.
Intégration avec la comptabilité
L'intégration du logiciel d'automatisation AP avec le système financier d'une entreprise peut permettre la génération de lots de paiements et de paiements programmés, ce qui peut à son tour contribuer à garantir que les factures sont payées à temps, réduisant ainsi le risque de frais de retard et d'intérêts.
Rationalisation de l'approbation
Le logiciel d'automatisation AP peut acheminer automatiquement les factures vers les personnes ou équipes appropriées pour approbation. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs en éliminant le besoin d'un routage manuel. En permettant l'approbation électronique des factures, les signatures physiques ou les cachets d'approbation peuvent être éliminés.
Le logiciel d'automatisation AP peut inclure des règles d'approbation intégrées, telles que des limites de paiement, une hiérarchie d'approbation ou toute autre règle personnalisée. Cela peut contribuer à garantir que les factures sont acheminées aux bonnes personnes et que le processus d'approbation est effectué conformément aux politiques et normes de l'entreprise. L'automatisation AP peut également être configurée pour envoyer des e-mails ou d'autres formes de notifications numériques aux approbateurs, leur rappelant la tâche d'approbation, leur donnant accès aux détails de la facture et leur permettant d'approuver ou de rejeter la facture d'un simple clic.
Des pistes de vérification
Le logiciel d'automatisation AP peut fournir une piste d'audit de toutes les actions d'approbation, y compris qui a approuvé la facture, quand il l'a fait et si des commentaires lui ont été faits. Cela peut être utilisé à des fins de suivi et de reporting.
Conformité
By automatisation de l'approbation des factures processus, les entreprises peuvent garantir que toutes les factures sont approuvées conformément aux politiques et réglementations de l’entreprise, et que le processus est conforme à toutes les exigences réglementaires ou légales.
Évolutivité
L'automatisation des points d'accès permet une meilleure évolutivité et peut gérer la charge de travail à mesure que votre entreprise se développe. En automatisant les tâches, les équipes AP peuvent réduire le nombre de personnes effectuant des tâches banales et libérer des ressources humaines pour les tâches stratégiques liées à l'expansion.
De plus, la visibilité en temps réel sur les opérations commerciales offerte par l'automatisation AP peut aider les équipes AP à prendre des décisions plus éclairées, à identifier les domaines à améliorer et à faire évoluer leurs équipes plus efficacement.
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De plus, l'automatisation des comptes fournisseurs offre un ensemble de mesures de contrôle qui peuvent être mises en œuvre pour garantir la sécurité des processus financiers et prévenir la fraude. Une façon d'y parvenir consiste à fixer des limites à l'approbation des factures, cela peut être défini pour des individus ou des groupes spécifiques au sein de l'organisation.
Des mesures supplémentaires telles que des approbations supplémentaires peuvent également être mises en place pour renforcer davantage la protection contre les activités frauduleuses. La fonctionnalité de reporting et d'analyse fournie par les solutions d'automatisation AP contribue également à accroître la transparence et la visibilité tout au long du processus, ce qui facilite la détection de toute activité suspecte ou inhabituelle, permettant ainsi de prendre des mesures en temps opportun. La combinaison de ces mesures peut réduire considérablement le risque de fraude et améliorer la sécurité globale des processus financiers.
L'automatisation des points d'accès est utile dans les contextes B2B et B2C car elle peut réduire les dépenses tout en améliorant l'utilisation des ressources. De plus, la capacité du système à suivre et à documenter toutes les factures, bons de commande et paiements permet une visibilité financière en temps réel, ce qui peut être d'une importance capitale pour assurer la conformité et planifier efficacement les budgets et les prévisions.
Sans surprise, le marché de l'automatisation des points d'accès devrait augmenter considérablement dans les années à venir. Selon une enquête de Data Bridge Market Research, le marché de l'automatisation des comptes fournisseurs devrait atteindre une valeur de 5,809.38 2029 millions USD d'ici 10.8, avec un taux de croissance annuel composé de 2022 % entre 2029 et XNUMX.
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Le logiciel d'automatisation AP améliore-t-il les relations avec les fournisseurs ?
Une gestion financière efficace est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. L'automatisation des comptes fournisseurs permet de traiter les factures rapidement et avec précision, ce qui contribue à renforcer les relations avec les fournisseurs en garantissant des paiements ponctuels. En s'intégrant au système financier d'une entreprise, l'automatisation AP peut générer automatiquement des lots de paiements et planifier les paiements en fonction des conditions de paiement de l'entreprise, ce qui peut permettre le respect des conditions convenues.
pont Logiciel d'automatisation AP inclure des outils de communication intégrés, tels que le courrier électronique ou d'autres formes de notifications numériques (messagerie intelligente, etc.), qui peuvent tenir les fournisseurs informés de l'état de leurs factures et de leurs paiements. Cela peut contribuer à améliorer la communication et à réduire les malentendus et les litiges, ce qui peut renforcer la confiance entre l'entreprise et ses fournisseurs.
Le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande et les reçus peut empêcher les trop-payés ou les sous-paiements aux fournisseurs, et ainsi éviter les litiges et les problèmes de communication qui peuvent prendre du temps et des efforts pour être réglés.
Combien une entreprise peut-elle économiser grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs ?
L'automatisation des points d'accès peut permettre aux entreprises de réaliser des économies en réduisant les coûts de main-d'œuvre et les frais de retard. Bien que les coûts associés aux paiements papier traditionnels tels que le stock de chèques, les enveloppes et les frais de port soient facilement identifiables, il existe également des coûts associés au temps consacré aux tâches manuelles liées au traitement des paiements. Par exemple, même un seul document numérisé par un commis salarié gagnant 40,000 5 $ par année peut prendre 2 minutes de son temps et entraîner un coût estimé par document de plus de XNUMX $. Ces coûts, lorsqu'ils sont additionnés, peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité globale du processus AP. De plus, avec les systèmes AP manuels, les membres de l'équipe passent souvent des heures sur des tâches telles que la recherche de factures perdues ou égarées et la réponse aux appels de demande.
D’après une Rapport 2018 de Goldman Sachs, les B2B en Amérique du Nord dépensent 187 milliards de dollars par an pour le traitement des AP - et cette estimation ne prend en compte que les coûts directs de traitement et de main-d'œuvre ; en fait, la main-d'œuvre représente plus de 90 % des coûts directs encourus. Les coûts du traitement automatisé des AP, selon le même rapport, ne représentent que 33 % des coûts manuels. Cela équivaut à une dépense annuelle de seulement 62 milliards de dollars, une énorme économie pour le département AP.
En plus des coûts liés à la main-d'œuvre, les longs cycles de traitement pourraient entraîner des retards de paiement et des frais de retard. Les recherches indiquent que de mauvaises pratiques de paiement peuvent avoir un impact négatif sur les relations avec les fournisseurs, car de nombreuses entreprises paient une part importante des factures en retard. Par exemple, les entreprises de taille moyenne aux États-Unis rapporté qu'ils devaient en moyenne 304,066 81 $ aux clients qui paient en retard. De plus, 2021 % de ces entreprises ont indiqué que la gravité de ces retards de paiement avait augmenté depuis 14. Ces retards de paiement ont également exercé une pression importante sur les entreprises, les entreprises de taille moyenne aux États-Unis dépensant en moyenne XNUMX heures par semaine à poursuivre les retards de paiement. factures.
Les retards ont finalement un impact sur les flux de trésorerie, obligeant les entreprises à compter sur leurs propres réserves ou à contracter des emprunts afin de maintenir leurs opérations. Ces deux options comportent un risque d'instabilité financière à long terme. Tout cela peut être évité grâce au traitement automatisé des points d'accès.
L'automatisation des comptes fournisseurs peut contribuer à améliorer les relations avec les fournisseurs en fournissant un suivi et un paiement plus efficaces des factures, conduisant à une meilleure ponctualité avec les fournisseurs. Cela peut contribuer à nouer des relations plus solides avec eux, ce qui peut contribuer à regrouper les fournisseurs en un plus petit nombre de fournisseurs stratégiques, ce qui s'est avéré présenter des avantages fiscaux.
Selon une enquête menée par McKinsey parmi plus de 100 grandes entreprises de divers secteurs, celles qui collaborent étroitement avec des fournisseurs stratégiques affichent une croissance plus élevée, plus grande rentabilité, et des coûts d'exploitation inférieurs à ceux de leurs concurrents. En favorisant des partenariats durables grâce à une collaboration étroite, les entreprises peuvent également consolider leur base de fournisseurs et réaliser des économies grâce à des dépenses à effet de levier et à des économies d'échelle.
Enfin, l'automatisation AP offre plus d'options de paiement au-delà des chèques papier traditionnels tels que l'ACH et la carte virtuelle, qui sont considérés comme plus sûrs et financièrement avantageux pour l'entreprise, tout en répondant aux préférences des fournisseurs, ce qui contribuerait à des avantages fiscaux.
Combien coûte généralement un logiciel AP ?
Le coût de l' Logiciel PA peut varier en fonction du fournisseur, des fonctionnalités incluses dans le logiciel et de la taille de l'entreprise. Certains fournisseurs de logiciels AP proposent une tarification par abonnement, facturant des frais mensuels ou annuels, tandis que d'autres peuvent avoir un coût d'achat unique. Certains fournisseurs proposent également des options de tarification échelonnée en fonction de la taille de l'entreprise ou du nombre d'utilisateurs.
Le montant à investir dans l'achat d'un logiciel d'automatisation AP est souvent lié au nombre de factures traitées par mois. Les solutions logicielles qui incluent toute la gamme de l'automatisation des comptes fournisseurs, y compris le traitement frontal des factures, le rapprochement automatique, les flux de travail d'approbation et l'archivage, nécessitent des systèmes opérationnels étendus tels que OCR, intégration bidirectionnelle, intelligence d'affaires, workflow, piste d'audit et stockage).
Le cas le plus simple d'automatisation AP est l'approche de numérisation et d'archivage, qui, comme son nom l'indique, convertit simplement tous les documents au format numérique à des fins d'archivage. Bien qu'il facilite l'archivage et la récupération, il n'améliore guère l'automatisation et peut même ajouter des étapes supplémentaires au processus. Cette méthode peut être mise en place pour quelques centaines de dollars à petite échelle, mais un système de gestion électronique de documents peut coûter entre 10,000 100,000 et XNUMX XNUMX dollars.
Un modèle supérieur d'automatisation des comptes fournisseurs inclurait le traitement initial des factures, correspondance automatique, les workflows d'approbation et l'archivage. Les systèmes nécessaires à cette approche sont complexes et sont utiles pour les entreprises qui traitent 10,000 100,000 transactions de facture ou plus chaque mois. Le coût de ce modèle pourrait varier entre 500,000 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $, avec des frais de licence logicielle et des coûts de support personnel supplémentaires.
L'automatisation des points d'accès basée sur le cloud est similaire au modèle ci-dessus, mais nécessite moins d'investissements en infrastructure car le stockage se trouve dans un cloud, ce qui élimine le besoin de matériel de stockage. Les frais de mise en œuvre sont généralement basés sur le nombre de factures traitées par mois, ce qui en fait une option avantageuse pour certaines entreprises. Pour les entreprises traitant plus de 10,000 20,000 transactions de facturation par mois, les frais de mise en œuvre peuvent aller de 35,000 0.65 $ à 0.95 XNUMX $, et les coûts de transaction peuvent aller de XNUMX $ à XNUMX $ par facture.
L'automatisation AP la plus avancée comprend des fonctionnalités telles que les paiements électroniques tels que ACH, EFT, les virements bancaires et les cartes virtuelles. Ces types de solutions sont de plus en plus utilisés dans les opérations B2B et offrent un mode de paiement plus sécurisé.
De nombreux prestataires proposent également des tarifs personnalisés, en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. Il est important d'évaluer les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise, puis de choisir un fournisseur en conséquence.
L'automatisation des comptes fournisseurs fonctionne-t-elle avec d'autres systèmes comptables ?
Les systèmes d'automatisation AP peuvent fonctionner avec d'autres systèmes comptables ; de nombreux systèmes ont diverses options d'intégration, telles que l'API ou le middleware, pour fournir un transfert de données transparent entre les différents systèmes. De cette façon, le logiciel d'automatisation AP peut récupérer des données telles que des factures et des bons de commande à partir d'autres systèmes comptables, les traiter, puis mettre à jour les informations dans la plate-forme comptable externe. Grâce à l'intégration, les entreprises peuvent tirer parti des fonctionnalités et des capacités d'automatisation du logiciel d'automatisation AP, tout en utilisant le logiciel de comptabilité avec lequel elles sont à l'aise.
La plate-forme des Nanonets, par exemple, peut être intégrée à d'autres systèmes comptables, tels que QuickBooks et Sage, permettant aux entreprises de tirer parti des capacités d'automatisation et de reporting de la plate-forme, tout en utilisant le logiciel de comptabilité avec lequel elles sont à l'aise.
À emporter
L'automatisation de la Comptes à payer Operations rationalise le processus de traitement des factures, des paiements et d’autres transactions financières, permettant ainsi aux entreprises d’améliorer leur efficacité, de réduire leurs coûts et d’augmenter leur précision.
Les logiciels d'automatisation AP comme Nanonets fonctionnent sur l'IA et permettent la création de flux de travail AP capables de rassembler automatiquement des fichiers et des documents provenant de diverses sources, telles que les e-mails, les documents numérisés, les fichiers/images numériques, le stockage dans le cloud et les systèmes ERP.
Outre la capture intelligente, de bons outils d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent également faire correspondre et rapprocher les dépenses, gérer tous les flux de dépenses, de la création de notes de frais à l'obtention des approbations du responsable, et intégrer de manière transparente le processus de clôture comptable mensuelle avec n'importe quel ERP, logiciel de comptabilité ou outil commercial souhaité.
Les logiciels d'automatisation AP tels que Nanonets peuvent aider les équipes AP à réduire considérablement les coûts de 80 % pour les entreprises, augmentant ainsi considérablement la vitesse de traitement. traitement des factures de 10 fois et en optimisant les jours AP, en éliminant les inexactitudes causées par les contrôles et vérifications manuels, en identifiant et en traitant intelligemment les exceptions et en les acheminant vers la personne appropriée, et en identifiant et en éliminant la fraude, le vol, les doubles paiements et autres inefficacités.
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- La source: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/
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