Qu'est-ce que l'externalisation des comptes fournisseurs ?

Les entreprises en croissance doivent entretenir des relations avec de nombreux fournisseurs et vendeurs. Les fournisseurs ayant des normes/procédures de facturation différentes ont tendance à faire processus des comptes fournisseurs assez encombrant. L'externalisation des comptes fournisseurs peut contribuer à fluidifier le processus AP tout en garantissant que les paiements aux fournisseurs sont compensés efficacement.

À propos des comptes créditeurs

Comptes à payer fait référence au court terme passifs encourus par une entreprise lors de l'achat de biens ou de services auprès de fournisseurs/vendeurs à crédit. Le processus des comptes fournisseurs est vital pour une entreprise car il assure le suivi des factures entrantes ou des factures qui doivent être réglées régulièrement.

Les organisations qui cherchent à réduire la charge de leurs processus de comptabilité fournisseurs et à maintenir un flux d'activité fluide peuvent utiliser les services d'un Comptes à payer société d'externalisation.

Qu'est-ce que l'externalisation des comptes fournisseurs

L'externalisation des comptes fournisseurs est le processus d'embauche d'un fournisseur de services spécialisé qui peut prendre en charge plusieurs fonctions AP que les entreprises ont du mal à gérer en interne.

Les sociétés d'impartition des comptes fournisseurs sont équipées des compétences, des outils et de la technologie nécessaires pour s'intégrer aux processus AP existants d'une organisation.

Les organisations traitant des données financières sensibles peuvent hésiter à faire appel à un fournisseur tiers pour leurs processus AP. Par conséquent, ils pourraient plutôt envisager d’AP Automation.

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Externalisation AP vs automatisation AP

AP Outsourcing implique la remise des processus de comptes fournisseurs à un fournisseur d'affaires tiers. Cela signifie que vous utilisez les services de comptabilité fournisseurs d'une entité externe pour effectuer vos transactions commerciales. AP Automation, en comparaison, est l'adoption/intégration d'un Logiciel PA pour extraire, valider et approuver les processus de comptes fournisseurs.

L'externalisation de vos processus de comptes fournisseurs peut vous aider à rationaliser les paiements et à économiser de la main-d'œuvre, du temps et des erreurs. L'adoption d'un logiciel d'automatisation AP peut vous permettre de mieux contrôler saisie des données de facturation, la sécurité et une meilleure analyse des données pour accroître l'efficacité de l'entreprise. Mais cela implique d'engager d'autres coûts tels que l'investissement dans le logiciel et l'allocation de temps pour former les employés à l'utilisation du logiciel.

Le choix entre l'externalisation ou l'automatisation des comptes fournisseurs dépend entièrement de la taille et de la nature de l'entreprise. Alors que l'automatisation des AP facilitera ses processus AP internes, l'externalisation sera idéale pour une entreprise cherchant à réduire sa charge de travail AP.

Pour l'instant, concentrons-nous sur les avantages et les inconvénients de l'externalisation des comptes fournisseurs.

Avantages de l’externalisation des comptes fournisseurs

L'externalisation des comptes fournisseurs peut être très avantageuse pour une entreprise. Des prestataires d'externalisation qualifiés peuvent rendre les processus AP d'une entreprise plus efficaces ; améliorant ainsi la trésorerie. Les fournisseurs et les vendeurs peuvent ainsi bénéficier de paiements ponctuels.

Voici quelques façons dont les entreprises peuvent bénéficier de l'externalisation de leurs processus AP :

1. Réduction des coûts

L'externalisation de vos processus de comptes fournisseurs peut être rentable pour une entreprise. Les processus AP internes nécessitent l'embauche de personnes, l'investissement dans du matériel de formation et des équipements/logiciels qui peuvent être assez coûteux pour une entreprise. L'externalisation peut aider à éviter ces frais généraux et s'avérer tout de même économique, car vous payez le fournisseur sur la base d'une facture.

2. Remises pour paiement anticipé

L'externalisation des comptes fournisseurs peut augmenter l'efficacité de vos processus AP en rationalisant les factures et les paiements des fournisseurs. Cela peut aider à éviter les doubles paiements ou les factures manquées. Puisque tout est organisé, vous pouvez également effectuer des règlements anticipés des factures des fournisseurs pour obtenir de meilleures remises.

3. Efficacité et productivité améliorées

L'externalisation de vos processus AP peut vous aider à accélérer le traitement des factures. Les entreprises offrant des services de comptes fournisseurs se concentrent uniquement sur vos processus de comptabilité fournisseurs ; terminer le travail plus rapidement et avec plus de précision. De plus, les processus AP étant pris en charge, vos employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée avec une efficacité accrue, ce qui entraîne une meilleure productivité globale.

4. Moins d’erreurs et meilleure atténuation de la fraude

Outre la rationalisation des factures, les sociétés d'externalisation des comptes fournisseurs réduisent également l'incidence des erreurs dans les factures. En exécutant des vérifications et des validations appropriées, ils peuvent identifier les erreurs dans les factures et éviter les paiements erronés. L'utilisation d'experts AP et d'une technologie sophistiquée les aide à identifier les risques et à réduire l'incidence des fraude.

5. Ressources qualifiées et dernières technologies

Les sociétés d'externalisation des comptes fournisseurs font appel à des professionnels familiarisés avec les derniers outils ou logiciels pour optimiser les processus de comptabilité fournisseurs. Cela signifie que votre entreprise est alimentée par les dernières technologies et des outils de haute précision sans que vous ayez à investir dans ceux-ci.

6. Suivi constant

De nombreuses entreprises d'externalisation des comptes fournisseurs travaillent hors site mais utilisent une technologie modernisée qui peut être suivie à chaque étape. Grâce au suivi automatisé en place, les entreprises peuvent obtenir un accès et des informations en temps réel sur leurs processus de compte fournisseur.

7. Pas de pénurie de main d’œuvre

Les processus AP, s'ils sont interrompus en raison de l'absence d'un employé, peuvent se multiplier et peser sur l'entreprise. Les fournisseurs d'externalisation disposent d'une main-d'œuvre adéquate (et d'équipes de secours) pour intervenir et gérer vos processus AP.

Inconvénients de l’externalisation des comptes fournisseurs

Bien que l'externalisation de vos comptes fournisseurs puisse sembler sans problème, une entreprise peut toujours faire face à certains problèmes avec l'externalisation. La liste ci-dessous répertorie certains des inconvénients qui peuvent survenir avec l'externalisation des points d'accès.

1. Validation des erreurs

Les entreprises d'externalisation ne sont pas toujours transparentes dans la manière dont elles gèrent vos processus AP. Malgré l'utilisation de la technologie moderne, des erreurs sont toujours inévitables. Ces erreurs peuvent souvent passer inaperçues. En outre, les modifications apportées à vos processus peuvent ne pas être entièrement mises en œuvre par les sociétés d'externalisation qui gèrent vos processus AP, ce qui entraîne davantage d'erreurs ou de reprises.

2. Moins de contrôle des processus

Toute entreprise traitant avec meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs in-house est tenu d'avoir un plus grand contrôle sur ses processus. Les urgences peuvent être priorisées et traitées immédiatement avec des approbations directes. Avec un fournisseur tiers, vous devrez respecter ses conditions et ses horaires. Ils peuvent être situés loin et le manque de transparence des processus peut devenir un problème sérieux.

3. Problèmes de duplication

De nombreuses sociétés d'externalisation des comptes fournisseurs facturent sur une base par facture. Par conséquent, si votre entreprise partage des factures en double, vous devrez également payer pour cela. Si les fournisseurs d'externalisation n'ont pas la possibilité de détecter les factures en double, l'entreprise finit par engager plus de coûts que nécessaire.

4. Moins flexible

Une société d'externalisation des comptes fournisseurs peut avoir certaines conditions générales qui peuvent ne pas rendre le travail flexible pour votre entreprise. Si un contrat avec le fournisseur ne couvre pas les exceptions de traitement, votre entreprise doit alors le traiter séparément. Cela peut entraîner plus de complexité, de retouches et d'inconvénients.

5. Dépendance excessive

Pouvoir confier des responsabilités AP cruciales peut être une bonne chose, mais cela a un coût. Le fait est que vous devenez fortement dépendant du fournisseur d'externalisation pour les services de comptes fournisseurs qui impliquent des transactions vitales. Ainsi, si le fournisseur est confronté à des problèmes tels que des failles de sécurité ou même une faillite, les processus de votre entreprise pourraient s'arrêter brusquement.

6. Problèmes de confidentialité et de sécurité

Les entreprises doivent se rappeler qu'elles perdent leur vie privée lorsqu'elles divulguent des informations financières et donnent accès à des données sensibles tout en optant pour l'externalisation des processus AP.

Habituellement, ces tiers utilisent des serveurs internes et un stockage en nuage pour stocker des données sensibles. Bien qu'elles servent d'accès centralisé pour les deux parties impliquées, les données sont également sujettes à des failles de sécurité et à des piratages potentiels.

Évaluation des fournisseurs d'externalisation des comptes fournisseurs

Comment pouvez-vous choisir le bon type de service d'externalisation des comptes fournisseurs pour récolter les bénéfices nécessaires ? Voici quelques directives que vous pouvez suivre pour sélectionner le bon fournisseur d'externalisation de comptes fournisseurs :

• Recherchez la société d'externalisation AP : C'est une bonne pratique de rechercher une entreprise d'externalisation AP avant de s'associer avec eux. Les informations via des témoignages, des avis d'utilisateurs ou des commentaires peuvent mettre en évidence l'historique des performances du fournisseur. L'examen de projets antérieurs peut donner un aperçu de la façon dont ils gèrent les clients, leurs processus, etc.
• Discuter en interne : Une discussion interne avec la direction et le personnel, avant de confier les processus AP à un fournisseur d'externalisation, peut aider à clarifier les exigences à respecter et les défis qui pourraient éventuellement survenir. L'efficacité augmente et les erreurs sont réduites lorsque l'entreprise, ses fournisseurs et le fournisseur d'externalisation sont tous sur la même longueur d'onde.
• Vérifiez les mesures de confidentialité et de sécurité : Les entreprises d'externalisation AP peuvent même être situées dans un autre pays. Avant de laisser les sociétés d'externalisation prendre en charge vos processus de comptabilité fournisseurs, vérifiez leurs mesures de sécurité et la manière dont elles préservent la confidentialité de vos données financières. Cela peut aider à évaluer le risque encouru et les mesures de sécurité en place pour prévenir les atteintes à la sécurité.

Services d'externalisation des comptes créditeurs

L'externalisation des comptes fournisseurs est devenue une pratique commerciale populaire pour de nombreuses entreprises qui n'ont pas la capacité et les moyens de gérer leurs processus croissants de comptabilité fournisseurs. De nombreuses entreprises d'externalisation sont disponibles pour offrir une multitude de services.

Les processus AP les plus courants qui sont externalisés sont bon de commande or rapprochement de factures (0r Correspondance à 3 voies), l'automatisation des factures, la résolution des écarts et l'administration des comptes fournisseurs. Une entreprise peut opter pour ce qu'elle souhaite externaliser en fonction de l'ampleur du travail et du budget en cause.

Conclusion

L'externalisation des comptes fournisseurs est une solution pratique permettant aux entreprises de rendre leurs processus AP efficaces et rentables. De plus en plus d'entreprises s'appuient sur des sociétés d'externalisation de la comptabilité fournisseurs pour repenser et rationaliser leurs processus AP, malgré de légers contretemps en cours de route. L'embauche, l'automatisation ou l'externalisation sont un choix que les entreprises peuvent faire en fonction de leurs moyens, de leur temps et de leurs capacités pour garantir des processus AP plus fluides et une meilleure efficacité commerciale.