Dans la plupart des entreprises, l'équipe des comptes créditeurs est chargée d'envoyer les paiements aux fournisseurs, clients et autres partenaires commerciaux. Face à l'équipe AP, le équipe des comptes clients est chargé de recouvrer les impayés des clients et des partenaires commerciaux. Ces transactions – à la fois les paiements entrants et sortants – déterminent si une entreprise continuera ou non à fonctionner. Si une organisation ne peut pas effectuer de paiements, les fournisseurs cesseront de travailler avec elle ; Si une organisation ne parvient pas à recouvrer les paiements, ses réserves de trésorerie seront mises en danger, ainsi que sa rentabilité globale.
Parce que ces équipes peuvent être cloisonnées, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à obtenir des paiements nets. À la base, un paiement net est un moyen de simplifier le nombre de transactions entre votre organisation et un partenaire commercial externe quelconque. Il peut s'agir d'un fournisseur, d'un prêteur ou même d'une entreprise de services publics.
Si vous parvenez à définir un processus de compensation qui fonctionne pour vous et les entités avec lesquelles vous faites affaire, vous constaterez des économies monétaires et une réduction des délais de traitement, et votre équipe AP fonctionnera aussi efficacement que possible.
Qu’est-ce que le filet ?
Si vous vous demandez : « Qu’est-ce que la compensation ? » tu n'es pas seul. Par définition, la compensation est l'acte de combiner plusieurs obligations financières entre deux ou plusieurs parties et de payer un montant net de paiement. La compensation en finance peut fonctionner de différentes manières, mais quel que soit le processus de compensation utilisé, l'objectif est de réduire les risques financiers pour toutes les parties impliquées.
La compensation devient incroyablement claire lorsqu'elle est décomposée dans un exemple simple :
- Disons que vous empruntez 20 $ à un ami pour acheter un t-shirt parce que vous avez oublié votre portefeuille à la maison. Le lendemain, lorsque vous avez votre portefeuille, vous proposez d'acheter le dîner à 30 $ de votre ami.
- Si vous ne saviez pas comment compenser les paiements, vous pourriez Venmo à votre ami 20 $ pour lui rembourser la chemise, tandis qu'il vous rembourserait 30 $ pour le dîner.
- Cependant, avec un processus de compensation rapide en place, vous pouvez facilement déterminer que si vous compensez les 30 $ qu'ils vous doivent avec les 20 $ que vous leur devez, vous pouvez leur Venmo 10 $ et tout sera égal.
L'exemple ci-dessus montre comment un paiement net est représenté dans notre vie de tous les jours, mais il fonctionne de la même manière entre les entreprises. Si un fournisseur facture 100 $ à votre entreprise pour un élément de campagne, mais que vous lui facturez 50 $ pour un autre élément de campagne, votre équipe AP peut travailler avec son équipe AP pour compenser ces paiements, ce qui entraînera un paiement unique de 50 $ de votre organisation à la leur. Toutes les dettes sont finalement effacées, mais en moins d’étapes.
Types de filets
Il existe de nombreuses façons pour les entreprises de procéder à la compensation en matière financière, mais les principales méthodes sont la compensation avec clôture, la compensation par règlement, la compensation par novation et la compensation multilatérale. Différents scénarios commerciaux nécessiteront un processus de compensation spécifique. Voici comment réfléchir à chacune des 4 stratégies de paiement net :
Compensation de clôture
Dans la plupart des cas, la résiliation-compensation n’est idéale pour aucune des parties concernées. Lorsqu’une entreprise fait défaut sur les dettes qu’elle doit à une autre entité – ce qui signifie qu’elle est incapable de payer le principal ou les intérêts selon le calendrier de paiement convenu – la compensation avec clôture est l’étape suivante. Dans ce processus de compensation, toutes les dettes entre les deux entités sont compensées, créant ainsi un montant de paiement unique qu'une entreprise doit payer à l'autre. Une fois cet itinéraire choisi, tous les contrats antérieurs sont nuls et le solde restant est payé.
Compensation de règlement
Un processus de compensation très courant est la compensation de règlement. Lors de la compensation financière, votre équipe des comptes créditeurs peut examiner toutes les entrées et sorties factures vous avez avec un fournisseur ou une entreprise spécifique. En compensant les paiements, lorsque vient le temps de payer ces factures, cela peut être fait avec un seul paiement au lieu de plusieurs paiements aller-retour de chaque organisation.
Si, après avoir compensé les paiements, vous êtes l'organisation avec un solde impayé, votre équipe AP enverra un virement bancaire ou un chèque physique pour le solde total. Si vous êtes l'organisation dont le solde est le plus petit, l'autre entreprise vous enverra un paiement forfaitaire pour le montant restant qui vous est dû.
Filet par Novation
La compensation par novation n'est pas si différente de la compensation par règlement, mais il existe quelques différences clés qui rendent ces deux méthodes de paiement par compensation importantes. Lors de la compensation par novation, toutes les factures impayées entre deux parties sont annulées et remplacées par une nouvelle facture unique correspondant au montant final dû. Ceci est couramment utilisé dans les transactions en devises ; la compensation des factures qui partagent des devises peut simplifier à la fois la piste d'audit et le processus de paiement.
Compensation multilatérale
Si votre équipe AP compense les paiements entre plus de deux parties, la compensation multilatérale peut être utilisée. La compensation multilatérale est la méthode la plus complexe utilisée pour compenser les paiements, et elle nécessite souvent un échange central ou une solution logicielle de pointe pour être exécutée correctement. Ce processus de compensation rassemble toutes les dettes qui existent entre trois entités ou plus, compense les montants dus et invoque un processus de paiement simple. La compensation multilatérale peut également être utilisée dans des entreprises complexes qui peuvent avoir des transactions entre leurs propres filiales ou entités commerciales.
Comment fonctionne le processus de compensation
Une fois la réponse à la question « Qu'est-ce que le filet ? » devient clair, le processus de compensation doit être soigneusement réfléchi. Il est important de considérer l'ensemble processus d'approbation des factures et l'achèvement du paiement du fournisseur lors de la solidification du processus de compensation.
À un niveau élevé, le processus de compensation ressemblera à ceci :
- Les factures sont envoyées entre les deux parties impliquées dans le processus de compensation. Votre équipe comptable enverra des factures au fournisseur ou au partenaire commercial, et ils envoyer des factures à votre équipe AP lorsque des biens ou des services sont administrés.
- Votre organisation et l'entreprise avec laquelle vous effectuerez les paiements doivent examiner et approuver toutes les factures avant que la compensation n'ait lieu. Il est important que le processus d'approbation des factures ne soit pas négligé, car vous pourriez finir par payer trop cher si une facture en double est envoyée par accident.
- Une fois que toutes les factures concernées sont approuvées par les deux parties, un centre de compensation ou un logiciel AP peut regrouper les montants et produire un montant de paiement final.
- Une fois la dette finale déterminée, votre équipe AP enverra un paiement à l'autre entité, ou son équipe AP enverra un paiement à l'autre entité. régler le solde. Cela pourrait changer d’un mois à l’autre, selon l’entreprise qui a la dette la plus importante à la fin du processus de compensation.
Une fois que vous êtes familiarisé avec la finalisation d'un paiement de compensation, le processus de compensation devient un élément simple du cycle mensuel de l'équipe AP. La compensation des paiements est un excellent moyen d'optimiser les fonctionnalités de votre équipe de comptabilité fournisseurs, mais les avantages ne s'arrêtent pas là.
Avantages du filet
Les paiements nets devraient faire partie intégrante de votre cycle financier mensuel. La compensation financière présente de nombreux avantages pour vous et les entreprises avec lesquelles vous travaillez régulièrement, tels que :
Résolution des différends
Lorsque vous faites correspondre les factures des côtés AP et AR de votre entreprise, la compensation financière peut faciliter la résolution des litiges entre vous et vos fournisseurs préférés. Des logiciels tels que Nanonets font automatiquement correspondre les factures sortantes et entrantes avec un seul fournisseur, crachent un montant net et permettent de trouver facilement une solution qui fonctionne pour tout le monde.
Risque financier réduit
En centralisant les transactions financières, elles sont plus faciles à suivre et courent moins de risques d'être entraînées dans le flux d'approbation des factures. Cela signifie que vous et vos fournisseurs êtes payés plus rapidement, évitant ainsi d'éventuels frais de retard ou ruptures de contrat.
Gestion des erreurs
Si une erreur comptable est commise, par exemple qu'un mauvais montant de paiement est envoyé pour une facture, il est plus difficile de parcourir plusieurs factures et paiements au lieu d'identifier un paiement plus important versé à un fournisseur. La compensation des paiements permet de mettre plus facilement en évidence un écart et de le rectifier.
Rapprochement simplifié
Le processus de clôture de fin de mois est déjà assez difficile pour les équipes financières et comptables. Lorsque vous utilisez une solution de paiement net, il est plus facile d'effectuer des rapprochements de comptes et processus de reporting mensuel.
Processus de flux de trésorerie rationalisés
La gestion des flux de trésorerie est l'un des processus financiers les plus complexes. Trouver un moyen de le simplifier peut aider votre équipe financière à gagner du temps et à augmenter sa productivité globale. Avec moins de transactions en espèces – du côté des paiements ou des comptes clients – il est plus facile de gérer les flux de trésorerie.
Simplifiez la compensation avec la technologie
Si un paiement net devait être finalisé à la main à chaque fois, le travail n’en vaudrait peut-être pas la peine. Cependant, grâce à l'utilisation de la technologie et des solutions logicielles comme les Nanonets, la compensation des paiements est simple, rapide et précise. Ces outils peuvent faire correspondre les factures entre plusieurs fournisseurs au cours d'une certaine période, calculer les montants totaux et produire un montant de paiement final. Une fois que tu as commencé utilisant des technologies AP à optimiser le processus de paiement des fournisseurs, vous constaterez un retour sur investissement presque immédiatement. Ne vous inquiétez pas, ces technologies sont créées pour être simples à utiliser et facile à implémenter.
Laissez votre équipe AP ouvrir la voie
Les équipes chargées des comptes créditeurs sont des gestionnaires de fonds ; ils connaissent les tenants et les aboutissants de votre entreprise et souvent jouer un rôle majeur dans chaque transaction commerciale. Laissez-les finaliser le processus de paiement net ; ce sont eux les experts. Lorsque vous donnez aux experts la possibilité de concevoir un processus nouveau et amélioré à l'aide de la technologie, il est plus probable que le processus soit adopté à grande échelle.
Qu’est-ce que le filet, demandez-vous ? Assurez-vous que l’équipe AP est d’accord avec la réponse. Si vous ne réalisez pas de paiements nets, c'est votre chance de révolutionner la façon dont vous gérez les fonds de votre entreprise !
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