Qu’est-ce que l’enregistrement au rapport (processus R2R) en finance ?

Record-to-Report (R2R) est un processus de gestion financière essentiel en finance d'entreprise, qui se concentre sur la collecte, le traitement et la fourniture de données financières précises.

Ce processus englobe tout, depuis l'enregistrement des transactions financières jusqu'à la préparation et la présentation des états financiers et des rapports de performance que les parties prenantes utilisent pour prendre des décisions clés.

Pour les entreprises, R2R n’est pas simplement une formalité réglementaire ou comptable, mais sert d’épine dorsale à la planification et à l’analyse financières stratégiques. Il offre un miroir de la santé financière de l'organisation, permettant des décisions éclairées qui stimulent la croissance, la durabilité et la conformité aux normes réglementaires.

Comprendre R2R dans son intégralité n’est donc pas réservé uniquement aux comptables ou aux analystes financiers, mais est crucial pour tous les membres d’une organisation.

Le concept d'enregistrement à rapport

Le cycle Record-to-Report (R2R) est le battement de cœur financier d’une organisation. Il s'agit d'un cadre complet qui transforme les données financières brutes en informations significatives et exploitables.

Le cycle R2R comprend ces éléments clés :

1. Collecte des données : La base de R2R, où toutes les transactions financières sont enregistrées avec précision.
2. Traitement de l'information: Les transactions sont classées, triées et enregistrées dans les comptes appropriés.
3. Consolidation: Les données provenant de diverses sources et filiales sont combinées pour présenter une situation financière unifiée.
4. Réconciliation: S'assurer que toutes les données financières sont exactes et cohérentes dans les rapports.
5. Reporting: La création d'états financiers et de rapports qui reflètent la santé financière de l'entreprise.
6. Une analyse: Interpréter les données pour fournir des informations pour la prise de décision stratégique.
7. Fermeture: Finaliser les rapports et clôturer les livres de la période.

La nécessité du rapport au rapport

Le R2R joue un rôle central dans la gestion financière au sein d’une entreprise. Il sert à plusieurs fins –

1. Capacité décisionnelle améliorée

Le processus R2R est essentiel à la création d’états financiers précis, qui servent de base à la prise de décision stratégique à différents niveaux de l’organisation.

• Pour les parties prenantes internes :
  • Évaluation des performances: Permet aux dirigeants d’évaluer la santé financière et l’efficacité opérationnelle par rapport à des objectifs et des références prédéfinis.
  • Planification stratégique: Facilite la formulation de stratégies concrètes pour combler les lacunes, optimiser les performances et capitaliser sur les opportunités.
• Pour les parties prenantes externes :
  • Décisions d'investissement : Fournit aux investisseurs et aux parties externes des données essentielles pour évaluer la viabilité financière et le potentiel de croissance de l'organisation.
  • Transparence et confiance : Améliore la confiance des parties prenantes grâce à des rapports financiers clairs et fiables.

2. Conformité et exactitude de la réglementation

Le respect des réglementations financières n'est pas négociable et le processus R2R garantit que les organisations restent conformes tout en préservant l'exactitude de leurs rapports financiers.

• Cadre de reporting standardisé : Offre une méthode cohérente de capture et de validation des données financières, cruciale pour répondre aux diverses exigences réglementaires.
• Atténuation des risques:
  • Le risque de conformité: Réduit la probabilité de non-conformité aux normes sectorielles et géographiques en matière d’information financière.
  • Risque financier: Minimise les erreurs dans les rapports financiers, évitant ainsi les amendes potentielles, les conséquences juridiques et les dommages à la réputation.

3. Déclaration fiscale et stratégie

Le processus R2R joue un rôle déterminant dans la fourniture des informations financières détaillées et organisées nécessaires à une gestion fiscale efficace.

• Évaluation de la responsabilité fiscale : Permet un calcul précis des obligations fiscales, garantissant le respect des lois et réglementations fiscales.
• Planification fiscale stratégique : Identifie les opportunités d’optimisation et d’économies fiscales, améliorant ainsi l’efficacité fiscale.

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En conclusion, le processus R2R n'est pas seulement une nécessité procédurale mais un outil stratégique qui prend en charge les domaines critiques de la gestion d'entreprise, depuis la prise de décisions éclairées et la garantie de la conformité jusqu'à l'optimisation des stratégies fiscales.

Le processus d'enregistrement à rapport

Examinons le processus Record-to-Report (R2R) et parcourons ses étapes séquentielles, explorant son application pragmatique dans un contexte commercial.

Processus R2R manuel

Certains indépendants, startups et petites entreprises naviguent dans le processus Record-to-Report (R2R) sans l'infrastructure sophistiquée d'un ERP ou d'un logiciel de comptabilité dédié, en particulier à leurs débuts. Cette approche est souvent motivée par des considérations de coût, de simplicité et du volume initial de transactions inférieur.

• Collecte des données : Saisie manuelle dans des feuilles de calcul ou dans des outils comptables simples comme Excel. Les transactions sont enregistrées dans un format de grand livre indiquant la date, le montant et le mode de paiement, avec des feuilles séparées pour les ventes, les dépenses, les actifs et autres événements financiers.
• Traitement de l'information: La catégorisation et l'enregistrement des transactions sont gérés manuellement au moment de la collecte des données. Le propriétaire de l'entreprise ou un employé désigné examine chaque transaction, détermine sa nature (par exemple, revenus, dépenses, achat d'actifs) et l'enregistre en conséquence dans le grand livre approprié.
• Consolidation: Dans les très petites entreprises ou les startups, la consolidation peut ne pas être nécessaire si l'entreprise opère à partir d'un seul emplacement et n'a pas de filiales. Cependant, si nécessaire, la consolidation est effectuée manuellement, souvent en préparant une feuille de calcul principale qui regroupe les données financières provenant de diverses sources.
• Réconciliation: Le rapprochement implique une vérification manuelle des enregistrements par rapport aux relevés bancaires et aux reçus. Cela peut prendre du temps, mais est crucial pour garantir l’exactitude des rapports financiers.
• Reporting: Les rapports financiers sont compilés manuellement, soit en faisant appel à un consultant indépendant à la fin de chaque trimestre, soit en utilisant des modèles Excel ou Word. Cette étape nécessite une bonne compréhension des principes financiers pour garantir que les rapports tels que les comptes de résultat, les bilans et les états de flux de trésorerie sont préparés avec précision.
• Une analyse: L'analyse peut être moins formalisée dans les petites opérations sans logiciel dédié. Les propriétaires ou les dirigeants d'entreprise peuvent examiner les rapports financiers pour identifier les tendances, la rentabilité et les domaines permettant de réaliser des économies, en s'appuyant sur leur intuition et leur expérience plutôt que sur des outils analytiques sophistiqués.
• Fermeture: Le processus de clôture est manuel, avec une liste de contrôle pour garantir que toutes les activités financières de la période ont été enregistrées et rapprochées. Cela peut inclure la confirmation que toutes les factures ont été émises et payées, les dépenses enregistrées et les provisions nécessaires effectuées.

Opérer sans ERP ni logiciel de comptabilité dédié nécessite une tenue de registres méticuleuse et une solide maîtrise des fondamentaux comptables. Bien que réalisables pour les entreprises ayant un très petit volume de transactions, à mesure qu'une entreprise se transforme en PME (petites et moyennes entreprises), les limites des processus manuels deviennent de plus en plus apparentes, nécessitant souvent une transition vers des solutions comptables et une automatisation plus sophistiquées pour garantir efficacité, précision et conformité.

Processus R2R utilisant un logiciel comptable / ERP

Pour les entreprises qui ont dépassé les feuilles de calcul, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité/ERP autonome représente une avancée significative dans la gestion du processus Record-to-Report (R2R). Ce scénario implique généralement une gestion financière plus sophistiquée que ne le permettent les méthodes manuelles.

Collecte des Données

Le passage aux logiciels comptables ou aux systèmes ERP automatise partiellement la saisie des transactions.

• Ces plateformes peuvent s'intégrer directement aux comptes bancaires, aux systèmes de point de vente et à d'autres sources de données financières, enregistrant automatiquement les transactions en temps réel.
• Les factures et autres transactions reçues par courrier électronique ou par reçus papier nécessitent une saisie manuelle dans le système.
• Les transactions financières personnalisées ou irrégulières qui ne correspondent pas aux modèles ou catégories standard peuvent nécessiter une intervention manuelle pour garantir un enregistrement précis.

Traitement de l'information

Avec un logiciel de comptabilité ou un système ERP, la catégorisation et l'enregistrement des transactions sont mis en œuvre à l'aide d'un plan comptable et d'un codage GL approprié pour chaque transaction financière, ce qui est effectué manuellement. Le logiciel identifie la nature de chaque transaction en fonction du code GL saisi (attribué manuellement) et l'attribue au bon grand livre (dépenses, actifs, revenus, etc.), réduisant ainsi considérablement la charge de travail manuelle et le risque d'erreurs. Le codage des fournisseurs peut en outre faciliter la catégorisation.

Tout ce que vous devez savoir sur les codes GL

Les codes GL sont des codes utilisés pour catégoriser les transactions financières. Apprenez à les configurer et à les attribuer, et explorez l'automatisation du code GL avec Nanonets.

Consolidation

Pour les entreprises comptant plusieurs départements ou filiales, les logiciels comptables et les systèmes ERP facilitent le processus de consolidation.

Ces systèmes peuvent gérer des données provenant de diverses sources, en les consolidant automatiquement dans un ensemble unifié d'états financiers précis, prêts à être analysés et à produire des rapports.

Réconciliation

Certaines fonctionnalités des logiciels de comptabilité et des systèmes ERP facilitent le processus, nécessitant un certain effort manuel.

• Besoin de renseigner les données des transactions bancaires dans le logiciel ERP/comptabilité en utilisant la saisie manuelle.
• La comparaison des transactions enregistrées dans le logiciel avec les relevés bancaires peut révéler des éléments non appariés en raison de différences temporelles ou d'erreurs, nécessitant une enquête et une résolution manuelles.

Rapports

Générer des rapports financiers devient simple avec un logiciel de comptabilité ou des systèmes ERP.

Ils peuvent compiler automatiquement des états financiers sur la base des transactions enregistrées, en respectant les normes d'information financière applicables.

Les utilisateurs peuvent souvent personnaliser les modèles de rapports pour répondre à des exigences spécifiques sans effort manuel important.

Analyse

La disponibilité de données en temps réel, associée à des rapports et analyses complets, améliore la capacité de prise de décision éclairée.

Fermeture

Le processus de clôture bénéficie de l'approche structurée fournie par les systèmes ERP, qui proposent des listes de contrôle et des flux de travail.

Cependant, des interventions manuelles sont souvent nécessaires pour ajuster les écritures de journal, examiner et approuver les rapprochements et garantir que toutes les activités financières sont capturées avec précision.

Les transactions complexes ou inhabituelles à la fin de la période de reporting, en particulier, peuvent nécessiter un examen manuel détaillé pour garantir un enregistrement et une classification appropriés.

Processus R2R automatisé à l'aide de nanonets et d'un logiciel de comptabilité

L'intégration d'un logiciel de comptabilité ou de systèmes ERP avec un logiciel d'automatisation comptable comme Nanonets révolutionne le processus Record-to-Report (R2R), offrant une efficacité, une précision et des informations exploitables inégalées pour la gestion financière.

Collecte des Données

Grâce à l'intégration avec des plateformes d'automatisation AP telles que Nanonets, la collecte et la saisie des données financières deviennent entièrement automatisées, en tirant parti des technologies OCR et IA.

Chaque information financière est automatiquement collectée depuis son origine (factures, reçus, e-mails, systèmes de point de vente, relevés bancaires) et traitée dès son arrivée, garantissant un flux transparent de données dans vos systèmes financiers.

Avec une extraction de données basée sur l'IA offrant des taux de précision supérieurs à 99 %, la fiabilité de vos données financières est considérablement améliorée, ce qui permet d'économiser d'innombrables heures et de transformer l'atmosphère de travail.

L'impact dans le monde réel est profond : imaginez que votre équipe réoriente son attention de la saisie fastidieuse de données vers l'engagement dans des tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Traitement de l'information

Une fois les données collectées, elles sont automatiquement traitées et codées dans votre logiciel de comptabilité ou votre système ERP en temps réel.

Les tâches traditionnellement laborieuses de codage des écritures du Grand Livre (GL) sont désormais gérées sans effort par une IA avancée, notamment le traitement du langage naturel (NLP) et les grands modèles de langage (LLM).

Cette automatisation accélère non seulement le traitement des données, mais minimise également les erreurs, permettant ainsi à votre équipe financière d'appliquer ses compétences et son expertise là où cela compte le plus.

Consolidation

Les Nanonets peuvent être configurés pour exécuter des étapes de post-traitement, gérant efficacement des scénarios complexes tels que les transactions intersociétés et les opérations multi-devises. Cela garantit que les données alimentant votre ERP ou votre logiciel de comptabilité sont toujours propres et exactes.

Réconciliation

Les Nanonets peuvent importer automatiquement vos relevés bancaires et faire correspondre les transactions avec les relevés bancaires, signalant toute incohérence pour un examen humain, améliorant ainsi la précision et réduisant le risque d'écarts financiers.

Reporting, analyse et clôture

Grâce aux transactions signalées instantanément au fur et à mesure qu'elles se produisent, les décideurs ont accès à des données financières à la minute près.

Cette agilité en matière de reporting facilite des décisions commerciales plus éclairées et opportunes.

De plus, les flux de travail rationalisés et automatisés réduisent considérablement le temps et les efforts nécessaires à la clôture des comptes, améliorant ainsi l'efficacité et réduisant le risque d'erreurs.

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L'intégration de logiciels d'automatisation comme Nanonets avec des systèmes de comptabilité ou ERP ne modifie pas seulement le processus R2R ; ça le révolutionne. En automatisant les tâches manuelles fastidieuses, en améliorant la précision des données et en fournissant des informations financières en temps réel, les entreprises peuvent non seulement optimiser leurs processus financiers, mais également exploiter des informations stratégiques pour stimuler la croissance et l'efficacité.

Lectures complémentaires et ressources

La première chose à reconnaître est que même si l’aperçu du processus Record-to-Report (R2R) fourni ci-dessus constitue une base solide, les entreprises doivent activement rechercher des informations exploitables qui peuvent être appliquées pour rendre leurs opérations plus efficaces, plus conformes et plus efficaces. stratégiquement solide. Voici ce qu'il faut rechercher :

1. Le rôle de la gouvernance, des risques et de la conformité (GRC): Comment les entreprises peuvent-elles aligner efficacement leurs processus R2R sur les besoins GRC ?
   1. Gouvernance dans R2R garantit que l’information financière est régie par des politiques, des procédures et des normes claires. Il définit les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe financière et garantit l'alignement sur les objectifs commerciaux plus larges.
   2. Gestion des risques au sein de R2R se concentre sur l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques associés à l’information financière. Cela inclut tout, des erreurs de saisie de données aux risques de non-conformité aux réglementations financières.
   3. Conformité dans le contexte de R2R, cela implique le respect des normes comptables, lois et réglementations applicables. Cela garantit que les rapports financiers sont préparés conformément aux cadres reconnus tels que les GAAP (Principes comptables généralement reconnus) ou les IFRS (International Financial Reporting Standards), ainsi que dans le respect des lois fiscales et autres exigences réglementaires.

Six étapes pour une mise en œuvre réussie du GRC : https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC intégré : la clé d’une meilleure sensibilisation aux risques et d’une meilleure performance

Les informations sur les risques et la conformité dans le bon format, au bon moment et entre les bonnes mains sont essentielles au succès de l'organisation.

• Implications stratégiques du R2R: Approfondissez la manière dont les informations R2R peuvent être transformées en stratégies concrètes. Par exemple, comment les tendances identifiées dans les rapports financiers peuvent-elles éclairer les changements stratégiques dans les modèles économiques, les investissements dans les nouvelles technologies ou l’entrée sur de nouveaux marchés ? Exemple -

La clôture numérique

Propulser le processus R2R dans l’ère numérique

• Études de cas et exemples concrets: Recherchez les entreprises qui ont optimisé avec succès leur processus R2R. Cela pourrait inclure des exemples d’économies de coûts, d’amélioration de la conformité ou de pivots stratégiques basés sur des informations dérivées des données R2R. Exemple -

Transformation R2R de GlaxoSmithKline avec Cadency

Apprenez-en davantage auprès de Babak Naraghi, directeur de R2R Cadency GPO chez GSK, alors qu'il discute de la transformation financière de GlaxoSmithKline avec Cadency.

• Normes internationales: Quelles sont les implications pour les entreprises opérant dans plusieurs juridictions ?

Conclusion

En résumé, le processus Record-to-Report (R2R) est un élément clé de la gestion de l’argent dans les entreprises, allant au-delà du simple respect des règles pour devenir un outil crucial de réussite.

En utilisant l'automatisation et les nouvelles technologies telles que les systèmes ERP et les outils tels que Nanonets, les entreprises peuvent travailler plus rapidement, avec plus de précision et avoir une vision claire de leur situation financière en temps réel.

Un processus R2R efficace facilite non seulement le travail quotidien, mais aide également à prendre des décisions importantes, aidant ainsi les entreprises à relever les défis commerciaux d'aujourd'hui de manière plus intelligente et avec une meilleure planification.

À mesure que nous nous tournons vers l’avenir, le rôle du R2R dans la stratégie commerciale ne fera qu’augmenter, faisant de sa maîtrise un déterminant clé du succès organisationnel.

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• La source: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/