लेखा प्राप्य कार्यप्रवाह टेम्पलेट

नैनोनेट्स के प्राप्य खातों के वर्कफ़्लो टेम्पलेट के साथ समय पर भुगतान अनुस्मारक, सुव्यवस्थित भुगतान संग्रह और अद्यतन वित्तीय रिकॉर्ड के साथ एक स्वस्थ नकदी प्रवाह बनाए रखें।

प्राप्य खातों के वर्कफ़्लो टेम्पलेट के बारे में

क्या आप हर बार क्रेडिट पर बिक्री करते समय अपने वित्तीय रिकॉर्ड अपडेट करते हैं? क्या आपके पास अपनी सभी प्राप्तियों को एक बार में हासिल करने के लिए एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया है?

यदि नहीं, तो इसे बदलने का समय आ गया है। मिनटों में एक स्वचालित खाता प्राप्य कार्यप्रवाह टेम्पलेट का उपयोग करके प्राप्य प्रक्रिया में त्रुटियों को स्वचालित करें, दृश्यता बढ़ाएं और त्रुटियों को समाप्त करें। आवधिक चालान-प्रक्रिया और समय पर अनुस्मारक के साथ प्राप्य खातों में तेजी लाएं। अपने लेखा सॉफ्टवेयर के साथ सहज डेटा विनिमय के साथ रीयल-टाइम एआर रिपोर्ट प्राप्त करें। नैनोनेट्स एआर वर्कफ्लो टेम्पलेट के साथ हमेशा जानें कि आपका कैश फ्लो कहां है।

नैनोनेट्स खातों के प्राप्य वर्कफ़्लो टेम्पलेट में कदम

प्राप्य वर्कफ़्लो टेम्पलेट नैनोनेट्स खातों का उपयोग करने के लिए, लॉगिन आपके नैनोनेट खाते में या एक नि: शुल्क खाता बनाए अगर आपके पास पहले से नहीं है

चालान

तीसरे पक्ष के एकीकरण का उपयोग करके ग्राहक द्वारा खरीदारी करने के बाद स्वचालित रूप से चालान बनाएं और भेजें। यह निर्धारित करने के लिए कार्यप्रवाह का उपयोग करें कि खरीदारी आवर्ती, एक बार की, क्रेडिट-योग्य या जोखिम भरी है या नहीं।

भुगतान संसाधन

अपने मानदंड के आधार पर आवश्यक वित्त शुल्क, कर, या प्रारंभिक भुगतान छूट लागू करें। ग्राहक को सभी विवरणों के साथ वित्त प्रभार चालान या विवरण भेजें।

वित्तीय रिकॉर्ड अपडेट करें

अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर जैसे Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite और अन्य के साथ सहज एकीकरण का उपयोग करके भुगतान विवरण सिंक करें।

नैनोनेट्स खाता प्राप्य वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग करने के लाभ

लंबित खातों की प्राप्य राशियों का नकदी प्रवाह पर प्रभाव पड़ सकता है। अपने खातों की प्राप्य राशियों को प्रबंधित करें, अपने नकदी प्रवाह को ट्रैक करें, और नैनोनेट्स के साथ अपने भुगतानों को गति दें। नैनोनेट्स के खाते प्राप्य वर्कफ़्लो टेम्पलेट के साथ, आप कर सकते हैं

मानवीय त्रुटि को कम करें

स्वचालित रूप से सहज एकीकरण के साथ अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में डेटा सिंक करें। मैन्युअल डेटा प्रविष्टि त्रुटियों को 0 तक कम करें।

स्वचालित वर्कफ़्लोज़

कुछ क्लिक के साथ स्वचालित कार्यप्रवाह सेट करें। कार्यप्रवाह टेम्प्लेट का उपयोग करें, अपने कार्यप्रवाह को अनुकूलित करें या हमारी टीम को उन्हें आपके लिए सेट करने दें।

स्पॉट कैश अड़चनें

स्प्रैडशीट्स या दस्तावेज़ों के बिना अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर रीयल-टाइम डेटा के साथ नकदी प्रवाह का पूरा दृश्य प्राप्त करें।

ऑटो अनुस्मारक

प्रासंगिक हितधारकों को ऑटो-रिमाइंडर के साथ भुगतान, अनुमोदन और वित्तीय रिपोर्टिंग में तेजी लाएं।

एकीकृत, स्वचालित, और समय पर भुगतान प्राप्त करें, हमेशा

बुद्धिमान वर्कफ़्लोज़ के साथ इनवॉइस-टू-कैश चक्र के हर चरण को स्वचालित करें। नैनोनेट्स सभी प्रमुख लेखा सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत होता है ताकि आपके खाता प्राप्तियों के शीर्ष पर रहने के लिए व्यावहारिक ट्रैकिंग, स्वचालित अनुस्मारक और पूर्ण दृश्यता हो।

एआर कार्यप्रवाहों के साथ आज ही अपने नकदी प्रवाह में तेजी लाएं!

बिना कोड वाले अपने खातों के प्राप्य कार्यप्रवाहों को स्वचालित करें बुद्धिमान स्वचालन मंच. नैनोनेट्स के साथ अपने व्यवसाय के प्रदर्शन को अनुकूलित करें, लागत बचाएं और विकास को बढ़ावा दें।

हमारे ऑटोमेशन विशेषज्ञों से संपर्क करेंया, खाता प्राप्य कार्यप्रवाह स्वयं बनाने का प्रयास करें.

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प्राप्य खाते क्या हैं?

AR, जिसे प्राप्य खाते के रूप में भी जाना जाता है, वह पैसा है जो कंपनी अपने ग्राहकों से उनकी सेवाओं के बाद प्राप्त करती है। आसानी से समझने के लिए, आइए वास्तविक जीवन से एक उदाहरण लेते हैं। कल्पना कीजिए कि आपने ऑर्डर का भुगतान करने के लिए अपने सहकर्मी से पैसे उधार लिए क्योंकि तब आपके पास पैसे नहीं थे। इसे प्राप्य खाते कहा जा सकता है, क्योंकि आप उसे बाद में भुगतान करेंगे। अब व्यवसाय पर वापस, खाता प्राप्य फर्म द्वारा दिया गया क्रेडिट है, जो कुछ दिनों से लेकर एक वर्ष तक हो सकता है, और 'IOU' है।

समान बनाने या सेवाएं प्रदान करने के बाद, यदि कंपनी को अभी तक ग्राहक से पैसा प्राप्त नहीं हुआ है, तो इसे कंपनी की प्राप्य राशि कहा जाता है। कई कंपनियां ग्राहकों की सुविधा के लिए उन्हें बाद में भुगतान करने के लिए यह सेवा प्रदान करती हैं। उदाहरण के लिए, एक क्रॉकरी निर्माता कटलरी को रिटेल स्टोर पर डिलीवर करता है। चीजों के लिए स्टोर की बिलिंग के बाद, भुगतान सीधे प्राप्य खातों में दर्ज किया जाता है। और जब खुदरा स्टोर को वस्तुएं प्राप्त होंगी, तो वह उनके लिए भुगतान करेगा।

यदि मैन्युअल रूप से संभाला जाए तो AR प्रक्रियाएँ जटिल हो सकती हैं, इसलिए कंपनी के पास एक स्वचालित AR प्रक्रिया होनी चाहिए। यह कंपनी को आय के प्रवाह को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करता है और कंपनी को बढ़ने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्राप्त किए गए भुगतान और जो बचे हैं वे खाते में स्पष्ट रूप से दिखाए जाते हैं, इसलिए कर्मचारियों के लिए राशि को ट्रैक करना आसान हो जाएगा।

खाता प्राप्य प्रक्रिया क्या है?

अधिकांश कंपनियों के पास अपने खातों की प्राप्य प्रक्रिया होती है। इससे उन्हें भुगतान को आसानी से प्रबंधित और ट्रैक करने में मदद मिलती है। इसलिए, खातों की प्राप्य प्रक्रिया को प्रबंधित और ट्रैक करने के लिए एक स्वचालित लेखा समाधान बनाने और उपयोग करने से कंपनी लेनदेन को सुचारू रूप से चलाने की अनुमति देती है। खाता प्राप्य प्रक्रिया के चरण इस प्रकार हैं:

क्रेडिट प्रथाओं की स्थापना

कंपनी में क्रेडिट आवेदन प्रक्रिया बनाना खाता प्राप्य प्रक्रिया में पहला कदम है। किसी भी संगठन या व्यक्तिगत ग्राहकों की प्रतिष्ठा के आधार पर, कंपनी यह तय करेगी कि वे अपना सामान क्रेडिट पर उपलब्ध कराएंगे या नहीं। इसके अलावा, कंपनी को ग्राहकों की जरूरतों और आवश्यकताओं के आधार पर ऋण देने के लिए नियम और शर्तें स्थापित करने की आवश्यकता है। दस्तावेज़ स्पष्ट रूप से ब्याज दरों और क्रेडिट शर्तों को विस्तार से बताता है ताकि कोई विसंगति न हो।

क्रेडिट प्रक्रिया में अगली चीज़ में वह अवधि शामिल होती है जिसके लिए कोई संगठन ग्राहक को क्रेडिट देता है। बड़ी कंपनियाँ लंबी अवधि के लिए ऋण दे सकती हैं, जबकि छोटी कंपनियों को अधिक नकदी की आवश्यकता होती है।

चालान करने वाले ग्राहक

प्राप्य खातों की प्रक्रिया के अगले चरण में ग्राहकों को चालान भेजना शामिल है। चालान उत्पाद विवरण, लागत, भुगतान की तिथि और अन्य बैंकिंग विवरण बताते हुए एक दस्तावेज है। इसे माल भेजने के तुरंत बाद भेजा जा सकता था ताकि जल्द से जल्द भुगतान किया जा सके।

प्राप्य खातों पर नज़र रखना

एक लेखा प्राप्य अधिकारी आदेश भुगतान को ट्रैक करता है। एआर अधिकारी की भूमिका बैंक खाते में जमा राशि की जांच करना, एआर सिस्टम में डेटा फीड करना और इसे चालान में आवंटित करना है। इसके अलावा, उसे यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी भुगतान सही ढंग से पोस्ट किए गए हैं और ग्राहकों को मासिक विवरण जारी करना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए खातों को प्राप्य खाता बही को समेटना होगा।

बड़े और छोटे संगठनों के लिए ट्रैकिंग प्रक्रिया में अंतर होता है। बड़े संगठन उन्नत ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर सिस्टम का उपयोग करने वाले AR अधिकारियों की एक टीम को नियुक्त करते हैं। यह समय और प्रयास को कम करता है और सटीक परिणाम प्रदान करता है। दूसरी ओर, छोटे संगठनों को आमतौर पर एक उन्नत प्रणाली की आवश्यकता होती है, इसलिए वे ट्रैकिंग प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से करते हैं। यह एक पेशेवर एकाउंटेंट या उनकी एक टीम द्वारा किया जा सकता है।

प्राप्य खातों के लिए लेखांकन

अगले चरण में संग्रह अधिकारी भुगतान देय तिथि तय करना शामिल है। फिर उन्हें अवैतनिक ऋणों के लिए डेटा व्यवस्थित करने के बाद ऑर्डर रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल बनाए रखने की आवश्यकता होती है। इस प्रक्रिया का उपयोग अवैतनिक ऋण का लेखा-जोखा रखने और शीघ्र भुगतान छूट की पहचान करने के लिए किया जाता है।

प्राप्य खाते इतने महत्वपूर्ण क्यों हैं?

पैसा लौटाने की मानक प्रक्रिया सिर्फ एक मिथक है। लोगों को आदर्श प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता है, यही कारण है कि खाता प्राप्य प्रक्रिया आवश्यक हो जाती है। यदि भुगतान में देरी होती है, तो यह संगठन के पतन का कारण बन सकता है, और संपूर्ण नकदी-प्रवाह प्रणाली रुक सकती है। इसके अलावा, इससे आगे के उत्पादन और शेयरधारकों को भुगतान के लिए निवेश करने के लिए नकदी की कमी हो सकती है। इस प्रकार किसी भी संगठन के सुचारू संचालन के लिए खाता प्राप्य प्रक्रिया आवश्यक है। यह दर्शाता है कि आपको कितनी नकदी प्राप्त करने की आवश्यकता है और एक स्वस्थ नकदी प्रवाह बनाए रखने की समय-सीमा।

प्राप्य खातों को स्वचालित कैसे करें?

अधिप्राप्ति

क्रय विभाग स्वचालन प्रक्रिया में पहला कदम उठाता है। यह आदेश देता है और खरीद आदेश की एक प्रति लेखा प्राप्य विभाग को भेजता है। फिर संगठन आदेश प्राप्त करने के बाद भुगतान और अन्य विवरण बताते हुए एक चालान भेजता है।

बीजक संसाधित करना

चालान प्रसंस्करण मैन्युअल रूप से और साथ ही इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जा सकता है। हालाँकि, मैनुअल प्रोसेसिंग एक अत्यंत समय लेने वाली प्रक्रिया है, इसलिए यह स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग के लिए जाने का सुझाव दिया जाता है। यह त्रुटियों को कम करने और सटीकता प्रदान करने में मदद करता है, जो बदले में संपूर्ण प्रवाह प्रक्रिया को सुचारू रूप से चलाने में मदद करता है।

चालान स्वीकृति

चालान प्रसंस्करण के समान, चालान अनुमोदन मैन्युअल और इलेक्ट्रॉनिक रूप से आयोजित किया जा सकता है। इसमें खरीद आदेश के साथ जानकारी का मिलान करना शामिल है ताकि प्राप्त भुगतान सटीक रूप से आदेश के अनुरूप हो। फिर लागत, डिलीवरी का समय, समय की संख्या और अन्य आवश्यक विवरण के बारे में दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं।

भुगतान

इसके बाद भुगतान आता है, जो नकद में प्राप्त किया जा सकता था, और एक चेक स्वचालित रूप से संसाधित किया जा सकता था। एक खाता प्राप्य प्रबंधक को भुगतान स्वीकृत करना चाहिए और सभी औपचारिकताओं का संचालन करना चाहिए ताकि भुगतान आसानी से प्राप्त हो सके।

डीलर प्रबंधन

यदि ग्राहक भुगतान से संबंधित किसी समस्या का सामना करता है तो उसके साथ जांच करना आवश्यक है। लेखा प्राप्य विभाग का यह कर्तव्य है कि वह यह जांच करे कि चालान अभी भी अनुमोदन प्रक्रिया में है या भुगतान प्राप्त हो गया है।

सिस्टम अपग्रेड

प्राप्य खातों की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए, भुगतान प्रक्रिया को सुचारू रूप से संचालित करने के लिए टीम द्वारा आवश्यक सॉफ़्टवेयर के नए संस्करण स्थापित करके ERP (एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग) सिस्टम को अपग्रेड रखना आवश्यक है।

रिपोर्टिंग और विश्लेषण

प्राप्य खातों के लिए स्वचालन प्रक्रिया में अंतिम चरण एपी विभाग द्वारा भेजे गए आदेशों और प्राप्त भुगतानों के लिए तैयार शीट की रिपोर्ट करना है। उसके बाद, लेन-देन का विश्लेषण करें और विभाग के प्रदर्शन का सर्वेक्षण करें ताकि अगर उनके पीछे कुछ है तो वे बदलाव कर सकें। फिर, यह संगठन को सुचारू रूप से चलाने में मदद करता है।

प्राप्य खातों में सुधार के लिए युक्तियाँ

विस्तृत उपभोक्ता विवरण बनाए रखें

मान लीजिए कि कोई संगठन मैन्युअल डेटा प्रविष्टि का उपयोग करता है; यह बिलिंग प्रक्रिया को प्रभावित करने वाली त्रुटियों का कारण बन सकता है। इस प्रकार, स्वचालित खाता प्राप्य प्रणाली को सभी आवश्यक विवरण, विशेष रूप से भुगतान और क्रेडिट शर्तों को लोड करना चाहिए। स्वचालित एआर प्रक्रिया नियमित रूप से डेटाबेस की जाँच करने, समय सीमा को सूचित करने और विवरणों को सही ढंग से प्रबंधित करने के लिए प्रशिक्षण कर्मचारियों को सटीकता बनाए रखने में मदद करती है ताकि नकदी प्रवाह सुचारू हो।

सकारात्मक और नकारात्मक प्रोत्साहन प्रदान करें

प्रोत्साहन समग्र नकदी प्रवाह प्रक्रिया के लिए चमत्कार कर सकते हैं। यह सामान खरीदने के वास्तविक जीवन के उदाहरण के समान है; जब छूट की पेशकश की जाती है, तो बिक्री बढ़ जाती है। उसी तरह, व्यवसायों और व्यक्तियों से नकदी को अस्वीकार करने के लिए सकारात्मक और नकारात्मक प्रोत्साहन काम करते हैं। यदि भुगतान जल्दी प्राप्त हो जाता है तो सकारात्मक प्रोत्साहन का एक उदाहरण गिफ्ट हैम्पर्स की पेशकश करना हो सकता है। भुगतान में देरी होने पर नकारात्मक प्रोत्साहन का एक उदाहरण उन्हें अतिरिक्त शुल्क के साथ दंडित कर सकता है। इससे कुछ डर पैदा हो सकता है, और वे भुगतान को गंभीरता से लेना शुरू कर देते हैं, जिससे आपके संगठन को लाभ हो सकता है।

सुनिश्चित करें कि आपकी क्रेडिट नीतियां स्पष्ट और संक्षिप्त हैं

किसी भी सामान और सेवाओं के लिए पैसा उधार देने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके संगठन के पास क्रेडिट नीतियों का एक मजबूत सेट है। यह इसलिए जरूरी है ताकि क्रेडिट फ्लो ठीक से बना रहे। यदि तिथि बढ़ा दी जाती है तो क्रेडिट सीमा और दंड निर्धारित करने के लिए यह वित्त और बिक्री टीम का कर्तव्य है। नीतियों को बदलती आर्थिक परिस्थितियों को पूरा करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों को बैठकें भी निर्धारित करनी चाहिए।

अपने ग्राहकों के संपर्क में रहें

कई बार ऐसा होता है कि ग्राहकों को ऑर्डर के लिए भुगतान करना याद रखना पड़ सकता है क्योंकि यह एक सामान्य मानवीय प्रवृत्ति है। या दूसरी बार, समय पर बिलों का भुगतान न करने के उनके पास वास्तविक कारण हो सकते हैं। जो भी कारण हो, इसे स्वस्थ संचार से हल किया जा सकता है। प्राप्य खातों की प्रक्रिया की मदद से इसे हल किया जा सकता है। आप रिमाइंडर भेज सकते हैं, ताकि वे भुगतान याद रख सकें या समाधान खोजने के लिए उन्हें सीधे कॉल कर सकें।

मानक चालानों के बजाय नियमित मासिक शुल्क का उपयोग करें

यदि ऑर्डर बहुत बड़ा है या व्यवसायों के बीच नियमित लेन-देन होता है तो हमेशा मासिक बिल भेजने की सलाह दी जाती है। अनियमित चालानों के विपरीत, मासिक बिल किसी भी संगठन के लिए अधिक उत्पादक होते हैं। यह कंपनी को नकदी प्रवाह को विनियमित करने, उत्पादन प्रक्रिया में सुधार करने और कंपनी को बढ़ने में मदद करने में मदद करता है। इसके अलावा, मासिक बिल का मतलब है कि ग्राहक सीधे डेबिट के साथ भुगतान कर सकते हैं, जिससे पूरी भुगतान प्रक्रिया सरल हो जाती है।

अपने चालान कार्यप्रवाह को सरल बनाएं

प्राप्य खातों की प्रक्रिया को सुगम बनाने के लिए, किसी भी त्रुटि से मुक्त होना आवश्यक है। त्रुटियां वर्तनी की गलतियों से लेकर पूरी तरह से गलत विवरण तक हो सकती हैं। इस प्रकार यह सलाह दी जाती है कि इनवॉइस टेम्प्लेट का उपयोग करें जिसमें एक प्रारूप हो ताकि आप याद रख सकें कि क्या शामिल करना है और क्या नहीं। यह, बदले में, संपूर्ण खातों की प्राप्य प्रक्रिया को गति देता है और किसी भी संगठन के सुचारू संचालन में मदद करता है।

अपने ग्राहकों को भुगतान विकल्प प्रदान करें

समय पर नकदी प्राप्त करने के लिए एक संगठन को अपने ग्राहक भुगतान विकल्प की पेशकश करनी चाहिए। यह उन्हें उस मोड में भुगतान करने में सहज बनाता है जो वे समय से पहले पैसा चाहते हैं। पेटेंट विकल्पों में चेक, कैश, डेबिट कार्ड, क्रेडिट कार्ड, डायरेक्ट डेबिट और बैंक ट्रांसफर शामिल हैं। इन विकल्पों में, डायरेक्ट डेबिट सबसे प्रभावी है क्योंकि यह पुश भुगतान के बजाय पुल भुगतान है। इसका तात्पर्य यह है कि यह पूर्व-अनुमोदित है, और ग्राहक को भुगतान की पुष्टि करने के लिए आचरण करने की आवश्यकता नहीं है।