डिजिटल संग्रहण रुझान 2023 (हैरियट क्रिस्टी)

2023 में, डिजिटल संग्रह खुद को कॉर्पोरेट स्पॉटलाइट में मजबूती से स्थापित पाता है।

उपभोग किए जा रहे डेटा की मात्रा तेजी से बढ़ रही है जीवन के सभी पहलुओं में और निश्चित रूप से कार्यस्थल में। हमने व्यवसायों द्वारा उपयोग किए जा रहे प्लेटफार्मों और डिजिटल चैनलों का प्रसार देखा है, विशेष रूप से कोविद -19 के बाद, और जबकि सूचनाओं की भारी मात्रा ने इसे प्रबंधित करना कठिन बना दिया है, इसे नियंत्रित करने वाले नियम अधिक कड़े हो गए हैं। रस्सी को नेविगेट करना लगातार कठिन होता जा रहा है।

ऐसी परिस्थितियों में सावधानीपूर्वक अनुकूलन की आवश्यकता होती है, जो कि हम संग्रह स्थान और विशेष रूप से वित्तीय सेवाओं में देख रहे हैं। हम 4 डिजिटल संग्रह प्रवृत्तियों को देखेंगे जो अभी हो रही हैं, और जो 2023 के शेष भाग को आकार देंगी।

1. रिकॉर्ड-रखने की आवश्यकताएं लगातार तेज होती जा रही हैं

सिक्योरिटीज एक्सचेंज कमीशन (एसईसी) और कमोडिटी फ्यूचर्स ट्रेडिंग कमीशन (सीटीएफसी) जैसी सरकारी एजेंसियों ने हाल के महीनों में नियम बनाने की अपनी गति बढ़ा दी है। यह नवंबर 2022 में एसईसी के नए विपणन नियम की शुरुआत के बाद आया है, एक भूकंपीय विकास जिसने फर्मों को अपने डिजिटल संचार को कैसे संभालना चाहिए, इस पर पूरी तरह से पुनर्विचार किया है। 

हो सकता है कि क्षितिज पर इस तरह के ओवरहाल के साथ नियामक गैस से अपना पैर हटा ले। इसके विपरीत, हाल की रिपोर्टों से पता चलता है कि एजेंसी नियामक प्रस्तावों का मसौदा तैयार कर रही है शेड्यूल से सिर्फ महीने पहले, नियम बनाने की गति को तेज करना जिसने पहले ही कर्मचारियों के बर्नआउट पर चिंता जताई थी। अगस्त 2022 में, विपणन नियमों का पालन सुनिश्चित करने के लिए फर्मों के हाथ-पांव मारने के साथ, आयोग ने 2021 की संपूर्णता के दौरान दोगुने प्रस्ताव जारी किए, और पिछले पांच वर्षों में से किसी से भी अधिक।

2. कहीं अधिक प्लेटफॉर्म के लिए, संग्रह करना मानक बन जाता है

नए मार्केटिंग नियम का जिक्र करते हुए, अपडेट 'विज्ञापन' शब्द को एक प्रभावशाली तरीके से फिर से परिभाषित करता है। पूर्ववर्ती, कालानुक्रमिक 'विज्ञापन नियम' 1961 में प्रिंट मीडिया, टीवी और रेडियो के युग में अपनाए जाने के बाद से काफी हद तक अपरिवर्तित रहा था। नया मार्केटिंग नियम औपचारिक रूप से तब से हुई तकनीकी प्रगति को संबोधित करता है, जिसका अर्थ है कि बड़ी संख्या में डिजिटल संचार प्लेटफॉर्म (वेबसाइट, ईमेल, सोशल मीडिया) अब खुद को नियामक जांच के दायरे में पाते हैं।

व्हाट्सएप, वीचैट और टेलीग्राम जैसे अल्पकालिक मैसेजिंग ऐप के साथ, तात्कालिकता और भी अधिक है। सितंबर में, एसईसी और सीटीएफसी
16 प्रमुख वित्तीय फर्मों पर जुर्माना लगाया (बार्कलेज, गोल्डमैन सैक्स और मॉर्गन स्टेनली सहित) डिजिटल रिकॉर्ड-कीपिंग विफलताओं पर लगभग $2 बिलियन का संयुक्त योग। कर्मचारियों ने व्हाट्सएप के माध्यम से व्यावसायिक मामलों पर चर्चा करने के लिए व्यक्तिगत उपकरणों का इस्तेमाल किया था और ये संचार संग्रहीत नहीं किए गए थे।  

तब से, एसईसी ने दलाल-डीलरों और से परे देखने के लिए अपना दायरा बढ़ाया है पंजीकृत निवेश सलाहकारों में (आरआईए)। ये छोटे आरआईए उन्हीं नियमों के अधीन हैं, जिन फर्मों को पहले दंडित किया गया था, और जबकि उनका गैर-अनुपालन कम उल्लेखनीय हो सकता है, एसईसी व्यापक रूप से इस व्यापक सांस्कृतिक मुद्दे से निपटना चाहता है।

डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म अब न केवल व्यावसायिक संचालन का एक बड़ा हिस्सा हैं, बल्कि ऐसे उपकरण भी हैं जिन्हें अनुपालन उद्देश्यों के लिए कैप्चर और संग्रहीत किया जाना चाहिए। यह वित्तीय सेवाओं में डिजिटल चैनलों के लिए बोर्ड भर में लागू होता है, इसलिए अल्पकालिक संदेश पर कार्रवाई के साथ-साथ, कई और फर्मों को अपनी नीतियों का आकलन करने के लिए अत्यावश्यक रूप से प्रेरित किया जाना चाहिए।

3. ग्रेटर डेटा भंडारण आवश्यकताओं

इतने सारे प्लेटफॉर्म अब संग्रहीत किए जा रहे हैं, डिजिटल डेटा स्टोरेज की आवश्यकताओं में भी नाटकीय रूप से वृद्धि हुई है। यह डेटा की गुणवत्ता को देखते हुए विशेष रूप से सच है। वेबसाइटों के मामले में, उदाहरण के लिए, गतिशील तत्व अब सर्वव्यापी हैं, और संचार, या 'विज्ञापन' को कैसे प्रस्तुत किया जाता है, इसका सही प्रतिनिधित्व देने के लिए इसे कैप्चर किया जाना चाहिए। इसी तरह, इतने सारे व्यवसायों के साथ एक अधिक बीस्पोक दृष्टिकोण पर भरोसा करने के साथ - उदाहरण के लिए जियोलोकेशन या सीएमएस वैयक्तिकरण के माध्यम से - ग्राहक की संभावित घटनाओं की संख्या (और इसलिए डेटा की मात्रा) कई गुना बढ़ गई है।

अनुपालन टीमों के पास अपने हाथ भरे होंगे, और इसलिए उच्च स्तर की डेटा प्रोसेसिंग और खोज योग्यता उन लोगों के लिए कहीं अधिक आवश्यक हो जाएगी जो समय पर ऑडिट और मुकदमेबाजी के अनुरोधों का जवाब देना चाहते हैं। इसके अलावा, जमा किए जा रहे विशाल डेटा के माध्यम से मैन्युअल रूप से रूट करना कुशल (या शायद संभव भी) नहीं होगा, और इसलिए उन्नत खोज सुविधाएं छोटे व्यवसायों के लिए भी आवश्यक हो जाएंगी, जिनके लिए यह पहले हो सकता था विलास समझा। 

डेटा वॉल्यूम के विस्तार की चुनौती को पूरा करने में, हम उम्मीद कर सकते हैं कि क्लाउड आर्काइविंग सॉल्यूशंस की लोकप्रियता बढ़ेगी। वे स्पष्ट लाभ प्रदान करते हैं, न कि कम से कम सभी फर्मों के लिए आवश्यक मापनीयता, सबसे छोटी आरआईए से लेकर प्रमुख ब्रोकर-डीलरों तक जो व्हाट्सएप जांच से प्रभावित हैं। क्लाउड डेटा संग्रह के साथ, संगठन सुरक्षा पर कोई समझौता किए बिना ऑन-साइट समाधान बनाए रखने से जुड़े खर्चों से बच सकते हैं। क्लाउड प्रदाताओं ने विश्वसनीय बुनियादी ढाँचे को बनाए रखने में भारी निवेश किया है, और क्लाउड डेटा ट्रांज़िट और आराम पर एन्क्रिप्ट किया गया है।

4. कर्मचारी संतुष्टि अधिक प्राथमिकता लेती है

तकनीकी प्रगति और व्यापक संभावनाओं के अलावा हम 2023 में देखेंगे, विचार करने के लिए एक मानवीय प्रभाव भी है। जैसे-जैसे अनुपालन पर जिम्मेदारी बढ़ती है, अनुपालन अधिकारियों की भूमिका अधिक चुनौतीपूर्ण होती जा रही है, असंख्य कारकों के कारण अधिक से अधिक व्यक्तिगत जिम्मेदारी, जैसे कि उन्हें किन नियमों के लिए जवाबदेह ठहराया जा रहा है, का बार-बार पुनर्मूल्यांकन।

पिछले साल, कॉर्पोरेट अनुपालन अंतर्दृष्टि ने आयोजित किया
सर्वेक्षण अनुपालन कर्मियों के बीच काम करने की स्थिति, तनाव और मानसिक स्वास्थ्य के मुद्दों पर। परिणाम साझा करते समय यह स्पष्ट हो गया कि अभी बहुत काम किया जाना बाकी है। 59% उत्तरदाताओं ने बताया कि उन्हें 'बर्न आउट' महसूस हुआ, जिसमें सबसे बड़ी चिंता (69%) नियमों में बदलाव की गति को लेकर थी। जैसा कि इस लेख की शुरुआत में उल्लेख किया गया है, यह गति हाल के महीनों में ही तेज हुई है। 

तेजी से अस्थिर और चुनौतीपूर्ण परिदृश्य में, अनुपालन कर्मचारियों को खुश रखा जाना चाहिए और उपकरणों के साथ समर्थन किया जाना चाहिए जो उनके काम को न केवल प्रबंधनीय बल्कि आनंददायक बना देगा। अनुपालन प्रक्रियाओं को सरल बनाकर और व्यक्तियों पर बोझ को कम करके, व्यवसाय दिन में घंटों मुक्त कर सकते हैं, तनाव के स्तर में कटौती कर सकते हैं और मानवीय त्रुटि की संभावना को कम कर सकते हैं, अंततः कर्मचारियों की संतुष्टि में सुधार कर सकते हैं।

आने वाले साल से कैसे निपटें

डिजिटल आर्काइविंग स्पेस में हाल के वर्षों की तरह, 2023 भी ऊपर की ओर बढ़ना जारी रखने के लिए तैयार है। 

कार्यस्थल में दूरस्थ संचार पर बढ़ती निर्भरता के कारण डिजिटल मैसेजिंग प्लेटफॉर्म का प्रसार हुआ है, जिसके कारण डेटा की खपत में वृद्धि हुई है, जिसके कारण कॉर्पोरेट जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए नियामकों से सख्त शासन मिला है। 

यह जानकारी, जिसे दर्ज और संग्रहीत किया जाना चाहिए, डेटा क्षमता पर दबाव डालती है, जिससे क्लाउड-आधारित बुनियादी ढांचे पर अधिक निर्भरता होती है। डेटा की प्रचुरता जिसे प्रबंधित किया जाना चाहिए, साथ ही साथ नियामकों से कुछ भारी जुर्माना, अनुपालन को संभालने वाले लोगों के लिए एक तनावपूर्ण समय का कारण बनता है।

ये कारक आपस में जुड़े हुए हैं और एक गंतव्य तक ले जाते हैं; विनियमित व्यवसायों में अधिक अनुपालन संसाधनों की आवश्यकता, चाहे अतिरिक्त कर्मियों या तीसरे पक्ष के समाधानों के माध्यम से। जैसे-जैसे नियम कड़े होते जा रहे हैं, परामर्श महत्वपूर्ण है, और डेटा संग्रहण विशेषज्ञ व्यस्त कर्मचारियों को उन विनियमों को सर्वोत्तम तरीके से पूरा करने के बारे में नवीनतम सलाह प्रदान करके उन्हें हल्का कर सकते हैं। 

जबकि हाल के महीनों में विनियामक मांगों और प्रवर्तन कार्रवाइयों में काफी वृद्धि हुई है, एक विस्तृत रिकॉर्ड-कीपिंग रणनीति यह सुनिश्चित करेगी कि 2023 में कोई बुरा आश्चर्य न हो।

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• स्रोत: https://www.finextra.com/blogposting/23754/digital-archiving-trends-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs