खरीद आदेश के बारे में आपको जो कुछ पता होना चाहिए

यदि कोई एक दस्तावेज है जो किसी कंपनी के खरीद, गुणवत्ता नियंत्रण, प्रशासन और वित्त विभागों के लिए एक संदर्भ बिंदु के रूप में कार्य करता है, तो वह खरीद आदेश है - जिसे अक्सर पीओ के रूप में जाना जाता है।

चाहे आपका व्यवसाय बड़ा हो या छोटा, खरीद आदेश आपकी इन्वेंट्री पर नज़र रखने, आपके उत्पाद या सेवा के गुणवत्ता मानकों और आपकी वित्तीय योजना की प्रभावकारिता सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

क्रय आदेश क्या है?

एक खरीद आदेश एक कंपनी द्वारा प्रशासन, उत्पादन या सेवा के उद्देश्य से खरीदी जाने वाली वस्तुओं के विवरण के साथ एक खरीद दस्तावेज है। एक पीओ में खरीदे जाने वाले उत्पादों/सेवाओं के प्रकार और मात्रा, तकनीकी विशिष्टताओं, मूल्य, डिलीवरी की तारीख और पता, संभावित रद्दीकरण की समय सीमा, भुगतान की शर्तें और अन्य नियमों और शर्तों के बारे में विवरण होता है।

छोटे व्यवसायों में एक पीओ व्यवसाय के स्वामी या सीईओ द्वारा उठाया जाता है। बड़े संगठनों में एक खरीद या परचेज़ रेक्विज़ीशन आमतौर पर एक विभाग के प्रबंधकों द्वारा उठाया जाता है और कंपनी के खरीद प्रमुख या वित्त प्रबंधक को भेजा जाता है, जो बदले में एक खरीद आदेश बनाता है। एक पीओ खरीदार और विक्रेता के बीच लेनदेन की शुरुआत है।

खरीद आदेश की कानूनी स्थिति

एक पीओ अपने आप में सिर्फ चीजों की एक सूची है प्रदान करता है. हालाँकि, जब कोई विक्रेता या विक्रेता इसे स्वीकार करता है और उस पर हस्ताक्षर करता है, तो क्रय आदेश एक बाध्यकारी अनुबंध बन जाता है। विक्रेता तब खरीद आदेश के दिशानिर्देशों के अनुसार क्रेता द्वारा आवश्यक वस्तुओं को वितरित करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य होता है; और क्रेता उल्लिखित कार्यक्रम के अनुसार भुगतान करने के लिए बाध्य है। एक निश्चित खरीद आदेश इस हद तक कानूनी है कि इसका उपयोग वित्तीय संस्थानों द्वारा आपके व्यवसाय को व्यापार वित्त प्रदान करने के लिए गारंटी के रूप में किया जा सकता है।

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एक चालान क्या है?

एक चालान एक विक्रेता/विक्रेता द्वारा पीओ को पूरा करने के लिए उठाई गई भुगतान की मांग है। यह बिल है, और एक खरीद आदेश पर आधारित है और इसमें आम तौर पर एक चालान संख्या और एक आइटम मूल्य सूची के साथ पीओ नंबर होता है। चालान क्रय आदेश में उल्लिखित भुगतान की शर्तों के अनुसार किया जाता है। यदि खरीदार ने अग्रिम भुगतान के लिए वचनबद्ध किया है, तो इनवॉइस को आइटम शिप करने से पहले उठाया जाता है; अन्यथा, प्राप्त वस्तुओं के साथ चालान वितरित किया जाता है। क्रेता खरीद आदेश की शर्तों के अनुसार भुगतान करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य है। (एक प्रोफार्मा चालान क्या है?)

उदाहरण के लिए, बिल व्हाइट, सोर्सिंग और खरीद एक फाइव स्टार होटल के मैनेजर को पेटिसरी शेफ से वफ़ल कोन मेकर, ब्रेड बॉक्स और चॉकलेट मोल्ड्स के लिए खरीदारी की आवश्यकता होती है। बिल व्हाइट आवश्यक उपकरण, डिलीवरी की तारीख और अपेक्षित मूल्य के स्पष्ट विनिर्देशों के साथ एक खरीद आदेश भरता है, और इसे एक रसोई उपकरण कंपनी को भेजता है।  

रसोई उपकरण कंपनी पीओ प्राप्त करती है और पुष्टि करती है कि वे आदेश को पूरा कर सकते हैं। वे बिल व्हाइट को चालान के साथ ऑर्डर भेजते हैं। जब शिपमेंट आता है, बिल व्हाइट और होटल के लेखा प्रबंधक पीओ और चालान के खिलाफ डिलीवरी नोट को सत्यापित करने के लिए 3-तरफा मिलान करते हैं। सत्यापन पूरा होने के बाद, खाता प्रबंधक भुगतान के लिए चालान संसाधित करता है। भुगतान किए जाने के बाद, खरीद आदेश को बंद के रूप में चिह्नित किया जाता है और चालान को भुगतान के रूप में सील कर दिया जाता है।

खरीद आदेश बनाम चालान

भले ही एक क्रय आदेश का उपयोग चालान बनाने के लिए किया जाता है, वे दोनों अलग-अलग दस्तावेज़ हैं जिनका उपयोग अलग-अलग लोगों द्वारा क्रय प्रक्रिया में विभिन्न चरणों में किया जाता है। यहाँ दोनों के बीच कुछ आवश्यक अंतर हैं।

एक खरीद आदेश:

- खरीदार द्वारा खरीदारी से पहले बनाया जाता है

- खरीदे जाने वाले उत्पादों/सेवाओं का विवरण सूचीबद्ध करता है

- एक प्रस्तावित भुगतान अनुसूची है।

एक चालान:

- बिक्री के बाद विक्रेता द्वारा उठाया जाता है (खरीद)

- आइटम मूल्य सूची के साथ दिए गए उत्पादों/सेवाओं की पुष्टि करता है

- तिथियों के साथ भुगतान अनुसूची निर्दिष्ट करता है।

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खरीद आदेश कैसे काम करते हैं?

खरीद आदेश भी आपके व्यवसाय के विकास के पूर्वानुमान का एक संकेत हैं। निकट भविष्य में आपके द्वारा देखे जाने वाले व्यवसाय की मात्रा के आधार पर क्या खरीदना है और कितनी मात्रा में निर्णय लेना है। एक बार इन आवश्यकताओं की पहचान हो जाने के बाद, आवश्यक उत्पादों या सेवाओं के विनिर्देशों के साथ खरीद आदेश किए जा सकते हैं।

इसके साथ ही, आवश्यकता को पूरा करने के लिए विक्रेताओं/विक्रेताओं की पहचान की जा सकती है और उन्हें क्रय आदेश अनुमोदन के लिए भेजा जा सकता है। विक्रेता समीक्षा करता है और पुष्टि करता है कि क्या वे समयरेखा को पूरा करने और आपकी आवश्यकता को पूरा करने में सक्षम हैं, और खरीद आदेश को मंजूरी देते हैं, जो तब कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है।

तदनुसार, विक्रेता यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार है कि पीओ की शर्तों पर उत्पाद या सेवाएं आपको वितरित की जाती हैं। विक्रेता चालान भी उठाता है और खरीद आदेश में सहमति के अनुसार आपकी कंपनी द्वारा भुगतान किया जाता है।

दक्षता बढ़ाने के लिए अपने खरीद आदेशों को ट्रैक करें

खरीद आदेश ट्रैकिंग या पीओ ट्रैकिंग गर्भाधान से लेकर अंतिम वितरण तक आपके खरीद आदेश की निगरानी की प्रक्रिया है। परंपरागत रूप से, एक बार पीओ को मंजूरी मिलने के बाद खरीदार को शिपमेंट की स्थिति के लिए आपूर्तिकर्ता या शिपिंग कंपनी कहा जाता है। त्वरित और कुशल तकनीक ने पारंपरिक धीमे मोड को पूरी तरह से बदल दिया है; और शिपमेंट को अब हर कदम पर ट्रैक किया जा सकता है।

मानकीकृत इलेक्ट्रॉनिक खरीद आदेश प्रपत्रों ने प्रसंस्करण को तेज, कुशल और अधिक किफायती बना दिया है। स्मार्ट ट्रैकिंग समाधान आपके खरीद आदेश की पूरी प्रक्रिया की वास्तविक समय में दृश्यता और रिपोर्टिंग को सक्षम बनाता है:

• पीओ . जमा करना
• बहुस्तरीय अनुमोदन
• अग्रिम शिपिंग सूचना
• प्रसव
• बीजक
• भुगतान समापन

आपके व्यवसाय के लिए खरीद आदेश का महत्व

स्टार्ट अप चरण में आपके लिए विक्रेताओं के साथ एक स्पष्ट संचार चैनल पर प्रहार करना आसान हो सकता है। हालाँकि, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, वैसे-वैसे विभिन्न स्तरों पर और लोगों की विभिन्न टीमों के साथ ज़रूरतें पूरी होती हैं। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए खरीद आदेश बनाने के लिए एक प्रणाली स्थापित करने की सलाह दी जाती है कि एक आदेश का विवरण खो न जाए, भुगतान छूटे नहीं या उसी आदेश के लिए डुप्लिकेट न हों, समय बचाएं और एक ऑडिट ट्रेल स्थापित करें। उचित रूप से प्रलेखित खरीद आदेश एक पारदर्शी इतिहास देते हैं कि आपकी कंपनी द्वारा कौन सी वस्तुएं खरीदी गईं, उन्हें किसने खरीदा और कब, नियमित विक्रेता कौन हैं, और किसी विशेष समय पर कितनी व्यय पूंजी उपलब्ध है। यह बदले में, बेहतर वित्तीय प्रबंधन को सक्षम करेगा।

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आपकी खरीद आदेश प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभ

खरीद आदेश स्वचालन संपूर्ण का सुव्यवस्थित है खरीद आदेश प्रक्रिया. क्रय आदेश स्वचालन का सबसे बड़ा लाभ समय और प्रयास की बचत करना है। बड़े संगठनों में ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म टीम के सदस्यों को मूल्यांकन और अनुमोदन के लिए टीम प्रमुख को स्वचालित रूप से खरीद अनुरोध भेजने में सक्षम बनाता है। पीओ तब स्वचालित रूप से बनाया जाएगा, इस प्रकार कागजी कार्रवाई की आवश्यकता को समाप्त कर दिया जाएगा, अनुमोदन के विभिन्न चरणों में डेटा प्रविष्टि का दोहराव और अन्य चुनौतियां जैसे:

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- दक्षता और जवाबदेही की कमी

- प्रक्रिया नियंत्रण की कमी

- गोपनीयता और सुरक्षा जोखिम।

कम मूल्य वाली गतिविधियों पर समय बचाएं। समग्र दक्षता बढ़ाएँ

आपके व्यवसाय का आकार जो भी हो, क्रय आदेश स्वचालन के कई लाभ हैं। रीयल-टाइम प्रोसेसिंग और अनुमोदन के साथ, स्वचालन सुनिश्चित करता है कि नियमों और नियंत्रणों का पालन किया जाता है, जबकि यह आपकी टीम की प्रक्रिया दक्षता को बढ़ाता है और मानवीय त्रुटि को काफी हद तक कम करता है। इसके अलावा, यह एक पूर्ण ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है, जिससे लापता पेपर फाइलों को खोजने की परेशानी से बचा जाता है। एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया और लागत और समय की बचत के साथ प्रक्रियाओं में लचीलापन, नियंत्रण और दृश्यता आती है। इसके अलावा, एक स्वचालित खरीद मंच निर्बाध सक्षम बनाता है चालान मिलान एक स्वचालित एपी विभाग में।