ईमेल प्रबंधन पर रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन कैसे शिक्षकों को प्रभावित कर सकता है

रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) लोगों को कुछ विशेष प्रकार के दोहराव वाले कार्यों को करने से रोकने में सक्षम बनाता है जो अक्सर मैन्युअल रूप से किए जाते हैं। चूंकि अब बहुत से लोग ईमेल प्रबंधन की जरूरतों को संभालने में अपना कीमती समय व्यतीत करते हैं, इसलिए इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि उन्होंने यह देखा है कि आरपीए उनके इनबॉक्स में कैसे मदद कर सकता है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि कैसे यह शिक्षा क्षेत्र में संचालन में सुधार कर सकता है और मेहनती शिक्षकों को अपना समय खाली करने में मदद कर सकता है।

टाइपिंग कार्य घटाना

कुछ RPA उपकरण आने वाले और बाहर जाने वाले ईमेल को शिक्षकों द्वारा देखे जाने से पहले ही संभाल सकते हैं। यह बहुत सारे व्यस्त कार्य को समाप्त कर देता है जिसमें अक्सर उनके विशिष्ट कार्यदिवस शामिल होते हैं।

ऐसे समाधान आम तौर पर पहले चरण के रूप में ईमेल की सामग्री का आकलन करते हैं। फिर, वे ईमेल के अनुसार एक कॉन्फिडेंस स्कोर बनाएंगे। यदि आरपीए प्रणाली में उच्च आत्मविश्वास है, तो यह शिक्षकों या ईमेल प्रबंधन में शामिल किसी अन्य व्यक्ति से इनपुट के बिना प्रतिक्रिया भेजता है। शिक्षक केवल तभी शामिल होते हैं जब RPA टूल को ईमेल की सामग्री पर कम भरोसा होता है और उसे मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है।

ऐसे सेटअप विशेष रूप से तब उपयोगी होते हैं जब माता-पिता ऐसे ईमेल भेजते हैं जिनका उत्तर देना आसान होता है। एक शिक्षक RPA टूल के उपयोग के लिए विशिष्ट टेम्प्लेट सेट कर सकता है। फिर, उन्हें केवल अधिक विस्तृत प्रतिक्रियाएँ लिखनी होती हैं, जब किसी ईमेल की सामग्री अधिक जटिल होती है।

एक उदाहरण पर विचार करें जहां छात्र ईमेल के माध्यम से होमवर्क भेजते हैं। एक शिक्षक आरपीए का उपयोग उस कार्य या ध्वज की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए कर सकता है जिसे एक शिक्षार्थी एक आवश्यक अनुलग्नक शामिल करना भूल गया था।

आरपीए स्कूल वर्ष की शुरुआत जैसी अवधि के दौरान भी मूल्यवान होता है, जब एक शिक्षक को दर्जनों नए छात्रों और उनके माता-पिता को स्वागत ईमेल भेजने की आवश्यकता हो सकती है। शिक्षकों को अभी भी पत्राचार में व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ने की आवश्यकता है, लेकिन वे कुछ ईमेल सामग्री को समाप्त या कम कर सकते हैं जो प्रत्येक संदेश में जाना चाहिए।

"आरपीए शिक्षकों से बिना किसी इनपुट के ईमेल प्रतिक्रिया भेज सकता है।" 

आवश्यक कर्तव्यों के दौरान समय की बचत

कई नौकरी शिक्षक दोहराव और वैयक्तिकरण दोनों के तत्वों की विशेषता रखते हैं। पाठ योजना एक उत्कृष्ट उदाहरण है। पाठ सामग्री राज्य या राष्ट्रीय मानकों को पूरा करती है यह सुनिश्चित करने के लिए शिक्षक आमतौर पर विशिष्ट ढांचे का पालन करते हैं। हालांकि, वे शिक्षार्थी की ताकत और जरूरतों के आधार पर प्रत्येक छात्र के लिए योजनाओं को भी समायोजित करेंगे।

स्कॉटलैंड में, एबरडीन सिटी काउंसिल देश में पाठ योजना बनाने के लिए आरपीए का उपयोग करने वाली पहली बन गई। इस आरपीए आवेदन के कारण सकारात्मक परिवर्तन हुए 14 और शिक्षकों को काम पर रखने के बराबर क्योंकि इसने इतना समय बचाया।

कुछ पाठ योजनाओं में शिक्षार्थियों को ईमेल भेजना भी शामिल है। वह सामग्री विशेष रूप से युवा शिक्षार्थियों या दूसरी भाषा के रूप में अंग्रेजी सीखने वाले लोगों के लिए फायदेमंद है।

ईमेल कई लोगों के लिए रोजमर्रा की जिंदगी का एक अभिन्न अंग हैं, लेकिन हर किसी को यह सीखना था कि उन्हें किसी समय कैसे भेजा जाए। एक ऐसे RPA समाधान की कल्पना करें जो शिक्षकों को पाठ योजनाएँ तेज़ी से बनाने में मदद कर सके, फिर थीम वाली सामग्री को सीधे विद्यार्थियों के इनबॉक्स में वितरित कर सके।

"स्कॉटलैंड में इस्तेमाल किए गए एक आरपीए आवेदन ने इतना समय बचाया कि इसने 14 नए शिक्षकों को काम पर रखने के बराबर प्रदान किया।" 

यह सुनिश्चित करना कि शिक्षक प्राथमिकता के स्तर से ईमेल देखें

ईमेल संचार का एक सुविधाजनक तरीका है, लेकिन यह जल्दी ही भारी पड़ सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अधिकांश लोगों के पास उनके इनबॉक्स होते हैं जो सभी ईमेल प्राप्त करने के लिए आते हैं। हालांकि, ईमेल प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास यह प्राथमिकता देना है कि आप संदेशों को कैसे और कब संभालते हैं। आप लगभग निश्चित रूप से पाएंगे कि कुछ को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है और अन्य को प्रतिक्रियाओं की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है।

ईमेल को प्राथमिकता देने के लिए RPA बैकग्राउंड में काम कर सकता है. कुछ सिस्टम समय के साथ सीखते हैं कि कौन से ईमेल कम या ज्यादा महत्वपूर्ण हैं। लोग सेटिंग में बदलाव भी कर सकते हैं ताकि वे पूर्व निर्धारित समय पर ईमेल को बैचों में देख सकें। इस तरह, जब भी कोई नया संदेश आता है, तो उपयोगकर्ता बाधित नहीं होते हैं।

कुछ RPA प्रणालियाँ विशिष्ट खोजशब्दों को पहचानना भी सीखती हैं। उनमें "बीमार बच्चा," "देर से होमवर्क," या "मिस्ड असाइनमेंट" शामिल हो सकते हैं। वे सभी मामले हैं जिन पर एक शिक्षक को शीघ्र ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है।

कई शिक्षकों ने पिछले कई वर्षों में असाधारण चुनौतियों का सामना किया है और कुछ हैं अब बर्नआउट से निपटना नतीजतन। एक मुद्दा यह है कि उन्हें अक्सर अपना अधिकांश समय पढ़ाने के अलावा अन्य कामों में लगाना पड़ता है। RPA उस समस्या का समाधान कर सकता है, खासकर जब वह ईमेल प्रबंधन से संबंधित हो।

"कुछ आरपीए सिस्टम ईमेल को प्राथमिकता दे सकते हैं, और समय के साथ सीखना जो कमोबेश महत्वपूर्ण है।" 

प्रसंस्करण समय और प्रक्रियाओं में सुधार

कई शिक्षा प्रणालियाँ ईमेल सामग्री का उपयोग प्रारंभिक चेतावनी प्रणाली के रूप में करती हैं। उदाहरण के लिए, कुछ वाक्यांश जोखिम वाले छात्र या चरमपंथी विचारों वाले छात्र को इंगित कर सकते हैं जो खुद को या दूसरों को खतरे में डाल सकते हैं।

यूनाइटेड किंगडम में, शिक्षा विभाग ने एक आरपीए उपकरण तैनात किया है जिसे ऑटोमेटेड रोबोट नेगेटिंग द ऑनरस लॉगिंग ऑफ डेटा - या अर्नोल्ड के रूप में जाना जाता है। अर्नोल्ड का उपयोग करने से पहले, श्रमिकों ने संभाला जनता से लगभग 120,000 ईमेल प्रत्येक वर्ष मैन्युअल रूप से एक सिस्टम में डेटा डालकर। इसमें महत्वपूर्ण समय लगा, किसी को संदेश पढ़ने और संदर्भ में इसे समझने की आवश्यकता थी, फिर इसे सही व्यक्ति के पास जाने से पहले वर्गीकृत करें।

अब, अर्नोल्ड प्रत्येक ईमेल की समीक्षा करता है और इसे जोखिम स्तर से वर्गीकृत करता है, और शिक्षा विभाग की प्रणाली में आवश्यक डेटा प्रविष्टि करता है। RPA टूल प्रत्येक ईमेल से जुड़े सैकड़ों चरों की जांच करता है ताकि यह तय किया जा सके कि इसे कैसे वर्गीकृत किया जाए। इस सेटअप ने आने वाले ईमेल से जुड़ी मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त कर दिया है।

स्टाफ सदस्यों का कहना है कि इस बदलाव ने उन्हें प्रशासन के बजाय सेवा वितरण पर ध्यान केंद्रित करने में मदद की है। इससे उनके लिए उन ईमेल को खोजना भी आसान हो जाता है जिनके लिए त्वरित कार्रवाई की आवश्यकता होती है, जैसे कि जोखिम वाले छात्रों या खराब प्रदर्शन करने वाले स्कूलों के बारे में।

रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन ईमेल प्रबंधन को सरल बनाता है

आज के शिक्षक ईमेल लिखने और उनका जवाब देने से नहीं बच सकते। हालांकि, जैसा कि इन उदाहरणों से पता चलता है, एक रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन उपकरण उन्हें समय बचाने और अधिक फायदेमंद और प्रासंगिक कार्य में संलग्न करने में मदद कर सकता है।

कुछ शिक्षा विभाग के निर्णयकर्ता चीजों को अलग तरीके से करने में संकोच करते हैं, खासकर अगर नई प्रक्रियाओं के लिए वित्तीय संसाधनों की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि शिक्षकों को विशेष रूप से इस बारे में बात करने की आवश्यकता हो सकती है कि वे वर्तमान में ईमेल लिखने पर कितना समय और ऊर्जा खर्च करते हैं और आरपीए उन्हें सबसे अच्छा काम करने के लिए अधिक समय देने की अनुमति देने में गेम-चेंजर कैसे होगा।