चालान ‌अनुमोदन ‌स्वचालन ‌

परिचय

अधिकांश कंपनियों के लेखा देय (एपी) विभागों के लिए आंतरिक नियम हैं चालान प्रबंधन जिसमें स्वीकृतियां शामिल हैं। चालान अनुमोदन क्या हैं? मैन्युअल चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह क्या है? चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह को स्वचालित क्यों करें?

चालान अनुमोदन प्रक्रिया को समझने के लिए पढ़ें।

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व्यवसाय में देय खातों (एपी) विभाग का संचालन, चाहे वह उत्पाद हो या सेवा-उन्मुख, कंपनी की उत्पादकता और अच्छे आपूर्तिकर्ता संबंधों के रखरखाव के लिए महत्वपूर्ण है। एक कुशल एपी विभाग जो किसी कंपनी की खरीद प्रक्रिया के लिए वित्तीय, प्रशासनिक और लिपिकीय सहायता प्रदान करता है, उसके पास एक संगठित प्रणाली होनी चाहिए जो खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया के विभिन्न कार्यों को समेकित रूप से एकीकृत करती है जो खरीद आदेश प्रबंधन, विक्रेता संचार, चालान तक फैली हुई है। प्रबंधन, उत्पाद ट्रैकिंग और भुगतान।

चालान प्रबंधन कंपनी द्वारा चालान प्राप्त होने पर शुरू होता है और चालान के भुगतान के साथ समाप्त होता है, कंपनी के एपी विभाग के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। यह सुनने में जितना सरल लग सकता है, चालान प्रबंधन 'चालान प्राप्त करें, चालान भुगतान करें' की दो-चरणीय प्रक्रिया नहीं है या नहीं होनी चाहिए। यह उन कंपनियों के लिए विशेष रूप से सच है जो बहुत अधिक खरीदारी करती हैं और अंत में बड़ी संख्या में इनवॉइस प्राप्त करती हैं। एक अच्छे चालान प्रबंधन प्रोटोकॉल में आवश्यक रूप से भुगतान के लिए संसाधित किए जाने से पहले सभी चालानों और बहु-स्तरीय अनुमोदनों की वैधता का सत्यापन शामिल होना चाहिए।

चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह

इनवॉइस अनुमोदन कार्यप्रवाह खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया में कदमों का एक झरना है जो यह सुनिश्चित करने के लिए लिया जाता है कि कंपनी द्वारा प्राप्त एक चालान वैध है और किए गए आदेश से मेल खाता है। चालान अनुमोदन में खरीद आदेश और/या विक्रेता के लिए जिम्मेदार कर्मियों द्वारा जांच के कई स्तर शामिल हैं। प्रत्येक कंपनी का अपना विशिष्ट अनुमोदन कार्यप्रवाह हो सकता है

एक विशिष्ट चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

एक कंपनी में एक चालान आता है। चालान एक हार्ड कॉपी, या एक पीडीएफ अटैचमेंट या एक डिजिटल चालान के अधिक उन्नत रूप के रूप में हो सकता है, जिसे प्रसंस्करण के लिए उपयुक्त अनुभाग में दर्ज किया जाना चाहिए।

• चालान सत्यापन: एक बार दायर करने के बाद, चालान उस विशेष लेनदेन से संबंधित किसी भी अन्य दस्तावेज से जुड़ा होता है जैसे खरीद मांग, खरीद आदेश, विक्रेता से उद्धरण, विक्रेता से अन्य संचार इत्यादि। इसे आमतौर पर "तीन-तरफा मिलान" के रूप में जाना जाता है। , मिलान किए जाने वाले तीन दस्तावेज़ खरीद आदेश, चालान और वितरण रसीद हैं, लेकिन मिलान में अन्य दस्तावेज़ भी शामिल हो सकते हैं। सत्यापन के लिए विचार करने के लिए अन्य कारकों में शामिल हैं:
  क्या भुगतान की शर्तें मेल खाती हैं?
  क्या कोई वादा किया गया छूट शामिल है?
  क्या इनवॉइस को उपयुक्त व्यय खातों में कोडित किया गया है?
  क्या प्राप्ति के बाद प्रदर्शन के मुद्दे हैं जो भुगतान को रोकते हैं?
• चालान अपवाद: एक अपवाद तब उठाया जाता है जब किसी चालान में अधूरी या गलत जानकारी होती है। त्रुटि को ट्रैक करने और ठीक करने के लिए इनवॉइस को उपयुक्त कर्मचारियों को फिर से भेजा जाता है। इसके बाद चालान पुन: जारी, पुन: सत्यापन, और त्रुटि सुधार के मामले में मिलान, या अनसुलझे अपवादों के मामले में धोखाधड़ी की जांच होती है।
• अनुमोदन: एक बार सत्यापित होने के बाद, चालान कंपनी की नीतियों के आधार पर विभिन्न स्तरों पर कर्मियों को भेजा जाता है। अनुमोदन की संख्या और प्रकृति कंपनियों, विभागों, उत्पाद प्रकार और चालान राशि के बीच भिन्न होती है। एक उदाहरण के रूप में, भुगतान संसाधित होने से पहले विक्रेता की बिलिंग की सटीकता की पुष्टि करने के लिए क्रय विभाग को एक चालान को मंजूरी देनी पड़ सकती है। कुछ कंपनियों को एक प्रबंधक या सीएफओ से अतिरिक्त अनुमोदन की आवश्यकता के लिए एक सीमा से अधिक चालान राशि की आवश्यकता होती है।
• भुगतान: सभी अनुमोदन प्राप्त होने के बाद चालान भुगतान कतार में प्रवेश करता है।

कई छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के पास मैन्युअल चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह जारी है। इनमें एक प्रारंभिक के रूप में कार्य शामिल हो सकते हैं जैसे वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ la an SOP, चित्रित चरणों के साथ और वर्कफ़्लो के विभिन्न प्रतिभागियों को दस्तावेज़ के वितरण के लिए एक गाइड के रूप में उपयोग किया जाता है। यह, जैसा कि कल्पना की जा सकती है, एक अव्यवस्थित प्रक्रिया है जिसके लिए प्रतिभागियों को चरणों का पालन करते हुए दस्तावेज़ का संदर्भ देते रहने की आवश्यकता होती है, जिससे त्रुटियां हो सकती हैं।

कई छोटी कंपनियों में, ऐसा कोई एसओपी भी नहीं होता है और केवल एक सामान्य प्रक्रिया होती है जो विभिन्न प्रतिभागियों के लिए मौखिक रूप से पारित की जाती है, जो कि आपदा के लिए एक नुस्खा है जब कंपनी किसी भी प्रकार के परिवर्तन से गुजरती है, चाहे वह हो अपने कर्मचारी आधार को बढ़ाना या बदलना।

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मैन्युअल चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह में समस्याएं

मैन्युअल इनवॉइस स्वीकृति वर्कफ़्लो की कुछ विशिष्ट चुनौतियाँ हैं:

• त्रुटियाँ: अधिक काम या केवल निरीक्षण के कारण मानवीय त्रुटियाँ दोहरा भुगतान, कम भुगतान, विलंबित भुगतान या छूटे हुए भुगतान का कारण बन सकती हैं, इन सभी में कंपनी को अधिक पैसा और समय खर्च करना पड़ सकता है।
• लापता दस्तावेज़: कागजी कार्रवाई के परिणामस्वरूप चालान जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों का गुम होना और नुकसान हो सकता है। इससे लेखांकन देय चक्र में बहुत सारे मुद्दे हो सकते हैं, जो विक्रेता के साथ घर्षण से लेकर विलंबित संचालन तक शुरू होते हैं।
• मानव प्रयास की बर्बादी: मैनुअल अनुमोदन प्रक्रिया मानव प्रयास को बर्बाद करती है जिसे अधिक उत्पादक गतिविधियों में अधिक रचनात्मक रूप से नियोजित किया जा सकता है।
• समय की देरी: जब किसी इनवॉइस को स्वीकृत करने के लिए कई अनुमोदनों की आवश्यकता होती है, और जब कंपनी अपने व्यावसायिक दिन के दौरान कई इनवॉइस के साथ डील करती है, तो इनवॉइस को संसाधित करने से पहले केवल अनुमोदन प्राप्त करना समय लेने वाला हो सकता है। 20% तक इनवॉइस में नियमित रूप से गलत या अधूरी जानकारी होती है, और मैन्युअल इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो के परिणामस्वरूप AP विभाग अपना 25% समय मुद्दों को हल करने और गुम जानकारी को ट्रैक करने में खर्च करता है।
• विलंबित भुगतान: अनुमोदन प्राप्त करने में देरी से भुगतान में देरी हो सकती है, जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, कंपनी के लिए महंगा हो सकता है। अमेरिका में, 3 में छोटे व्यवसायों के बीच देर से भुगतान के साथ $ 2019 ट्रिलियन का करार किया गया था, जिसके कारण काम पर रखने, इन्वेंट्री खरीद की सीमा और समाप्त होने के लिए कर्मचारियों के घंटों में कमी आई। देरी से ऑर्डर की गई वस्तुओं की देर से प्राप्ति, खराब क्रेडिट रेटिंग, विक्रेताओं के साथ खराब संबंध और फीस/जुर्माने में भी देरी हो सकती है।
• चालान पथ की अस्पष्टता: किसी चालान के सत्यापन और अनुमोदन के रास्ते में उसकी स्थिति को ट्रैक करना मुश्किल या असंभव भी है, जो बैकचेकिंग और पूर्व-नियोजन को कठिन बना देता है।
• धोखाधड़ी भेद्यता: चालान धोखाधड़ी तृतीय-पक्ष धोखाधड़ी, श्रम दुर्व्यवहार, देरी के कारण डुप्लिकेट भुगतान, या आंतरिक हो सकती है। धोखाधड़ी को रोकने के लिए एक निर्विवाद अनुमोदन प्रक्रिया की आवश्यकता है। यह संकट के समय में विशेष रूप से सच है। उदाहरण के लिए, कोविद -19 महामारी ने कथित तौर पर 2020 में चालान धोखाधड़ी की घटनाओं में वृद्धि की। चालान धोखाधड़ी असामान्य चालान मात्रा, माल बनाम चालान की गैर-जवाबदेही, पीओ और चालान के बीच विसंगतियों और संदिग्ध कर्मचारी व्यवहार के रूप में प्रकट हो सकती है। इनका मैन्युअल रूप से पता नहीं लगाया जा सकता है, खासकर जब व्यापार की मात्रा अधिक हो।

चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह का स्वचालन

चालान अनुमोदन का स्वचालन प्रक्रिया को आसान बनाने और समय बचाने में मदद कर सकता है। चालान अनुमोदन स्वचालन के कुछ लाभ हैं:

• तेज़ सत्यापन: यह शायद स्वचालन का सबसे महत्वपूर्ण लाभ है। अन्य संबंधित दस्तावेजों के साथ इनवॉइस की स्वचालित तुलना मैन्युअल थ्री-वे मैचिंग से जुड़े समय की देरी को समाप्त कर सकती है क्योंकि एक लेनदेन से संबंधित सभी दस्तावेज़ एक ही स्थान पर डिजिटल रूप से संग्रहीत होते हैं और आसानी से या तो नेत्रहीन या एआई आधारित सॉफ़्टवेयर के माध्यम से तुलना की जा सकती है। मानव हस्तक्षेप के बिना स्वचालित मिलान के लिए स्वचालित चालान अनुमोदन वर्कफ़्लो को डेटाबेस और अन्य लेखा प्रणालियों के साथ एकीकृत किया जा सकता है।
• तेजी से स्वीकृतियां: स्वचालित सूचनाएं और अनुस्मारक चालान अनुमोदन में देरी को समाप्त कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और डिजिटल फॉर्म का एकीकरण प्रक्रिया के विभिन्न प्रतिभागियों से चलते-फिरते अनुमोदन को सक्षम कर सकता है ताकि कार्यालय से भौतिक अनुपस्थिति में अनुमोदन प्रक्रिया में देरी न हो।
• लागत बचत: लेवेल (पूर्व में पेस्ट्रीम एडवाइजर्स) की 2018 की रिपोर्ट से पता चला है कि चूक छूट (44%), देर से भुगतान (39%), और डुप्लिकेट भुगतान (29%) मुख्य थे बीजक संसाधित करना व्यवसायों में चिंताएँ, और तीनों को स्वचालन का उपयोग करके दूर किया जा सकता है।
• जवाबदेही: वास्तविक समय में लेनदेन की स्वचालित ट्रैकिंग अनुमोदन श्रृंखला में चालान की स्थिति पर दृश्यता की अनुमति देती है। कार्यप्रवाह में आकस्मिकताओं और अनुस्मारकों को शामिल करने से बाधाओं को समाप्त किया जा सकता है और तेजी से अनुमोदन के लिए पारदर्शिता की अनुमति मिलती है। अनुमोदन प्रक्रिया का स्वचालन एक ऑडिट ट्रेल भी बनाता है जो अनुमोदन के विभिन्न स्तरों को दिखाता है जो पूर्ण हो चुके हैं और वे स्तर जो नहीं हैं।
• दस्तावेज़ सुरक्षा: स्वचालित चालान अनुमोदन वर्कफ़्लो के भाग के रूप में सभी दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण, सत्यापन और अनुमोदन के लिए कंपनी के चारों ओर दस्तावेज़ को भौतिक रूप से स्थानांतरित करने से जुड़े दस्तावेज़ों के नुकसान को रोक सकता है। स्वचालन कंपनी के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और अन्य बहीखाता उपकरणों के साथ कार्यप्रवाह के एकीकरण की अनुमति देता है ताकि स्वचालित अद्यतन और अभिलेखों का संग्रह किया जा सके।
• नियामक अनुपालन: स्वचालित चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह ऑडिट के दौरान सभी प्रासंगिक डेटा तक आसान पहुंच को सक्षम बनाता है, जो नियामक अनुपालन को आसान बनाता है।
• बेहतर बिजनेस इंटेलिजेंस: स्वचालित चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह खरीद डेटा और खर्च की आसान पहुंच और मूल्यांकन को सक्षम कर सकते हैं, जिससे बेहतर रिपोर्टिंग तंत्र और निर्णय लेने की अनुमति मिलती है।
• बेहतर विक्रेता प्रबंधन और संबंध: चालान अनुमोदन प्रक्रियाओं का व्यवस्थित संगठन बेहतर विक्रेता प्रबंधन में मदद कर सकता है और भुगतान में देरी से बचने से विक्रेता संबंधों को लाभ हो सकता है।
• धोखाधड़ी का उन्मूलन: चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह का स्वचालन पूरे कार्यप्रवाह में जांच की अनुमति देकर और दृश्यता बढ़ाकर धोखाधड़ी को समाप्त कर सकता है। स्वचालित थ्री-वे मैच के दौरान अनियमितताओं को स्वचालित रूप से फ़्लैग किया जा सकता है और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन आंतरिक और बाहरी धोखाधड़ी और संबंधित नुकसान दोनों को रोक सकता है।

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इसे आखिरी बार बनाने के लिए 30-मिनट के लाइव डेमो को बुक करें कि आपको कभी भी इनवॉइस या रसीदों से डेटा को ERP सॉफ़्टवेयर में मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

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पूरी तरह से स्वचालित चालान अनुमोदन प्रक्रिया

• चालान का डिजिटलीकरण: विभिन्न प्रारूपों में चालानों को पहले एक मानक प्रारूप में डिजिटाइज़ किया जाना चाहिए। चूंकि प्रत्येक इनवॉइस में महत्वपूर्ण डेटा होता है जिसका उपयोग लेखांकन संसाधन नियोजन और व्यवसाय के भीतर निर्णय लेने में किया जाता है, डेटा निष्कर्षण में सटीकता आवश्यक है। इनवॉइस से पढ़े जाने वाले डेटा को आमतौर पर कंपनी द्वारा बाद के प्रसंस्करण के लिए उपयोग किए जाने वाले ईआरपी, अकाउंटिंग या डेटा एनालिटिक्स प्लेटफॉर्म पर स्थानांतरित कर दिया जाता है।
• स्वचालित सत्यापन: स्वचालित थ्री-वे मैचिंग इनवॉइस, पीओ और रसीदों से प्रासंगिक डेटा को कैप्चर कर सकता है और उन्हें इस तरह से ऑटो-प्रोसेस कर सकता है जो मानव मन की नकल करता है। उनमें से, एआई-सक्षम प्रसंस्करण रिकॉर्ड की तुलना और मिलान भी कर सकता है और लेनदेन को पारित करने, त्रुटियों को चिह्नित करने या अपवाद उठाने जैसे निर्णय ले सकता है।
• स्वचालित अपवाद हैंडलिंग: जब त्रुटियों को फ़्लैग किया जाता है या अपवाद उठाए जाते हैं, तो चालान तुरंत उपयुक्त कर्मियों को भेज दिया जाता है जो त्रुटियों को ठीक कर सकते हैं। यह मैन्युअल त्रुटि प्रबंधन से जुड़े समय विलंब को कम कर सकता है।
• स्वचालित अनुमोदन: मिलान और सत्यापन के बाद, चालान स्वचालित रूप से अनुमोदन के लिए उपयुक्त कर्मियों को प्रेषित किए जाते हैं। डिजिटल रूप में डिजिटल हस्ताक्षर और अनुमोदन के आवेदन से देरी को रोका जा सकता है।
• भुगतान की प्रक्रिया: अनुमोदन के बाद, स्वचालित प्रणाली भुगतान प्रसंस्करण के लिए वित्त टीम को चालान अग्रेषित करती है जिसके बाद लेनदेन बंद हो जाता है और डेटा संग्रहीत किया जाता है।

कंपनियां जो स्वचालित चालान अनुमोदन कार्यप्रवाह प्रणाली को अपनाना चाहती हैं, उन्हें इसके लिए उपकरण चुनने में निम्नलिखित कारकों पर विचार करना चाहिए:

• सॉफ़्टवेयर का समर्थन करने के लिए आवश्यक आधारभूत संरचना और आईटी संसाधन
• सिस्टम को स्थापित करने और चलाने में शामिल वित्तीय प्रतिबद्धता
• कंपनी के भीतर अन्य प्रणालियों के साथ एकीकरण
• व्यवसाय के भीतर आवश्यक/संभव स्वचालन और मानव हस्तक्षेप के स्तर
• कंपनी के भीतर जानकारी की उपलब्धता और सॉफ्टवेयर के निर्माता से ग्राहक सहायता
• आवश्यक डेटा सुरक्षा के स्तर
• पहुंच का स्तर - यह तय करेगा कि डेटा कहाँ संग्रहीत किया जाएगा - एक स्थानीय मशीन, एक केंद्रीय सर्वर या क्लाउड में।

स्वचालित चालान अनुमोदन के लिए नैनोनेट

एआई-आधारित नैनोनेट्स ओसीआर इंजन आपको चालान प्रसंस्करण को स्वचालित करने और इसे एक परेशानी मुक्त प्रक्रिया बनाने में मदद कर सकता है। यह विभिन्न प्रकार की फ़ाइल का समर्थन करता है और संरचित और असंरचित चालान दोनों को संभालता है। नैनोनेट्स का इनवॉइस ओसीआर एपीआई आपके अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में डेटा एंट्री के मैन्युअल कार्यों को कम करने में मदद कर सकता है।

डेटा को स्वचालित रूप से अपलोड किया जा सकता है, एनोटेट किया जा सकता है, और कोड की एक पंक्ति के बिना भविष्यवाणी करने के लिए प्रशिक्षित मॉडल, GPU के बारे में चिंता करने या अपने गहन शिक्षण मॉडल के लिए सही आर्किटेक्चर खोजने के लिए प्रशिक्षित किया जा सकता है। आप प्रत्येक भविष्यवाणी के JSON प्रतिक्रियाओं को अपने सिस्टम के साथ एकीकृत करने के लिए प्राप्त कर सकते हैं और अत्याधुनिक एल्गोरिदम और चालान प्रबंधन और अनुमोदन के लिए एक मजबूत बुनियादी ढांचे पर निर्मित मशीन लर्निंग-पावर्ड ऐप बना सकते हैं।

नैनोनेट्स तकनीक अन्य प्रणालियों के साथ एकीकरण का समर्थन करती है जैसे कि माइस्क्ल डेटाबेस, क्विकबुक, या सेल्सफोर्स के लिए एकीकरण और प्लेटफॉर्म अज्ञेयवादी है। नैनोनेट सटीक और स्केलेबल है, आपके एपी विभाग के लिए समय और पैसा बचाता है और आपकी चालान अनुमोदन प्रक्रिया को सुपरचार्ज करता है जिससे विक्रेता संबंध मजबूत होते हैं।

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निष्कर्ष

कंपनी के संचालन के वित्तीय पहलुओं के डिजिटलीकरण के लाभों को व्यवसायों द्वारा तेजी से पहचाना जा रहा है। इसने कार्यप्रवाह संरचनाओं में स्वचालन को अपनाना आवश्यक बना दिया है। इनवॉइस अनुमोदन वर्कफ़्लो के स्वचालन से कंपनियों को मैनुअल इनवॉइस प्रबंधन जैसी सांसारिक गतिविधियों पर कम समय बिताने में मदद मिल सकती है और इसके बजाय बॉटम लाइन में सुधार और प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए अपनी मुख्य दक्षताओं पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/