बिक्री आदेश बनाम चालान: मुख्य अंतर, भूमिका और प्रकार

बिक्री को शुरू से अंत तक ट्रैक करने से व्यवसायों को सही इन्वेंट्री स्तर बनाए रखने, सर्वोत्तम नकदी प्रवाह रणनीति लागू करने और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि ग्राहकों को सही उत्पाद मिल रहे हैं। चूंकि अधिकांश व्यवसाय एक साथ कई बिक्री की निगरानी कर रहे हैं, इसलिए रास्ते में हर कदम का सटीक रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है।

व्यवसाय के प्रकार, परिचालन उद्योग या यहां तक ​​कि क्षेत्र के बावजूद, व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए बिक्री आदेशों और चालानों पर भरोसा करते हैं कि प्रत्येक बिक्री ठीक से निष्पादित हो, भुगतान प्राप्त हो और एक पेपर ट्रेल मौजूद हो। हालाँकि, बिक्री आदेश और चालान एक ही चीज़ नहीं हैं; वास्तव में, उनका उपयोग पूरी तरह से अलग-अलग उद्देश्यों के लिए किया जाता है। दोनों समान रूप से महत्वपूर्ण हैं, लेकिन बिक्री आदेश और चालान के बीच अंतर को समझने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपके व्यवसाय को दोनों से लाभ होगा। 

उच्च स्तर पर, बिक्री आदेश पहले आता है। यह दस्तावेज़ तब बनाया जाता है जब कोई ग्राहक कुछ खरीदने की इच्छा व्यक्त करता है और बिक्री आदेश में शामिल वस्तुओं या सेवाओं के लिए डिलीवरी समय-सीमा पर सहमत होने के लिए आपकी बिक्री टीम के साथ काम करता है। एक बार ऑर्डर भेज दिए जाने के बाद, आपके खाते की प्राप्य टीम ग्राहक को ऑर्डर के लिए बकाया धनराशि एकत्र करने के लिए एक चालान भेजेगी।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी बिक्री प्रक्रिया कैसी दिखती है, संभावना है कि यह बिक्री ऑर्डर के साथ शुरू होती है और एक के साथ समाप्त होती है बीजक भुगतान।

विक्रय आदेश क्या है?

यदि आप एक विक्रेता या विक्रेता हैं, तो ग्राहक द्वारा खरीदारी करने में रुचि व्यक्त करने के बाद आपकी टीम एक बिक्री आदेश बनाएगी। आमतौर पर, एक ग्राहक एक के माध्यम से रुचि व्यक्त करता है खरीद आदेश. बिक्री आदेश ऑर्डर की प्राप्ति की पुष्टि करता है, विवरण को अंतिम रूप देता है, और प्रत्येक बिक्री को पूरा करते समय आंतरिक बिक्री टीमों और बिक्री ट्रैकिंग सिस्टम के लिए स्रोत दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है।

बिक्री आदेश के लिए विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, इसलिए यदि आपके पास पहले से ही ग्राहक की सभी आवश्यक जानकारी नहीं है, तो आपकी टीम को बिक्री आदेश भरने के लिए आदेश देने वाले ग्राहक से इनपुट की आवश्यकता हो सकती है। विक्रय आदेश में शामिल जानकारी है: 

• आपकी कंपनी का नाम
• आपकी कंपनी की संपर्क जानकारी
• ग्राहक की जानकारी (नाम, बिलिंग जानकारी, पता)
• बेचे जा रहे उत्पाद या सेवा का विवरण
• बिक्री में शामिल वस्तुओं या सेवाओं की मात्रा
• वस्तुओं या सेवाओं की कीमत
• वितरण, शिपिंग और कर लागत
• ऑर्डर की कुल लागत

ऐसे कई प्रकार के विक्रय आदेश हैं जिनका उपयोग आपका व्यवसाय कर सकता है। स्थिति या बिक्री परिदृश्य के आधार पर, कई व्यवसाय नियमित आधार पर निम्नलिखित में से सभी 4 का उपयोग करते हैं:

नकद बिक्री आदेश

जब कोई ग्राहक ऑर्डर देता है, उत्पाद उठाता है और नकद भुगतान करता है, तो नकद बिक्री आदेश का उपयोग किया जाता है। क्योंकि ग्राहक नकद में भुगतान करता है, ऐसा नहीं है प्राप्त खाते लेन-देन से संबंधित प्रविष्टि. ग्राहक की खरीदारी का सीधा असर आपके नकद खातों पर पड़ता है और डिलीवरी तुरंत हो जाती है।

शीघ्र बिक्री आदेश

यदि कोई ग्राहक असामान्य रूप से तेज़ डिलीवरी समयसीमा का अनुरोध करता है, तो त्वरित बिक्री आदेश का उपयोग आंतरिक रूप से किया जाएगा। आपकी बिक्री टीम इस प्रकार के बिक्री आदेशों को उच्च प्राथमिकता के रूप में चिह्नित कर सकती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे समय पर पूरे हो गए हैं। ग्राहक परिस्थितियों के आधार पर सामान उठा सकता है या उसे शीघ्रता से वितरित करवाने के लिए अतिरिक्त भुगतान कर सकता है। उत्पाद डिलीवर होने के बाद, आपकी एआर टीम भुगतान प्राप्त करने के लिए ग्राहक को एक चालान भेजेगी।

कार्यक्रम निर्धारण समझौता

ऐसी स्थिति में जहां एक ग्राहक विभिन्न तिथियों पर वितरित उत्पादों की एक विशिष्ट मात्रा का अनुरोध करता है, प्रत्येक अलग-अलग डिलीवरी को सीधे रखने के लिए शेड्यूलिंग समझौता एक महान उपकरण हो सकता है। यदि कोई ग्राहक एक सप्ताह में 10 विजेट, दो सप्ताह में 5 और तीन सप्ताह में 7 विजेट चाहता है, तो वे सभी लेनदेन एक शेड्यूलिंग समझौते पर जा सकते हैं जो डिलीवरी के बाद अपडेट हो जाते हैं। 

तृतीय-पक्ष विक्रय आदेश

कुछ मामलों में, विशेष रूप से छोटे व्यवसायों के लिए, तृतीय-पक्ष बिक्री आदेश का उपयोग तब किया जाता है जब आपका व्यवसाय ग्राहकों को सीधे सामान या सेवाएँ वितरित नहीं करता है। इसके बजाय, आप उन्हें किसी तीसरे पक्ष को भेजते हैं विक्रेता इसके बाद ग्राहक को डिलीवरी का अंतिम चरण पूरा होता है।

एक चालान क्या है?

जब विक्रेता या विक्रेता बिक्री आदेश पूरा करते हैं और सहमत उत्पाद वितरित करते हैं, तो वे एक उत्पन्न करेंगे बीजक और वितरित किए गए सामान या सेवाओं के लिए भुगतान एकत्र करने के लिए इसे ग्राहक को भेजें। बिक्री प्रक्रिया के अंतिम चरणों में से एक, चालान भेजना ग्राहक भुगतान और नकद संग्रह शुरू करता है, जो आपके व्यवसाय को स्वस्थ रखने के दो महत्वपूर्ण घटक हैं। आज, चालान आमतौर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे और मंगाए जाते हैं ई-चालान.

इनवॉइस में अधिकांश वही जानकारी होगी जो बिक्री आदेश में है, लेकिन इसमें निम्नलिखित भी शामिल होंगे: 

· भुगतान की शर्तें
· शीघ्र भुगतान छूट
· पीओ नंबर
· बीजक संख्या
· देर से भुगतान शुल्क
· एसीएच, तार, या के लिए भुगतान जानकारी ईडीआई भुगतान

जिस तरह अलग-अलग स्थितियों में कई बिक्री ऑर्डर का उपयोग किया जाता है, उसी तरह व्यावसायिक लेनदेन में अक्सर अलग-अलग चालान प्रकार का उपयोग किया जाता है।

प्रोफार्मा चालान

आमतौर पर, चालान को संविदात्मक भुगतान अनुरोध के रूप में माना जाता है, लेकिन a प्रोफार्मा चालान उसका समान उपयोग नहीं है. इसका उपयोग तब किया जाता है जब कोई वाणिज्यिक चालान उपलब्ध नहीं होता है और इसे "पूर्व-चालान" के रूप में माना जा सकता है। इसमें अभी भी लागत विवरण शामिल है, लेकिन यह एक अनुमान से अधिक है जिसे ग्राहक संदर्भ के लिए उपयोग कर सकता है।

संयुक्त राज्य अमेरिका में माल निर्यात करते समय, अमेरिकी सीमा शुल्क को ऑर्डर के साथ एक प्रो फॉर्मा चालान संलग्न करने की आवश्यकता होती है ताकि यह स्पष्ट हो कि देश भर में क्या भेजा जा रहा है। 

अंतरिम चालान

यदि कोई बड़ा प्रोजेक्ट या बहु-भागीय ऑर्डर है जिसे कई भुगतानों या चरणों में विभाजित करने की आवश्यकता है, तो एक अंतरिम चालान काम में आता है। एक बड़ा चालान भेजने के लिए परियोजना के अंत तक इंतजार करने के बजाय, अंतरिम चालान का उपयोग रास्ते में वृद्धिशील भुगतान एकत्र करने के लिए किया जा सकता है। विक्रेता पक्ष पर, अंतरिम चालान नकदी प्रवाह चुनौतियों को कम करने में मदद करते हैं, और खरीदार पक्ष पर, वे भुगतान को अधिक प्रबंधनीय मात्रा में विभाजित करते हैं। यह इसके विपरीत है जाल एक भुगतान में एकाधिक चालान।

अंतिम इनवॉइस

उपयोग किए जाने वाले चालान का सबसे आम प्रकार अंतिम चालान है। यह आमतौर पर सबसे सरल चालान प्रकारों में से एक है चालान का निपटान, जिससे यह अधिकांश व्यवसायों के लिए मानक बन गया है। सामान या सेवाएँ वितरित होने के बाद उन्हें ग्राहकों को भेजा जाता है।

बिक्री आदेश बनाम चालान: अंतर

यह सुनिश्चित करने के लिए कि "बिक्री आदेश" और "चालान" के बीच अंतर स्पष्ट है, हमने दोनों के बीच कुछ सबसे महत्वपूर्ण अंतरों की एक सूची तैयार की है। व्यवसाय नियमित बिक्री लेनदेन करने के लिए इन दोनों दस्तावेज़ों पर भरोसा करते हैं, लेकिन उनके द्वारा पूरा किया जाने वाला उद्देश्य अलग-अलग होता है।

जब आप नीचे दिए गए कारकों पर विचार करते हैं तो बिक्री आदेश बनाम चालान में अंतर करना आसान होता है:

सृजन का समय

विक्रय आदेश विक्रय प्रक्रिया को आरंभ करता है; यह आपकी पूर्ति टीम को डिलीवरी के लिए सामान या सेवाएँ तैयार करना शुरू करने की जानकारी देता है। फिर, बिक्री प्रक्रिया के अंत में, एक बार डिलीवरी पूरी हो जाने पर, ग्राहक को एक चालान भेजा जाएगा।

दस्तावेज़ का उद्देश्य

चालान बनाम बिक्री आदेश को देखते समय, प्रत्येक दस्तावेज़ के उद्देश्य पर विचार करना महत्वपूर्ण है। एक विक्रय आदेश अधिक आंतरिक-सामना वाला होता है, जिससे आपकी टीमों को पता चल जाता है कि एक आदेश शुरू कर दिया गया है और कार्रवाई की आवश्यकता है। दूसरी ओर, एक चालान बाहरी-सामना करने वाला होता है। इसे ग्राहक को भुगतान की औपचारिक मांग के रूप में भेजा जाता है। यदि चालान की देय तिथि पूरी नहीं होती है, तो ग्राहक पर विलंब शुल्क या अन्य जुर्माना लगाया जा सकता है।

जानकारी सूचीबद्ध

जबकि बिक्री आदेश और चालान के बीच अंतर इस बात पर अधिक है कि प्रत्येक दस्तावेज़ का उपयोग कब और कैसे किया जाता है, प्रत्येक में मौजूद जानकारी के संबंध में थोड़ी भिन्नता होती है। उन दोनों में ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी, खरीदे जाने वाले उत्पादों की मात्रा और कीमत और विक्रेता की जानकारी जैसी जानकारी शामिल होगी, लेकिन चालान में अतिरिक्त विवरण शामिल होंगे। ये विवरण विलंब शुल्क दरें, भुगतान देय तिथियां और बहुत कुछ हो सकते हैं। प्रत्येक में क्या है, इसके सटीक विवरण के लिए ऊपर दी गई हमारी सूचियाँ देखें। 

लेखांकन निहितार्थ

बिक्री आदेश आमतौर पर आपकी लेखा टीम द्वारा देखा या छुआ नहीं जाएगा। जब तक वे किसी बिक्री आदेश का किसी विशिष्ट चालान से मिलान नहीं करना चाहते, वे बिक्री आदेशों पर भरोसा नहीं करेंगे। दूसरी ओर, चालान, लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के महत्वपूर्ण भाग हैं। सटीक ऑडिट ट्रेल्स प्रदान करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रविष्टियाँ सही हैं, उनकी आवश्यकता है।

निष्कर्ष

बिक्री आदेश और चालान के बीच अंतर को कवर करने वाले लेख को देखना और यह सोचना आसान हो सकता है कि इसका प्रभाव नगण्य है। लेकिन, इसके विपरीत, प्रमुख व्यावसायिक दस्तावेजों के मूलभूत उद्देश्य को समझने से आपके व्यवसाय को अधिक कुशलता से चलाने में मदद मिलेगी, संभावित पूर्ति और लेखांकन त्रुटियों को कम किया जा सकेगा, और आपके व्यवसाय को जोखिम से बचाने के लिए सही जांच और संतुलन के साथ आंतरिक प्रक्रियाएं तैयार की जा सकेंगी।

दिन के अंत में, आपकी टीमों को बिक्री आदेश और चालान की समान रूप से आवश्यकता होगी, लेकिन अलग-अलग टीमों द्वारा प्रत्येक का उपयोग करने का तरीका अलग-अलग होगा। आपकी बिक्री टीम को यह सुनिश्चित करने के लिए बिक्री आदेशों की आवश्यकता है कि डिलीवरी वादे के अनुसार पूरी हो रही है, लेकिन प्राप्य खातों के विशेषज्ञ हर दिन जीवित रहेंगे और चालान जारी करेंगे। आपके व्यवसाय को उसकी अंतिम क्षमता तक पहुंचाने के लिए इन टीमों को एकजुट होकर काम करने और अपना काम करने के लिए आवश्यक उचित संसाधनों की आवश्यकता होती है। 

बिक्री आदेश बनाम चालान को समझना रणनीतिक नेतृत्व प्राथमिकता की तरह प्रतीत नहीं हो सकता है, लेकिन आपके संगठन में कई लोगों के लिए, इससे अधिक महत्वपूर्ण कुछ भी नहीं है। यदि आप अपना विक्रय आदेश प्रबंधन लेने के लिए तैयार हैं और बीजक संसाधित करना अगले स्तर तक, सही स्वचालित में निवेश करना चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर - पसंद नैनोनेट्स - बहुत बड़ा अंतर ला सकता है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/