दस्तावेज़ संग्रह के लिए पूरी गाइड

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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह कैसे काम करता है?

दस्तावेज़ संग्रह एक बार की गतिविधि नहीं है, लेकिन एक बार जब आप एक उचित व्यावसायिक प्रक्रिया सेट कर लेते हैं, तो आप इसे स्वचालित कर सकते हैं। आइए देखें कि संग्रह कार्यों का दस्तावेजीकरण कैसे किया जाता है।

चरण 1: प्रारंभिक मूल्यांकन

अपनी वर्तमान दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को समझें। आप आवश्यक और गैर-आवश्यक दस्तावेजों को कैसे संभालते हैं? क्या आपके पास एक निर्धारित प्रक्रिया है? क्या सभी दस्तावेज एक ही समय में संभाले जाते हैं या प्रक्रिया तदर्थ है?

एक नज़र डालें

• दस्तावेज़ कैसे बनाए जाते हैं, रिकॉर्ड किए जाते हैं, वर्गीकृत किए जाते हैं और नाम दिए जाते हैं?
• दस्तावेजों के डिजिटलीकरण की प्रक्रिया क्या है?
• किसी दस्तावेज़ को हटाने या त्यागने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं?
• दस्तावेज़ अपवादों को कौन संभालता है?
• ऑडिट के लिए किन दस्तावेजों की आवश्यकता होती है?

आपको एक विचार प्राप्त करने के लिए आपके द्वारा संभाले जाने वाले दस्तावेज़ों की संख्या को भी समझना चाहिए।

इस प्रारंभिक मूल्यांकन के आधार पर, आप प्रक्रियाओं के लिए प्रवाह का मसौदा तैयार करने पर काम करते हैं।

चरण 2: लक्ष्यों और भूमिकाओं की पहचान करें

प्रक्रियाओं को समझने के बाद, दस्तावेज़ संग्रह के कारणों को मैप करने का प्रयास करें।

• क्या आप दस्तावेजों से निपटने की परिचालन लागत को कम करना चाहते हैं?
• क्या आप डेटा सुरक्षा दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए ऐसा कर रहे हैं?
• क्या आप अपने रिकॉर्ड प्रबंधन को अनुकूलित करने का प्रयास कर रहे हैं?
• क्या कार्यकारी टीम संसाधनों में दृश्यता को बेहतर बनाने के लिए ऐसा कर रही है?

लक्ष्यों के आधार पर, आप उन्हें प्राथमिकता दे सकते हैं और दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रियाओं को बदल सकते हैं। प्रक्रिया में हितधारकों की भूमिका को समझें।

• दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया की देखरेख कौन करेगा?
• संग्रहीत डेटा में प्रविष्टि को सीमित करने के लिए आप किस प्राधिकरण स्तर का उपयोग करेंगे?
• आप कर्मचारी अनुपालन कैसे सुनिश्चित करेंगे?

चरण 3: अवधारण शेड्यूल लागू करें

अब, अवधारण शेड्यूल सेट करने का समय आ गया है। मूल रूप से, उन दस्तावेजों को समझें जिन्हें बनाए रखने की आवश्यकता है और जिन्हें नहीं।

आपको मूल वार्षिक वित्तीय रिपोर्ट बनाए रखनी चाहिए क्योंकि सड़क के नीचे उनकी आवश्यकता हो सकती है। संघीय, स्थानीय, राज्य और उद्योग-विशिष्ट नियमों पर शोध करें जिनका आपको पालन करने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए सभी आईआरएस और कर संबंधी दस्तावेज कम से कम सात साल तक रखें।

इसके बाद, उन सभी दस्तावेज़ों को नष्ट कर दें जिन्हें संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं है या कभी भी स्थायी रूप से संग्रहीत नहीं किए जाएंगे, जैसे विक्रेता कैटलॉग, जंक मेल और डुप्लिकेट प्रतियां। आप उन्हें स्कैन करके और OCR सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके जानकारी निकालकर उन्हें डिजिटाइज़ कर सकते हैं।

किसी भी संभावित दायित्व से बचने के लिए सुरक्षित परिवहन, बाद में निपटान, और सामग्री के विनाश के लिए NAID (नेशनल एसोसिएशन ऑफ इंफॉर्मेशन डिस्ट्रक्शन) विक्रेता को नियुक्त करें।

चरण 4: कागज़ की फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करें

लागत कम करने, स्थान बचाने और दस्तावेज़ संगठन में सुधार करने के लिए कागज़ की फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करें।

आप दस्तावेज़ स्कैनर के साथ OCR सॉफ़्टवेयर का उपयोग बेहतर खोज क्षमता के लिए फ़ाइलों को सॉर्ट करने, व्यवस्थित करने, लेबल करने और अनुक्रमित करने के लिए कर सकते हैं।

चरण 5: एक भंडारण चुनें

यदि आप डिजिटल स्टोरेज के लिए जा रहे हैं, तो आपको टेप, डिस्क और क्लाउड स्टोरेज में से एक को चुनना होगा। प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं जो रिकॉर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर द्वारा दीर्घकालिक सुरक्षा, अखंडता और प्रवेश में आसानी से जुड़े हैं।

चरण 6: दस्तावेज़ वर्कफ़्लो के साथ स्वचालित करें

एक बार सभी प्रक्रियाओं और सभी चरों को मैप कर लेने के बाद, प्रक्रिया को शुरू करने का समय आ गया है।

नैनोनेट्स जैसे दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का एक लाभ सभी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और हितधारकों को सूचनाएं सेट करने में सक्षम होना है ताकि आप त्रुटि फ़ाइलों को याद न करें। दस्तावेज़ संग्रह प्रवाह बनाने के चरण देखें।

चरण 7: मॉनिटर और ऑप्टिमाइज़ करें

कोई भी प्रक्रिया पहली बार में सही नहीं होती है। दस्तावेज़ कार्यप्रवाह को लागू करने के बाद, प्रक्रिया में सुधार कैसे किया जा सकता है, इस पर हितधारकों से प्रतिक्रिया लें।

दस्तावेज़ संग्रह से किन कंपनियों को लाभ होगा?  

आपकी कंपनी को दस्तावेज़ संग्रह पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है यदि:

• आपकी कंपनी नियमित रूप से बहुत सारी कागजी कार्रवाई करती है
• आपको भविष्य में पुराने दस्तावेज़ों तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है
• आपके जैसी कंपनियों के लिए ऑडिट आम ​​हैं
• अनुपालन और नियामक आवश्यकताओं के हिस्से के रूप में आपको दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है

यदि ये कारक आपकी कंपनी के लिए प्रासंगिक हैं, तो आपको अपने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता हो सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह का विकल्प क्यों चुनें?

लागत कम करें और स्थान बचाएं

चाहे आप एक व्यापक अंतरराष्ट्रीय निगम या एक नवोदित स्टार्टअप का संचालन कर रहे हों, जहां आप कर सकते हैं, वहां खर्चों को बचाना महत्वपूर्ण है। डिजिटल दस्तावेज़ संग्रह क्षेत्र को खाली करके और परिचालन व्यय को कम करके इसे सक्षम कर सकता है।

आपके पास विनियमित करने के लिए साइट पर जितने सीमित दस्तावेज़ हैं, उन्हें प्रबंधित करने में कम पैसा और समय खर्च करना पड़ता है।

कार्यप्रवाह और प्रदर्शन बढ़ाएँ

पर्याप्त डिजिटल दस्तावेज़ संग्रह आपके व्यवसाय के प्रदर्शन और कार्यप्रवाह को बढ़ा सकता है। अनुमानों के अनुसार, 80% उत्पादन डेटा को आसानी से उपलब्ध होने की आवश्यकता नहीं है।

इस डेटा को संग्रहीत करके, आप अपने शेष डेटा तक पहुंच की सुविधा प्रदान कर सकते हैं और संभावित रूप से अपने प्रदर्शन को बढ़ा सकते हैं।

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दस्तावेज़ संग्रह उपयोग के मामले

दस्तावेज़ संग्रह लगभग सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए उपयोगी है। आइए विभिन्न उद्योगों में दस्तावेज़ संग्रह के कुछ वास्तविक जीवन के अनुप्रयोगों पर एक नज़र डालें।  

अनुबंध, पत्र, और परियोजना दस्तावेज जैसे व्यावसायिक दस्तावेज वर्षों से एकत्र हो सकते हैं, जो बड़ी मात्रा में होते हैं जो भंडारण व्यय को बढ़ाते हैं। जब श्रमिकों को इन संदर्भों से डेटा पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, तो मैन्युअल रूप से विशाल दस्तावेज़ स्टोर के माध्यम से खोज करना उनके दिन के घंटों को पूरा कर सकता है।

• वित्तीय सेवाएँ कंपनियों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि उनके सभी दस्तावेज ऑडिट के लिए तैयार हैं। यह वह जगह है जहां दस्तावेज़ संग्रह उन्हें आवश्यक होने पर ग्राहकों के सभी लॉग, मुद्रा विनिमय रसीद और अन्य कानूनी दस्तावेजों को बनाए रखने में मदद करता है।
• खुदरा भविष्य में किसी भी विसंगति के मामले में फर्मों को अपने सभी ग्राहक, विक्रेता और आपूर्तिकर्ता जानकारी को सहेजने की आवश्यकता हो सकती है।
• कानून फर्म और कानूनी विभाग सभी केस-संबंधित अनुबंधों, दस्तावेज़ों और फ़ैक्स को PDF के रूप में संग्रहीत करने की आवश्यकता है। उन्हें बुद्धिमान खोज और टैग का उपयोग करके दस्तावेज़ों और उद्धरणों को तेज़ी से खोजने की आवश्यकता है। यहीं पर दस्तावेज़ संग्रह काम आता है।
• सार्वजनिक सेवाओं दिन-प्रतिदिन बहुत सारी सूचनाओं से निपटें। अब सब कुछ प्रासंगिक नहीं है, लेकिन उन्हें एक बटन के क्लिक से बाद की तारीख में आसानी से उपलब्ध होने वाली सभी सूचनाओं को संग्रहीत करना होगा।
• उद्यम कुशल दस्तावेज़ संग्रह के साथ अपने दस्तावेज़ प्रबंधन को अनुकूलित कर सकते हैं। अपने कागज़ के दस्तावेज़ों को खोज योग्य पुस्तकालय में परिवर्तित करके, कर्मचारी दस्तावेज़ों की खोज में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं और डिजिटलीकरण से डेटा दृश्यता में भी सुधार हो सकता है।

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नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ संग्रह को स्वचालित करें। ऑटोपायलट पर इनवॉइस, पहचान पत्र, या किसी दस्तावेज़ से डेटा निकालें! अपना मुफ्त ट्रायल अभी शुरू करें!

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नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ संग्रह

नैनोनेट्स इन-बिल्ट ओसीआर सॉफ़्टवेयर के साथ एक बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जो आपके सभी पेपर दस्तावेज़ों को डिजिटल खोज योग्य प्रारूप में बदलने में आपकी सहायता कर सकता है। नो-कोड ड्रैग-एंड-ड्रॉप वर्कफ़्लो बिल्डर के साथ नैनोनेट्स का उपयोग करना आसान है जो किसी भी मैन्युअल दस्तावेज़ प्रक्रिया को स्वचालित कर सकता है।

यहां बताया गया है कि आप अपने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए नैनोनेट्स का उपयोग कैसे कर सकते हैं:

अपनी प्रक्रिया में अपनी सभी प्रक्रिया और हितधारकों को मैप करें

नैनोनेट्स पर एक खाता बनाएं और अपनी आवश्यकताओं के लिए एक ओसीआर मॉडल बनाने के लिए एक कस्टम ओसीआर मॉडल का चयन करें या आप पूर्व-प्रशिक्षित ओसीआर मॉडल में से भी चयन कर सकते हैं।

दस्तावेज़ अपलोड करें और अपने इच्छित प्रारूप में डेटा निकालने के लिए मॉडल को प्रशिक्षित करें।

एक बार, आप मॉडल से खुश हो जाते हैं, तो आप एक विशिष्ट ईमेल पर सभी दस्तावेज़ों की ऑटो-फ़ॉरवर्डिंग सेट कर सकते हैं। के लिए जाओ कार्यप्रवाह > आयात > ईमेल द्वारा फ़ाइलें प्राप्त करें

दस्तावेज़ अंतर्ग्रहण सेट होने के बाद, आपका OCR मॉडल स्वचालित रूप से स्कैन किए गए दस्तावेज़ प्राप्त करेगा और आपकी पसंद के प्रारूप में दस्तावेज़ों से टेक्स्ट निकालेगा।

आप वर्कफ़्लो से निर्यात विकल्प चुनकर अपनी पसंद के डेटाबेस में डेटा निकाल सकते हैं।

आप स्वीकृति चरण, समीक्षा प्रकार, फ़्लैग फ़ाइलों के नियम, और बहुत कुछ जोड़कर एक अनुमोदन अनुभाग जोड़ सकते हैं।

आप डेटा बढ़ाने, फ़ाइलों का नाम बदलने, दस्तावेज़ों को श्रेणीबद्ध और क्रमबद्ध करने, और बहुत कुछ करने के लिए नियम भी जोड़ सकते हैं। मदद की ज़रूरत है? हमारी टीम आपको इसे पूरा करने में मदद करने के लिए यहां है!

नैनोनेट्स पर जाएं और इसे अभी स्वयं करने का प्रयास करें। या हमारी टीम से इसे आपके लिए करने के लिए कहें!

नैनोनेट्स का उपयोग 30,000+ खुश पेशेवर हर साल अपनी दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए करते हैं। यहाँ नैनोनेट्स के प्रदर्शन का एक स्नैपशॉट है

यहां हमारे ग्राहक हमारे बारे में क्या कहते हैं।

यदि आपके पास एक जटिल दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया है, तो हमारी प्रतिभाशाली टीम पूरी प्रक्रिया को सरल और स्वचालित करने में आपकी सहायता कर सकती है, ताकि यह कुशल हो और आपकी आवश्यकताओं के अनुसार काम करे। अपनी आवश्यकताओं को हमारे साथ साझा करना चाहते हैं? कॉल सेट करें or हमें ईमेल भेजो.

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दस्तावेज़ डेटा निष्कर्षण को स्वचालित करना चाहते हैं? नैनोनेट्स देखें। कोई कोड नहीं। कोई परेशानी मंच नहीं। एसअपना निःशुल्क परीक्षण टार्ट करें और ऑटोपायलट पर दस्तावेज़ों से डेटा निकालें।

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दस्तावेज़ संग्रह बनाम फ़ाइल बैकअप

दस्तावेज़ संग्रह मूल रूप से फ़ाइल बैकअप ले रहा है, है ना? खैर, यह थोड़ा अलग है।

दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया केवल निष्क्रिय दस्तावेज़ों के लिए है, जबकि बैकअप का निर्माण दिन-प्रति-दिन सिस्टम में उपयोग की जाने वाली सक्रिय फ़ाइलों के लिए किया जाता है।

दस्तावेज़ संग्रह का उद्देश्य मूल दस्तावेज़ों को भविष्य में कई कारणों से आवश्यक होने की स्थिति में बनाए रखना है, जबकि फ़ाइल बैकअप का लक्ष्य वास्तविक फ़ाइलों के क्षतिग्रस्त या खो जाने की स्थिति में सक्रिय फ़ाइलों की एक प्रति बनाए रखना है, परिचालन सुनिश्चित करना निरंतरता।

आइए दस्तावेज़ संग्रह और फ़ाइल बैकअप के बीच अधिक अंतर देखें।

	दस्तावेज़ संग्रह	दस्तावेज़ बैकअप
लक्ष्य	दस्तावेज़ों का दीर्घकालिक भंडारण जो अभी उपयोग नहीं किया जाता है	डेटा हानि या भ्रष्टाचार के मामले में हाल के डेटा की एक प्रति सहेजा जा रहा है
प्रयुक्त	आवश्यकतानुसार - उदा। अंकेक्षण	जब वर्तमान डेटा दूषित हो जाता है या लोड होने में विफल रहता है
जानकारी	प्रतिलिपि के रूप में सहेजा गया। डेटा अधिलेखित नहीं है	डेटा ओवरराइट किया गया है
संग्रहीत डेटा का प्रकार	मूल डेटा - उदा। वित्तीय रिपोर्ट	प्रतिलिपि के रूप में वर्तमान डेटा का डुप्लिकेट
गति	बहाली की गति कोई मुद्दा नहीं है	रीयल-टाइम होना चाहिए
अवधि	ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला	लघु से मध्यावधि भंडारण

सामान्य प्रश्न

दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ क्यों करें?

उत्पादक दस्तावेज़ प्रबंधन: अनुक्रमित, डिजीटल दस्तावेजों को एक सिस्टम में निर्यात किया जा सकता है और स्वचालित रूप से डिजिटल पुस्तकालयों में स्टॉक किया जा सकता है, जहां उनके उपयोग को प्रलेखित, ट्रैक और प्रबंधित किया जा सकता है।

पाठ का सरल पुन: उपयोग: जब एक मुद्रित विषय को संपादन योग्य पाठ में पुनर्स्थापित किया जाता है, तो इसे संशोधित किया जा सकता है और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या वर्ड में पुन: उपयोग किया जा सकता है, आमतौर पर दस्तावेजों को फिर से बनाने और फिर से टाइप करने में लगने वाले समय की बचत होती है।

खोज योग्यता: दस्तावेज़, मेटाडेटा या पाठ में कीवर्ड सहित, इलेक्ट्रॉनिक खोज नेटवर्क द्वारा पता लगाया जा सकता है और सेकंड के भीतर इंगित किया जा सकता है।

आसान पहुंच: डिजिटल दस्तावेजों को किसी भी समय मुख्य भंडार से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है और मुद्रित प्रतियां बनाने की आवश्यकता को समाप्त करते हुए ईमेल के माध्यम से तेजी से वितरित किया जा सकता है।

दस्तावेज़ संग्रह सॉफ़्टवेयर क्या है?

दस्तावेज़ संग्रह सॉफ़्टवेयर दस्तावेज़ों को डिजिटल रिकॉर्ड में परिवर्तित करता है जिसे संग्रहीत किया जा सकता है, आसानी से एक्सेस किया जा सकता है, और कुशलता से प्रबंधित किया जा सकता है, जिससे आपकी संस्था को मदद मिलती है

भंडारण व्यय पर बचत करें, कर्मचारी उत्पादकता में वृद्धि करें, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को गति दें।

लंबी अवधि के संग्रह के लिए पर्याप्त, परिवर्तित सूचियां उन्नत दृश्य गुणवत्ता के साथ छोटी हैं। उन्हें विभिन्न उपकरणों पर पढ़ा जा सकता है, अलग-अलग स्थानों से आसानी से पहुँचा जा सकता है, और इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार, डिजिटल पुस्तकालयों, या दस्तावेज़ प्रबंधन में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किया जा सकता है।

नेटवर्क। कोई भी निगम परिभाषित प्रवेश अधिकारों के साथ डिजिटल रूप से संग्रहीत प्रतियों तक आसान पहुंच प्रदान करके आंतरिक प्रक्रियाओं को तेज कर सकता है और दक्षता बढ़ा सकता है।

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Uदस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया को स्वचालित करने और ऑटोपायलट पर अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए नैनोनेट्स से!

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