प्रोक्योरमेंट ऑटोमेशन के लिए व्यापक गाइड

क्या आप आवश्यकताओं को मैन्युअल रूप से दर्ज करके थक गए हैं, क्रय आदेश बनाना, और ट्रैकिंग चालान? अनुपालन मुद्दों के प्रबंधन के लिए पुराने जमाने के श्रम-गहन तरीकों पर निर्भर रहने से थक गए हैं? क्या आप चाहते हैं कि आपकी खरीद प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल बनाने का कोई तरीका हो?

यदि ऐसा है, तो आपको खरीद स्वचालन के बारे में सब कुछ जानना होगा - एक शक्तिशाली उपकरण जो आपको खरीदारी प्रक्रिया को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। इस लेख में, हम खरीद स्वचालन की प्रक्रिया को उजागर करेंगे और इससे जुड़ी कई चुनौतियों (और लाभों), उभरते रुझानों और सर्वोत्तम प्रथाओं पर चर्चा करेंगे।

खरीद स्वचालन क्या है?

खरीद स्वचालन वस्तुओं और सेवाओं के अधिग्रहण को सुव्यवस्थित करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग है। यह संपूर्ण मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करने का एक तरीका है खरीदी प्रक्रिया, इसे और अधिक कुशल और लागत प्रभावी बना रहा है। इस प्रक्रिया का स्वचालन कई रूप ले सकता है, स्वचालित ईमेल अनुस्मारक से लेकर कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) एल्गोरिदम के उपयोग तक।

एआई, मशीन लर्निंग, रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए), प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी), और ब्लॉकचेन जैसी उन्नत तकनीकों का लाभ उठाकर, व्यवसाय विभिन्न खरीद प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं। इन प्रक्रियाओं में ऑर्डर प्रोसेसिंग, भुगतान शेड्यूल, विक्रेता चयन और मूल्यांकन, दस्तावेज़ प्रबंधन, मांग पूर्वानुमान, चालान समाधान और शामिल हो सकते हैं। आपूर्ति श्रृंखला स्वचालन.

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खरीद स्वचालन के लाभ

कम लागत

स्वचालन आदेशों को संसाधित करने, खरीदारी अनुरोध बनाने और कई अन्य कार्यों में लगने वाले समय को कम कर सकता है। इसका मतलब है कि आप वेतन और अन्य संसाधनों पर कम पैसा खर्च करेंगे।

बेहतर दक्षता

जब आपके पास प्रत्येक कार्य पर कम लोग काम करते हैं, तो मानवीय निर्णय से कम गलतियाँ होती हैं। इसका मतलब है कि आपकी कंपनी कम समय में भी अधिक काम करने में सक्षम होगी!

बेहतर शुद्धता

उन लोगों द्वारा कम गलतियाँ किए जाने के कारण जो प्रशिक्षित पेशेवर नहीं हैं, त्रुटि की गुंजाइश कम होती है जब यह सुनिश्चित करने की बात आती है कि किसी संगठन के भीतर विशेष रूप से खरीद प्रक्रियाओं से संबंधित किसी भी अन्य चीज़ के साथ आगे बढ़ने से पहले सब कुछ सही ढंग से किया जाता है।

चपलता में वृद्धि

खरीद स्वचालन संगठनों को बाजार और व्यावसायिक जरूरतों में बदलाव के अनुकूल बनाने में मदद करने के लिए अतिरिक्त हाथों की तरह है। दोहराए जाने वाले खरीद कार्यों की देखभाल करने से मूल्यवान समय और संसाधन खाली हो जाते हैं ताकि कंपनियां आपूर्तिकर्ताओं के साथ बेहतर संबंध बनाने, नवीन विचारों के साथ आने और रणनीतिक निर्णय लेने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

डेटा-चालित निर्णय लेना

जब व्यवसाय खरीद स्वचालन का उपयोग करते हैं, तो उन्हें डेटा का विश्लेषण करने के लिए कुछ शक्तिशाली उपकरणों तक पहुंच मिलती है। इसमें खर्च विश्लेषण जैसी चीजें शामिल हैं, जो आपको यह समझने में मदद करती हैं कि आप विभिन्न चीजों पर कितना पैसा खर्च कर रहे हैं, और प्रदर्शन मेट्रिक्स, जो आपको बता सकते हैं कि आपकी खरीद प्रक्रियाएं कितनी अच्छी तरह काम कर रही हैं। लेकिन इतना ही नहीं - पूर्वानुमानित विश्लेषण भी शामिल है, जिसका अर्थ है कि आप डेटा का उपयोग यह अनुमान लगाने के लिए कर सकते हैं कि भविष्य में क्या हो सकता है। यह सारी जानकारी होने से, व्यवसाय अपना पैसा कैसे खर्च करना है, इसके बारे में बेहतर निर्णय ले सकते हैं, और उन अवसरों और जोखिमों की भी पहचान कर सकते हैं जिन पर उन्होंने अन्यथा ध्यान नहीं दिया होगा। इसलिए जब खरीद की बात आती है, तो निर्णय लेने के लिए डेटा का उपयोग करना निश्चित रूप से एक रास्ता है!

बढ़ाया अनुपालन

जब कंपनियां अपनी खरीद प्रक्रियाओं में स्वचालन का उपयोग करती हैं, तो वे यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि वे उन सभी नियमों और विनियमों का पालन कर रही हैं जो उन पर लागू होते हैं। इसमें खरीद नीतियां, नैतिक मानक और स्थिरता आवश्यकताएं जैसी चीजें शामिल हैं। अनुपालन से संबंधित कार्यों को स्वचालित करके, कंपनियां नियमों का पालन न करने पर परेशानी में पड़ने के जोखिम को कम कर सकती हैं। इसका मतलब दंड या जुर्माने से बचना हो सकता है, जो वास्तव में महंगा हो सकता है।

खरीद स्वचालन प्रक्रिया क्या है?

स्वचालित खरीद के साथ शुरुआत करना जितना आप सोच सकते हैं उससे कहीं अधिक आसान है। इस प्रक्रिया को कुछ प्रमुख चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

डेटा संग्रहण

उत्पाद और आपूर्तिकर्ता विवरण, खरीद ऑर्डर इतिहास, चालान स्थिति और बहुत कुछ जैसे डेटा एकत्र करके शुरुआत करें। इस जानकारी को इकट्ठा करने से आपको अपनी संगठनात्मक आवश्यकताओं और लक्ष्यों को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलेगी।

एक कदम पीछे हटें और आकलन करें कि आपकी वर्तमान प्रक्रिया कितनी कुशल है, महत्वपूर्ण बिंदु कहां हैं और किस प्रकार का स्वचालन चीजों को बदलने में मदद करेगा।

खरीद अनुकूलन

एक बार जब आपके पास सभी आवश्यक डेटा हो जाए, तो अपनी प्रक्रिया को अनुकूलित करने का समय आ गया है। एकत्रित डेटा का विश्लेषण करने और संभावित लागत बचत, पुराने उत्पादों, अधिक खर्च के जोखिमों और मानकीकरण के अवसरों की पहचान करने के लिए एल्गोरिदम का उपयोग करें।

खरीद स्वचालन

खरीद प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए प्रौद्योगिकी उपकरणों का उपयोग करें - जिसमें स्वचालित खरीद आदेश, विक्रेता चयन, अनुबंध प्रबंधन और बहुत कुछ शामिल है। यह प्रसंस्करण समय और प्रशासनिक ओवरहेड के रूप में लागत को कम करते हुए अनुबंधों को ट्रैक करने और प्रबंधित करने की आपकी क्षमता में सुधार करता है।

वहां विभिन्न समाधानों की एक श्रृंखला मौजूद है - बुनियादी समाधानों से लेकर पूर्ण विकसित उद्यम-स्तरीय समाधानों तक - इसलिए जो उपलब्ध है उस पर शोध करना और अपने संगठन के लिए सही समाधान ढूंढना महत्वपूर्ण है।

व्यवहार्यता और हितधारक हस्ताक्षर बंद

कार्यान्वयन लागतों का अंदाजा लगा लें ताकि कदम उठाने के बाद आप जान सकें कि आप किसलिए हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और कागज से डिजिटल की ओर कदम का समर्थन करेगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई भी प्रतिबद्धता बनाने से पहले निर्णय लेने की प्रक्रिया में शामिल हर कोई बोर्ड पर है।

एक योजना विकसित करें

एक बार जब सभी प्रारंभिक बातों का ध्यान रखा जा चुका है, तो कार्यान्वयन के लिए एक योजना विकसित करने का समय आ गया है, जिसमें स्वचालित खरीद प्रणालियों के साथ लाइव होने से पहले कर्मचारियों को प्रशिक्षण, डेटा सुरक्षा और अन्य आवश्यक कदम उठाने होंगे।

निगरानी एवं रिपोर्टिंग

अंत में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि लक्ष्यों को पूरा किया जा रहा है और किसी भी मुद्दे को जल्दी से पहचाना और संबोधित किया जाता है, डिलीवरी की समयसीमा, समय के साथ दृश्यता और आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन जैसे प्रदर्शन मेट्रिक्स की निगरानी करें।

खरीद स्वचालन की चुनौतियाँ

जब स्वचालित खरीद की बात आती है, तो विचार करने के लिए कुछ चुनौतियाँ हैं। हालांकि यह प्रक्रिया कागज पर सरल लग सकती है, लेकिन व्यवहार में यह जटिल हो सकती है। यहां कुछ बाधाओं का विवरण दिया गया है जिनका आपको सामना करना पड़ सकता है:

परिवर्तन प्रबंधन

स्वचालित खरीद समाधानों पर स्विच करने के लिए पूरे संगठन में हितधारकों और कर्मचारियों से खरीदारी की आवश्यकता होती है। यह कठिन हो सकता है, क्योंकि परिवर्तन के प्रति अक्सर कुछ प्रतिरोध होता है और नई तकनीक को अपनाने में समय लगता है।

लागत विचार

स्वचालन के लिए समय और धन दोनों के मामले में अग्रिम निवेश की आवश्यकता होती है, जो कुछ संगठनों के लिए स्विचओवर को डराने वाला बना सकता है। आपके संगठन की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त स्वचालित समाधान चुनते समय विकल्पों का सावधानीपूर्वक मूल्यांकन करना और संबंधित लागतों को समझना महत्वपूर्ण है।

डेटा एकीकरण

खरीद स्वचालन समाधान केवल तभी सफल होते हैं जब वे आपूर्तिकर्ता डेटा, उत्पाद की कीमतों, खरीद आदेश इत्यादि का व्यापक दृश्य प्रदान करने के लिए मौजूदा सिस्टम और डेटाबेस के साथ एकीकृत होते हैं। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा चुने गए किसी भी संभावित समाधान में आपके वित्तीय के साथ संवाद करने की क्षमता होनी चाहिए संगठन के भीतर बेहतर निर्णय लेने की प्रक्रियाओं के लिए विस्तृत लेनदेन इतिहास प्रदान करने वाली प्रणाली।

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खरीद स्वचालन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

अपनी आवश्यकताओं का आकलन करें

इससे पहले कि आप प्रौद्योगिकी पर गौर करना शुरू करें, यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि आप खरीद स्वचालन के साथ वास्तव में क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। क्या आप डेटा खर्च करने में बेहतर दृश्यता चाहते हैं? क्या आप विश्लेषण और अंतर्दृष्टि के माध्यम से आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन में सुधार करना चाहते हैं? क्या मौजूदा प्रक्रियाओं में कोई अक्षमताएं हैं जिन्हें नए उपकरणों या प्रणालियों से संबोधित किया जा सकता है? एक बार जब आपके पास यह स्पष्ट तस्वीर हो कि किस चीज़ में सुधार की आवश्यकता है, तो यह चरण दो का समय है!

विशेषज्ञों के साथ काम करें

सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक जो आप कर सकते हैं वह उन विशेषज्ञों को शामिल करना है जिनके पास खरीद स्वचालन में विशेषज्ञता है। वे प्रक्रिया के दौरान आपका मार्गदर्शन करने में सक्षम होंगे, चुनौतियों के लिए योजना बनाने और संभावित नुकसान की पहचान करने में आपकी मदद करेंगे। किसी विशेषज्ञ से परामर्श करने से आपके संक्रमण की गति और विश्वसनीयता में काफी सुधार हो सकता है।

अपने व्यवसाय के लिए सही तकनीक चुनें-और उस पर कायम रहें!

यह चुनते समय कि कौन सा खरीद स्वचालन सॉफ़्टवेयर आपके संगठन के लिए उपयुक्त है, लागत-प्रभावशीलता बनाम समय के साथ उपयोग में आसानी जैसे कारकों पर विचार करें; दोनों सॉफ़्टवेयर समाधानों की स्केलेबिलिटी और साथ ही बड़े संगठनों के भीतर उनकी क्षमता। क्या वे ईआरपी प्लेटफ़ॉर्म जैसे एंटरप्राइज़ वातावरण में पहले से ही उपयोग किए जा रहे अन्य मौजूदा सिस्टम के साथ अच्छी तरह से एकीकृत हैं। खरीद स्वचालन प्रक्रिया के बारे में कोई भी निर्णय लेने से पहले केवल एक विक्रेता को देखना ही नहीं बल्कि कई विकल्पों पर शोध करना भी महत्वपूर्ण है।

एक योजना विकसित करें

किसी भी नए सॉफ़्टवेयर सिस्टम या प्रक्रिया परिवर्तन को लागू करने से पहले - विशेष रूप से खरीद स्वचालन जितना जटिल - एक स्पष्ट योजना बनाना बुद्धिमानी है कि सब कुछ क्रियान्वित होने के बाद चीजें कैसे काम करेंगी। इसमें प्रत्येक चरण के लिए विशिष्ट मैट्रिक्स के साथ समय-सीमा शामिल होनी चाहिए जिसके आधार पर बाद में सफलता को मापा जा सके। उदाहरण के लिए, हमें उम्मीद है कि इस नई नीति से छह महीनों में हमारी बिक्री 20% बढ़ जाएगी।

खरीद स्वचालन के सामान्य उपयोग के मामले

इन्वेंटरी प्रबंधन

यह खरीद स्वचालन के सबसे बुनियादी उपयोगों में से एक है, क्योंकि यह आपको अपने इन्वेंट्री स्तर को ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि जरूरत पड़ने से पहले आपके पास उत्पाद या आपूर्ति खत्म न हो जाएं।

विक्रेता प्रबंधन

यह सुविधा व्यवसायों को एक ही स्थान पर अपने सभी विक्रेताओं पर नज़र रखने की अनुमति देती है, जिससे नियमित आधार पर उनके साथ काम करना आसान हो जाता है और यह सुनिश्चित होता है कि प्रत्येक महीने (या वर्ष) के अंत में सभी भुगतान सुचारू रूप से हो जाएं।

अनुबंध प्रबंधन

अनुबंध प्रबंधन सुविधाएँ कंपनियों को अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध बनाने की अनुमति देती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि गुणवत्ता नियंत्रण मानकों को समय के साथ लगातार पूरा किया जाए। यह किसी परियोजना के दौरान या दो पक्षों के बीच अन्य प्रकार के समझौते के दौरान किसी भी पक्ष के खराब प्रदर्शन के कारण उत्पन्न होने वाले किसी भी मुद्दे को रोकने में मदद करता है।

आपूर्ति रिलेशनशिप प्रबन्धक

आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन समाधान उन संगठनों के लिए गेम-चेंजर हो सकते हैं जो आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करते हैं। वे आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन पर नज़र रखने, उनके साथ संपर्क में रहने और साझा उद्देश्यों के लिए मिलकर काम करने जैसे कार्यों को स्वचालित करके आपूर्तिकर्ता संबंधों के प्रबंधन की प्रक्रिया को सरल बनाते हैं।

खरीद स्वचालन में उभरते रुझान

हालाँकि खरीद स्वचालन पहले से ही खरीद प्रक्रिया के लिए गेम-चेंजर है, यह केवल बेहतर होता जा रहा है। खरीद स्वचालन में कुछ उभरते रुझान यहां दिए गए हैं:

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस एंड मशीन लर्निंग

एआई-संचालित स्वचालन समाधान तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं, और वे तेजी से बेहतर निर्णय लेने के लिए डेटा का त्वरित और सटीक विश्लेषण करने में सक्षम हैं। इतना ही नहीं, बल्कि मशीन लर्निंग इन उपकरणों को समय के साथ अधिक सटीक और कुशल बनने की अनुमति देता है क्योंकि वे अधिक डेटा एकत्र करते हैं।

ब्लॉकचैन टेक्नोलॉजी

ब्लॉकचेन तकनीक का उपयोग खरीद प्रक्रिया में एक अपरिवर्तनीय बहीखाता प्रदान करने के लिए किया जा रहा है जो खरीद प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को रिकॉर्ड करता है। इससे अधिक पारदर्शिता, सटीकता और लागत बचत सुनिश्चित करने में मदद मिलती है - और इसका उपयोग नियमों के अनुपालन में सहायता के लिए किया जा सकता है।

दस्तावेजों का डिजिटलीकरण

OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) जैसी क्लाउड-आधारित तकनीकों से दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण संभव हो गया है। यह तकनीक स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को डिजिटल फ़ाइलों में परिवर्तित करने में सक्षम बनाती है, जिससे दस्तावेज़ प्रसंस्करण समय तेज़ हो जाता है। साथ ही, कागजी कार्रवाई को हर जगह बिखरे होने के बजाय, उन्हें एक ही सिस्टम में सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है।

इन उभरते रुझानों का वादा - साथ ही वर्तमान प्रक्रियाओं का निरंतर विकास - दर्शाता है कि खरीद स्वचालन व्यवसाय संचालन में एक परिवर्तनकारी शक्ति के रूप में बना रहेगा।

नैनोनेट्स प्रोक्योरमेंट ऑटोमेशन में कैसे मदद कर सकता है?

नैनोनेट्स का एआई-संचालित प्लेटफॉर्म दस्तावेज़ डेटा कैप्चर और निष्कर्षण कार्यों को स्वचालित करके खरीद स्वचालन प्रक्रियाओं में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, प्लेटफ़ॉर्म चालान, खरीद आदेश और अन्य खरीद-संबंधित दस्तावेजों से डेटा निकाल सकता है, और स्वचालित रूप से उस डेटा को खरीद सिस्टम या वर्कफ़्लो में पॉप्युलेट कर सकता है। यह स्वचालन त्रुटियों के जोखिम को कम करता है, प्रसंस्करण गति बढ़ाता है, और कर्मचारियों को अधिक मूल्यवर्धित कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

इसके अलावा, नैनोनेट्स आपकी प्रक्रिया स्वचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस और कस्टम वर्कफ़्लो के साथ एक प्रणाली प्रदान करता है।

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निष्कर्ष

निष्कर्षतः, खरीद स्वचालन का भविष्य यहीं है। इसके साथ अवसरों और चुनौतियों का एक अनूठा सेट आता है। लेकिन जो लोग इसकी शक्ति को अपनाते हैं उन्हें बढ़ी हुई दक्षता, बेहतर सटीकता और लागत बचत का लाभ मिलेगा। यहां उल्लिखित सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, संगठन अपनी खरीद प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित और सुव्यवस्थित बना सकते हैं वैश्विक बाज़ार में अधिक प्रतिस्पर्धी.

नैनोनेट्स के साथ, व्यवसाय सटीकता में सुधार, लागत कम करने और अपने कार्यबल का अधिक कुशलता से उपयोग करने के लिए अपनी खरीद प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए मशीन लर्निंग और एआई तकनीक में नवीनतम का लाभ उठा सकते हैं।

इसलिए, जोखिम उठाने से न डरें। अब समय आ गया है कि आप अपनी खरीद प्रक्रिया को स्वचालित करना शुरू करें और अपने व्यवसाय को अगले स्तर पर ले जाएं।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/