10 में वकीलों के लिए शीर्ष 2023 कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर

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#5. लेक्सवर्कप्लेस

LexWorkPlace एक क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ और ईमेल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है। यह उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ और ईमेल प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है और सहयोग बढ़ाता है। लेक्सवर्कप्लेस का उपयोग उन टीमों के लिए किया जा सकता है जो कई काम कर सकती हैं, जैसे वर्कफ़्लो प्रबंधित करना, टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना, समय और भुगतान की निगरानी करना और डेटा संग्रहीत करना।

Some of the features that LexWorkplace provides are full-text search, document version management, दस्तावेज़ अनुक्रमण & profiling, permissions & access management, and end-to-end data encryption.

मूल्य निर्धारण: $395/माह (3 उपयोगकर्ता)

मुफ्त आज़माइश: नहीं

के लिये आदर्श: दस्तावेज़ वर्गीकरण, संग्रहण एवं प्रतिधारण

फ़ायदे

• संस्करण नियंत्रण
• कोई डाउनटाइम नहीं

नुकसान

• ईमेल सहेजने में असमर्थता

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#6. क्लियो

Clio is a legal practice management software that enables efficient running, organizing, and collaborating on cases. Users can use it to safely edit, store, and manage documents on the cloud.

Case and document management, scheduling, accounting, time tracking, task management, and billing are some of its main features. Additionally, Clio includes a mobile app that enables users to review, share, or upload documents, update case statuses, and connect with clients and team members.

मूल्य निर्धारण: $39/माह/उपयोगकर्ता से शुरू होता है

मुफ्त आज़माइश: हाँ

के लिये आदर्श: लीड्स पर नज़र रखना और मामलों का प्रबंधन करना

फ़ायदे

• व्यापक लीड एवं केस प्रबंधन
• आसान एकीकरण

नुकसान

• अलग-अलग पेशकशें (बढ़ें और प्रबंधित करें)
• कोई पूर्व निर्धारित टेम्पलेट नहीं

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#7 लॉजिकलडॉक

LogicalDOC is free software packed with an open-source database.

हालाँकि यह सभी लोकप्रिय DBMS का समर्थन करता है, डेवलपर्स अभी भी उत्पादन प्रणालियों में उपयोग के लिए MySQL की सलाह देते हैं। लॉजिकलडॉक उपयोगकर्ताओं और संगठनों को व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन और त्वरित सामग्री पुनर्प्राप्ति पर ध्यान केंद्रित करते हुए महत्वपूर्ण व्यावसायिक दस्तावेजों को सुरक्षित और विश्वसनीय रूप से व्यवस्थित करने, अनुक्रमित करने, पुनर्प्राप्त करने, नियंत्रित करने और वितरित करने में सक्षम बनाता है। इसके अतिरिक्त, यह साझा फ़ाइलों से स्वचालित आयात और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और आउटलुक के साथ एकीकरण का समर्थन करता है।

मूल्य निर्धारण: अनुरोध पर

मुफ्त आज़माइश: हां, इसका फ्री वर्जन भी है

के लिए आदर्श: दस्तावेजों का अनुक्रमण और त्वरित पुनर्प्राप्ति

फ़ायदे

• उपयोगकर्ता के अनुकूल
• कार्यक्षमता में सुधार के लिए ओपन सोर्स प्लगइन्स

नुकसान

• अनुकूलन के लिए प्रोग्रामिंग ज्ञान की आवश्यकता होती है
• बैकअप फ़ाइलें बनाना कठिन है

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#8. efileCabinet

Efile cabinet is a दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर that enables users to manage documents, create workflows and customize processes to suit their needs. With features like advanced text search, secure sharing, e signatures, it aims to help organizations create, manage and efficiently share documents and take care of compliance. It also has the option of a mobile application for users.

मूल्य निर्धारण: $699/वर्ष/उपयोगकर्ता

मुफ्त आज़माइश: हाँ

के लिए आदर्श: सामग्री प्रबंधन

फ़ायदे

• उपयोग में आसान, पहुंच
• खींचें और ड्रॉप

नुकसान

• जटिल खोज कार्यक्षमता
• सीमित एकीकरण

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#9. शेयर केंद्र

SharePoint सहयोग के लिए एक वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जो Microsoft Office के साथ सहजता से एकीकृत होता है। हालाँकि SharePoint का प्राथमिक कार्य दस्तावेज़ प्रबंधन और भंडारण प्रणाली के रूप में है, प्रत्येक व्यवसाय द्वारा इसका उपयोग करने का तरीका बहुत भिन्न होगा। समूह इस उपकरण के साथ दस्तावेज़ साझा करने के लिए एक केंद्रीय, पासवर्ड-संरक्षित क्षेत्र बना सकते हैं।

इसकी सुविधाओं तक वेब एप्लिकेशन और वेब यूजर इंटरफेस (यूआई) के माध्यम से पहुंचा जा सकता है। यह विभिन्न प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करता है, जैसे विस्तारित फ़ाइल नाम, बड़ी फ़ाइल समर्थन, सूचना अधिकार प्रबंधन, फ़ोल्डर साझाकरण और दस्तावेज़ लाइब्रेरी पहुंच।

मूल्य निर्धारण: यह Microsoft Office 365 Suite के भाग के रूप में उपलब्ध है

मुफ्त आज़माइश: निःशुल्क संस्करण है

के लिए आदर्श: सहयोग

फ़ायदे

• साझाकरण एवं सहयोग
• डेटा सिंक्रनाइज़ेशन
• मल्टी-डिवाइस उपयोग

नुकसान

• नेविगेट करना कठिन
• तेजी से सीखने की अवस्था

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#10. मैं किसी तरह ये काम कर लूंगा

Imanage is a comprehensive सामग्री प्रबंधन प्रणाली that securely creates and collaborates documents. They also provide an ecosystem of partners and integrations like Google Workspace. With features like email management, AI-based contextual search, and encryption, it aims at assisting organizations in efficient knowledge management.

मूल्य निर्धारण: अनुरोध पर

मुफ्त आज़माइश: नहीं

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शीर्ष कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की तुलना

We’ve compared the legal document management mentioned in the blog above. Here’s a snapshot view of all software in brief.

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नैनोनेट्स - सर्वश्रेष्ठ कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

[एम्बेडेड सामग्री]

Nanonets is an extremely easy-to-use document management system with no-code workflow management, best-in-class ओसीआर सॉफ्टवेयर, and reliable, secure cloud storage. You can set up Nanonets in one day, use them without writing a single line of code and automate every manual process within minutes.

नैनोनेट्स प्रदान करता है:

इनके अलावा, यहां तीन कारण बताए गए हैं कि नैनोनेट कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए एक उत्कृष्ट विकल्प क्यों है:

• कार्यप्रवाह स्वचालन - सरल नो-कोड वर्कफ़्लो के साथ स्वचालित ईमेल, दस्तावेज़ कैप्चर, पीडीएफ लुकअप, कानूनी दस्तावेज़ों का मिलान और बहुत कुछ।
• दस्तावेज़ प्रबंधन - प्रत्येक संदर्भ, अनुबंध, या अनुबंध को केवल एक शब्द में खोजें। आप दस्तावेज़, दस्तावेज़ एनोटेशन, डिजिटलीकरण, भंडारण, और बहुत कुछ ढूंढने के लिए नैनोनेट का उपयोग कर सकते हैं।
• उत्कृष्ट ग्राहक सहायता - हमारी टीम आपकी पूरी यात्रा में आपकी सहायता के लिए तैयार है। नैनोनेट्स हमारे सभी ग्राहकों के लिए 24×7 सहायता, तकनीकी सहायता और मुफ्त प्रशिक्षण सत्र प्रदान करता है।

नैनोनेट्स जटिल वित्तीय प्रक्रियाओं से लेकर नियमित डेटा प्रविष्टि तक सब कुछ स्वचालित करने के लिए एक फीचर-पैक प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है। निर्बाध एकीकरण, एक नो-कोड प्लेटफ़ॉर्म और वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ, नैनोनेट्स उन कानूनी फर्मों के लिए एकदम सही है जो मैन्युअल प्रक्रियाओं को खत्म करना चाहती हैं।

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How to select the best legal document management software?

While selecting a Legal Document Management System.

अपनी आवश्यकताओं की पहचान करना

Before you embark on shortlisting possible software, review the current systems and processes to identify key gaps the software will help you solve. Once these are identified, make a thorough list that can be used for reference.

तीन प्रमुख कारक जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए वे हैं

सुरक्षा और अनुपालन

Regarding law firms, security is of paramount importance as they carry a lot of sensitive, confidential data of their clients. Data privacy and security are a must for corporate and personal clients. Even a minor data breach can lead to disastrous consequences. Thus, enterprise-grade security is a must for legal document systems to protect the data from hackers, phishers, and other cyber attacks. Thus, when choosing a document software, it’s encryption and compliance features should be verified.

उपयोग की सरलता

The work in a law firm involves a lot of collaboration. Multiple parties may be affected, and documents can change many hands throughout the process. Thus, in such cases, it becomes essential to ensure that documents can be accessed from the database quickly and efficiently. It offers great freedom and flexibility as teams can serve clients anytime and anywhere. This also goes a long way in boosting productivity and overall efficiency.

सुरक्षित साझाकरण

Different permission/access levels or approval mechanisms must be required to ensure security. Documents should be encrypted so sharing and collaboration can be done securely. Some software also has provisions to set passwords or secure sharing links.

अनुसंधान

The next step is to shortlist various software that suits your needs. You can consult people already using that software and check for reviews on portals like G2 and Capterra. Once you’ve zeroed in on some of them, do an in-depth analysis via product demos, trials, etc.

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यदि आप अनुबंधों और कानूनी नोटिसों के साथ काम करते हैं, तो नैनोनेट्स देखें। नो-कोड वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ दस्तावेज़ों को आसानी से प्रबंधित करें। अपना निःशुल्क प्रयोग शुरू कीजिए or हमारे साथ एक कॉल शेड्यूल करें।

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कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की सामान्य विशेषताएं क्या हैं?

कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में जो कुछ विशेषताएं होनी चाहिए वे इस प्रकार हैं।

दस्तावेज़ संग्रहण

The primary problem that a Legal document management platform aims to solve is document storage – having unlimited space for all the documents is a must. The system must have provisions to store all data from text files, audio recordings, video clips, and images. It should allow for efficient दस्तावेज़ संग्रह to store legal documents in secure cloud storage.

सुरक्षा और अनुपालन

पासवर्ड सुरक्षा, अनुमति प्रबंधन और बहु-कारक प्रमाणीकरण जैसी सुरक्षा सुविधाएँ आवश्यक हैं, और विभिन्न नियमों का अनुपालन भी आवश्यक है क्योंकि कानून कंपनियां संवेदनशील डेटा से निपटती हैं।

ईमेल प्रबंधन

ये भी जरुरतों में से एक नहीं है लेकिन हो तो बहुत मदद करता है. एक केंद्रीकृत प्रणाली होने से जो आपके सभी दस्तावेज़ों और ईमेल को प्रबंधित कर सकती है, घर्षण को कम करने और आने-जाने के बीच बर्बाद होने वाले समय को बचाने में मदद करती है, जो तब किया जाता है जब इन दोनों को अलग-अलग सॉफ़्टवेयर पर प्रबंधित किया जाता है। चलते-फिरते ईमेल से जानकारी निकालने के लिए ईमेल पार्सिंग क्षमताओं वाले कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की तलाश करें।

एकीकरण की क्षमता

यह विशेष रूप से कानूनी फर्मों के लिए उपयोगी होगा जो पहले से ही विभिन्न प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग करते हैं और उनका/अपने डेटा का उपयोग जारी रखना चाहते हैं। एक कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर जो विभिन्न अनुप्रयोगों के साथ निर्बाध एकीकरण प्रदान करता है, सूचना के सहज प्रवाह को सक्षम करेगा।

दस्तावेज़ वर्कफ़्लोज़

आपकी कंपनी के लिए प्रबंधन आवश्यकताओं में दस्तावेज़ टैगिंग, संपादन, दस्तावेज़ों के लिए भूमिकाएँ और अनुमतियाँ बदलना, दस्तावेज़ को फ़ोल्डरों में ले जाना, नए दस्तावेज़ बनाना और दस्तावेज़ों को अपडेट करना शामिल हो सकता है।

इस प्रकार यदि सॉफ़्टवेयर वर्कफ़्लो स्वचालन प्रदान करता है, तो इनमें से कई कार्यों को स्वचालित किया जा सकता है।

ऑप्टिकल कैरेक्टर पहचान

The majority of law companies still work with a lot of paper documents. Legal offices require an automated scanning and document indexing solution to effectively manage the information contained in these documents. Software with OCR Technology can help solve this problem effectively.

खोजशब्द खोज

चूंकि कई फाइलों में बहुत सारा डेटा होता है, इसलिए किसी विशेष डेटा बिंदु की खोज करना अक्सर एक बड़ा काम बन जाता है। उन्नत खोज की उपस्थिति उपयोगकर्ताओं को खोज करते समय कई तकनीकों का उपयोग करने में सक्षम बनाती है और दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति को तेज़ बनाती है।

अनुमोदन स्वचालन

ग्राहकों को भेजे जाने से पहले कानूनी दस्तावेज़ों को अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है। सुनिश्चित करें कि आपके कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम में अनुमोदन वर्कफ़्लो हैं या आपको एक बनाने की अनुमति है।

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स्वचालित वर्कफ़्लो, कार्य प्रबंधन, समय ट्रैकिंग, हस्ताक्षर प्रबंधन, सहयोग और सुरक्षित साझाकरण के साथ, कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपकी लॉ फर्म की गतिविधियों को व्यवस्थित करने और प्रक्रिया में दक्षता बढ़ाने में काफी मदद कर सकता है।

इस प्रकार, समय के साथ कानूनी दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को अपनाने में वृद्धि होगी क्योंकि अधिक से अधिक कंपनियों को उनके मूल्य का एहसास होगा।

बाज़ार में ढेर सारे विकल्प उपलब्ध होने के कारण, सुनिश्चित करें कि आप अपनी आवश्यकताओं और बजट के लिए सबसे उपयुक्त विकल्प चुनें।

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The blog was originally published on 11 December 2022 and was updated on 12 January 2023.