सुरक्षित डेटा प्रबंधन और सहयोग के लिए वीडीआर समाधान की शक्ति को अनलॉक करना

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आज तकनीकी प्रगति से कोई भी आश्चर्यचकित नहीं है। दस्तावेज़ीकरण के पुराने तरीके कमज़ोर हो गए हैं। अधिकतर, इस तरीके का उपयोग किसी मामले में केवल अंतिम बिंदु के लिए किया जाता है। बाकी सब कुछ इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जाता है। कुछ कंपनियाँ कार्य को पूरा करने के लिए विभिन्न संसाधनों और विधियों का एक समूह का उपयोग करती हैं। अग्रणी कंपनियां समस्याओं को समग्र रूप से हल करना चाहती हैं और इसलिए वीडीआर का उपयोग करती हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम आपको आपकी ज़रूरत के सभी उपकरण और बहुत कुछ देता है। साझेदार वार्ता, सहयोग, व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्र और बहुत कुछ यहां शामिल हैं। लेकिन आप इस विशाल विविधता को कैसे नेविगेट करते हैं? क्या सभी डेटा रूम प्रदाता उपकरणों का आवश्यक सेट प्रदान करने में सक्षम हैं? उत्तर खोजने में कुछ मिनट लगेंगे। इस प्रयोजन के लिए, उपयोगकर्ताओं को जानकारी से स्वयं को परिचित करने की आवश्यकता है। ऐसा ही एक स्रोत है vdrsolutions.org.

इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम से किसे लाभ होगा?

प्रत्येक वीआरडी की एक सामान्य दिशा और मूल्य होते हैं। परिसर को कंपनियों की एक स्पष्ट संरचना बनाने और विशिष्ट व्यक्तियों को क्षेत्रों में आवंटित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। ये गतिविधियाँ व्यावसायिक या गैर-व्यावसायिक हो सकती हैं। यह तुरंत स्पष्ट है कि वे सभी अलग-अलग हैं। कमरों में सामान्य विशेषताएं हैं, और उनमें से प्रत्येक में कुछ विशेषताएं हैं।

वर्चुअल डेटा रूम की तुलना सेवा प्रदाताओं में अभिसरण और अंतर के बिंदु दिखाएगी। ये पैरामीटर हो सकते हैं:

सुरक्षा प्रणाली और बाधाओं की संख्या
कार्यस्थल का सुविधाजनक संगठन
दस्तावेज़ों के साथ सहभागिता का स्तर
पर्यावरण को नियंत्रित करने की क्षमता
नियमित उपयोगकर्ताओं और आगंतुकों की संख्या
संग्रहीत जानकारी की मात्रा
प्रदान की गई सेवाओं की लागत

जैसा कि आप देख सकते हैं, इस सूची में ये शामिल हैं बुनियादी आवश्यकताएं जिस पर आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। जैसा कि कहा गया है, "कमरा आपको व्यवसाय में मदद करेगा, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप नए हैं या बड़े खिलाड़ी हैं।" यह सूची कमोबेश व्यापक हो सकती है; यह कंपनी की आवश्यकताओं और अपेक्षाओं पर निर्भर करता है।

सभी कमरे एक जैसे हैं, लेकिन सभी कमरे अलग-अलग हैं

यह देखना कठिन नहीं है कि सभी विक्रेता अलग-अलग डेटा रूम सेवाएँ प्रदान करते हैं। इसलिए, जो कोई भी सही कमरा पाना चाहता है उसे प्रत्येक वस्तु पर ध्यान देना होगा।

रक्षा

संरक्षण के बारे में ज्यादा बात करने की जरूरत नहीं है। सर्वोत्तम डेटा रूम सुरक्षा की कई बाधाओं का उपयोग करते हैं। उपयोगकर्ता सत्यापन और प्राधिकरण हमेशा होता है; सेवा प्रदाता डेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग करते हैं; और फाइलों की वायरस स्कैनिंग हो सकती है।

उपलब्ध कार्य

कोई कंपनी व्यापार कर रही हो, कानूनी या लेखांकन कार्य कर रही हो, या केवल आंतरिक जरूरतों के लिए वर्चुअल रूम का उपयोग कर रही हो। इसलिए उपलब्ध उपकरणों पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।

पर्यावरण आराम

यह डेटा रूम सॉफ़्टवेयर, वेब संस्करण या दोनों तरीकों से किया जा सकता है। इसे स्मार्टफोन के जरिए भी एक्सेस किया जा सकता है।

विशिष्ठ जरूरतें

कुछ कंपनियों के लिए बाहरी लोगों के साथ जानकारी साझा करना आवश्यक है। सुनिश्चित करें कि ऑनलाइन डेटा रूम सॉफ़्टवेयर में वॉटरमार्किंग सुविधाएं हैं और यह काम करता है।

निगरानी और विश्लेषण

एक विपणक के लिए, यह विश्लेषण के बिना भी, लीड के बारे में जानकारी का एक अच्छा स्रोत है। एक बॉस के लिए यह जानना उपयोगी है कि कर्मचारी कितनी मेहनत कर रहे हैं। कुछ कमरे इसे स्वयं उत्पन्न करते हैं; अन्य लोग उपयोगकर्ता से सीधे अनुरोध की अपेक्षा करते हैं।

प्रतिभागियों की संख्या

प्रत्येक वर्चुअल डेटा रूम एक कंपनी के लिए अलग-अलग संख्या में सीटें और अलग-अलग संख्या में प्रोजेक्ट पेश करता है।

सेवाओं के लिए मूल्य

यह देखने के लिए वर्चुअल डेटा रूम की तुलना करना उपयोगी है कि कीमतें एक सामान्य योजना पर या व्यक्तिगत रूप से बनाई जा सकती हैं। प्रत्येक विवरण, व्यक्ति या सेवा कीमत बढ़ा सकती है।

बहुमुखी कमरे या सीमित विकल्प

जैसा कि डेटा रूम तुलना से पता चलता है, यह प्रत्येक कंपनी पर निर्भर है कि वह किस सेवा प्रदाता के साथ काम करे। कमरों की एक सामान्य या विशिष्ट दिशा हो सकती है। सभी आभासी कमरों को कई श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

बहुउद्देशीय उपकरण का एक सामान्य सेट प्रदान करता है जो वर्चुअल स्पेस में कुछ गतिविधियों के लिए पर्याप्त होगा। यह आवश्यकता से अधिक या पर्याप्त नहीं हो सकता है।
वित्त के लिए, ऐसे कमरे बैंकिंग, वित्त, लेखांकन और वाणिज्य की कुछ शाखाओं के लिए उपयुक्त हैं।
सौदों के लिए, ऐसे कमरों के सेट में, सौदों की तैयारी और संचालन के लिए अधिकांश उपकरण होते हैं। यहां, दोनों पक्ष आपूर्ति और मांग देख सकते हैं।
सभी कार्यकर्ता एक ही आदेश श्रृंखला में रहेंगे और हमेशा नियंत्रण में रहेंगे। बॉस कर्मचारियों की गतिविधि को आसानी से नियंत्रित कर सकते हैं।
विलय और अधिग्रहण के लिए, यह एक विशेष क्षेत्र के रूप में सामने आता है क्योंकि यह सभी इलेक्ट्रॉनिक कागजात की विस्तार से जांच करने के लिए बहुत सारी जानकारी और उपकरणों का उपयोग करता है।
जानकारी के लिए, कुछ कमरे फाइलों और दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए अधिक आरामदायक हैं। उनके पास सबसे सरल अतिरिक्त उपकरण हैं। लेकिन वे किसी दस्तावेज़ को नष्ट करने के लिए उसे किसी अन्य डिवाइस से भी वापस बुला सकते हैं।

यह वर्गीकरण उद्देश्य के आधार पर छँटाई के बीच कोई स्पष्ट रेखा नहीं खींचता है। इसके अतिरिक्त, कुछ तत्वों में अनुकूलन की संभावना होती है। यदि कोई फ़ंक्शन टूल की मुख्य भूमिका नहीं है, तो वह एक बन सकता है।

जब मांगें होती हैं तो दायरा और सख्त हो जाता है

कई डेटा रूम उपकरणों के अच्छे चयन की पेशकश करते हैं, लेकिन अक्सर वे एक दिशा में पक्षपाती होते हैं और बाकी आधे में कमजोरियां होती हैं। इसलिए, प्रत्येक उपयोगकर्ता को अपने लिए प्राथमिकता तय करनी चाहिए कि वह अनावश्यक चीज़ों को हटा दे और केवल वही चुनें जो आवश्यक है। अंतिम शब्द हमेशा ग्राहक के पास रहता है।