देय खाते स्वचालन, या एपी स्वचालन, देय खातों की प्रक्रिया में शामिल कार्यों और वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए प्रौद्योगिकी और सॉफ़्टवेयर का उपयोग है। इस प्रक्रिया में चालान प्राप्त करना/प्रसंस्करण, डेटा प्रविष्टि, अनुमोदन और भुगतान जैसे कार्य शामिल हैं।
एपी ऑटोमेशन का उद्देश्य देय खातों की प्रक्रिया की दक्षता, सटीकता और गति में सुधार करना है। यह मैन्युअल वर्कलोड, धोखाधड़ी की संभावना और व्यवसायों के लिए लागत को भी कम करता है।
एपी स्वचालन कैसे काम करता है?
देय खाते (एपी) व्यवसाय में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है क्योंकि यह आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं को कंपनी के बकाया ऋणों के प्रबंधन और भुगतान के लिए जिम्मेदार है। यह एक व्यवसाय के वित्तीय संचालन का एक महत्वपूर्ण घटक है और नकदी प्रवाह प्रबंधन से निकटता से जुड़ा हुआ है। एपी यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि बिलों और चालानों का समय पर भुगतान किया जाता है और यह कि कंपनी देर से भुगतान दंड नहीं लगा रही है या आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपने संबंधों को नुकसान नहीं पहुंचा रही है। यह व्यवसाय को अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ सकारात्मक संबंध बनाए रखने, अपने नकदी प्रवाह, बजट और वित्तीय अनुपालन का प्रबंधन करने की अनुमति देता है।
एपी में ऑटोमेशन का उपयोग हर चरण में मदद करता है एपी प्रक्रिया. एपी ऑटोमेशन में पहला कदम चालान की प्राप्ति और कब्जा है।
चालान विभिन्न प्रारूपों के हो सकते हैं और विभिन्न तरीकों से प्राप्त किए जा सकते हैं, जैसे ईमेल, फैक्स या डाक मेल। चालान को पहले स्कैन और डिजिटाइज़ किया जाता है, जिससे उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से आसानी से संग्रहीत, एक्सेस और संसाधित किया जा सके। एक बार जब चालान डिजिटल हो जाते हैं, तो उन्हें स्वचालित रूप से खरीद आदेशों से मिलान किया जा सकता है और स्वचालित वर्कफ़्लो के माध्यम से अनुमोदन के लिए भेजा जा सकता है।
अगला चरण डेटा प्रविष्टि और सत्यापन है। एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर इनवॉइस से प्रासंगिक और उपयोगकर्ता-परिभाषित डेटा कैप्चर करता है और स्वचालित रूप से कंपनी की वित्तीय प्रणाली में फ़ील्ड को पॉप्युलेट करता है, जिससे मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता कम हो जाती है। इससे डेटा की सटीकता सुनिश्चित करने में भी मदद मिलती है, क्योंकि सॉफ़्टवेयर सत्यापित कर सकता है कि चालान खरीद आदेश से मेल खाता है और सभी आवश्यक फ़ील्ड भरे हुए हैं।
AP स्वचालन का तीसरा चरण अनुमोदन प्रक्रिया है। उपयुक्त पक्षों द्वारा अनुमोदन के लिए चालान एक स्वचालित वर्कफ़्लो के माध्यम से रूट किए जाते हैं। इस प्रक्रिया को चालान के मूल्य या इसके साथ जुड़े विभाग के आधार पर अनुमोदन के विभिन्न स्तरों को शामिल करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। स्वचालित वर्कफ़्लो अनुमोदन प्रक्रिया को ट्रैक और मॉनिटर करना आसान बनाता है, यह सुनिश्चित करता है कि चालान समय पर संसाधित किए जाते हैं।
एक बार चालान स्वीकृत हो जाने के बाद, यह भुगतान के लिए तैयार है। एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर को कंपनी की भुगतान शर्तों के आधार पर भुगतान बैच और शेड्यूल भुगतान उत्पन्न करने के लिए कंपनी की वित्तीय प्रणाली के साथ एकीकृत किया जा सकता है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि चालान समय पर भुगतान किए जाते हैं, देर से शुल्क और ब्याज शुल्क के जोखिम को कम करते हैं।
अंत में, पूरी प्रक्रिया को ट्रैक और रिपोर्ट किया जाता है। सॉफ्टवेयर सभी चालानों, खरीद आदेशों और भुगतानों पर नज़र रखता है, भुगतान योग्य संपूर्ण खातों में वास्तविक समय दृश्यता प्रदान करता है। यह आसान निगरानी और रिपोर्टिंग की अनुमति देता है, जो अनुपालन, बजट और पूर्वानुमान में मदद कर सकता है।
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एपी स्वचालन के लाभ
डिजिटाइजेशन के उदय ने ग्राहकों और व्यवसायों के बीच बातचीत करने के तरीके को काफी हद तक बदल दिया है, और विचारों के आदान-प्रदान के लिए एक नया मंच तैयार किया है। ऑटोमेशन को बेहतर सेवाओं और वित्तीय प्रक्रियाओं में दक्षता के एकमात्र तरीके के रूप में देखा जा रहा है। इसके अतिरिक्त, व्यवसाय तेजी से अपनी वित्तीय संपत्तियों के प्रबंधन के लिए डिजिटल प्लेटफॉर्म की ओर रुख कर रहे हैं, एक प्रवृत्ति जो COVID-19 महामारी के दौरान तेज हुई। नतीजतन, डिजिटल भुगतान समाधानों की मांग और तेजी से चालान प्रसंस्करण खाता देय स्वचालन बाजार के विकास को चला रहा है।
जिसमें कुछ खास तरीके एपी स्वचालन दक्षता बढ़ाता है यह है:
सटीकता में सुधार करें
पीओ, चालान और रसीदों को डिजिटाइज़ करके, व्यवसाय ऐसे दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से दाखिल करने की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं, जो बदले में हानि और त्रुटियों के जोखिम को कम कर सकता है और डेटा तक पहुंच बढ़ा सकता है।
चालान मिलान
एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से खरीद आदेश और रसीदों के लिए चालान का मिलान कर सकता है, जिससे खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया का बेहतर प्रबंधन हो सकता है। स्वचालित मिलान प्रक्रिया यह सुनिश्चित कर सकती है कि एक चालान संबंधित खरीद आदेश से मेल खाता है और केवल एक बार भुगतान किया जाता है। इसके अतिरिक्त, सॉफ़्टवेयर में यह सुनिश्चित करने के लिए एक चेक शामिल हो सकता है कि दोहरे भुगतान से बचने के लिए चालान का भुगतान पहले ही नहीं किया गया है। सॉफ़्टवेयर का ट्रैकिंग फ़ंक्शन उपयोगकर्ताओं को डुप्लिकेट चालान के लिए अलर्ट प्राप्त करने की अनुमति देता है, यह व्यवसायों को डुप्लिकेट या छूटे हुए भुगतानों की जांच करने और रोकने में सक्षम बनाता है।
लेखांकन के साथ एकीकरण
कंपनी की वित्तीय प्रणाली के साथ एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर का एकीकरण भुगतान बैचों और निर्धारित भुगतानों को उत्पन्न करने में सक्षम हो सकता है, जो बदले में यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि चालान समय पर भुगतान किए जाते हैं, देर से शुल्क और ब्याज शुल्क के जोखिम को कम करते हैं।
सुव्यवस्थित अनुमोदन
एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से अनुमोदन के लिए चालान को उपयुक्त व्यक्तियों या टीमों तक पहुंचा सकता है। इससे समय की बचत हो सकती है और मैन्युअल रूटिंग की आवश्यकता समाप्त होकर त्रुटियों का जोखिम कम हो सकता है। चालानों के इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन को सक्षम करके, भौतिक हस्ताक्षर या अनुमोदन टिकटों को समाप्त किया जा सकता है।
एपी स्वचालन सॉफ़्टवेयर में अंतर्निहित अनुमोदन नियम शामिल हो सकते हैं, जैसे भुगतान सीमा, अनुमोदन पदानुक्रम या कोई अन्य कस्टम नियम। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि चालान सही व्यक्तियों तक पहुंचाए गए हैं और अनुमोदन प्रक्रिया कंपनी की नीतियों और मानकों के अनुसार की गई है। एपी स्वचालन को अनुमोदनकर्ताओं को ईमेल या अन्य प्रकार की डिजिटल सूचनाएं भेजने, उन्हें अनुमोदन कार्य की याद दिलाने, चालान विवरण तक पहुंच प्रदान करने और उन्हें केवल एक क्लिक के साथ चालान को स्वीकृत या अस्वीकार करने की अनुमति देने के लिए भी कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
ऑडिट ट्रैल्स
एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर सभी अनुमोदन कार्यों का ऑडिट ट्रेल प्रदान कर सकता है, जिसमें चालान को किसने मंजूरी दी, उन्होंने इसे कब किया और क्या उनसे कोई टिप्पणी की गई थी। इसका उपयोग ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।
अनुपालन
By चालान अनुमोदन को स्वचालित करना प्रक्रिया, कंपनियां यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि सभी चालान कंपनी की नीतियों और विनियमों के अनुसार अनुमोदित हैं, और यह प्रक्रिया किसी भी नियामक या कानूनी आवश्यकताओं के अनुरूप है।
अनुमापकता
एपी स्वचालन बेहतर स्केलेबिलिटी की अनुमति देता है और आपके व्यवसाय के विस्तार के साथ कार्यभार को संभाल सकता है। कार्यों को स्वचालित करके, एपी टीमें सांसारिक कार्य करने वाले लोगों की संख्या को कम कर सकती हैं और विस्तार से जुड़े रणनीतिक कार्यों के लिए मानव संसाधनों को मुक्त कर सकती हैं।
इसके अलावा, एपी स्वचालन द्वारा वहन किए गए व्यवसाय संचालन में वास्तविक समय की दृश्यता एपी टीमों को बेहतर जानकारी वाले निर्णय लेने, सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने और अपनी टीमों को अधिक प्रभावी ढंग से बढ़ाने में मदद कर सकती है।
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इसके अलावा, एपी ऑटोमेशन नियंत्रण उपायों की एक श्रृंखला प्रदान करता है जिन्हें वित्तीय प्रक्रियाओं की सुरक्षा सुनिश्चित करने और धोखाधड़ी को रोकने के लिए लागू किया जा सकता है। ऐसा करने का एक तरीका चालान के अनुमोदन पर सीमा निर्धारित करना है, इसे संगठन के भीतर विशिष्ट व्यक्तियों या समूहों के लिए निर्धारित किया जा सकता है।
धोखाधड़ी वाली गतिविधि से सुरक्षा के लिए अतिरिक्त अनुमोदन जैसे अतिरिक्त कदम भी उठाए जा सकते हैं। एपी ऑटोमेशन सॉल्यूशंस द्वारा प्रदान की गई रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स सुविधा पूरी प्रक्रिया में पारदर्शिता और दृश्यता बढ़ाने में भी सहायता करती है, जिससे किसी भी संदिग्ध या असामान्य गतिविधियों का पता लगाना आसान हो जाता है, जिससे समय पर कार्रवाई की जा सकती है। ये उपाय मिलकर धोखाधड़ी के जोखिम को काफी कम कर सकते हैं और वित्तीय प्रक्रियाओं की समग्र सुरक्षा बढ़ा सकते हैं।
AP स्वचालन B2B और B2C दोनों संदर्भों में उपयोगी है क्योंकि यह संसाधनों के उपयोग को बढ़ाते हुए खर्चों को कम कर सकता है। इसके अलावा, सिस्टम की सभी चालानों, खरीद आदेशों और भुगतानों को ट्रैक और दस्तावेज़ करने की क्षमता वास्तविक समय की वित्तीय दृश्यता को सक्षम करती है, जो अनुपालन सुनिश्चित करने और प्रभावी ढंग से बजट और पूर्वानुमान की योजना बनाने के लिए सर्वोपरि हो सकती है।
आश्चर्य नहीं कि आने वाले वर्षों में एपी ऑटोमेशन बाजार में काफी वृद्धि होने की उम्मीद है। के अनुसार डेटा ब्रिज मार्केट रिसर्च द्वारा एक सर्वेक्षणदेय खाता ऑटोमेशन बाजार 5,809.38 तक 2029 मिलियन अमरीकी डालर के मूल्य तक पहुंचने का अनुमान है, 10.8 और 2022 के बीच 2029% की चक्रवृद्धि वार्षिक वृद्धि दर के साथ।
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क्या AP स्वचालन सॉफ़्टवेयर आपूर्तिकर्ता संबंधों में सुधार करता है?
किसी भी व्यवसाय को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए कुशल वित्तीय प्रबंधन महत्वपूर्ण है। एपी स्वचालन चालान को तुरंत और सटीक रूप से संसाधित करने का साधन प्रदान करता है, जो बदले में समय पर भुगतान सुनिश्चित करके आपूर्तिकर्ता संबंधों को मजबूत करने में मदद करता है। किसी कंपनी की वित्तीय प्रणाली के साथ एकीकरण करके, एपी स्वचालन स्वचालित रूप से भुगतान बैच उत्पन्न कर सकता है और कंपनी की भुगतान शर्तों के आधार पर भुगतान शेड्यूल कर सकता है, जो सहमत शर्तों के अनुपालन को सक्षम कर सकता है।
बहुत से एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर इसमें अंतर्निहित संचार उपकरण, जैसे ईमेल या अन्य प्रकार के डिजिटल नोटिफिकेशन (स्मार्ट मैसेजिंग आदि) शामिल हैं, जो आपूर्तिकर्ताओं को उनके चालान और भुगतान की स्थिति के बारे में सूचित रख सकते हैं। इससे संचार को बेहतर बनाने और गलतफहमी और विवादों को कम करने में मदद मिल सकती है, जिससे व्यवसाय और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच विश्वास बन सकता है।
क्रय आदेश और प्राप्तियों के लिए चालानों का स्वत: मिलान विक्रेताओं को अधिक या कम भुगतान को रोक सकता है, और इस तरह विवादों और गलत संचार को रोक सकता है, जिसे निपटाने में समय और प्रयास लग सकता है।
अकाउंट पेएबल ऑटोमेशन से व्यवसाय कितना बचा सकता है?
एपी स्वचालन श्रम लागत और विलंब शुल्क को कम करके व्यवसायों में लागत बचत ला सकता है। जबकि चेक स्टॉक, लिफाफे और डाक खर्च जैसे पारंपरिक कागज-आधारित भुगतानों से जुड़ी लागतें आसानी से पहचानी जा सकती हैं, वहीं भुगतानों को संसाधित करने से संबंधित मैन्युअल कार्यों पर खर्च किए गए समय से जुड़ी लागतें भी हैं। उदाहरण के लिए, प्रति वर्ष $40,000 कमाने वाले एक वेतनभोगी क्लर्क द्वारा स्कैन किए गए एक भी दस्तावेज़ में उनके समय का 5 मिनट लग सकता है और प्रति दस्तावेज़ अनुमानित लागत $2 से अधिक हो सकती है। जब जोड़ा जाता है, तो ये लागत एपी प्रक्रिया की समग्र लागत-प्रभावशीलता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकती हैं। इसके अतिरिक्त, मैनुअल एपी सिस्टम के साथ, टीम के सदस्य अक्सर खोए हुए या गलत इनवॉइस खोजने और पूछताछ कॉल का जवाब देने जैसे कार्यों में घंटों बिताते हैं।
एक के अनुसार गोल्डमैन सैक्स की 2018 की रिपोर्ट, उत्तरी अमेरिका में B2Bs AP प्रसंस्करण पर सालाना $187bn खर्च करते हैं - और यह अनुमान केवल प्रत्यक्ष प्रसंस्करण और श्रम लागतों को शामिल करता है; वास्तव में, प्रत्यक्ष लागत में श्रम का हिस्सा 90% से अधिक होता है। स्वचालित एपी प्रसंस्करण की लागत, उसी रिपोर्ट के अनुसार, मैन्युअल लागत का केवल 33% है। यह केवल $62 बिलियन के वार्षिक खर्च के बराबर है, जो एपी विभाग के लिए एक बहुत बड़ी बचत है।
श्रम संबंधी लागतों के अलावा, लंबे समय तक प्रसंस्करण चक्र संभावित रूप से देर से भुगतान और देर से फीस का कारण बन सकता है। अनुसंधान इंगित करता है कि खराब भुगतान प्रथाएं आपूर्तिकर्ता संबंधों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती हैं, क्योंकि कई व्यवसाय देर से चालान के एक महत्वपूर्ण हिस्से का भुगतान करते पाए जाते हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में मध्यम आकार के व्यवसाय की रिपोर्ट देर से भुगतान करने वाले ग्राहकों द्वारा उन पर औसतन $304,066 का बकाया था। इसके अतिरिक्त, इन व्यवसायों में से 81% चौंका देने वाले ने बताया कि 2021 के बाद से इन देर से भुगतानों की गंभीरता बढ़ गई है। इन देर से भुगतानों ने व्यवसायों पर एक महत्वपूर्ण दबाव भी डाला, अमेरिका में मध्यम आकार के व्यवसायों में प्रति सप्ताह औसतन 14 घंटे अतिदेय का पीछा करते हुए चालान।
देरी अंततः नकदी प्रवाह को प्रभावित करती है, व्यवसायों को संचालन जारी रखने के लिए अपने स्वयं के भंडार पर भरोसा करने या ऋण लेने के लिए मजबूर करती है। ये दोनों विकल्प दीर्घकालिक वित्तीय अस्थिरता के जोखिम के साथ आते हैं। यह सब स्वचालित एपी प्रसंस्करण से बचा जा सकता है।
एपी स्वचालन चालान की अधिक कुशल ट्रैकिंग और भुगतान प्रदान करके आपूर्तिकर्ता संबंधों को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है, जिससे आपूर्तिकर्ताओं के साथ "समय पर" रिकॉर्ड बेहतर हो सकता है। इससे उनके साथ मजबूत संबंधों को बढ़ावा देने में मदद मिल सकती है, जिससे विक्रेताओं को कम संख्या में रणनीतिक आपूर्तिकर्ताओं में समेकित करने में मदद मिल सकती है, जिससे वित्तीय लाभ होता है।
के अनुसार मैकिन्से द्वारा किया गया एक सर्वेक्षण विभिन्न उद्योगों में 100 से अधिक बड़ी कंपनियां, जो रणनीतिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ मिलकर काम करती हैं, उच्च विकास प्रदर्शित करती हैं, अधिक लाभप्रदता, और उनके प्रतिद्वंद्वियों की तुलना में कम परिचालन लागत। निकट सहयोग के माध्यम से दीर्घकालिक साझेदारी को बढ़ावा देकर, कंपनियां अपने आपूर्तिकर्ता आधार को भी मजबूत कर सकती हैं और लीवरेज्ड खर्च और बड़े पैमाने की अर्थव्यवस्थाओं के माध्यम से लागत बचत का एहसास कर सकती हैं।
अंत में, एपी ऑटोमेशन पारंपरिक पेपर चेक जैसे एसीएच और वर्चुअल कार्ड से परे अधिक भुगतान विकल्प प्रदान करता है, जिन्हें व्यवसाय के लिए अधिक सुरक्षित और आर्थिक रूप से फायदेमंद माना जाता है, जबकि आपूर्तिकर्ताओं की प्राथमिकताओं को भी पूरा करता है, जिनमें से सभी वित्तीय लाभ में योगदान देंगे।
आम तौर पर AP सॉफ़्टवेयर की लागत कितनी होती है?
की क़ीमत एपी सॉफ्टवेयर विक्रेता, सॉफ़्टवेयर में शामिल सुविधाओं और व्यवसाय के आकार के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। कुछ एपी सॉफ्टवेयर प्रदाता सदस्यता-आधारित मूल्य निर्धारण की पेशकश करते हैं, मासिक या वार्षिक शुल्क लेते हैं, जबकि अन्य की एक बार की खरीद लागत हो सकती है। कुछ प्रदाता व्यवसाय के आकार या उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर स्तरीय मूल्य निर्धारण विकल्प भी प्रदान करते हैं।
एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर खरीदने में निवेश की जाने वाली राशि अक्सर प्रति माह संसाधित चालानों की संख्या से जुड़ी होती है। सॉफ्टवेयर समाधान जिसमें एपी ऑटोमेशन के संपूर्ण सरगम शामिल हैं, जिसमें फ्रंट-एंड इनवॉइस प्रोसेसिंग, ऑटो-मैचिंग, अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ और अभिलेखीय शामिल हैं, जैसे व्यापक परिचालन प्रणालियों की आवश्यकता होती है ओसीआर, द्वि-दिशात्मक एकीकरण, व्यापार खुफिया, वर्कफ़्लो, ऑडिट ट्रेल और स्टोरेज)।
एपी ऑटोमेशन का सबसे सरल मामला स्कैन-एंड-आर्काइव दृष्टिकोण है, जैसा कि नाम से पता चलता है कि अभिलेखीय उद्देश्यों के लिए सभी दस्तावेजों को डिजिटल प्रारूप में आसानी से परिवर्तित कर दिया जाता है। जबकि यह अभिलेखीय और पुनर्प्राप्ति में मदद करता है, यह स्वचालन में सुधार करने के लिए बहुत कम करता है और प्रक्रिया में अतिरिक्त कदम भी जोड़ सकता है। इस पद्धति को छोटे पैमाने पर कुछ सौ डॉलर के लिए लागू किया जा सकता है, लेकिन एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की लागत $10,000 और $100,000 के बीच हो सकती है।
एपी स्वचालन के एक उच्च मॉडल में फ्रंट-एंड इनवॉइस प्रोसेसिंग शामिल होगी, ऑटो मिलान, अनुमोदन वर्कफ़्लो, और अभिलेखीय। इस दृष्टिकोण के लिए आवश्यक प्रणालियाँ जटिल हैं और उन व्यवसायों के लिए उपयोगी हैं जो हर महीने 10,000 या अधिक चालान लेनदेन की प्रक्रिया करते हैं। अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर लाइसेंस शुल्क और कार्मिक सहायता लागत के साथ, इस मॉडल की लागत $100,000 से $500,000 तक हो सकती है।
क्लाउड-आधारित एपी ऑटोमेशन उपरोक्त मॉडल के समान है, लेकिन इसके लिए कम बुनियादी ढांचे के निवेश की आवश्यकता होती है क्योंकि स्टोरेज क्लाउड पर होता है, जो स्टोरेज हार्डवेयर की आवश्यकता को समाप्त करता है। कार्यान्वयन शुल्क आम तौर पर प्रति माह संसाधित चालानों की संख्या पर आधारित होते हैं, जो इसे कुछ व्यवसायों के लिए एक अनुकूल विकल्प बनाते हैं। प्रति माह 10,000 से अधिक चालान लेनदेन संसाधित करने वाले व्यवसायों के लिए, कार्यान्वयन शुल्क $20,000 से $35,000 तक हो सकता है, और लेनदेन की लागत $0.65 से $0.95 प्रति चालान तक हो सकती है।
सबसे उन्नत एपी ऑटोमेशन में एसीएच, ईएफटी, वायर ट्रांसफर और वर्चुअल कार्ड जैसे इलेक्ट्रॉनिक भुगतान जैसी सुविधाएं शामिल हैं। B2B संचालन में इस प्रकार के समाधान तेजी से उपयोग किए जा रहे हैं और भुगतान का अधिक सुरक्षित तरीका प्रदान करते हैं।
कई प्रदाता व्यवसाय की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर अनुकूलित मूल्य निर्धारण भी प्रदान करते हैं। आपके व्यवसाय के लिए आवश्यक सुविधाओं का मूल्यांकन करना और फिर उसके अनुसार प्रदाता चुनना महत्वपूर्ण है।
क्या AP स्वचालन अन्य लेखा प्रणालियों के साथ काम करता है?
AP स्वचालन प्रणाली अन्य लेखा प्रणालियों के साथ काम कर सकती है; कई प्रणालियों में विभिन्न एकीकरण विकल्प होते हैं, जैसे एपीआई या मिडलवेयर, विभिन्न प्रणालियों के बीच सहज डेटा हस्तांतरण प्रदान करने के लिए। इस तरह, एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर अन्य अकाउंटिंग सिस्टम से चालान और खरीद ऑर्डर जैसे डेटा को पुनः प्राप्त कर सकता है, उन्हें प्रोसेस कर सकता है और फिर बाहरी अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म में जानकारी को अपडेट कर सकता है। एकीकरण के साथ, व्यवसाय एपी ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर की सुविधाओं और स्वचालन क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं, जबकि अभी भी लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं जिसके साथ वे सहज हैं।
उदाहरण के लिए, नैनोनेट्स के प्लेटफॉर्म को अन्य अकाउंटिंग सिस्टम्स जैसे क्विकबुक्स और सेज के साथ एकीकृत किया जा सकता है, जिससे व्यवसायों को प्लेटफॉर्म के ऑटोमेशन और रिपोर्टिंग क्षमताओं का लाभ उठाने की अनुमति मिलती है, जबकि वे अभी भी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, जिसके साथ वे सहज हैं।
Takeaway
का स्वचालन लेखा देय संचालन चालान, भुगतान और अन्य वित्तीय लेनदेन को संभालने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, इस प्रकार व्यवसायों को अपनी दक्षता में सुधार करने, लागत कम करने और सटीकता बढ़ाने में सक्षम बनाता है।
नैनोनेट्स जैसा एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर एआई पर चलता है और एपी वर्कफ़्लो के निर्माण में सक्षम बनाता है जो ईमेल, स्कैन किए गए दस्तावेज़, डिजिटल फ़ाइलें/छवियां, क्लाउड स्टोरेज और ईआरपी सिस्टम जैसे विभिन्न स्रोतों से फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से इकट्ठा कर सकता है।
स्मार्ट कैप्चर के अलावा, अच्छे एपी ऑटोमेशन उपकरण खर्चों का मिलान और समाधान भी कर सकते हैं, व्यय रिपोर्ट बनाने से लेकर प्रबंधक अनुमोदन प्राप्त करने तक सभी व्यय वर्कफ़्लो का प्रबंधन कर सकते हैं, और किसी भी ईआरपी, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या वांछित व्यावसायिक टूल के साथ मासिक लेखांकन समापन प्रक्रिया को सहजता से एकीकृत कर सकते हैं।
नैनोनेट्स जैसे एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर व्यवसायों के लिए लागत को 80% तक कम करने में एपी टीमों की सहायता कर सकते हैं, जिससे व्यापार की गति में उल्लेखनीय वृद्धि हो सकती है। चालान संसाधित करना 10 गुना और एपी दिनों को अनुकूलित करना, मैन्युअल जांच और सत्यापन के कारण होने वाली अशुद्धियों को दूर करना, अपवादों की पहचान करना और समझदारी से उन्हें संभालना और उन्हें उपयुक्त व्यक्ति तक पहुंचाना, और धोखाधड़ी, चोरी, दोहरे भुगतान और अन्य अक्षमताओं की पहचान करना और उन्हें समाप्त करना।
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- प्लेटोब्लॉकचैन। Web3 मेटावर्स इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/
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