देय खाते आउटसोर्सिंग क्या है?

बढ़ते व्यवसायों को कई आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के साथ संबंध बनाए रखने होते हैं। विभिन्न चालान-प्रक्रिया मानकों/प्रक्रियाओं वाले विक्रेता बनाने की प्रवृत्ति रखते हैं खातों देय प्रक्रियाओं काफी बोझिल। देय खाते आउटसोर्सिंग एपी प्रक्रिया को सुचारू बनाने में मदद कर सकते हैं, जबकि यह सुनिश्चित करते हुए कि विक्रेताओं को भुगतान कुशलतापूर्वक किया जाता है।

देय खातों के बारे में

लेखा देय अल्पकाल को संदर्भित करता है देनदारियों क्रेडिट पर आपूर्तिकर्ताओं/विक्रेताओं से माल या सेवाओं की खरीद के माध्यम से एक कंपनी द्वारा किए गए खर्च। देय प्रक्रिया एक कंपनी के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आने वाले बिलों या चालानों का ट्रैक रखता है जिन्हें नियमित रूप से साफ़ किया जाना है।

अपनी एपी प्रक्रियाओं पर बोझ को कम करने और व्यापार के सुचारू प्रवाह को बनाए रखने के इच्छुक संगठन एक की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं लेखा देय आउटसोर्स कंपनी।

देय खाते आउटसोर्सिंग क्या है

देय खाते आउटसोर्सिंग एक विशेष सेवा प्रदाता को काम पर रखने की प्रक्रिया है जो कई एपी कार्यों को संभाल सकता है जो व्यवसायों को घर में संभालना मुश्किल लगता है।

देय खाते आउटसोर्स कंपनियां संगठन की मौजूदा एपी प्रक्रियाओं के साथ एकीकृत करने के लिए आवश्यक कौशल, उपकरण और प्रौद्योगिकी से लैस हैं।

संवेदनशील वित्तीय डेटा से निपटने वाले संगठन अपनी एपी प्रक्रियाओं के लिए तीसरे पक्ष के विक्रेता का उपयोग करने में संकोच कर सकते हैं। इसलिए वे इसके बजाय एपी ऑटोमेशन पर विचार कर सकते हैं।

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एपी आउटसोर्सिंग बनाम एपी ऑटोमेशन

एपी आउटसोर्सिंग में खातों को देय प्रक्रियाओं को तीसरे पक्ष के व्यापार प्रदाता को सौंपना शामिल है। इसका मतलब है कि आप अपने व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए किसी बाहरी इकाई की देय सेवाओं का उपयोग करते हैं। एपी स्वचालन, तुलना में, एक का गोद लेने / एकीकरण है एपी सॉफ्टवेयर देय प्रक्रियाओं को निकालने, मान्य करने और स्वीकृत करने के लिए।

आपके खातों की देय प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करने से भुगतान को सुव्यवस्थित करने और श्रम, समय और त्रुटियों को बचाने में मदद मिल सकती है। AP ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर को अपनाने से आप का बेहतर नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं चालान डेटा कैप्चर, सुरक्षा, और व्यावसायिक दक्षता बढ़ाने के लिए बेहतर डेटा विश्लेषण में मदद करता है। लेकिन इसमें अन्य लागतें शामिल हैं जैसे सॉफ्टवेयर में निवेश करना और कर्मचारियों को सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण के लिए समय आवंटित करना।

देय आउटसोर्सिंग या ऑटोमेशन खातों के बीच चयन करना पूरी तरह से व्यवसाय के आकार और प्रकृति पर निर्भर करता है। जबकि एपी ऑटोमेशन इसकी इन-हाउस एपी प्रक्रियाओं को आसान बना देगा, आउटसोर्सिंग अपने एपी वर्कलोड को कम करने वाले व्यवसाय के लिए आदर्श होगी।

अभी के लिए, देय आउटसोर्सिंग खातों के लाभों और कमियों पर ध्यान दें।

देय खातों के लाभ आउटसोर्सिंग

देय खाते आउटसोर्सिंग व्यवसाय के लिए अत्यधिक लाभप्रद हो सकते हैं। कुशल आउटसोर्सिंग प्रदाता कंपनी की AP प्रक्रियाओं को अधिक कुशल बना सकते हैं; इस प्रकार नकदी प्रवाह में सुधार। आपूर्तिकर्ता और विक्रेता इस प्रकार समय पर भुगतान से लाभान्वित हो सकते हैं।

यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे कंपनियां अपनी एपी प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करने से लाभ उठा सकती हैं:

1. लागत में कमी

आपके खातों की देय प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करना व्यवसाय के लिए लागत प्रभावी हो सकता है। इन-हाउस एपी प्रक्रियाओं में लोगों को काम पर रखने, प्रशिक्षण सामग्री और उपकरण/सॉफ्टवेयर में निवेश करने की आवश्यकता होती है जो एक व्यवसाय के लिए काफी महंगा हो सकता है। आउटसोर्सिंग इन ओवरहेड्स से बचने में मदद कर सकती है और फिर भी बजट के अनुकूल हो सकती है क्योंकि आप प्रदाता को प्रति चालान के आधार पर भुगतान करते हैं।

2. जल्दी भुगतान छूट

देय खाते आउटसोर्सिंग विक्रेता चालान और भुगतान को सुव्यवस्थित करके आपकी एपी प्रक्रियाओं की दक्षता बढ़ा सकते हैं। यह दोहरे भुगतान या छूटे हुए चालानों को दूर करने में मदद कर सकता है। चूंकि सब कुछ व्यवस्थित है, इसलिए आप बेहतर छूट पाने के लिए विक्रेता बिलों का शीघ्र निपटान भी कर सकते हैं।

3. बढ़ी हुई दक्षता और उत्पादकता

अपनी AP प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करने से इनवॉइस को तेज़ी से संसाधित करने में मदद मिल सकती है। खातों की देय सेवाओं की पेशकश करने वाली कंपनियां केवल आपकी एपी प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करती हैं; काम को तेजी से और अधिक सटीक रूप से पूरा करना। साथ ही, एपी प्रक्रियाओं का ध्यान रखने के साथ, आपके कर्मचारी बढ़ी हुई दक्षता के साथ उच्च मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जिससे समग्र रूप से बेहतर उत्पादकता प्राप्त हो सके।

4. कम त्रुटियां और बेहतर धोखाधड़ी शमन

चालानों को सुव्यवस्थित करने के अलावा, देय खातों की आउटसोर्सिंग कंपनियां भी चालानों में त्रुटियों की घटनाओं को कम करती हैं। उचित जांच और सत्यापन चलाकर, वे चालानों में त्रुटियों की पहचान कर सकते हैं और गलत भुगतानों को रोक सकते हैं। एपी विशेषज्ञों और परिष्कृत तकनीक का उपयोग उन्हें जोखिमों की पहचान करने और घटनाओं को कम करने में मदद करता है धोखा.

5. कुशल संसाधन और नवीनतम तकनीक

देय खाते आउटसोर्सिंग कंपनियां एपी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए नवीनतम टूल या सॉफ़्टवेयर से परिचित पेशेवरों का उपयोग करती हैं। इसका मतलब है कि आपका व्यवसाय नवीनतम तकनीक और उच्च-सटीक टूल द्वारा संचालित है, जिसमें आपको निवेश करने की आवश्यकता नहीं है।

6. लगातार ट्रैकिंग

कई खाते देय आउटसोर्सिंग कंपनियां ऑफ-साइट काम करती हैं लेकिन आधुनिक तकनीक का उपयोग करती हैं जिन्हें हर कदम पर ट्रैक किया जा सकता है। स्वचालित ट्रैकिंग के साथ, व्यवसाय अपने खाते की देय प्रक्रियाओं पर रीयल-टाइम पहुंच और जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

7. कार्यबल की कोई कमी नहीं

एपी प्रक्रिया, यदि कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारण बाधित होती है, तो व्यवसाय को गुणा और बोझ कर सकता है। आउटसोर्सिंग प्रदाताओं के पास आपकी एपी प्रक्रियाओं में कदम रखने और उन्हें प्रबंधित करने के लिए पर्याप्त कार्यबल (और बैकअप टीम) है।

आउटसोर्सिंग देय खातों की कमियां

जबकि आपके देय खातों को आउटसोर्स करना समस्या-मुक्त लग सकता है, कुछ ऐसे मुद्दे हैं जिनका एक व्यवसाय अभी भी आउटसोर्सिंग के साथ सामना कर सकता है। नीचे सूचीबद्ध कुछ नुकसान हैं जो एपी आउटसोर्सिंग के साथ उत्पन्न हो सकते हैं।

1. त्रुटि-सत्यापन

हो सकता है कि आउटसोर्सिंग कंपनियाँ आपकी AP प्रक्रियाओं के साथ व्यवहार करने में हमेशा पारदर्शी न हों। आधुनिक तकनीक का उपयोग करने के बाद भी त्रुटियां होना लाजमी है। ये त्रुटियां अक्सर किसी का ध्यान नहीं जा सकती हैं। साथ ही, आपकी एपी प्रक्रियाओं को संभालने वाली आउटसोर्सिंग कंपनियों द्वारा आपकी प्रक्रियाओं में परिवर्तन पूरी तरह से लागू नहीं किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप अधिक त्रुटियां या पुन: कार्य होता है।

2. कम प्रक्रिया नियंत्रण

से निपटने वाली कोई भी कंपनी देय खातों की सर्वोत्तम प्रथाएं इन-हाउस का अपनी प्रक्रियाओं पर अधिक नियंत्रण होना स्वाभाविक है। आपात स्थिति को प्राथमिकता दी जा सकती है और सीधे अनुमोदन के साथ नियंत्रित किया जा सकता है। तीसरे पक्ष के प्रदाता के साथ, आपको उनकी शर्तों और समय के अनुसार खेलना होगा। वे दूर स्थित हो सकते हैं और प्रक्रियाओं में पारदर्शिता की कमी एक गंभीर मुद्दा बन सकती है।

3. दोहराव के मुद्दे

कई खाता देय आउटसोर्सिंग कंपनियां प्रति चालान के आधार पर शुल्क लेती हैं। इसलिए, यदि आपका व्यवसाय डुप्लिकेट चालान साझा करता है, तो आपको उसके लिए भी भुगतान करना होगा। यदि आउटसोर्सिंग प्रदाताओं के पास डुप्लीकेट इनवॉयस का पता लगाने की सुविधा नहीं है, तो व्यवसाय को आवश्यकता से अधिक लागत वहन करनी पड़ती है।

4. कम लचीला

एक देय खाते आउटसोर्स कंपनी के कुछ नियम और शर्तें हो सकती हैं जो आपके व्यवसाय के लिए काम को लचीला नहीं बना सकती हैं। यदि विक्रेता के साथ एक अनुबंध प्रसंस्करण में अपवादों को कवर नहीं करता है, तो आपके व्यवसाय को इससे अलग से निपटना होगा। इसके परिणामस्वरूप अधिक जटिलता, पुन: कार्य और असुविधा हो सकती है।

5. अधिक निर्भरता

महत्वपूर्ण एपी जिम्मेदारियों को सौंपने में सक्षम होना अच्छा हो सकता है लेकिन यह एक कीमत पर आता है। तथ्य यह है कि आप देय सेवाओं के लिए आउटसोर्सिंग प्रदाता पर बहुत अधिक निर्भर हो जाते हैं जिसमें महत्वपूर्ण लेनदेन शामिल होते हैं। इसलिए यदि प्रदाता को सुरक्षा उल्लंघनों या दिवालिएपन जैसी चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, तो आपकी कंपनी की प्रक्रियाएं अचानक रुक सकती हैं।

6. गोपनीयता और सुरक्षा के मुद्दे

व्यवसायों को यह याद रखना चाहिए कि जब वे वित्तीय जानकारी प्रकट कर रहे होते हैं और एपी प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करने का विकल्प चुनते समय संवेदनशील डेटा तक पहुंच प्रदान करते हैं तो वे गोपनीयता खो देते हैं।

आमतौर पर ऐसे तृतीय पक्ष संवेदनशील डेटा को स्टोर करने के लिए आंतरिक सर्वर और क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करते हैं। जबकि यह शामिल दोनों पक्षों के लिए केंद्रीकृत पहुंच के रूप में कार्य करता है, डेटा संभावित सुरक्षा उल्लंघनों और हैक के लिए भी प्रवण होता है।

देय खातों का मूल्यांकन आउटसोर्सिंग प्रदाता

आवश्यक लाभ प्राप्त करने के लिए आप देय आउटसोर्सिंग सेवा के लिए सही प्रकार के खातों का चयन कैसे कर सकते हैं? यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं जिनका पालन करके आप सही खाता देय आउटसोर्स प्रदाता का चयन कर सकते हैं:

• एपी आउटसोर्सिंग फर्म पर शोध करें: एपी आउटसोर्सिंग फर्म के साथ साझेदारी करने से पहले शोध करना एक अच्छा अभ्यास है। प्रशंसापत्र, उपयोगकर्ता समीक्षा या प्रतिक्रिया के माध्यम से जानकारी विक्रेता के प्रदर्शन इतिहास को उजागर कर सकती है। पिछली परियोजनाओं को देखने से एक अंतर्दृष्टि मिल सकती है कि वे ग्राहकों, उनकी प्रक्रियाओं आदि को कैसे संभालते हैं।
• आंतरिक रूप से चर्चा करें: आउटसोर्सिंग प्रदाता को एपी प्रक्रियाओं को सौंपने से पहले प्रबंधन और कर्मचारियों के साथ एक आंतरिक चर्चा, पूरी की जाने वाली आवश्यकताओं और संभावित रूप से उत्पन्न होने वाली चुनौतियों पर स्पष्टता प्राप्त करने में मदद कर सकती है। दक्षता बढ़ जाती है और त्रुटियां कम हो जाती हैं जब कंपनी, उसके विक्रेता और आउटसोर्सिंग प्रदाता सभी एक ही पृष्ठ पर होते हैं।
• गोपनीयता और सुरक्षा उपायों की जाँच करें: एपी आउटसोर्सिंग फर्म दूसरे देश में भी स्थित हो सकती हैं। आउटसोर्सिंग फर्मों को आपकी एपी प्रक्रियाओं की बागडोर संभालने देने से पहले, उनके सुरक्षा उपायों की जांच करें और वे आपके वित्तीय डेटा की गोपनीयता कैसे बनाए रखें। यह सुरक्षा उल्लंघनों को रोकने के लिए शामिल जोखिम और सुरक्षा उपायों का आकलन करने में मदद कर सकता है।

देय खाते आउटसोर्सिंग सेवाएं

देय आउटसोर्सिंग खाते कई फर्मों के लिए एक लोकप्रिय व्यवसाय अभ्यास बन गए हैं जिनके पास अपनी बढ़ती एपी प्रक्रियाओं को संभालने की क्षमता और साधनों की कमी है। कई आउटसोर्सिंग फर्म दूर-दूर तक सेवाएं प्रदान करने के लिए उपलब्ध हैं।

आउटसोर्स की जाने वाली सबसे आम एपी प्रक्रियाएं हैं खरीद आदेश or चालान मिलान (आर 3 तरह से मिलान), चालान स्वचालन, विसंगति समाधान और एपी प्रशासन। एक व्यवसाय यह चुन सकता है कि वह कार्य और बजट में शामिल परिमाण के आधार पर आउटसोर्स करना चाहता है।

निष्कर्ष

देय खाते आउटसोर्सिंग कंपनियों के लिए उनकी एपी प्रक्रियाओं को कुशल और लागत प्रभावी बनाने का एक आसान समाधान है। अधिक से अधिक व्यवसाय एपी आउटसोर्सिंग फर्मों पर भरोसा करते हैं ताकि रास्ते में हल्की हिचकी के बावजूद अपनी एपी प्रक्रियाओं को नया स्वरूप और सुव्यवस्थित किया जा सके। हायरिंग, ऑटोमेशन या आउटसोर्सिंग एक ऐसा विकल्प है जिसे व्यवसाय अपने साधनों, समय और क्षमता के आधार पर आसान एपी प्रक्रियाओं और बेहतर व्यावसायिक दक्षता सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं।