दोतरफा मिलान क्या है?

किसी भी कंपनी में लेखांकन में हर महीने चालान से निपटना शामिल होता है।

इनसे निपटते समय सबसे चुनौतीपूर्ण कार्यों में से एक इन चालानों का सत्यापन है।

किसी विक्रेता से खरीदे गए उत्पादों या सेवाओं के लिए कंपनी द्वारा प्राप्त सभी चालानों को भुगतान शुरू करने से पहले सटीकता के लिए जांचा जाना चाहिए।

इसके लिए, चालान में उल्लिखित खरीदारी के सभी विवरणों को संबंधित खरीद आदेश के साथ मिलान किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि जिस उत्पाद/सेवाओं का ऑर्डर दिया गया था वह सही ढंग से और सहमत मूल्य पर वितरित किया गया था। इस सत्यापन प्रक्रिया को 2-तरफा मिलान कहा जाता है।

आइए जल्दी से समझें कि यह कैसे काम करता है।

खरीद प्रक्रिया का पुनर्कथन

2-तरफा मिलान को समझने से पहले, आइए संक्षेप में समझें कि व्यावसायिक सेटिंग में खरीद कैसे काम करती है।

खरीद आदेश (पीओ) क्रेता द्वारा विक्रेता को जारी किया गया एक कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता है, जो ऑर्डर किए गए उत्पाद/सेवा के प्रकार और मात्रा और कीमतों पर सहमति के बारे में सूचित करता है।

बीजक एक कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ है जो विक्रेता द्वारा ग्राहक को उत्पाद/सेवा की डिलीवरी के साथ या उसके बाद क्रेता को जारी किया जाता है। इसमें विक्रेता, ग्राहक, वितरित किए जा रहे उत्पाद/सेवा, मूल्य निर्धारण और भुगतान मोड के सभी विवरण हैं।

मान लीजिए कि कंपनी एबीसी के आईटी विभाग को अपने आईटी अधिकारियों के लिए 10 घूमने वाली कार्यकारी कुर्सियों की आवश्यकता है।

• आईटी विभाग (कंपनी की नीति के आधार पर) उपयुक्त प्रबंधकीय पदानुक्रम में खरीद मांग जारी कर सकता है।
• उत्पाद/सेवा के उपयुक्त विक्रेताओं को खोजने के लिए कंपनी में खरीद (या समतुल्य) विभाग को खरीद अनुरोध भेजा जाता है।
• एक बार विक्रेता की पहचान हो जाने के बाद, उत्पाद और कीमत की पहचान करने के लिए आवश्यक जमीनी कार्य किया जाता है। उदाहरण के लिए, XYZ, कार्यालय फर्नीचर का एक आपूर्तिकर्ता $250 प्रति कुर्सी की कीमत पर कुंडा कार्यकारी कुर्सियाँ प्रदान कर सकता है, जिसे पाँच दिनों में वितरित किया जाएगा।
• एक बार आपूर्तिकर्ता XYZ को अंतिम रूप दे दिया जाए, तो खरीद आदेश एबीसी के खरीद विभाग द्वारा उत्पाद और सहमत कीमत का हवाला देते हुए तैयार किया जाता है।
• पीओ की एक प्रति एक्सवाईजेड को भेजी जाती है, एक एबीसी के खरीद विभाग द्वारा रखी जाती है, एक लेखा देय विभाग को।
• जब XYZ कुर्सियों की आपूर्ति करता है, तो बीजक एबीसी को डिलीवरी के साथ या उसके बाद प्रदान किया जाता है।

अब जब चालान प्राप्त हो गया है, तो मिलान प्रक्रिया एबीसी में देय खातों की टीम द्वारा की जाती है।

2-तरफ़ा मिलान क्या है?

दोतरफा मिलान, जिसे क्रय आदेश मिलान के रूप में भी जाना जाता है, विवरण को सत्यापित करने की एक प्रक्रिया है खरीद आदेश और संबंधित चालान मिलान करें ताकि चालान का भुगतान किया जा सके।

आम तौर पर बिल की गई मात्रा और चालान कीमत का मिलान किया जाता है। निम्नलिखित शर्तों को पूरा करना आवश्यक है:

• चालान की मात्रा पीओ में आदेशित राशि से कम या उसके बराबर है।
• चालान की कीमत पीओ में उद्धृत कीमत से कम या उसके बराबर है।

एक सफल मिलान 100% सटीक मिलान को संदर्भित कर सकता है, या व्यावसायिक सेटिंग के आधार पर मिलान सहनशीलता (उदाहरण के लिए >=95% मिलान आवश्यक) का उपयोग करके परिभाषित किया जा सकता है।

एपी टीम द्वारा सत्यापन के बाद मैच सफल होने के बाद ही भुगतान शुरू किया जाता है।

असफल मिलान की स्थिति में, चालान प्रसंस्करण और भुगतान रोक दिया जाता है। देय खाता प्रबंधक मैन्युअल रूप से चालान की जांच करता है और या तो चालान भुगतान को मंजूरी देता है या चालान को अस्वीकार कर देता है।

यह दोतरफा मिलान है.

आइए आसानी से समझने के लिए फ़्लोचार्ट में 2-तरफा मिलान प्रक्रिया को संक्षेप में प्रस्तुत करें।

ग्राफ़ टीबी
ए[खरीदारी की आवश्यकता] -> सी[खरीद विभाग को खरीद अनुरोध भेजें]
सी -> डी [क्रय विभाग उपयुक्त विक्रेता ढूंढता है]
D -> E[विक्रेता XYZ को अंतिम रूप दें]
ई -> एफ [खरीद विभाग खरीद आदेश तैयार करता है]
एफ -> जी [पीओ की एक प्रति एक्सवाईजेड को भेजें, एक खरीद विभाग में रखें, एक लेखा देय विभाग को भेजें]
G -> H[विक्रेता XYZ कुर्सियों की आपूर्ति करता है और चालान प्रदान करता है]
एच -> I[खाता देय टीम द्वारा मिलान प्रक्रिया]
मैं -> जे {शर्तों की जाँच करें:
1. चालान मात्रा ≤ पीओ मात्रा
2. चालान मूल्य ≤ पीओ मूल्य}
जे -> |मैच ≥ 95%| के[सफल मैच, भुगतान आरंभ करें]
जे -> |मैच 95%| एल[असफल मिलान, चालान प्रसंस्करण और भुगतान रोकें]
एल -> एम [खाता देय प्रबंधक मैन्युअल रूप से चालान की जांच करता है]
एम -> |अनुमोदन| क
एम -> |अस्वीकार| एन[चालान अस्वीकार करें]

उपरोक्त उदाहरण में, मान लीजिए कि एबीसी 2-तरफा मिलान का पालन नहीं कर रहा था।

छूट पर चर्चा के बाद, वे XYZ के साथ सहमति के अनुसार $10 ($2000/कुर्सी के बजाय $200/कुर्सी) की रियायती कुल कीमत पर 250 कुर्सियों के लिए एक खरीद आदेश जारी करते हैं।

खरीद आदेश की समीक्षा करने और स्वीकार करने और 10 कुर्सियाँ वितरित करने के बाद, XYZ $2500 ($250/कुर्सी) की मूल कीमत के लिए एक चालान भेजता है। XYZ के इनवॉइस निर्माता को थोक खरीद के लिए ABC के खरीद विभाग को XYZ विपणन व्यक्ति द्वारा दी जाने वाली छूट के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है। या यह जानबूझकर किया गया ख़राब व्यावसायिक व्यवहार हो सकता है।

यदि चालान विवरण की तुलना नहीं की जाती है और पीओ विवरण के साथ मिलान नहीं किया जाता है, तो एबीसी पर एपी (लेखा देय) टीम अतिरिक्त $ 500 का भुगतान कर सकती है जिसे मूल रूप से माफ कर दिया गया था।

भुगतान किए जाने से पहले दो-तरफ़ा मैच प्रक्रिया इस गलती को पकड़ने में मदद कर सकती है। प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि केवल सही राशि और मात्रा के चालान का भुगतान किया जाए।

2-तरफ़ा मिलान का महत्व

देय खातों में सटीकता और वित्तीय नियंत्रण बनाए रखने के लिए दो-तरफ़ा मिलान महत्वपूर्ण है।

• सटीकता आश्वासन: दो-तरफ़ा मिलान यह सुनिश्चित करता है कि चालान संबंधित खरीद आदेशों के विरुद्ध सत्यापित करके सटीक हैं, अधिक भुगतान या बिना डिलीवर किए गए सामान/सेवाओं के भुगतान को रोकते हैं।
• वित्तीय नियंत्रण: यह वित्तीय नियंत्रण को बढ़ाता है और देय खातों की प्रक्रिया में त्रुटियों या धोखाधड़ी के जोखिम को कम करता है।
• विक्रेता संबंध: प्रभावी कार्यान्वयन विक्रेता संबंधों में पारदर्शिता और विश्वास को बढ़ावा देता है, क्योंकि विसंगतियों को तुरंत संबोधित और हल किया जाता है।
• अनुपालन: यह आंतरिक खरीद नीतियों और बाहरी नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करता है, वित्तीय जोखिमों और ऑडिट मुद्दों को कम करता है।
• लागत बचत: अधिक भुगतान से बचकर और विसंगतियों को कुशलतापूर्वक हल करके, कंपनियां लंबे समय में महत्वपूर्ण लागत बचा सकती हैं।

मैन्युअल 2-तरफ़ा मिलान कैसे काम करता है

मैन्युअल 2-तरफा मिलान आमतौर पर केवल बहुत कम लेनदेन मात्रा वाले या विशिष्ट आवश्यकताओं वाले व्यवसायों द्वारा मानवीय निरीक्षण की आवश्यकता वाले व्यवसायों द्वारा पसंद किया जाता है।

यहां बताया गया है कि प्रक्रिया कैसी दिखती है.

आइए XYZ Inc. का उदाहरण लें और जानें कि वे मैन्युअल 2-तरफा मिलान कैसे लागू करते हैं। XYZ Inc. लेखांकन के लिए क्विकबुक का उपयोग करता है। दोतरफा मिलान के साथ उनकी खरीद प्रक्रिया इस तरह दिखती है।

1. खरीद आदेश का सृजन (पीओ):

• क्विकबुक एक पीओ निर्माण और प्रबंधन मॉड्यूल प्रदान करता है।
• XYZ Inc. विक्रेता के लिए सीधे Quickbooks में एक PO बनाता/प्राप्त करता है, जिसमें ऑर्डर की गई वस्तुओं, मात्राओं, कीमतों और डिलीवरी की तारीखों का विवरण होता है।

2. विक्रेता चालान की रसीद:

• शिपमेंट प्राप्त करने पर, XYZ Inc. को विक्रेता से एक चालान मिलता है, साथ ही क्विकबुक में भी लॉग इन किया जाता है।
• डेटा प्रविष्टि टीम प्रत्येक चालान के विरुद्ध आइटम विवरण, मात्रा, कीमतें, कर और छूट मैन्युअल रूप से भरती है।

3. मैनुअल मिलान प्रक्रिया:

• देय खातों की टीम मैन्युअल रूप से क्विकबुक में संबंधित पीओ के साथ चालान विवरण का मिलान करती है, यह सुनिश्चित करती है कि मात्रा और कीमतें संरेखित हों।

4. सत्यापन और अनुमोदन:

• सत्यापित चालान को Quickbooks के भीतर भुगतान के लिए अनुमोदित किया जाता है, जबकि विसंगतियों को समीक्षा के लिए चिह्नित किया जाता है।
• समीक्षक उन चालानों को मैन्युअल रूप से संसाधित करते हैं जो 2-तरफ़ा मिलान में विफल होते हैं।

5. भुगतान आरंभ:

• क्विकबुक का उपयोग करते हुए, XYZ Inc. अपनी भुगतान प्रक्रियाओं का पालन करते हुए अनुमोदित चालान के लिए भुगतान शुरू करता है।

यद्यपि सावधानीपूर्वक, यह प्रक्रिया वित्तीय अखंडता की नींव स्थापित करती है।

2-तरफा मिलान में चुनौतियाँ

जबकि मैन्युअल 2-तरफ़ा मिलान खरीद आदेशों के विरुद्ध चालान सत्यापित करने के लिए व्यावहारिक दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है, यह कई चुनौतियाँ पेश करता है:

डेटा बेमेल चुनौतियाँ: देय खातों की टीम को खरीद आदेशों को मैन्युअल रूप से जांचकर चालान के साथ संरेखित करना होगा, जिससे विवरण छूट जाते हैं और संचालन धीमा हो जाता है, जिससे उत्पादकता और व्यावसायिक रिश्ते खतरे में पड़ जाते हैं।

लंबी प्रोसेसिंग समय: देय खाते अक्सर 20% चालानों में डेटा अशुद्धियों से जूझते हैं, अपना लगभग 25% समय ऐसे मुद्दों को हल करने में समर्पित करते हैं, जिससे प्रक्रियाओं में देरी होती है और परिचालन जोखिम बढ़ जाता है।

धोखाधड़ी और चोरी के जोखिम: एसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स (एसीएफई) का मानना ​​है कि संगठन आम तौर पर धोखाधड़ी के कारण सालाना 5% राजस्व खो देते हैं, अपराधी अक्सर धोखाधड़ी वाले चालानों के माध्यम से देय खातों को धोखा देते हैं, जिससे सतर्कता और वित्तीय अखंडता के लिए एक महत्वपूर्ण जोखिम पैदा होता है।

एकाधिक चालान प्रारूप प्रबंधित करना: बड़े संगठन विभिन्न स्रोतों से खरीद ऑर्डर और चालान को विभिन्न स्वरूपों में संभालते हैं जैसे वर्ड दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, ईडीआई के लिए एक्सएमएल दस्तावेज़, पीडीएफ, छवियां और कागजी दस्तावेज़। मैन्युअल समेकन में त्रुटियों की संभावना होती है, जिससे अधिक भुगतान, गलत भुगतान और चालान दोहराव जैसे मुद्दे सामने आते हैं, जिससे अंततः उत्पादकता और विश्वास की हानि होती है।

मैन्युअल प्रसंस्करण के लागत निहितार्थ: पारंपरिक चालान और खरीद आदेश मिलान में श्रम, सामग्री और डाक के कारण महत्वपूर्ण लागत शामिल होती है, साथ ही प्रसंस्करण त्रुटियों के कारण दंड, विलंब शुल्क और खोए हुए व्यवसाय से अतिरिक्त वित्तीय प्रभाव पड़ता है। ऐसा माना जाता है कि मैन्युअल चालान प्रसंस्करण लागत $15-50/चालान तक पहुँच जाती है।

2-तरफ़ा मिलान को स्वचालित कैसे करें?

स्वचालित 2-तरफ़ा मिलान आपके लेखांकन कार्यों के लिए एक सहायक रोबोट होने जैसा है।

आज, एपी स्वचालन उपकरण स्वचालित रूप से जांच कर सकते हैं कि चालान पर दिए गए विवरण आपके खरीद आदेशों से मेल खाते हैं या नहीं, इससे आपका समय बचता है और त्रुटियां कम होती हैं।

ये उपकरण अन्य लेखांकन प्रणालियों के साथ काम कर सकते हैं; कई प्रणालियाँ विभिन्न प्रणालियों के बीच निर्बाध डेटा स्थानांतरण प्रदान करने के लिए एकीकरण विकल्प, या एपीआई/मिडिलवेयर का उपयोग करने के लिए तैयार हैं।

इन एकीकरणों के साथ, व्यवसाय अपने एपी वर्कफ़्लो में स्वचालित 2-तरफ़ा मिलान को सहजता से एकीकृत कर सकते हैं, जबकि वे अभी भी लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं जिसके साथ वे सहज हैं।

नैनोनेट्स का एपी स्वचालन सॉफ्टवेयरउदाहरण के लिए, इसे अन्य लेखांकन प्रणालियों जैसे कि क्विकबुक और सेज के साथ एकीकृत किया जा सकता है। यहां स्वचालित 2-तरफा मिलान वर्कफ़्लो का सरलीकृत चित्रण है।

यह कैसे काम करता है?

आइए देखें कि नैनोनेट्स जैसा एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर कैसे दो-तरफा मिलान प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करता है।

1. स्वचालित चालान संग्रह

नैनोनेट्स आते ही ईमेल, ड्राइव, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर और डेटाबेस से इनवॉइस और पीओ को स्वचालित रूप से आयात करके इस प्रक्रिया को सरल बनाता है, यह सुनिश्चित करता है कि डेटा का प्रत्येक टुकड़ा एक केंद्रीकृत, डिजिटल रिपॉजिटरी में अपनी जगह पाता है।

नैनोनेट स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स से सीधे ईमेल किए गए चालान और पीओ को पुनः प्राप्त कर सकता है, ईमेल निकायों और अनुलग्नकों दोनों से प्रासंगिक जानकारी को निर्बाध रूप से निकाल सकता है।

सभी हस्तलिखित और मुद्रित चालान को स्मार्टफोन का उपयोग करके आसानी से स्कैन किया जा सकता है या सीधे प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड किया जा सकता है।

चालान और पीओ को आपके मेल, ऐप्स और डेटाबेस से नैनोनेट्स में भी आयात किया जा सकता है।

2. स्वचालित डेटा प्रविष्टि

मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के घंटों को अलविदा कहें। नैनोनेट्स एआई के साथ, चालान 99% से अधिक सटीकता के साथ पढ़े जाते हैं, जिससे कठिन कार्यों पर खर्च होने वाला समय काफी कम हो जाता है।

इसका मतलब है कि आपकी टीम अधिक सार्थक काम पर ध्यान केंद्रित कर सकती है जबकि नैनोनेट्स बिना किसी मैन्युअल हस्तक्षेप के डेटा निष्कर्षण और सीधे आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर/ईआरपी में इनपुट का ख्याल रखता है।

3. बुद्धिमान 2-तरफ़ा मिलान

एआई का लाभ उठाते हुए, नैनोनेट्स स्वचालित रूप से खरीद आदेशों, रिपोर्ट प्राप्त करने और विभिन्न स्रोतों से आयातित निरीक्षण रिपोर्टों के साथ निकाले गए इनवॉइस डेटा को पढ़ने और क्रॉस-रेफरेंस करके दो-तरफा, तीन-तरफा या चार-तरफा मिलान करता है।

4. अनुमोदन रूटिंग

सिस्टम मानव समीक्षा के लिए किसी भी विसंगति को चिह्नित करता है, लेकिन अन्यथा, कंपनी के मानदंडों से मेल खाने वाले चालान स्वचालित रूप से अनुमोदन के लिए भेजे जाते हैं या पूर्व-निर्धारित नियमों के आधार पर सीधे अनुमोदित किए जाते हैं।

5. आ त

नैनोनेट्स के साथ अनुमोदन अब कोई बाधा नहीं है। वे लचीले हो जाते हैं और वहीं रहते हैं जहां आपका संगठन रहता है—चाहे वह ईमेल पर हो, स्लैक पर, या टीमों पर। इससे विघटनकारी फोन कॉल और अनुस्मारक की सर्व-परिचित बौछार की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।

6. ईआरपी एकीकरण

रेडी-टू-यूज़ इंटीग्रेशन यह सुनिश्चित करते हैं कि चालान और पीओ जैसे ही आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर/ईआरपी में स्वचालित रूप से दर्ज हो जाएं।

स्वीकृत चालान स्वचालित रूप से आपके लेखांकन सॉफ़्टवेयर में भुगतान के लिए कतारबद्ध हो जाते हैं।

7. रीयल-टाइम एनालिटिक्स

नैनोनेट्स उन्नत विश्लेषण क्षमताओं और वास्तविक समय डेटा रिपोर्टिंग की पेशकश करके केवल लेनदेन प्रसंस्करण से आगे निकल जाता है।

इससे आपको अपने खातों की देय प्रक्रिया के बारे में वास्तविक समय में जानकारी प्राप्त करने में मदद मिलती है, जिससे आप खर्च पैटर्न की निगरानी कर सकते हैं, लागत-बचत के अवसरों की पहचान कर सकते हैं और वित्तीय पूर्वानुमान बढ़ा सकते हैं।

2-तरफ़ा मिलान के लिए सही सॉफ़्टवेयर का चयन करना

2-तरफ़ा मिलान को स्वचालित करने के लिए सही सॉफ़्टवेयर चुनना आपके व्यवसाय के आकार और प्रकार पर निर्भर करता है।

कुछ विकल्प स्टैंडअलोन समाधान के रूप में या एक बड़ी लेखा प्रणाली के हिस्से के रूप में काम करते हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप पहले से ही क्या उपयोग कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, कुछ उपकरणों के लिए ईआरपी जैसे मौजूदा सिस्टम के साथ एकीकरण आवश्यक है।

• नैनोनेट्स मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करके चालान और खरीद ऑर्डर को संभालना आसान बनाता है। यह चालान और पीओ को स्वचालित रूप से आयात करता है, सटीक डेटा प्रविष्टि और मिलान के लिए एआई का उपयोग करता है, आसान और निर्बाध मैन्युअल समीक्षाओं के लिए बेमेल को चिह्नित करता है, और वास्तविक समय में आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर / ईआरपी में डेटा अपडेट करता है।
• ओरेकल का पेएबल्स टूल स्वचालित रूप से पीओ से चालान का मिलान करता है, निर्धारित सहनशीलता स्तरों के अनुपालन की जांच करता है, और चालान विवरण के आधार पर बिल की गई मात्रा और राशि को अपडेट करता है।
• सेज इंटैक्ट लेन-देन और अनुमोदन के लिए निर्धारित वर्कफ़्लो के साथ खरीदारी को सुव्यवस्थित करता है। मिनरलट्री सेज इंटैक्ट के लिए पीओ या रसीदों से मेल खाने वाले चालान को स्वचालित करता है, चालान से विवरण स्वचालित रूप से कैप्चर करता है और उन्हें अनुमोदन और भुगतान प्रक्रियाओं में सम्मिलित करता है। यह हर चीज़ को कंपनी की ERP के अनुरूप रखता है।
• नेक्सोनिया एक्सपेंसेस आपके सिस्टम में गहन एकीकरण के साथ लचीला, क्लाउड-आधारित व्यय प्रबंधन प्रदान करता है।
• टिपल्टी ओसीआर और डेटा निष्कर्षण के साथ चालान प्रसंस्करण को सरल बनाता है, पीओ के साथ चालान के मिलान के लिए नियम निर्धारित करता है और उन्हें भुगतान के लिए तैयार करता है।
• डॉक्यूवेयर मुख्य इनवॉइस डेटा निकालने, वैध विक्रेताओं और डुप्लिकेट की जांच करने और सटीक मात्रा सुनिश्चित करने के लिए पीओ और डिलीवरी नोट्स के साथ इनवॉइस का मिलान करने के लिए एआई का उपयोग करता है।

कई 2-तरफ़ा मिलान उपकरण उपलब्ध हैं, प्रत्येक में विभिन्न आवश्यकताओं के लिए डिज़ाइन की गई सुविधाएँ हैं।

आपको 2-तरफा मिलान को स्वचालित क्यों करना चाहिए?

2-तरफ़ा मिलान प्रक्रिया को स्वचालित करने से कई लाभ मिलते हैं।

कागज रहित हैंडलिंग

जब चालान और खरीद आदेश जैसे दस्तावेज़ सभी डिजिटल होते हैं, तो कागज रहित हैंडलिंग कागज की आवश्यकता को कम कर देती है और आवश्यक मैन्युअल कार्य की मात्रा को कम कर देती है। इसका मतलब है कि चीजें तेजी से काम करती हैं, आसानी से बढ़ सकती हैं और अधिक लचीली होती हैं। दस्तावेज़ भेजे जाते हैं, डिजिटल रूप में बदल दिए जाते हैं, क्रमबद्ध किए जाते हैं, जांचे जाते हैं, अनुमोदित किए जाते हैं और बिना किसी को कागज इधर-उधर किए संसाधित किए जाते हैं। यह ऐसे काम करता है:

1. सिस्टम नए ईमेल की तलाश करता है.
2. उन पर काम करने के लिए ईमेल से अटैचमेंट की आवश्यकता होती है।
3. सिस्टम आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए अनुलग्नकों को पढ़ता है।
4. यह निर्धारित नियमों के विरुद्ध चालान या खरीद आदेश में विवरण की जांच करता है।
5. एक चालान एक साथ रखा जाता है, नियमों के अनुसार खरीद आदेशों और रसीदों के साथ मिलान किया जाता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि कोई दोहराव न हो।
6. यह उपयोगकर्ताओं को बताता है कि चालान सही तरीके से संभाले गए थे या नहीं।

एआई अपने उपयोगकर्ताओं और उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं से सीखकर, सिस्टम को समय के साथ बेहतर बनाने में मदद करता है।

त्वरित मिलान

खरीद आदेशों का मिलान सिस्टम द्वारा बहुत तेजी से किया जा सकता है, एक ऐसा काम जो लोगों के लिए अकेले करना वास्तव में कठिन होगा।

पैमाने पर ढेर सारे दस्तावेज़ों को संभालना

जब बहुत सारे खरीद ऑर्डर और चालान होते हैं, तो स्वचालन उन सभी को हल करना बहुत आसान और तेज़ बना देता है।

ऑडिट के लिए हमेशा तैयार

सिस्टम हर चीज़ पर नज़र रखता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि सब कुछ सही और त्वरित है। पहले से ही स्वीकृत और व्यवस्थित दस्तावेज़ों के साथ, ऑडिट प्रक्रियाएँ आसान हो जाती हैं।

कम काम, अधिक उत्पादकता

एआई मानव मस्तिष्क की तरह डेटा को समझने के लिए जटिल एल्गोरिदम का उपयोग करता है, लेकिन तेजी से। यह सीखता है और बेहतर होता है, जिसका अर्थ है कि कम मैन्युअल जाँच की आवश्यकता होती है।

कम नियमित काम के साथ, वित्त टीम योजना और विश्लेषण जैसे अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकती है, जिससे कंपनी के मुनाफे में मदद मिल सकती है।

कम त्रुटियाँ

एआई सिस्टम गलतियों को पहले ही पकड़ सकता है, बाद में बड़ी समस्याओं को रोक सकता है। यदि कुछ गड़बड़ है, तो यह आईटी टीम को इसे ठीक करने के लिए तुरंत सूचित करता है।

धन बचाना

हालाँकि इसकी प्रारंभिक लागत है, इन AI सिस्टम को चलाना पूरा वेतन देने की तुलना में बहुत सस्ता हो सकता है।

सुरक्षित और बढ़ने में सक्षम

लोगों के विपरीत, सिस्टम हर समय काम कर सकता है, जिससे संचालन अधिक कुशल और सुरक्षित हो जाता है।

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द्वारा एक सर्वेक्षण लेवेल रिसर्च पता चलता है कि चालानों का त्वरित अनुमोदन और कर्मचारी उत्पादकता में वृद्धि एआई-सक्षम पर स्विच करने से अनुभव किए जाने वाले शीर्ष दो लाभ हैं 2 तरह और 3-रास्ता मिलान इनवॉइस प्रोसेसिंग और 2-तरफा मिलान को स्वचालित करने वाले व्यवसायों द्वारा रिपोर्ट किए गए कई अन्य ठोस लाभों के साथ-साथ प्रक्रियाएं।

यह ध्यान रखना आवश्यक है कि चालान प्रसंस्करण और खरीद ऑर्डर मिलान को स्वचालित करने से आपके व्यवसाय में कई कार्यों को लाभ मिलता है:

• वित्त अधिकारी खर्चों को कम कर सकते हैं और संसाधनों को पुनः आवंटित कर सकते हैं ताकि लाभ में सुधार हो सके और रणनीतिक और कॉर्पोरेट विस्तार का समर्थन किया जा सके।
• कॉर्पोरेट अधिकारी कई स्वचालन उपकरणों द्वारा प्रदान किए गए डैशबोर्ड विश्लेषण के माध्यम से प्रदर्शन और नकदी प्रवाह प्रबंधन में अंतर्दृष्टि प्राप्त करते हैं।
• देय खाते टीमें स्थापित लेखांकन सिद्धांतों के अनुसार स्वचालित रूटिंग, कोडिंग और आपूर्तिकर्ता चालानों के मिलान का लाभ उठाकर कागजी चालान और मैन्युअल प्रक्रियाओं की आवश्यकता को दूर कर सकती हैं।
• लेखाकार और अनुसंधान कर्मचारी खरीद आदेशों और चालानों तक तत्काल और व्यापक पहुंच प्राप्त करते हैं, जिससे भविष्य की योजना गतिविधियों में सहायता मिलती है।

निष्कर्ष

2-तरफ़ा मिलान की अवधारणा किसी भी व्यवसाय के भीतर लेखांकन के क्षेत्र में एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है, जो मुख्य रूप से किसी कंपनी और उसके विक्रेताओं के बीच लेनदेन की सटीकता और अखंडता सुनिश्चित करने पर केंद्रित है।

इसमें एक सावधानीपूर्वक सत्यापन प्रक्रिया शामिल है जहां खरीद ऑर्डर (पीओ) के विवरण को संबंधित चालान पर दिए गए विवरणों से मिलान किया जाता है ताकि यह पुष्टि की जा सके कि ऑर्डर किए गए उत्पाद या सेवाएं सही ढंग से और सहमत कीमतों पर वितरित की गई थीं।

यह प्रक्रिया न केवल अधिक भुगतान या बिना डिलीवरी वाले सामान के लिए भुगतान करने से सुरक्षा प्रदान करती है, बल्कि वित्तीय नियंत्रण को भी मजबूत करती है, विक्रेता संबंधों में विश्वास को बढ़ावा देती है और अनुपालन मानकों का पालन करती है।

जबकि मैन्युअल 2-तरफ़ा मिलान मानवीय निरीक्षण के माध्यम से सटीकता प्रदान करता है, यह डेटा बेमेल, समय की अक्षमता, धोखाधड़ी के जोखिम और मैन्युअल प्रसंस्करण की उच्च लागत जैसी चुनौतियों से भरा है।

स्वचालन के आगमन के साथ, 2-तरफा मिलान एक आसान, त्रुटि-प्रूफ प्रक्रिया बन गया है। नैनोनेट्स जैसे प्लेटफ़ॉर्म 2-तरफ़ा मिलान को स्वचालित करते हैं और लेखांकन प्रणालियों के साथ सहजता से एकीकृत होते हैं। यह स्वचालन चालान प्रसंस्करण को सुव्यवस्थित करता है, डेटा सटीकता को बढ़ाता है, और वास्तविक समय विश्लेषण को सक्षम बनाता है, जो अंततः अधिक मजबूत वित्तीय प्रबंधन और परिचालन दक्षता में योगदान देता है।

• एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
• प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
• प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
• प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
• प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
• स्रोत: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/