दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर व्यवसायों के लिए क्यों आवश्यक है?

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आपको दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता क्यों है?

दस्तावेज़ प्रबंधन में सुधार करता है

यदि आप अपने दस्तावेज़ प्रबंधन को सुव्यवस्थित करना चाहते हैं तो अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करना पर्याप्त नहीं है। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के बिना, आप अभी भी अपने डेटाबेस में फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करने, ट्रैक करने और पुनर्प्राप्त करने के साथ अटके रहेंगे। इसमें अभी भी कीमती समय लग सकता है जिसका उपयोग आप अन्य महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों को समायोजित करने के लिए कर सकते थे। उल्लेख नहीं है, यह अभी भी संभावित मानवीय त्रुटियों को समाप्त नहीं करता है जब दस्तावेजों को संभालने की बात आती है।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपके दस्तावेज़ों के लिए केवल एक गौरवशाली डेटाबेस से कहीं अधिक है। इसके अनेक उपकरण और विशेषताएं कुछ ही क्लिक में आपकी सभी फाइलों और रिकॉर्ड को संभालना और प्रबंधित करना आसान बनाती हैं। आप इसका उपयोग दस्तावेज़ में किसी शब्द या वाक्यांश द्वारा फ़ाइलों को ट्रैक और पुनर्प्राप्त करने के लिए भी कर सकते हैं। और इसे अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करके, आप दस्तावेज़ से निकाले गए डेटा को आसानी से आयात और निर्यात कर सकते हैं और इस तरह प्रक्रिया में मैन्युअल डेटा प्रविष्टि से बच सकते हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि डीएमएस सामग्री प्रबंधन प्रणाली से अलग है। आपकी सामग्री को ऑनलाइन बनाने और प्रकाशित करने के लिए एक सामग्री प्रबंधन प्रणाली या सीएमएस का उपयोग किया जाता है। यह जरूरी नहीं कि आपकी फाइलों और दस्तावेजों का प्रबंधन करता हो। इसलिए डीएमएस और सीएमएस दोनों का होना आपके व्यवसाय के काम आ सकता है। कुछ सीएमएस सॉफ्टवेयर के उदाहरण डीएमएस के साथ मूल रूप से एकीकृत कर सकते हैं इसलिए उन्हें जांचना सुनिश्चित करें।

पहुंच को बढ़ाता है

रिमोट वर्क और हाइब्रिड वर्कप्लेस के उदय के साथ, आपके कर्मचारियों को उन सभी फाइलों तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए जिनकी उन्हें कभी भी और कहीं भी आवश्यकता होती है। अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने से एक डिवाइस से दूसरे डिवाइस पर फ़ाइलों को साझा करना और भेजना आसान हो जाता है, फिर भी आपको दस्तावेज़ खोज और पुनर्प्राप्ति को कारगर बनाने के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है। यह कीवर्ड और अन्य विशेषताओं का उपयोग करके फ़ाइल खोज, ट्रैकिंग और पुनर्प्राप्ति को स्वचालित करता है। कुछ ही क्लिक में, आप कार्यालय जाने की आवश्यकता के बिना कोई भी दस्तावेज़ प्राप्त कर सकते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपके सभी दस्तावेज़ों को एक ही प्लेटफ़ॉर्म में केंद्रीकृत करता है, जिसे आप कंप्यूटर, स्मार्टफोन या टैबलेट जैसे किसी भी उपकरण का उपयोग करके एक्सेस कर सकते हैं। इसके अलावा, यह आपको दस्तावेज़ या डेटाबेस में महत्वपूर्ण परिवर्तन खोए बिना एक डिवाइस से दूसरे डिवाइस में स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। यह इसे खोजने और पुनर्प्राप्त करने के लिए और भी अधिक सुविधाजनक बनाता है पीडीएफ फाइलें और अन्य प्रकार के दस्तावेज़ जब आप यात्रा पर हों। कार्यान्वित समाधान के आधार पर, इन फ़ाइलों को ऑनलाइन या ऑफलाइन एक्सेस किया जा सकता है।

सहयोग को बढ़ावा देता है

दस्तावेज़ों को अधिक सुलभ बनाकर, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आपके संगठन के भीतर और आपके ग्राहकों के साथ सहयोग को भी बढ़ा सकती हैं। चूंकि डीएमएस आपकी सभी फाइलों को एक मंच में केंद्रीकृत करता है, अन्य विभागों की टीमें कुछ दस्तावेजों को संशोधित करने, रिकॉर्ड संकलित करने और डेटाबेस व्यवस्थित करने के लिए मिलकर काम कर सकती हैं। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी के पास सच्चाई का एक ही स्रोत है। इसका मतलब यह है कि हर कोई सूचना और डेटा के एक ही सेट पर काम कर रहा है, भले ही उन्हें यह जानकारी कब और कहां से मिली हो।

कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सुविधाओं में तेज़ दस्तावेज़ टर्नअराउंड समय के लिए स्वचालित अनुमोदन कार्यप्रवाह भी शामिल हैं। इसका मतलब है कि आपको आवश्यक हितधारकों को उनके हस्ताक्षर या अनुमोदन प्राप्त करने के लिए दस्तावेज़ भेजने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। दस्तावेज़ स्वयं दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से अग्रेषित करेगा क्योंकि यह प्रक्रिया से गुजरता है। यह देरी से बचने के लिए प्राप्तकर्ता को दस्तावेज़ की आसन्न स्वीकृति के बारे में सूचित भी कर सकता है।

डेटा सुरक्षा बढ़ाता है

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निवेश करना भी आपके व्यावसायिक डेटा की सुरक्षा करने का एक तरीका है। विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ आपके दस्तावेज़ों तक अनधिकृत पहुँच को रोकने के लिए मज़बूत सुरक्षा सुविधाएँ प्रदान करती हैं। इसमें अनुमति नियंत्रण, डेटा एन्क्रिप्शन, ट्रैकिंग और निगरानी उपकरण, और बहुत कुछ जैसी सुविधाएँ शामिल हैं।

डेटा सुरक्षा में दस्तावेज़ प्रबंधन के महत्व को नज़रअंदाज़ नहीं किया जाना चाहिए। आपकी फ़ाइलों को ठीक से संभालने में विफल रहने से डेटा हानि और उल्लंघन हो सकता है। और बदले में, यह आपके व्यवसाय, आपके ग्राहकों और आपके भागीदारों की समग्र सुरक्षा को प्रभावित कर सकता है।

कुछ डीएमएस में एक स्वचालित दस्तावेज़ बैकअप और पुनर्प्राप्ति सुविधा भी होती है जो यह सुनिश्चित करती है कि आप अपनी कंपनी में कभी भी मूल्यवान डेटा न खोएं। यह आपको कुछ ही क्लिक में दूषित, हटाई गई या खोई हुई फ़ाइलों को पुनः प्राप्त करने की अनुमति देता है।

लागत में कटौती

पहली नज़र में, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निवेश करने की तुलना में एक भौतिक फाइलिंग सिस्टम सस्ता लगता है। लेकिन संभावित कुप्रबंधन, दस्तावेज़ क्षति, या हानि के परिणामस्वरूप होने वाली लागत समग्र रूप से कहीं अधिक होगी। उल्लेख नहीं करने के लिए, यह आपको उस खोई या क्षतिग्रस्त फ़ाइल को फिर से बनाने या पुनर्प्राप्त करने में कीमती समय बिताने के लिए मजबूर करेगा। जैसे, डीएमएस को आपके व्यवसाय के लिए एक महान निवेश माना जाता है क्योंकि यह आपकी प्रक्रिया को अनुकूलित करता है न्यूनतम लागत के साथ।

डीएमएस आपको कार्यालय आपूर्ति खर्च जैसे कागज, स्याही और डाक खर्च में कटौती करने में भी मदद कर सकता है। इसी तरह, आपको संग्रहण स्थान के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है क्योंकि आपकी सभी फ़ाइलें इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत की जा सकती हैं। इसलिए, आपको अपने दस्तावेजों के लिए उन महंगे स्टील फाइलिंग कैबिनेट या ऑफसाइट वेयरहाउस या वॉल्ट की आवश्यकता नहीं होगी।

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सही सॉफ्टवेयर चुनना

डिजिटल परिवर्तन के बढ़ने के साथ, यह उचित समय है कि आप अपने व्यवसाय के लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निवेश करें। डीएमएस आपकी फाइलों को डिजिटाइज करने के अलावा और भी बहुत कुछ करता है। यह आपको अपने संगठन के भीतर दस्तावेज़ प्रबंधन को कारगर बनाने के लिए उपकरण और कार्य भी प्रदान करता है। यदि आप बाजार में प्रासंगिक और प्रतिस्पर्धी बने रहना चाहते हैं तो इसके कई लाभ इसे आपकी कंपनी के लिए एक आवश्यक उपकरण बनाते हैं।

फिर भी, का चयन करना सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के लिए आपकी कंपनी को क्या चाहिए और इसके लिए किस प्रकार का डीएमएस उपयुक्त है, इसकी गहन समझ की आवश्यकता है। इसलिए अपने विकल्पों का पता लगाना सुनिश्चित करें और उन्हें अपने लिए आजमाएं।

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