Feltételezik, hogy az írásrendszer az emberek között fejlődött ki a pénzügyi tranzakciók rögzítésére; a legkorábbi agyagtáblák i.e. 3000-ig nyúlnak vissza a pénzügyi nyilvántartások – mondhatni a mezopotámiai és egyiptomi civilizáció „fizetési kötelezettségei”.
Ettől kezdve a szállítók és ügyfelek közötti pénzügyi interakciók nyomon követésének rendszere a Contrugli's-on keresztül fejlődött. kettős könyvviteli rendszer, Paciolié legendás főkönyvi rendszer, az Egyesült Államok közlekedési ágazatának egyszerűsítése a számlafizetési folyamatban az 1960-as években, a jelenlegi, digitálisan továbbfejlesztett, világszerte elfogadott számlafizetési folyamatokhoz.
Tudjunk meg többet erről Kötelezettségek bevált gyakorlatai és a számlák folyamata.
AI-alapút keresek AP automatizálási megoldás? Nézze meg a Nanonets-t a nagyobb pontosságért, nagyobb rugalmasságért és az egyéb számviteli, ERP rendszerekkel és sok mással való integráció széles skálája érdekében!
Tartalomjegyzék
- Bevezetés
- Az alapvető AP munkafolyamat
- Az AP folyamattal kapcsolatos dokumentumok
- Az AP menedzsment jelentősége
- Az AP folyamat szélessége
- Az AP folyamat kihívásai
- A számlafizetési ciklus ésszerűsítése
- Az AP-kezelési folyamat automatizálása
Automatizálja az adatrögzítést, építsen munkafolyamatokat és racionalizálja az AP folyamatokat másodpercek alatt. Nem szükséges kód.
Bevezetés
Minden vállalkozás a bevételek és kiadások egymással összefüggő ciklusain működik. A követelések (AR) a bevételi ciklus alá, míg a szállítók a kiadási és a kapcsolódó vásárlási ciklusok alá tartoznak.
A számlák vagy számlafizetési kötelezettség (AP) az a pénzösszeg, amellyel egy gazdasági egység tartozik a szállítóknak/szállítóknak az áruik/szolgáltatásaik igénybevételéért. A szállítói kötelezettségek folyamata a vállalat rövid távú fizetési kötelezettségeinek kezelése és végrehajtása az eladóval/szállítóval szemben.
Laikus kifejezéssel a számlák feldolgozása az a folyamat, amely felelős azért, hogy a szállítóknak és szállítóknak kifizessék a bármely vállalkozás által igénybe vett árukért és szolgáltatásokért. Az AP folyamat célja, hogy biztosítsa a vállalkozástól származó fizetések legitimitását és pontosságát. A P2P (procure-to-pay) folyamat része, amely lefedi az összes tevékenységet a beszerzéstől a számlafeldolgozásig és a szállítói kifizetésekig.
A legtöbb vállalkozásnak külön AP részlege van, amely kezeli a bejövő számlákat/számlákat és a szállítóknak teljesített kifizetéseket. Az osztály felelősségi köre a vállalkozás jellegétől és méretétől függően változhat.
Az alapvető AP munkafolyamat
Bármely szervezet számláinak feldolgozásának mértéke a következőktől függ:
- az igényeit kielégítő szállítók/szolgáltatók száma
- a rövid időn belül teljesítendő kifizetések mennyisége
- a vásárlási folyamat érvényesítéséhez szükséges típusdokumentációkat
Az AP részleg más részlegekkel, például a beszerzési részleggel is érintkezhet működésében.
Például egy kis anya- és popbolt csak egy alapvető számlafizetési eljárást igényelne. Egyetlen főkönyvben rögzíthetők a számlák és a számlák, két oszlopban – az egyik a beérkezett számlákra, a másik pedig a kifizetésekre. Itt a beszerzési részleg AP osztályként működik.
A több érdekelt féllel rendelkező nagyobb vállalkozások szállítói kötelezettség-feldolgozási osztályai nem működhetnek ezen az egyetlen főkönyvi rendszeren. Több lépésből álló eljárásokra van szükségük: a beszerzési rendelés (PO) átvétele a beszerzési osztálytól, számlák fogadása a szállítótól, a megrendelés és a számla adatainak egyeztetése, érvényesítés, jóváhagyás és számlafizetés a szállítónak.
Ilyen esetekben a kidolgozottabb munkafolyamat elengedhetetlenné válik a tranzakciók nagy értékű és volumenének hatékony kezeléséhez.
Az AP folyamat egyszerű munkafolyamata a következő lépéseket tartalmazza:
A folyamat végén az első lépésben „fizetendő” összeg már nem lenne kötelezettség. Lehet, hogy közbelép beszerzési rendeléseket tartalmazó folyamatok, ellenőrzések és jóváhagyások, de az alapvető öt lépés elengedhetetlen a kiadásoknál előforduló hibák és csalások elkerülése érdekében.
Az AP folyamattal kapcsolatos dokumentumok
A műveletek nagyságától függően egy vállalat szállítói kötelezettségei az alábbi dokumentumok közül sokat vagy mindegyiket tartalmazhatják:
Megrendelés – a PO: A PO egy jogilag kötelező érvényű megállapodás, amelyet a vállalat ad ki az eladónak, és tájékoztat a megrendelt termék/szolgáltatás típusáról, valamint a megállapodás szerinti mennyiségről és árakról. A nagyvállalatok esetében több entitás vesz részt a megrendelés folyamatában, beleértve az árukat/szolgáltatásokat kérő személyt/részleget, a beszerzési osztályt, a számlák részlegét, a fogadó osztályt és a szállítót.
Átvételi jegyzőkönyv: Az áru/szolgáltatás átvételi jegyzőkönyv a megrendelt termék/szolgáltatás eladótól történő megszerzésének igazolása. Az átvételi jelentésben szereplő adatoknak meg kell egyeznie a korábban kiállított PO adataival.
Szállítói számla: A megrendelt áru átvételével egyidejűleg vagy azt követően kapja meg a vállalkozás a termékről szóló számlát/számlát az áru/szolgáltatás szállítójától. Az üzlet végén ezt szállítói számlának nevezik. A szállítói számla feldolgozása az AP osztály kizárólagos felelőssége, amely a számlán szereplő részleteket a PO, a bevételezési jelentés és a szállítói számla háromirányú egyeztetésével ellenőrzi, és jóváhagyást követően ütemezi a kifizetéseket.
Bizonylatok: Az utalványokat időnként a jóváhagyási folyamat teljességének „szavatására” használják – olyan, mint az alátámasztó dokumentumok indexe, mint például a PO, az átvételi jelentés, a szállítói számla stb., és információkat tartalmaz a jóváhagyásokról, ügyszámokról és egyéb, a azt a bizonyos vásárlást.
Ezeket a dokumentumokat a fizetés teljes feldolgozásáig „nyitott” fájlban tárolják, majd „lezárt” felirattal látják el.
Szemléltetésképpen tegyük fel, hogy egy vevő, a Buyer Inc., 10 pendrive-ot kér a cégtől. Beszállítójának, a Supplier Inc.-nek beszerzési megbízást ad ki a tíz cikkre, mondjuk pendrive-onként 15 dolláros áron, amelyet öt napon belül ki kell szállítani. A megrendelést a beszerzési részleg állítja elő, amelyből egy példányt elküld a Szállító Zrt.-nek, egy példányt az AP osztálynak, egyet a kedvezményezett részlegnek, egy példányt pedig a beszerzési osztály őriz meg. Amikor a Szállító Zrt. szállítja a pendrive-okat, az ABC Inc., a beszerzési részleg a beérkezési jelentést (vagy a nyugtajelentést), a szállítói számlát pedig az AP osztály készíti el. Ezen a ponton az AP osztály háromszempontos egyeztetést végez a megrendelés, a nyugtajelentés és a vásárlási számla között, hogy ellenőrizze, hogy a leírás, a mennyiség, a költség és a feltételek megegyeznek-e mindhárom dokumentumban. Miután az AP osztály ellenőrizte az egyezést, a fizetés megkezdődik. Előfordulhat, hogy nem minden vállalat rendelkezik a háromoldalú egyezéssel, de a PO és a számla kétirányú egyezése szükséges a pénzeszközök helytelen kezelésének elkerülése érdekében.
Az AP-kezelés és a fizetési kötelezettségek munkafolyamatának jelentősége
A szállítói kötelezettségek folyamatainak kezelése kritikus fontosságú a vállalkozás hatékony és hibamentes működéséhez. Fontossága azért adódik, mert:
- Segíti a számlák gyors kifizetését, ami fontos a vállalat hitelképessége szempontjából, és segíti az egészséges kapcsolatok kialakítását az eladó és a vállalat között.
- Az azonnali fizetés megakadályozza a lejárt díjakat, kötbéreket vagy késedelmi díjakat is.
- A számlák feldolgozása ellenőrzi a túlköltekezést, és megakadályozza, hogy ugyanazon termékért/szolgáltatásért többszöri/ismétlődő fizetések történjenek.
- Nyomon követi a vállalat igényeit és vásárlásait, ami segít elkerülni a késéseket és a megszakításokat a cég mindennapi működésében.
- Összevonja az összes vásárlási műveletet a könnyű visszakeresés érdekében.
- Az AP-feldolgozás a folyamat minden szakaszában szigorú nyomon követés és ellenőrzés révén kiküszöböli a csalást.
- Segíti a pénzforgalom jobb kezelését azáltal, hogy csak az esedékességkor engedélyezi a fizetést, használja a szállítók által kínált hitelkeretet stb.
Az AP folyamat szélessége
A számlák folyamata magában foglalja a vállalkozások által árukért és szolgáltatásokért teljesített szinte összes kifizetést; a bérszámfejtés azonban nem része az AP folyamatnak, hanem a HR menedzsment osztályába tartozik. Az AP nyilvántartást vezet a vállalat által végrehajtott vásárlások összes pénzügyi vonatkozásáról, ami kulcsfontosságú könyvvizsgálati és adózási szempontból.
Az AP fő céljai a következők:
- Annak biztosítása érdekében, hogy a kifizetések jogszerűek és pontosak legyenek
- Korai fizetések vagy dinamikus engedmények kihasználása.
A belső ellenőrzések integrálása az AP folyamatba, különösen az automatizált folyamatokba, kiküszöböli a csalárd vagy pontatlan fizetéseket, miközben biztosítja az összes számla elszámolását.
Az AP folyamat kihívásai
Néhány gyakori kihívás az AP feldolgozásával kapcsolatban:
- Időkésések: Ez különösen igaz a kézi hozzáférési pont feldolgozásra, mivel a papíralapú dokumentumokat asztalok és részlegek között kell mozgatni. Ez késedelmet okozhat a számla feldolgozásában és a szállító fizetésében. A számlafizetési ciklusban bekövetkező késések a megrendelt tételek késedelmes beérkezését, a rossz hitelminősítést, a szállítókkal való rossz kapcsolatokat és a díjakat/bírságokat okozhatják.
- Egyezési hibák: A háromirányú egyezés szükséges annak biztosításához, hogy az összes szállítói számlát megfelelően kifizessék. Eltérés adódhat adatbeviteli hibák vagy helytelen számlázási információk esetén, amelyek azonosítása vagy kijavítása időbe telhet.
- Kivételkezelés: A számlaköteles osztályoknak foglalkozniuk kell az olyan kivételekkel, mint például a hiányos és nem egyező információk a számlákban, amelyek költséges késésekhez vezethetnek.
- Felesleges vásárlások: A megfelelő ellenőrzések és ellenőrző pontok hiánya a tartozásciklusban szükségtelen vagy jogosulatlan vásárlásokhoz vezethet.
- Csalás és lopás: Az AP csapatainak folyamatosan ébernek kell lenniük a csalások és lopások ellen, a vállalaton belül és kívül egyaránt.
- Hiányzó dokumentumok: A papírmunka a fontos dokumentumok, például a számlák rossz elhelyezését és elvesztését okozhatja. Ez rengeteg problémához vezethet a könyvelési kötelezettségek ciklusa során, kezdve a szállítóval való súrlódástól a késleltetett műveletekig.
- Kettős fizetés: A dokumentáció következetlenségei és hiányosságai azt eredményezhetik, hogy egyetlen számlát kétszer fizetnek ki. Dupla fizetés akkor is előfordulhat, ha több pénzügyi szoftvert használnak egyetlen integrált rendszer helyett.
- Vakfoltok: A papír és a kézi folyamatok átlátszatlansághoz kapcsolódnak, ami megakadályozza, hogy az AP csapatok valós időben kövessék nyomon a vállalat pénzforgalmát.
- Fizetési kötelezettségek kiszervezése tevékenységek vs automatizálás AP felelősségek
A számlafizetési ciklus ésszerűsítése
A számlák feldolgozása leegyszerűsíthető az összes releváns AP dokumentum központosításával és iktatásával a könnyű hozzáférés érdekében. Az ilyen egyszerűsítést automatizálás teszi lehetővé. Az automatizálás a következő célokat szolgálja:
- Megszünteti a papír rendetlenségét, ezáltal csökkenti a feldolgozási időt és a hibaarányt
- Összekapcsolja a PO-kat és a számlákat az elektronikai fizetésekkel, ami teljes képet ad a tartozás-ciklusról
- Segíti a jobb szállítómenedzsmentet és megakadályozza az eladók csalását
- Lehetővé teszi a problémamentes háromirányú egyeztetést
- Lehetővé teszi a számlák folyamatának integrálását más alapvető üzleti rendszerekkel, mint például az ERP és a CRM
- Lehetővé teszi több ellenőrzőpont beállítását a számviteli fizetendő ciklusban a túlköltekezés vagy a szükségtelen vásárlások elkerülése érdekében
- Figyelmeztetések és riasztások beállíthatók, ha eltéréseket észlelnek a számlák munkafolyamatának bármely szakaszában
- Lehetővé teszi a fizetési határidők beállítását
- Lehetővé teszi időszakos jelentések készítését, hogy megértsék a vállalat kiadási szokásait, és felkészüljenek az ellenőrzésekre és az adózásra
Az AP-kezelési folyamat automatizálása
A digitálisan továbbfejlesztett fizetési kötelezettségek munkafolyamata feltehetően 1978-ban indult, a Visical, az első számlakezelésre használható táblázatkezelő szoftverrel. Ezt követték a hasonló szoftverek, amelyek segíthetik a cégeket a könyvelés számítógépesítésében. Manapság a digitális fizetési kötelezettségek folyamata magában foglalja a számlaadatok rögzítését, a számlák kódolását a megfelelő számlával és költséghelyekkel, a számlák jóváhagyását, a számlák beszerzési rendelésekhez való illesztését és a fizetési könyvelést.
Különféle számlafizetési munkafolyamat-szoftverek olyan funkciókat használnak, mint pl Optikai karakter felismerés (OCR) és intelligens adatrögzítés (IDC) az adatok olyan kulcsfontosságú bitjei automatikus rögzítéséhez, mint a PO szám, mennyiség és dátum. Előre beállított sablonokat is használnak az AP kezeléssel kapcsolatos összes dokumentum digitális verzióvá alakításához.
A közelmúltban az összes könyvelési feladatot, beleértve a számlákat is, AI-alapú technológiák segítségével automatizálják. A gépi tanulás lehetővé teszi az AP-rendszer számára, hogy tanuljon a folyamat szokásos elemeiből, és értelmes javaslatokat tegyen ezeknek az elemeknek a jövőbeni kezelésére. Az AP-folyamatok ilyen mesterséges intelligencia-automatizálása több időt biztosíthat az AP-csapatnak, hogy a vállalat számára előnyös elemzési és adminisztratív funkciókkal foglalkozzon.
Kapcsolódó cikkek
- &
- 10
- Rólunk
- hozzáférés
- Fiók
- számvitel
- beszerzés
- át
- cselekvések
- tevékenységek
- Megállapodás
- AI
- Minden termék
- között
- összeg
- Analitikai
- AR
- Automatizált
- automatizálás
- Automatizálás
- háttér
- hogy
- haszon
- BEST
- Számla
- számlázás
- Bankjegyek
- határ
- épít
- üzleti
- vállalkozások
- elfog
- esetek
- Készpénz
- pénzforgalom
- Okoz
- kihívások
- díjak
- Ellenőrzések
- osztály
- ügyfél részére
- kód
- Kódolás
- Közös
- Companies
- vállalat
- tartalmaz
- Mag
- tudott
- hitel
- kritikai
- kritikus
- Jelenlegi
- dátum
- Ismerkedés
- üzlet
- késedelmek
- szállított
- attól
- észlelt
- digitális
- digitálisan
- dokumentumok
- kétszeresére
- hajtás
- dinamikus
- Korai
- hatékony
- eredményesen
- Bonyolult
- Elektronika
- elemek
- lehetővé téve
- biztosítása
- Vállalkozás
- Szervezetek
- különösen
- alapvető
- létrehozni
- példa
- végrehajtás
- várható
- Objektum
- Jellemzők
- díjak
- pénzügyi
- vezetéknév
- Rögzít
- Rugalmasság
- áramlási
- következő
- csalás
- Tele
- funkció
- működése
- alapok
- jövő
- generáció
- cél
- Célok
- áruk
- nagyobb
- segít
- segít
- itt
- Magas
- Hogyan
- How To
- hr
- HTTPS
- Az emberek
- azonosítani
- fontosság
- fontos
- Inc.
- tartalmaz
- magában foglalja a
- Beleértve
- index
- információ
- integrált
- integráció
- integrációk
- Intelligens
- Felület
- részt
- kérdések
- IT
- Kulcs
- nagy
- nagyobb
- vezet
- TANUL
- tanulás
- Főkönyv
- törvényesség
- Tőkeáttétel
- felelősség
- gép
- gépi tanulás
- készült
- kezelése
- vezetés
- kézikönyv
- Mérkőzés
- egyező
- pénz
- több
- többszörös
- Természet
- elengedhetetlen
- szám
- számok
- kötvények
- Művelet
- érdekében
- rendelés
- szervezet
- Más
- p2p
- fizetett
- Papír
- különösen
- fizetés
- kifizetések
- kép
- pont
- szegény
- POS
- ár
- folyamat
- Folyamatok
- feldolgozás
- Termékek
- Vásárlás
- vásárlások
- célokra
- Kvantum
- értékelés
- kap
- kapott
- rekord
- nyilvántartások
- csökkentő
- Kapcsolatok
- jelentést
- Jelentések
- szükség
- kötelező
- felelősség
- felelős
- jövedelem
- futás
- Skála
- másodperc
- Szolgáltatások
- készlet
- beállítás
- rövid
- rövid időszak
- hasonló
- Egyszerű
- Méret
- kicsi
- So
- szoftver
- Költési
- Színpad
- kezdődött
- tárolni
- áramvonalas
- szállítók
- Támogató
- rendszer
- Systems
- feladatok
- adó
- csapat
- Technologies
- lopás
- Keresztül
- idő
- Ma
- vágány
- Csomagkövetés
- Tranzakciók
- szállítás
- megért
- us
- használ
- érvényesítés
- érték
- fajta
- gyártók
- kötet
- míg
- belül
- nélkül
- világszerte
- lenne
- írás