Üzleti folyamatok optimalizálása – Útmutató 2022-re

Egy vállalkozás vezetése nem könnyű feladat.

Nagyon sok mindent meg kell tenni, időben. De vajon? Van aki igen, van aki nem.

Hogyan biztosíthatja, hogy minden feladatát a határidő előtt elvégezze?

Követve egy optimalizált folyamat. Kicsinyítéskor az üzleti folyamat az összes üzleti folyamat együttes működésének eredménye. Ha minden folyamat hatékony, akkor minden rendben van. Ha a folyamatok nem hatékonyak, akkor alapvetően az alkalmazottak idejét és erőfeszítéseit pazarolja.

Az üzleti folyamatok maximális kihasználása érdekében a vezetőknek a következőkre kell gondolniuk: üzleti folyamatok optimalizálása.

Hogyan kezdjünk hozzá? Hogyan válassza ki a legjobb technológiai csomagot a megfelelő BPO-stratégiák megvalósításához? Az alábbi blogban mindezt megnézzük.

---

Mi az üzleti folyamat?

Az üzleti folyamat lépések, tevékenységek és feladatok sorozata, amelyeket a vállalat egy termék előállítása vagy szolgáltatás nyújtása érdekében hajt végre.

Az üzleti folyamatok típusai

Az üzleti folyamatok három fő típusra oszthatók: működési, menedzsment és támogatási.

Működési folyamatok közvetlenül kapcsolódnak egy termék vagy szolgáltatás szállításához. Ide tartoznak például az eladások, a rendelések kiszállítása és az ügyfélszolgálati jegyek megválaszolása.

Menedzsment folyamatok magában foglalja annak biztosítását, hogy alkalmazottai megfelelően végezzék a munkájukat (és ne csak az idejüket pazarolják). Ide tartoznak például a teljesítményértékelések, a képzési órák lebonyolítása és új pozíciók létrehozása a vállalaton belül.

A Business Process Management keretrendszer alkalmazása növeli a projekt sikerességi arányát 70%.

Támogatási folyamatok alapvető szolgáltatásokat nyújt magának a vállalkozásnak (szemben az ügyfelekkel). Bármi lehet a HR papírmunkától egészen a munkavállalói juttatási csomagok és a bérnyilvántartások nyilvántartásáig.

Amikor új vagy felülvizsgált stratégiát hoz létre szervezete számára, elengedhetetlen annak megértése, hogy az egyes folyamatelemek hogyan hatnak a vállalat más funkcióira és részlegeire.

Például, ha egy részleg munkafolyamatának frissítésén dolgozik, de figyelmen kívül hagyja annak hatását egy másik részlegre – például az informatikai szolgáltatásokra –, megoldhatatlan problémához vezethet.

---

Több mint 500 vállalat bízik a Nanonetben, hogy évente több mint 30 milliónál több dokumentumot automatizáljanak.

Indítsa el az ingyenes próbaidőszakát or ütemezzen be egy hívást hogy megtudja, hogyan automatizálhatja üzleti folyamatait kevesebb mint 30 perc alatt.

---

Mi az üzleti folyamatok optimalizálása?

Az üzleti folyamatok optimalizálása (BPO) egy olyan stratégia, amellyel vállalatát hatékonyabbá, eredményesebbé és nyereségesebbé alakíthatja.

Ez magában foglalja azon folyamatok azonosítását, amelyek központi szerepet töltenek be az üzleti életben, és javítják azokat a jobb hatékonyság és eredményesség érdekében. Ily módon jobb ügyfélszolgálathoz és versenyképesebb árakhoz vezethet – mindazokra, amelyek miatt az ügyfelek idővel több üzletet szeretnének kötni Önnel.

---

Miért van szüksége az üzleti folyamatok optimalizálására?

Miért érdemes az üzleti folyamatokat optimalizálni? A válasz egyszerűnek tűnik.

Kiélezett a verseny. Versenytársaid mindent megtesznek, hogy jobbak legyenek, és neked is így kell tenned. Az üzleti folyamatok optimalizálása számos előnnyel jár, amelyek segítségével magabiztosan kezelheti a versenyt.

Növelje a hatékonyságot

Az üzleti folyamatok optimalizálása segíthet a hulladék csökkentésében, a minőség javításában és a kapacitás növelésében.

Csökkenteni a költségeket

Ha folyamatait optimalizálták, a lehető legkevesebb erőforrással végzi el feladatait. Ez a folyamatoptimalizálás révén csökkenti a gyártási, terjesztési, támogatási és adminisztrációs költségeket, és az árak emelése vagy a minőségi szabványok csökkentése nélkül növelheti a jövedelmezőséget.

Csökkentse a hibákat

Folyamatoptimalizálás Az olyan módszerek, mint a lean vagy a six sigma, a manuális erőfeszítések intelligens automatizálással vagy más intézkedésekkel való helyettesítésével igyekeznek hibamentessé tenni a folyamatokat.

Kapacitás növelése

A folyamatok optimalizálása növelheti az alkalmazottak hatékonyságát. Az üzleti folyamatok optimalizálása képes azonosítani az üzleti folyamat szűk keresztmetszeteit, és csökkenteni tudja a folyamat más részein felmerülő erőforrás-pazarlást. Például. Ahelyett, hogy alkalmazottakat használna a dokumentumok rendezésére, használhat dokumentumkezelő rendszereket a dokumentumok kategorizálására.

Növelje a jövedelmezőséget

Ez magától értetődik. A folyamatoptimalizálás segíthet a költségek minimalizálásában, miközben javítja a kibocsátási szintet, így üzleti folyamatait jövedelmezőbbé teheti.

---

Integrálja a Nanonets BPM Platformot 5000+ szoftverrel. Automatizálja a manuális üzleti folyamatokat kevesebb mint 30 perc alatt, és 90% időt és 80% költségeket takarít meg. Indítson el ingyenes próbaverziót or kérjen visszahívást.

---

Az üzleti folyamatok optimalizálásának előnyei

Az üzleti folyamatok optimalizálása (BPO) a szűk keresztmetszetek kiküszöbölése érdekében javítja az üzleti folyamatok átvételét. Vessünk egy pillantást a BPO-stratégiák által nyújtott előnyökre az egész szervezetben.

Csökkentse a kockázatokat és a csalásokat

A folyamatok fejlesztése csökkenti a hibakockázatot, a csalási kockázatot és a szabályozás megsértését. Ezen túlmenően, ha kevesebb hiba van a helyén, erőforrásait azokra a területekre összpontosíthatja, ahol a legnagyobb szükség van rájuk.

Problémamegoldó képesség fejlesztése

A jó problémamegoldó készség kulcsfontosságú a sikerhez. Az üzleti folyamatok hatékony optimalizálásával a vállalat az optimalizálás során új utakat is felfedezhet a problémák gyorsabb és hatékonyabb megoldására, amelyek még jobb eredményekhez vezetnek.

Például. A számlák kategorizálása, elemzése és jóváhagyása után havonta egyszeri kifizetése helyett automatizált számlafeldolgozó platformot használhat a számlák feltöltésére, feldolgozására, kategorizálására, jóváhagyására és kifizetésére.

A megfelelés fokozása

A megfelelőség a vállalkozás egyik legfontosabb szempontja. A szabályok be nem tartása súlyos pénzbírságokhoz és egyéb szankciókhoz vezethet, amelyek súlyosan befolyásolhatják az eredményt. A megfelelés azonban nem mindig egyszerű vagy olcsó.

Például, ha Ön egy biztosítótársaság, gondoskodnia kell arról, hogy az ügyfél-belépési folyamat megfelelő KYC- és dokumentum-ellenőrzési eljárásokat alkalmazzon. Ehhez a kézi folyamatok helyett egy automatizált beléptető platformot használhat az összes dokumentum naplózására, az információk biztonságos tárolására, valamint a bejövő információk titkosítására az adatszivárgás elkerülése érdekében.

A folyamatok modernizálása

Az örökölt cégek régi folyamatokat alkalmaznak, amelyek nem feltétlenül a legjobbak. De az, hogy „működik”, nem jelenti azt, hogy továbbra is követnie kell. Az üzleti folyamatok optimalizálása képes azonosítani az ilyen folyamatokat és modernizálni őket a jobb teljesítmény érdekében.

---

Váltson a Nanonets-re, egy könnyen használható, kód nélküli üzleti folyamatkezelő szoftverre, amely lehetővé teszi a folyamatok 15 perc alatt történő automatizálását.

---

5 lépés az üzleti folyamatok optimalizálásához

Kövesse az alábbi öt lépést a folyamatoptimalizálás megkezdéséhez vállalkozásában:

Azonosítsa/térképezze fel

Mielőtt optimalizálná a folyamatot, tudnia kell, hogy mi a folyamat és hogyan működik. Ez magában foglalja a szakaszok, lépések és mérföldkövek, valamint az egyes helyszíneken szereplő anyagok (vagy információk) azonosítását. Minél részletesebben rendelkezik az egyes szakaszokról, annál könnyebb lesz később a hatékonyság növelése vagy a költségek csökkentése érdekében változtatásokat végrehajtani.

Miután azonosította a folyamatot, térképezze fel papíron, és azonosítsa a szűk keresztmetszeteket vagy egyéb területeket, amelyeken javítani lehetne. Ezzel láthatja, hogy vannak-e olyan területek, ahol túl sok munkát végeznek, vagy nem eleget.

Rethink

A folyamatoptimalizálás második lépése az újragondolás. Ez magában foglalja a jelenlegi folyamatok okának megkérdőjelezését, majd változtatások végrehajtását ennek alapján. Tegyük fel például, hogy jelenleg egy adott módszert használ, mert ez egy másik cégnél bevett gyakorlat volt, vagy mert mindig is így csinálta. Ebben az esetben ez a hibás gondolkodásmód példája.

Ha vállalkozást vezet, több száz döntést hoz az erőforrások elosztásáról és arról, hogy milyen tevékenységekre összpontosítson. Célja a teljesítmény javítása jobb döntések meghozatalával – és ennek egyik módja a folyamatoptimalizálás.

Elemez

A következő lépés a folyamat elemzése. Ebben a fázisban pontosan meg kell határoznia, hogy milyen tevékenységekről van szó, ki fogja azokat végrehajtani, és hogyan hajtják végre. Meg kell határoznia a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat is, amelyek jelzik, ha egy folyamat sikeresen befejeződött. Miután elhelyezte jelenlegi műveleteit és tevékenységeit, elkezdheti megvizsgálni azok javításának módjait.

automatizálják

Használjon üzleti folyamatkezelő rendszert olyan folyamatok automatizálására, amelyek egyébként túl bonyolultak lennének a kézi kezeléshez. (Azonban továbbra is dönthet úgy, hogy e folyamatok egy részét manuálisan kezeli.) Ha például több alkalmazottja is jóvá kell hagynia a költségjelentéseket, mielőtt azokat feldolgozásra küldi, hozzon létre egy jóváhagyási munkafolyamatot, amelyben minden alkalmazott jóváhagyása szükséges. mielőtt folytatná a folyamatot. Minden automatikusan történik, és az elejétől a végéig nyomon követhető.

monitor

A monitorozás a folyamatoptimalizálás elengedhetetlen része. A megfigyelés a folyamat során történik, tehát nem egyszerűen a történtek utólagos vizsgálata. Ehelyett lehetővé teszi a nyomon követést és a változtatásokat menet közben, ami nagyon hasznos lehet a hibák megismétlődésének megelőzésében. Ha csapata szorosan figyelemmel kíséri munkafolyamataikat, képesnek kell lennie arra, hogy észrevegye a lehetséges problémákat, mielőtt azok problémát okoznának az Ön vállalatának vagy ügyfeleinek.

---

Mi akadályozza meg üzleti folyamatainak automatizálását? Váltson Nanonetre, és élvezze az átlátható árakat, a könnyen használható felhasználói felületet és a 24 × 7 támogatást.

Indítsa el az ingyenes próbaidőszakát or beszéljen csapatunkkal.

---

Nanonet az üzleti folyamatok optimalizálásához

A Nanonets egy AI-alapú munkafolyamat-automatizálási szoftver beépített OCR szoftverrel. A nanonetek 15 perc alatt automatizálhatnak bármilyen kézi folyamatot kód nélküli, szabályalapú munkafolyamatokkal.

A több mint 5000-nél több integráció, a könnyen használható felület és az előre betanított modellek megkönnyítik a manuális folyamatok digitalizálását. A Nanonets 24 órás ügyfélszolgálatot, ingyenes próbaverziót és teljes körű migrációs támogatást biztosít minden ügyfél számára.

[Beágyazott tartalmat]

A Nanoneteket a következőkre használhatja:

• Számla feldolgozása
• Adatkinyerés PDF-ekből, képekből vagy kézzel írt dokumentumokból
• Számlatartozások automatizálása
• Munkafolyamat automatizálás
• Automatizált számlafizetés
• Jóváhagyási folyamatok
• Intelligens automatizálás

És több. Bármilyen kézi folyamat, amely szabályrendszert követ, automatizálható a nanonetekkel.

Mi akadályozza meg üzleti folyamatainak automatizálását?

Váltson Nanonetre, és élvezze az átlátható árakat, a könnyen használható felhasználói felületet és a 24 × 7 támogatást.

Indítsa el az ingyenes próbaidőszakát or beszéljen csapatunkkal.

---

Hogyan válasszuk ki a tökéletes szoftvert a folyamatoptimalizáláshoz?

Az üzleti folyamatok optimalizáló szoftvere növekvő tendencia a digitális marketingben. Ezzel automatizálható az ügyfélwebhelyek és a céloldalak fejlesztésének folyamata, beleértve a szerkezetüket és a felhasznált tartalmakat. Az optimalizáló szoftver segítségével a vállalkozások kevesebb erőfeszítéssel és alacsonyabb költségekkel érhetik el célközönségüket, mint ahogy ez egyébként a folyamat automatizálásával lehetséges lenne.

Határozza meg igényeit

Mielőtt kiválasztaná vállalkozása számára a megfelelő szoftvert, meg kell értenie céljait. Például jelentési célokra fogja használni? Szeretné előzményadatok alapján azonosítani a lehetőségeket? Vagy szeretne valós idejű változtatásokat végrehajtani az élő adatok alapján? Miután ezt megállapította, fontolja meg, hogy egy adott időpontban mennyi adatot lehet feldolgozni, és mennyi ideig tart a szoftvernek a jelentések elkészítése.

Végül gondolja át, mennyire fontos a felhasználóbarátság az egyes szoftvereknél. Egyes eszközök könnyebbek, mint mások, és több funkciót kínálnak, ha nem olyan felhasználóbarátak. Például az egyszerűbb eszközök több lépést vagy kézi beavatkozást igényelhetnek, míg mások lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy egy egyszerű webes felületet érjenek el anélkül, hogy speciális technikai képességekre lenne szükségük.      

Hozzon létre egy listát az optimalizálási megoldásokról

A szoftvergyártók listája jó kiindulópont. Megtalálhatja őket, ha az interneten keresgél, vagy megkérdezi társait. Amikor megnézi a webhelyeiket, nézze meg a következőket:

• Az optimalizálási igényeinek megfelelő funkciók és előnyök listája
• Árazási információk
• Licencelési lehetőségek, beleértve a felhőalapú megoldásokat (ha van)
• Ügyfélszolgálati lehetőségek

Ismerje meg a megvalósításhoz szükséges időt és költségvetést

Mielőtt elkezdené a tökéletes optimalizáló szoftver keresését, meg kell értenie, mennyi időt és költségvetést igényel a szoftver bevezetése. Ez azt jelenti, hogy mérlegelni kell, hogy mennyi időbe telik, amíg munkatársai rászoktatnak az új rendszerre, és mennyi idő múlva látja kézzelfogható eredményét a munkájuk.

Azt is fontos mérlegelni, hogy vannak-e további költségek az optimalizálási megoldás megvalósításával kapcsolatban. Például egyes vállalatoknak dedikált szerverre van szükségük, mert nagy a forgalom és bonyolult algoritmusok, amelyeket minden nap futtatnak.

Azonosítsa a megfelelő szállítót

Egy jó szállító ingyenes próbaverziót kínál, és rendelkezik egy olyan támogatási modellel, amely segít az ügyfelek sikerében. Szintén létfontosságú, hogy tisztában legyen azzal, mennyibe fog kerülni a szoftver használata, valamint hogy hogyan néznek ki a termék jövőbeli ütemtervei, és vannak-e tervek a frissítésekre. Ezt megteheti úgy, hogy beszél az ügyfelek referenciáival, vagy megnézi a véleményeket olyan harmadik felek webhelyein, mint a G2 Crowd, a Capterra vagy a TrustRadius, amelyek részletes információkat nyújtanak a szállítók termékeiről és szolgáltatásairól.

Az optimalizáló szoftver hatékony eszköz lehet.

Az optimalizáló szoftver a már jól teljesítő webhelyek esetében a leghatékonyabb. Segíthet javítani meglévő SEO-stratégiáját azáltal, hogy adatokat és betekintést nyújt arra vonatkozóan, hogy az emberek hogyan találják meg webhelyét, és hol lehet javítani. Hatékony eszköz lehet a digitális marketing arzenáljában, de vannak korlátai. Az optimalizáló szoftver nem feltétlenül a legjobb választás minden webhely számára, mivel egyes vállalkozások számára túl bonyolult vagy költséges lehet. Időbe és erőfeszítésbe kerül az optimalizálás sikeres végrehajtása webhelyén.

Végső soron a legjobb döntést kell meghoznia vállalkozása számára. Ha Ön egy új cég, kihívást jelenthet tudni, hogy melyik szoftver működik a legjobban az Ön számára. A végső döntések meghozatala előtt azonban elengedhetetlen, hogy tájékozódjon és többet megtudjon arról, hogy az egyes optimalizálási eszközök milyen előnyökkel járhatnak vállalata számára.

---

Használjon használatra kész sablonokat, és automatizálja üzleti folyamatait 15 perc alatt.

Indítsa el az ingyenes próbaidőszakát or Forduljon szakértő csapatunkhoz ingyenesen.

---

Következtetés

Ha sikeres és jövedelmező vállalkozást szeretne működtetni, meg kell értenie és előtérbe kell helyeznie a folyamatos fejlesztést. A folyamatfejlesztés végrehajtásához értékelnie kell jelenlegi teljesítményét, azonosítania kell a szűk keresztmetszeteket, és fel kell tárnia azok okait. Ezután működjön együtt csapataival a kihívások közvetlen megoldásában, és értékelje az eredményeket.

Folyamatainak hatékonyságának rendszeres elemzésével képes lesz felszámolni a sikerhez vezető akadályokat, és képessé teheti munkatársait a magasabb eredmények elérésére.

---

FAQ

Hogyan javíthatja üzleti folyamatait?

Egy meglévő folyamat általános hatékonyságának ésszerűsítése magában foglalja annak felismerését és fokozását. Más szóval, egy folyamatot vesz igénybe, és jobb megközelítést talál ki annak befejezéséhez.

Cége valószínűleg számos eljárásra támaszkodik, például a beszerzési rendelések figyelésére és az utazási kérelmek minden napra történő jóváhagyására. Mindegyik nélkülözhetetlen vállalata egészségéhez és működéséhez.

Ha azonban nem frissítik vagy hajtják végre manuálisan, az ilyen eljárások hatástalanná válhatnak, pénzbe kerülhetnek és időt veszíthetnek.

A következő hét lépés szükséges a folyamatok javításához:

• Válasszon egy folyamatot a jelenlegi eljárás javításához és vázolásához
• Keresse meg a szűk keresztmetszeteket és a lehetséges fejlesztési területeket
• Rajzolja meg a lehetséges új folyamat elrendezését
• Folyamat tesztelése és felülvizsgálata
• Az új folyamat végrehajtása és nyomon követése

---

Use Nanonets BPM szoftver a kézi folyamatok kiküszöbölésére. Takarítson meg 90%-os időt és költségeinek 90%-át egy egyszerű átállással.

---