Minden, amit a megrendelésekről tudnia kell

Ha van egy dokumentum, amely hivatkozási pontként szolgál egy vállalat beszerzési, minőség-ellenőrzési, adminisztrációs és pénzügyi osztályai számára, az a Megrendelés – erre leggyakrabban PO-ként hivatkoznak.

Függetlenül attól, hogy vállalkozása nagy vagy kicsi, a beszerzési megrendelés kulcsszerepet játszik a készlet nyomon követésében, terméke vagy szolgáltatása minőségi színvonalának biztosításában, valamint pénzügyi tervezésének hatékonyságában.

Mi az a beszerzési megrendelés?

A Beszerzési Megrendelés egy vállalat által összeállított beszerzési dokumentum, amely tartalmazza az adminisztrációs, gyártási vagy szolgáltatási célból beszerzendő cikkek részleteit. A megrendelés adatokat tartalmaz a megvásárolni kívánt termékek/szolgáltatások típusáról és mennyiségéről, a műszaki jellemzőkről, az árról, a szállítás dátumáról és címéről, a lehetséges lemondások határidejéről, a fizetési feltételekről és egyéb feltételekről.

Kisvállalkozásokban a PO-t a vállalkozás tulajdonosa vagy vezérigazgatója emeli ki. Nagy szervezetekben egy beszerzés ill Beszerzési igény rendszerint egy osztály vezetői emelik ki, és elküldik a vállalat beszerzési vezetőjének vagy pénzügyi vezetőjének, aki viszont kiadja a Megrendelést. A PO a vevő és az eladó közötti tranzakció kezdete.

A beszerzési megrendelések jogi státusza

A PO önmagában csak a szükséges dolgok listája előírja. Ha azonban az Eladó vagy az Eladó elfogadja és aláírja, a Megrendelés kötelező érvényű szerződéssé válik. Az Eladó ekkor jogilag köteles leszállítani a Vevő által igényelt tételeket a Megrendelés iránymutatásai szerint; és a Vevő köteles a fizetéseket az említett ütemezés szerint egyenlíteni. A visszaigazolt beszerzési megrendelés addig a mértékig legális, amennyiben azt pénzintézetek garanciaként felhasználhatják vállalkozása kereskedelmi finanszírozása céljából.

---

Automatizálni szeretné manuális AP-folyamatait? Foglaljon le egy 30 perces élő bemutatót, hogy megtudja, hogyan segíthet a Nanonets csapatának a végpontok közötti megvalósításban AP automatizálás.

Tervezzen be egy demót

---

Mi az a számla?

A számla egy fizetési felszólítás, amelyet a Szállító/Eladó állított fel a PO teljesítésére. Ez a számla, és beszerzési megrendelésen alapul, és jellemzően tartalmazza a rendelési számot, a számlaszámot és a tételes árlistát. A számla a Megrendelésben szereplő fizetési feltételek szerint készül. Ha a Vevő előleg fizetésére kötelezte magát, a számla a tételek kiszállítása előtt kiállításra kerül; ellenkező esetben a Számla a beszerzett tételekkel együtt kerül kiszállításra. A Vevő jogilag köteles a Megrendelés feltételei szerint fizetni. (Mi az a proforma számla?)

Például Bill White, a beszerzés és beszerzés egy ötcsillagos szálloda menedzsere, vásárlási igényt kap a cukrászda séfjétől gofritölcsér készítésére, kenyérdobozokra és csokoládéformákra. Bill White kitölti a beszerzési rendelést, amelyben egyértelműen megadja a szükséges felszerelést, a szállítási dátumot és a várható árat, és elküldi egy konyhai berendezéseket gyártó cégnek.  

A konyhai berendezéseket gyártó cég megkapja a megrendelést, és megerősíti, hogy teljesíteni tudja a rendelést. A rendelést egy számlával együtt szállítják Bill White-nak. Amikor a küldemény megérkezik, Bill White és a szálloda számlavezetője háromirányú egyeztetést folytat, hogy a szállítólevelet a PO-val és a számlával szemben ellenőrizzék. Az ellenőrzés befejezése után a fiókkezelő feldolgozza a számlát fizetéshez. A fizetés megtörténtét követően a Megrendelés lezártként kerül megjelölésre, a Számla pedig kifizetettként lezárásra kerül.

Megrendelés vs számla

Annak ellenére, hogy beszerzési rendelést használnak a számla elkészítéséhez, mindkettő külön dokumentum, amelyet különböző személyek használnak a vásárlási folyamat különböző szakaszaiban. Íme néhány lényeges különbség a kettő között.

Megrendelés:

– a vevő a vásárlás előtt készíti el

- felsorolja a megvásárolandó termékek/szolgáltatások részleteit

– rendelkezik fizetési ütemtervvel.

Számla:

– az eladó felvetette az eladás (vásárlás) után

– tételes árlistával visszaigazolja a leszállított termékeket/szolgáltatást

– meghatározza a fizetési ütemezést dátumokkal.

---

Érintésmentes hozzáférési pont munkafolyamatok beállítása és egyszerűsítse a szállítói kötelezettségek folyamatát másodpercek alatt. Foglaljon most egy 30 perces élő bemutatót.

Tervezzen be egy demót

---

Hogyan működnek a beszerzési rendelések?

A beszerzési rendelések a vállalkozás növekedési előrejelzését is jelzik. A vásárlásra és mennyiségre vonatkozó döntések a közeljövőben várható üzlet mennyiségén alapulnak. Miután ezeket az igényeket azonosították, beszerzési megrendeléseket lehet leadni a szükséges termékek vagy szolgáltatások specifikációival.

Ezzel egyidejűleg beazonosíthatók a szállítók/eladók a követelmény teljesítéséhez, és a Beszerzési Megrendelések elküldhetők nekik jóváhagyásra. Az eladó felülvizsgálja és megerősíti, hogy be tudja-e tartani a határidőt és teljesíti-e az Ön követelményét, és jóváhagyja a Megrendelést, amely ezután jogilag kötelező erejűvé válik.

Ennek megfelelően az eladó felelős azért, hogy a termékeket vagy szolgáltatásokat a PO feltételei szerint szállítsák Önnek. Az eladó a számlát is kiállítja, és a kifizetéseket az Ön cége végzi a Megrendelésben foglaltak szerint.

Kövesse nyomon beszerzési rendeléseit a hatékonyság növelése érdekében

A beszerzési rendelés nyomon követése vagy a beszerzési rendelés nyomon követése a Megrendelés nyomon követésének folyamata a koncepciótól a végső kiszállításig. Hagyományosan a PO jóváhagyása után a vevő felhívta a szállítót vagy a szállító társaságot a szállítmány állapotáról. A gyors és hatékony technológia teljesen felváltotta a hagyományos lassú üzemmódot; és a szállítmányok mostantól minden lépésnél nyomon követhetők.

A szabványosított elektronikus megrendelési űrlapok gyorssá, hatékonyabbá és gazdaságosabbá tették a feldolgozást. Az intelligens nyomkövetési megoldások teljes valós idejű láthatóságot és jelentést tesznek lehetővé a beszerzési rendelés teljes folyamatáról:

• PO benyújtása
• többlépcsős jóváhagyás
• előzetes szállítási értesítés
• kézbesítés
• számla
• fizetés lezárása

A beszerzési megrendelések jelentősége az Ön vállalkozása számára

A kezdeti szakaszban könnyebb lehet egy egyértelmű kommunikációs csatornát kialakítani a szállítókkal. Azonban ahogy az üzlet növekszik, úgy nőnek a követelmények különböző szinteken és különböző csapatokkal. Ezért tanácsos bevezetni egy rendszert a beszerzési rendelések létrehozására annak biztosítására, hogy a megrendelés részletei ne vesszenek el, ne maradjanak el fizetések vagy ne duplázódjanak meg ugyanazon megrendelés esetén, időt takarít meg, és ellenőrzési nyomvonalat hoz létre. A megfelelően dokumentált beszerzési rendelések átlátható előzményeket adnak arról, hogy az Ön cége milyen tételeket vásárolt, ki és mikor vásárolta azokat, kik a rendszeres eladók, és mennyi kiadási tőke áll rendelkezésre egy adott időpontban. Ez pedig jobb pénzügyi gazdálkodást tesz lehetővé.

---

Foglalja le ezt a 30 perces élő bemutatót, hogy ez legyen az utolsó alkalom, amikor kézzel kell beírnia a számlákból vagy nyugtákból származó adatokat az ERP szoftverbe.

Tervezzen be egy demót

---

A beszerzési rendelési folyamat automatizálásának előnyei

A beszerzési rendelések automatizálása a teljes ésszerűsítése vásárlási megrendelés folyamata. A beszerzési rendelések automatizálásának legnagyobb előnye, hogy időt és energiát takarít meg. Nagy szervezetekben az automatizálási platform lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy automatikusan vásárlási kérelmeket küldjenek a csoportvezetőnek értékelés és jóváhagyás céljából. Ezután automatikusan létrejön a PO, így megszűnik a papírmunka, a többszörös adatbevitel a jóváhagyás különböző szakaszaiban és egyéb kihívások, mint például:

---

– a hatékonyság és az elszámoltathatóság hiánya

– a folyamatirányítás hiánya

– adatvédelmi és biztonsági kockázatok.

Takarítson meg időt az alacsony értékű tevékenységeken. Növelje az általános hatékonyságot

Bármi legyen is a vállalkozás mérete, a megrendelések automatizálásának számos előnye van. A valós idejű feldolgozás és jóváhagyás révén az automatizálás biztosítja a szabályok és ellenőrzések betartását, miközben növeli csapata folyamatainak hatékonyságát és nagymértékben csökkenti az emberi hibákat. Emellett teljes ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így elkerülhető a hiányzó papírfájlok keresésének fáradsága. Az egyszerűsített folyamat, valamint a költség- és időmegtakarítás rugalmasságot, ellenőrzést és a folyamatok láthatóságát biztosítja. Ezenkívül az automatizált vásárlási platform zökkenőmentességet tesz lehetővé számlaegyeztetés egy automatizált AP osztályon.