A pénzügyi szolgáltatások kényelmetlen igénye a WhatsApp archiválásra (Harriet Christie)

2022 szeptemberében a Securities Exchange Commission (SEC) és a Commodity Futures Trading Commission (CTFC) összesen mintegy 1.8 milliárd dollár értékben egyeztek meg.

A Wall Street 12 vezető befektetési bankja. The prominent institutions, which included Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs and Bank of America, were penalized for failing to monitor employees’ use of unauthorized messaging apps, like Whatsapp, with
colleagues and clients. 

The probe followed on from JP Morgan’s $200 million fine in December 2021, with the floodgates apparently opening. Authorities seem to have used that initial $200 million settlement figure as a yardstick for the industry, signifying the end of an unofficial
grace period afforded firms adapting to the pandemic.  

Such monumental penalties have of course had a seismic impact on the financial services landscape, with the repercussions reaching far beyond the behemoths evidently being made an example of. But how did we get to this stage, and how can firms address the
employee behaviors which are clearly no longer going to be tolerated?

Mi a helyzet a WhatsApp-pal? 

A SEC megbízatása that banks maintain records of all communication between clients and brokers. Private exchanges, like those occurring through WhatsApp,
are far more difficult to monitor, and the likelihood of data being compromised only increases as personal devices are introduced to the equation. 

It’s important to note that the issue here is not with WhatsApp itself; the same concerns apply with WeChat, Telegram, and other ‘ephemeral’ messaging apps. It is the difficulties in documenting communications on these encrypted platforms, and the subsequent
contravention of record-keeping requirements, that is problematic. 

Telefonhívás Fáradtság 

Until relatively recently, consumers had limited options available to them if they wanted to reach out to a regulated firm. To discuss their bank account, for instance, they’d need to either get on the phone or head over to their local branch for a personal
discussion. Now, they are able to communicate with the organization through a multitude of digital channels. 

Ez nem csak egy lehetőség, hanem egy preferencia. A WhatsApp, a Facebook Messenger és a Telegram volt köztük

a legtöbbet letöltött alkalmazások 1 első negyedévében, és maga a WhatsApp csillagászati
2 milliárd aktív felhasználó világszerte. Alapján
Forbes, az amerikai fogyasztók 93%-a szeretne sms-ben kommunikálni, melynek döntő előnye a gyorsaság, a könnyű használat és a platformok (fogyasztói) ismerete.  

Ez mindkét irányban működik; az alkalmazottak számára könnyebb és hatékonyabb a kommunikáció olyan eszközökön keresztül, amelyeket a mindennapi életük során jól ismernek, mint a munkáltatójuk által biztosított eszközökön. 

Távoli csatornák 

A Covid-19 világjárvány megzavarása miatt sokkal nagyobb mértékben kellett támaszkodni az üzenetküldő alkalmazásokra, mivel tilos volt a fizikai közelség, még a kollégákkal is. 2019-ben 68.1 millió amerikai mobiltelefon-használó csatlakozott a WhatsApphoz kommunikáció céljából. Ez a szám előrejelzés szerint

85.8-ra 2023 millió felhasználóra nő. Az új digitális csatornákra való támaszkodás mellékterméke a használó munkavállalók számának növekedése volt

személyes telefonok vagy táblagépek az üzleti életben, ahogy a vonalak elkezdtek összemosódni, és a szakmai és a magánélet összefonódott. 

Employees are more likely to act casually when working remotely, whether that means taking longer breaks or messaging clients or colleagues through an unauthorized channel. Having allowed these communication habits to set in over a sustained period, they’re
now very difficult to shift back to a pre-Covid level, given the inherent convenience and usability that employees have become accustomed to. 

A számla befizetése 

JP Morgan
200 millió dollár bírság 2021 decemberében ez volt az első jelentős büntetés egy olyan vizsgálatban, amely a fent említett tucatnyi vezető befektetési bankot is érintette 1.8 milliárd dollár értékben. A SEC fellépése azóta tovább terjeszkedett, akárcsak a Wall Streeté

magántőke-óriások felfedték, hogy vizsgálat alatt állnak.  

A végrehajtó egység is elindult
vizsgálatok about smaller Registered Investment Advisor (RIA) protocols for ‘off-channel’ business communications. RIAs are subject to the same regulations as the larger firms that were previously penalized, so while they may have been spared the ambush of
the initial investigations, they should be mindful that they’re in the regulators’ crosshairs nevertheless. 

Most mi lesz? 

The situation leaves business leaders and compliance teams in a quandary. Should they sacrifice convenience and operational efficiency in the pursuit of compliance, banning messaging apps outright and instead relying on the tried and tested solutions of
email, phone calls and, to a lesser extent, social media? 

Ez valószínűleg csábító lehetőség, tekintettel a kiszabott szankciók hatalmasságára. Minden bizonnyal ez volt a népszerűbb megközelítés, mivel 2022 júliusában éppen

A pénzügyi cégek 15%-a figyelte a WhatsApp-ot. 

But it’s not quite that simple. Banning employees from using particular channels doesn’t necessarily mean that all risks are eliminated. The prohibition of helpful tools will probably lead to disgruntled employees and “compliance gaps” in the workplace.
The safer option is for business leaders to understand the platforms that employees and consumers prefer to use, then developing suitable policies accordingly.  

Ultimately, if employees want to use unauthorized apps, they will do so, unless a supervisory procedure is in place to police it correctly. This has had immense repercussions for the likes of Goldman Sachs, Bank of America et al, who have not succeeded with
this step, despite their resources.  

Figyelhető a WhatsApp? 

Itt minden bizonnyal az előnyben részesített lehetőség az, ha feljogosítjuk a személyzetet arra, hogy a számukra legkényelmesebb platformokat használják, lehetőség szerint minimalizálva a korlátozásokat.  

To achieve compliance on encrypted platforms like WhatsApp, business leaders must ensure they can capture, preserve, and monitor conversations. This is easier said than done, and the process has historically been a source of great difficulty. However, in
recent years, new solutions have been developed specifically to tackle this emerging necessity.  

Much as they had previously for social media platforms, leading digital archiving vendors have built the technology to capture and archive communications data from apps like WhatsApp, WeChat, Signal and Telegram. This rescues business leaders from the frustration
of having to choose between efficiency and compliance; both can now co-exist very peacefully. 

Crucially, firms can also allocate secondary numbers on personal devices, allowing employees to differentiate between business and non-work-related contacts, and capture pertinent data accordingly. This means that privacy can also be maintained despite heightened
levels of professional scrutiny. 

Intuitív módon ellentétes lenne figyelmen kívül hagyni a titkosított üzenetküldő alkalmazások iránti növekvő keresletet a munkahelyen. Szerencsére a vállalkozásoknak már nem kell.