Hogyan automatizálható az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamat?

Az AP jóváhagyási folyamata a szállítói számlák (jóváírás fizetési feltételekkel) kifizetésére vonatkozó felhatalmazás megszerzésének folyamata, amelyek a fizetés előtt szerepelnek a fizetendő számlákban. A szállítói tartozások jóváhagyási folyamatának automatizálása elengedhetetlen, mert jelentős időt takarít meg, csökkenti a költségeket, javítja a pénzforgalom kezelését, belső ellenőrzésekés javítja a beszállítói elégedettséget. 

Az AP számlajóváhagyási munkafolyamat egyszerűsítésének előnyei

Vállalkozása időt és költséget takarít meg, és elkerüli a problémákat és a frusztrációkat, ha egy egyszerűsített elektronikus AP jóváhagyási rendszert vezet be a számlafizetések engedélyezésére a szállítói tartozásban a kézi számlák jóváhagyási folyamata helyett. 

Idő- és költségmegtakarítás az AP számlajóváhagyási munkafolyamat egyszerűsítésével

Amikor vállalata leegyszerűsíti az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamatot, elkerülheti a többletköltségeket, az időveszteséget és a manuális AP-számla-jóváhagyási folyamat okozta frusztrációkat:

• Extra, időigényes lépések az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamatban
• Szűk keresztmetszetek
• Hiányzó és elveszett papír dokumentumok
• Ismétlődő nyomon követés a jóváhagyókkal
• Sok bejövő szállítói hívás és e-mail megválaszolása a fizetési állapotról, ha a számlákat nem hagyják jóvá időben fizetésre

Az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamat egyszerűsítése a jelenleg létező nem hatékony kézi jóváhagyási folyamat megértésével kezdődik, szemben az AP automatizálásából származó szoftvertermelékenység használatával, annak automatizált lépéseivel, szabályaival, útválasztásával és egyéb beépített hatékonysági lehetőségeivel. A szállítói számlák kézi tartozás-jóváhagyási folyamatával ellentétben az AP automatizálási szoftver egyszerűsített elektronikus AP jóváhagyást biztosít.

Nem hatékony munkafolyamatok a számlák kézi jóváhagyási folyamatában

A kézi fizetés-jóváhagyási folyamat során a fizetési kötelezettséget vállaló munkatársai átirányíthatják a papíralapú dokumentumokat, beleértve a megfelelő számlákat, beszerzési megrendeléseket és fogadó dokumentumokat, az egyes megfelelő számlajóváhagyókhoz. Azonban ezek az AP-számla-jóváhagyási folyamat dokumentumai nem ugyanabból a forrásból származnak, és nem egy időben jönnek létre. 

A kézi hozzáférési pont számla-jóváhagyási munkafolyamata azt jelentheti, hogy ideiglenes fájlmappákat kell használni az iratszekrényekben, hogy papírdokumentumokat gyűjtsön össze a számlához tűzött készletben, és kézzel ellenőrzik a sorok egyezését. (A dokumentumokat először manuálisan ellenőrzi és egyezteti a számlatartozás osztály, kódolva a könyveléshez, és beírva a könyvelési vagy ERP-rendszerbe, hogy rögzítse őket, mielőtt a számlákat a jóváhagyókhoz továbbítanák az AP jóváhagyási folyamatában.) 

Ha ez a vállalat papíralapú örökölt rendszere az AP-számla-jóváhagyási folyamathoz, akkor a papíralapú nyilvántartások archiválásához további üzleti költségeket kell fizetnie a raktári tárolásért. Adjon hozzá időt a keresett számla megtalálására a tárolt rekordok dobozaiban, amikor a későbbi években elérkezik a jövedelemadó-ellenőrzés ideje. És remélem, a szükséges számla addigra nem veszett el. (Ha cége szkennelési szolgáltatást használ a papírszámlák digitális archiváláshoz történő szkennelésére, ehelyett adja hozzá ezt a költségtípust.)

A kézi szállítói számla-jóváhagyási folyamat problémái 

A szállítói számla kézi jóváhagyási folyamata a szállítói kötelezettségekre olyan problémákat rejt magában, amelyek megoldása időbe és pénzbe kerül:

1. Ki az adott számla jóváhagyója? Szükség lesz-e egy második felhatalmazott személy további jóváhagyására a fizetés-jóváhagyási folyamatban a meghatározott összeg feletti számlák esetén?
2. Ez a jóváhagyó fizikailag elérhető az irodában, hogy jóváhagyja a más papíralapú dokumentumokkal alátámasztott számlákat?
3. A jóváhagyó azonnal jóváhagyja a számlákat, vagy az AP munkatársai időt vesztegetnek azzal, hogy a számla-jóváhagyási folyamat részeként manuálisan küldjenek emlékeztetőket?
4. Elvesznek a papírszámlák és a megfelelő dokumentumok az AP jóváhagyási folyamata során?
5. A számlák hiánya esetén a szállítói osztálynak kapcsolatba kell lépnie az eladóval. Ez a probléma késlelteti a számla feldolgozását, beleértve az AP számla jóváhagyási folyamatát is.
6. Folytatja-e a szállító a termékek időben történő kiszállítását az Ön vállalkozásába, ha a fizetési késedelmet szenved a késedelmes számla-jóváhagyási folyamat miatt?
7. Vállalkozásának költséges késedelmi díjat kell fizetnie az eladótól, vagy elmulasztja az eladó által a 2/10, nettó 30-as számlafizetési feltételekben kínált korai fizetési kedvezmények megszerzését?

A számlák jóváhagyási folyamatának automatizálása

Az AP automatizálására szolgáló szoftverrel, beleértve az automatikus digitális számlarögzítést és a számlafeldolgozást az elektronikus hozzáférési pont jóváhagyásával, az Ön vállalkozása leegyszerűsíti az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamatot, és időt és pénzt takarít meg azáltal, hogy elkerüli a lassú és hibákra hajlamos kézi számla-jóváhagyási rendszer problémáit. 

A szállítói tartozások jóváhagyási folyamatának automatizálásának megértéséhez fontolja meg, hogyan használhatja az AP automatizálási szoftvert a vállalata AP jóváhagyásának egyszerűsítésére. piaci fizetendők. Ezután a Flow (a Nanonets) AP automatizálási szoftverében nagy bepillantást nyerhet a teljes fizetési kötelezettségek munkafolyamatába. 

AP Automation Software használata az AP jóváhagyások egyszerűsítésére

Az AP automatizálási szoftvere magában foglalja az AP jóváhagyásának folyamatait. A Nanonet's Flow, egy AP automatizálási szoftver termékével vállalkozása hatékonyságot növelhet, és legalább heti nyolc órát takaríthat meg AP-jában. jóváhagyási folyamat, AI (mesterséges intelligencia) és robot folyamatok automatizálása (RPA) technológia. Vállalkozásának nem kell folyamatosan utólagos e-maileket készítenie, és nem kell a tartozásokkal foglalkozó személyzetet igénybe vennie a jóváhagyókkal való kommunikációhoz a tartozás-jóváhagyási folyamat során. 

Az AP jóváhagyásához a Flow lehetővé teszi, hogy konkrét jóváhagyókat adjon hozzá a fizetendő számlákhoz, vagy AI-vezérelt, szabályokon alapuló automatizált jóváhagyásokat használjon. Az automatizált kiadások és kötelezettségek szoftvere teljes mértékben testreszabható a vállalati jóváhagyások végrehajtásához az AP számla jóváhagyási munkafolyamatában. A vállalati szabályzat be van ágyazva a rendszerbe ezekkel az automatizált szabályokkal, amelyekkel az AP jóváhagyása a jogosult jóváhagyókhoz irányítható, valamint a beépített jóváhagyói értesítések. 

Nanonets, felhő alapú rendszer digitálisan számla rögzítés lehetővé teszi az elektronikus hozzáférési pont jóváhagyását e-mail, Slack vagy online szoftver használatával. A kifizetés jóváhagyási folyamatához a jóváhagyók bárhonnan gyorsan jóváhagyhatják a szállítói számlákat és az alkalmazottak kiadásait. 

A számlák fizetési folyamatának áttekintése egy AP automatizálási szoftverben

Folyik AP automatizálási szoftver by Nanonets lehetővé teszi vállalkozása számára, hogy egyszerűsítse a számláinak munkafolyamatait, és javítsa a hatékonyságot. A Flow szoftver egy irányítópult menüt használ:

• Számlák
• bevételek
• Gyártók
• Csapat
• Jóváhagyások
• Integráció
• Elemzések

Ehhez használt áramlásautomatizálási szoftver szállítói kötelezettségek kezelése lesz: 

1. Számlaadatok automatikus fogadása, elektronikus olvasása és rögzítése soronként az AI segítségével
2. Gyorsan feldolgozza a számlákat az időben történő fizetés érdekében
3. Hozzon létre és használjon automatizált szabályokat a számlák elektronikus fizetés-jóváhagyási folyamatának engedélyezéséhez, adjon hozzá egy jóváhagyót, és automatizálja a kijelölt jóváhagyókhoz való irányítást a számlajóváhagyás befejezéséhez. 
4. A jóváhagyott és kódolt számlák automatikus szinkronizálása a számviteli szoftverrel
5. Jóváhagyott szállítói számla kiegyenlítése (integrált fizetési partner segítségével)

A számlák Flow AP automatizálási rendszerbe történő importálásához a szállítók automatikusan importálhatják azokat e-mailben vagy megosztott meghajtókon, vagy közvetlenül a Flow-ba tölthetik fel a számlákat a Számla hozzáadása révén. A Flow segítségével olvassa be a számlákat AI automatizálás technológia, és soronként rögzíti a számlaadatokat szállítói számlakezelés, áttekintés, jóváhagyás, rögzítés és fizetés. 

A fizetendő számlák feldolgozása a következő lépéseket tartalmazza:

• Számla nyugta 
• Számlaellenőrzés
• 3 irányú egyeztetés számlák beszerzési rendelésekkel és fogadó dokumentumokkal
• Számlafizetés jóváhagyása a számlák jóváhagyási folyamatában
• Számla fizetés. 

Fontolja számlafeldolgozás munkafolyamat-lépések halmazaként a teljes számla-kifizetési folyamathoz a szállítói kötelezettségekben. A számlafeldolgozás javítja a belső ellenőrzéseket a hibakivételek észlelésére és megjelölésére, valamint kikényszeríti a számlafeldolgozás és a számlajóváhagyási feladatok szétválasztását. Ebben a cikkben a számlafeldolgozás AP jóváhagyási lépésére összpontosítunk.  

Következtetés

Az AP automatizálására szolgáló szoftverrel, beleértve az automatikus digitális számlarögzítést és a számlafeldolgozást az elektronikus hozzáférési pont jóváhagyásával, az Ön vállalkozása leegyszerűsíti az AP-számla-jóváhagyási munkafolyamatot, és időt és pénzt takarít meg azáltal, hogy elkerüli a lassú és hibákra hajlamos kézi számla-jóváhagyási rendszer problémáit. A vállalati hozzáférési pont-jóváhagyási munkafolyamat javításának megkezdéséhez tekintse meg a termékbemutatót, vagy tekintse meg az AP automatizálási megoldásának bemutatóját, Folyik a Nanonets által. 

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/